Case Kerava: Uusi verkkosivusto syntyi yhteistyössä

Keravan kaupunki hyödynsi yhteistyön voimaa uusiessaan verkkosivustonsa. Uudistukseen osallistuivat kumppanit, kaupunkilaiset ja työntekijät. Uudistustyö alkoi syksyllä 2021, ja uusi sivusto oli valmis reilu vuosi aloituksen jälkeen.

Keravan kaupungilla ulkopuolisina pääkumppaneina olivat määrittely- ja kilpailutusvaiheessa North Patrol, visualisessa suunnittelussa Ellun Kanat ja toteutuksessa Geniem. ”Työnjako eri kumppaneiden kanssa toimi hyvin”, summaa Keravan verkkosivu-uudistuksen projektipäällikkö Veera Törrönen.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

20.2.2023

Anna Availa

Vaatimusmäärittely ohjerunkona

Uudistystyö käynnistyi vaatimusmäärittelyprojektilla North Patrolin kanssa syksyllä 2021. Projekti kattoi konseptin kirkastuksen, sisältöjen hahmotuksen, teknologiavaihtoehtojen tarkastelun, uudistusprojektin hankkeistuksen ja vaatimusmäärittelyn laatimisen. Vaatimusmäärittely toimi ohjenuorana koko toteutusprojektin ajan.

Veera kiittelee huolella tehtyä vaatimusmäärittelyä. ”Koska määrittelyssä oli kuvattu tavoitteet, kohderyhmät ja toiminnallisuudet, siihen pystyi nojaamaan myös siinä vaiheessa, kun eri puolilta organisaatiota nousi matkan varrella erilaisia, uusia vaatimuksia.”

Projektin alkuvaiheessa yhteistyökumppanina visuaalisessa suunnittelussa oli Ellun Kanat, joka loi Keravan kaupungille laajemminkin visuaalisen ilmeen ja sovelsi sitä verkkosivuston tarpeisiin muun muassa verkkosivustolayouteihin.

Kerava.fi:n visuaalisen suunnittelun teki Ellun Kanat, jolta tuli myös verkkosivustolayoutit.

Kokenut toteuttaja

North Patrol avusti vielä loppuvuonna 2021 Keravaa sopivimman toteuttajan löytämiseksi. Kilpailutuksen jälkeen kumppaniksi valikoitu Geniem. Kapula vaihtui North Patrolilta Geniemille vaatimusmäärittelyn muodossa.

”Toteutustyön alussa vaatimusmäärittely käytiin kohta kohdalta läpi ja tarkennettiin vaatimuksia tarpeen mukaan. Alkuperäiseen suunnitelmaan tuli vain vähän muutoksia. Geniem on kokenut kuntasivustojen tekijä, joten saimme siltä vinkkejä lopulliseen toteutukseen.”

Kun vuoden 2022 lopussa suomenkieliset sisällöt olivat valmiina, Kerava teetti Newelolla sivustolle saavutettavuusauditoinnin. Auditoinnin tulokset ilahduttivat projektiryhmää: saavutettavuus oli hyvällä tasolla niin teknisesti kuin sisällöllisesti. Veera suositteleekin saavutettavuusauditointia ulkopuolisella asiantuntijalla, joka havaitsee helpommin parannusta kaipaavat asiat. Samalla he saivat paljon hyviä vinkkejä saavutettavuuden edistämiseksi myös jatkossa.

Kaupunkilaiset osallistettiin betavaiheessa

Kerava halusi osallistaa kaupunkilaiset uuden sivuston tekoon avaamalla sivuston beta-versiona lokakuussa 2022. Sisäiset ja ulkoiset käyttäjät antoivat keskeneräiselle sivustolle kuukauden ajan palautetta Webropol-kyselyn avulla.

”Palautetta ei tullut paljon, mutta se oli sitäkin hyödyllisempää. Sisältöjä täydennettiin, ja saatiin vahvistusta siitä, että valittu suunta on oikea. Kun beta-vaihe oli ohi, sivusto laitettiin jälleen ulkopuolisilta kiinni ja työ sisältöjen kanssa jatkui loppuvuoden.”

