Kouvolan kaupunki asetti verkkosivustonsa uudistuksessa käyttäjät keskiöön: tiedon tulee löytyä, sivuston olla selkeä ja saavutettava sekä kertoa ajankohtaisia asioita. Kaupungin laajassa verkkosivustossa pitää tarjota erilaisia tapoja löytää tietoa, koska kaikki eivät etsi samalla tavalla ja samoilla sanoilla.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
12.3.2020
Kouvola isännöi asuntomessuja vuonna 2019 ja tulisi saamaan paljon huomiota. Kouvolan halusi näyttäytyä houkuttelevana kaupunkina myös verkossa. Kun uudistuksesta päätettiin loppuvuodesta 2017, aikaa oli reilu vuosi. ”Hankkeen suurin riski olikin aikataulu, mutta kaikki sujui hyvin”, uudistusta vetänyt verkkotiedottaja Tea Salonsaari kertoo.
Ylläpitäjillä iso rooli onnistumisessa
Uuden verkkosivuston onnistumisessa ja tavoitteiden täyttymisessä on iso merkitys satapäisellä ylläpitäjäjoukolla. Uudessa verkkosivustossa ei muuttunut pelkästään julkaisualusta, vaan uudella sivustolla Kouvola irrottautui asioiden hierarkisesta järjestelystä ja perinteisestä valikkorakenteesta. Laskeutumissivujen myötä ylläpitäjien näkökulman piti muuttua ja piti oppia ajattelemaan eri tavalla.
Sisällöntuotossa kiinnitettiin huomiota siihen, että palvelukuvaukset esitetään kuntalaisen näkökulmasta, oleellinen asia kerrotaan heti kärjessä ja ajankohtaisia sisältöjä nostetaan asiayhteyksiin.
Sisällöntuotannon onnistumiseen vaikuttaa paljon ylläpidon helppous. ”Uudeksi järjestelmäksi valittiin jo projektin alkumetreillä WordPress, koska sen ylläpito vaikutti helpolta verrattuna muihin avoimen lähdekoodin järjestelmiin”, toteaa Salonsaari.
Ylläpitäjien osaamisesta huolehdittiin erilaisilla koulutuksilla. Toteuttajakumppani piti pääkäyttäjä- ja perusylläpitäjäkoulutuksen viestintätiimille ja sisarsivustojen edustajille. Sisäisesti koulutettiin tiedon omistajia ja ylläpitäjiä verkkokirjoittamisessa, saavutettavuudessa, hakukoneoptimoinnissa ja WordPressin käytössä.
Projektista toiseen
Loppuvuodesta 2017 alkaneessa uudistuksessa aliprojektit seurasivat tosiaan: ensin käynnistyi hankinta, sitä seurasi vaatimusmäärittely konseptointeineen, tekninen toteutus ja lopuksi sisällöntuotanto.
Kun uudistusprojekti oli kestänyt puoli vuotta, päälinjat oli suunniteltu ja toteuttaja kilpailutettu. Tekninen rakentaminen käynnistyi kesällä 2018, ja syksyllä pääsi sisältötyö käyntiin sisältörakenteen suunnittelulla. Kun käyttäjät oli lokakuussa koulutettu, alkoi viisikuukautinen sisällöntuotanto. Sivusto julkaistiin aikataulunsa mukaisesti maaliskuussa 2019.
Projekteihin osallistui laajasti henkilöstöä tiedon omistajista verkkosivuston ylläpitäjiin niin hallinnosta kuin toimialoilta. Kouvola käytti hankintaprojektissa kumppanina Kuntien Tieraa, vaatimusmäärittelyssä North Patrolia ja teknisessä toteutuksessa Valu Digitalia. ”Yhteistyö sujui kaikkien kanssa yllättävän hyvin. Toki joitakin väärinymmärryksiä matkalla koettiin”, Salonsaari muistelee.
Positiivista palautetta
Uusi verkkosivusto on otettu vastaan hyvin. ”Palaute on ollut pääosin positiivista asukkailta, ylläpitäjiltä ja henkilöstöltä, mutta koska muutos vanhaan oli niin suuri, se aiheutti vahvaa kritiikkiä. Loppukäyttäjille erityisesti Mobile First -suunnittelu isoine kuvineen hätkähdyttivät tietokoneen näytöllä selaavia”, Salonsaari kertoo.
Käyttöönoton jälkeen ei ole tullut suuria yllätyksiä. Kehitys- ja korjaustoimia on tehty tekniseen puoleen ja sisältöjen järjestämiseen. ”Alussa hakukoneella tietoa etsiessä oli ongelmia tiedon löytymisessä, kun kaikkia ohjauksia uusille sivuille ei ollut vielä tehty. Näitä lisättiin paljon julkaisun jälkeen”, jatkaa Salonsaari.
Projektin jälkeen Salonsaari on tyytyväinen, että projekti sujui hyvin ja aikataulussa pysyttiin. ”Perusteellinen ja laadukas vaatimusmäärittely nopeutti sekä sivuston teknistä rakentamista että sisällön suunnittelua. Se oli nopealle aikataululle ihan ehdoton perusta!”
Prosessi pysyi kasassa suunnitelmallisen dokumentoinnin ja projektoinnin ansiossa. Lisäksi henkilöstö sitoutui prosessiin erinomaisesti. Ja mikä tärkeintä, uusi sivusto on selkeä käyttäjilleen.
Hankkeen tiedot
- Sivusto: Kouvola.fi
- Teknologia-alusta: WordPress
- Hankinnan kokoluokka: noin 150 000 € (sisältää hankinta- ja vaatimusmäärittelyprojektit sekä toteutuksen, testauksen ja saavutettavuuskonsultoinnin)Joulukuu 2017 – kesäkuu 2018: Hankinta (Kuntien Tiera)
- Helmi-maaliskuu 2018: Konsepti ja vaatimusmäärittely (North Patrol)
- Kesä-syyskuu 2018: Toteutus (Valu Digital)
- Elo-Marraskuu 2018: Sisältörakenteen suunnittelu (Kouvolan kaupunki)
- Lokakuu 2018 – Helmikuu 2019: Sisällöntuotanto (Kouvolan kaupunki)
- Maaliskuu 2019: Julkaisu
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