Kaikki ylläpitäjät koulutettiin

Uudistuksen projektiryhmän ytimen muodosti asiantuntijat viestinnästä ja tietohallinnosta. Toimialoilta osallistuttiin itse sisällön suunnitteluun ja tekemiseen. Sisällöntuotto on Keravalla hajautettu, joten organisointuminen laajan ylläpitäjäjoukon kanssa oli tärkeää ja sisältötyön ohjaaminen vaati paneutumista.

Uuden julkaisualustan lisäksi, uusi sivusto vaati ajatusmaailman kääntämistä: sivustoa tehtiin nyt käyttäjälähtöisesti huomioiden käyttäjien monimuotoisuus. ”Jokaisen sisällöntuottajan tuli ymmärtää, kenelle sisältöä oikein tehdään. Tämä varmistettiin sillä, että kaikkien sisällöntuottajien piti osallistua ylläpito- ja saavutettavuuskoulutuksiin.”

”WordPress ei ole teknisesti vaikea ylläpitää. Ylläpitäjiltä tulikin SharePointin jälkeen kiittävää palautetta ylläpidon helppoudesta verrattuna vanhaan järjestelmään. Mutta se, että tekstit ovat selkeitä ja saavutettavia, vaatii koulutusta. Koulutus kannattaa tosin pitää vasta sitten, kun sisältöä pääsee päivittämään. Jos opin saa liian aikaisin, sen ehtii unohtaa ennen kuin pääsee tosi toimiin.”

Kouluja varten luotiin oma sivumalli, jotta niitä on selkeä käyttää ja ylläpitää.

Onnistunut lopputulos

Keravan verkkosivustouudistus oli onnistunut. Työskentely oli tehokasta ja sitoutunutta sekä kaikessa tekemisessä oli selkeä vastuujako sisäisesti ja kumppaneiden kanssa. Esimerkiksi toteutusvaiheen alussa sovittiin täsmällisesti, ketkä ovat yhteydessä toisiinsa ja miten.

Uusi verkkosivusto on otettu hyvin vastaan. Sisäisesti on kiitelty julkaisujärjestelmän helppoutta ja ulkoisesti mobiilikäyttöisyyttä. Uutta sivustoa on pidetty raikkaana ja selkeänä.

Verkkosivustouudistuksessa päästiin tavoitteisiin, ja uusi julkaisualusta on vastannut Keravan kaupungin tarpeisiin. ”Käyttäjälähtöisyys oli uudistuksessa keskeistä: rakenne muodostettiin käyttäjien näkökulmasta, satsattiin saavutettavuuteen, varmistettiin mobiilikäyttö ja huomioitiin myös vieraskieliset sivuston käyttäjät”, iloitsee Veera.

Anna Availa

FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.

Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.

Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.

Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.

Tietosivustot

Laajojen tietomassojen muovaaminen verkkosivustoksi vaatii tietorakenteiden, käyttöliittymien ja toimintojen muotoilua palveluksi, joka tähtää tietojen löydettävyyteen, miellyttävään käyttökokemukseen ja tiedolla vaikuttamiseen. Helppokäyttöisillä ylläpitotyökaluilla varmistetaan tietojen pysyminen ajantasaisina.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

Tämä on North Patrol

Meitä on kymmenen konsulttia, olemme kokeneita suunnittelijoita ja teknologia-asiantuntijoita. Olemme vuosittain suunnittelemassa ja valmistelemassa yli 50:a erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmää. Asiakastyytyväisyytemme on erittäin korkea (9,5/10), ja monia asiakkaitamme olemme auttaneet jo useiden erilaisten digipalveluiden uudistamisessa.

Lue lisää yrityksestämme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Erikoistumme suunnitteluun

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta, emme lisenssejä

    Moni ohjelmistotalo suosittelee asiakkailleen ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä ei ole näin. Meiltä ei voi ostaa toteutusprojektia, meillä ei ole kumppanuuksia teknologiatoimittajien kanssa. Meidän näkökulma markkinaan on laaja-alainen, kuten asiakkaillakin on syytä olla. Tavoitteena on aina löytää parhaiten sopiva ratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen koodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Olemme realistinen ja kaukonäköinen

    Suunnittelemme palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Meille tärkeätä on ratkaisujen toteutettavuus, hyvien kumppaneiden olemassaolo ja kustannusten ennustettavuus.

Siirry takaisin sivun alkuun