North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Periaate #1: Arvioi kokonaishintaa
Hinnan järkevä, ja kohtuullisen yksiselitteinen vertailu on olennaista aina kun ostetaan tietojärjestelmien kehitystyötä, valmiita tietojärjestelmäratkaisuja tai näiden yhdistelmiä. Hinnan painoarvo kokonaisarvioinnissa ei kuitenkaan saa olla liiallinen. Nyrkkisääntönä voi pitää korkeintaan 30% painoarvoa, jota aika harvoin kannattaa ylittää.
Tietojärjestelmäalalla erot kustannuksissa eri lähestymismallien välillä ovat huomattavia, kuten tässäkin blogissa on eri yhteyksissä raportoitu. Eri teknologioiden väliset erot ovat helposti satoja tuhansia euroja isoissa projekteissa, ja etenkin kun lasketaan kustannuksia usealle vuodelle. Myös räätälinä koodaavien tiimien välillä on suuria eroja, ja vaikka ennakkoarviot eivät ole absoluuttisen tarkkoja, niin kokeneet tiimit kyllä pystyvät suuntaa-antaviin arvioihin vaativistakin projekteista.
Lopullista päätöstä ei kannata kuitenkaan tehdä liikaa hinnan ohjaamana, koska tällöin altistutaan aina saalistushinnoittelun riskille. Tietojärjestelmäprojekteissa saalistushinnoittelutaktiikka on kohtuullisen toimiva menetelmä toimittajien näkökulmasta, koska asiakkaan on vaikea vaihtaa toimittajaa kesken projektin, ja usein jopa kesken järjestelmän elinkaaren. (huom. yleensä saalistushinnoittelulla tarkoitetaan alihinnoittelua kilpailijan puskemiseksi markkinoilta, tässä sillä viitataan yksittäisen kilpailutuksen voittamiseen edullisella hinnalla tavoitteena ottaa katteet asiakkaalta myöhemmin järjestelmän elinkaaren aikana)
North Patrolin kokemuksen mukaan 30 prosentin hintapainotus on vaativissa tietojärjestelmähankkeissa hyvä kompromissi. Esimerkiksi North Patrolin kilpailutuksissa varsin harvoin kaikkein halvin tarjoaja voittaa, useimmiten tuo noin 30 prosentin hintapainotus johtaa keskihintaisen ja laadukkaan tarjouksen voittoon.
Periaate #2: Kuvaa tärkeimmät vaatimukset yhtenäisenä kertomuksena
Hyvä hankinnan kuvaus keskittyy ensimmäisen vaiheen kokonaisuuden yksiselitteiseen, mutta toteutustavoiltaan joustavaan kuvaukseen. Vaatimusmäärittelyä voi kutsua nykyisin monilla eri nimillä, mutta olennaista on antaa toimittajille selkeä, ymmärrettävä ja tasapuolinen kuvaus siitä mitä ensimmäisessä vaiheessa ollaan tavoittelemassa.
Riippuen ostamisen mallista, voi ensimmäinen vaihe olla kuvattu varsin yleisluonteisestikin, keskittyen liiketoiminnan tavoitteisiin. Liiketoiminnan tavoitteista on kuitenkin pystyttävä muotoilemaan keskeiset toiminnalliset ja tekniset vaatimukset, jotta kilpailutuksessa voidaan vertailla eri teknisten ratkaisujen ja erilaisten arkkitehtuurimallien välisiä eroja.
North Patrolilla ensimmäisen vaiheen tarkempi kuvaus tarkoittaa yleensä 15-30 sivun Word-dokumenttia, joka kiteyttää konseptin ja keskeiset toiminnallisuudet sekä tunnistetut integraatiot. Joskus tämän dokumentin tukena on karkea klikkailtava prototyyppi. Joskus tarkempi kuvaus voi olla riittävä myös powerpoint-muotoisena käytännönläheisenä esityksenä. Olennaista ei sinänsä ole muoto, vaan yhtenäinen tarina.
Yhtenäisen tarinan tukena voi jossain tilanteissa olla myös pakollisia vaatimuksia kuvaavia excel-listoja, etenkin jos ostetaan julkishallinnon käyttöön tietojärjestelmiä, joihin kohdistuu paljon lakisääteisiä vaatimuksia. Yleisesti ottaen excel-muotoinen vaatimusten määrittely pitäisi kuitenkin jättää vain erityistilanteisiin, koska excel-rivejä selaamalla on toimittajien (tai kenenkään) hyvin vaikea muodostaa kokonaiskuvaa siitä millaisen lopputuloksen asiakas haluaa. Sama ongelma kohdistuu ylipäätään sekalaisiin lisäliitteisiin, jotka eivät yleensä auta toimittajia hahmottamaan tavoitekokonaisuutta, vaan päinvastoin vaikeuttavat tätä tehtävää. Siksi North Patrolissa pyrimme kokoamaan olennaiset asiat yhteen dokumenttiin, sen sijaan että toimittajat joutuisivat onkimaan olennaiset tiedot useista, erilaisista liitetiedostoista.
Ensimmäistä vaihetta ja palvelun tavoitteita kuvaava dokumentti on tärkeä olla olemassa myös tilanteissa, joissa ostetaan pelkkiä resursseja omaan projektijohtoon. Aivan välttämätön se ei puhtaissa resurssikilpailutuksissa ole, mutta jos sellaista ei ole, niin ostajien on muilla tavoin pystyttävä määrittelemään hyvin tarkasti se millaista osaamista he toivovat tarjoavilta toimittajilta. Ja kuten myöhemmin todetaan, niin ilman tarkempaa kuvausta tavoiteltavasta kokonaisuudesta, voi mielekkään laatupisteytyksen toteutus olla vaikeata.
Periaate #3: Valitse hinnoittelumalli projektin laajuuden mukaan
Jos tiedät mitä haluat, ja kokeneita kumppaneita on runsaasti tarjolla, ja tietojärjestelmäprojektisi on kokoluokaltaan alle 100 000 euroa, todennäköisesti voit ostaa projektin kiinteähintaisesti, jos valmistelet hankinnan hyvin. Jos nämä ehdot eivät toteudu, kannattaa sinun harkita joustavampia malleja, esimerkiksi tavoitehintamallia.
Esimerkiksi monet pienet ja keskisuuret verkkosivustouudistukset ostetaan tänä päivänä varsin kiinteähintaisesti, koska toimittajilla on vakiintuneet toimintamallit, ja kokeneet tekijät jotka pystyvät ennustamaan projektin työmäärät varsin hyvin etukäteen. Tämä kuitenkin edellyttää, että palvelulle asetetut ensimmäisen vaiheen vaatimukset ovat varsin hyvin ennakkoon tiedossa. Esimerkiksi asiointipalveluiden tai muiden räätälöitävien kokonaisuuksien kohdalla näin harvoin on, ja siksi näissä kannattaa käyttää muita hinnoittelumalleja kuin kiinteähintaista urakkamallia.
Jos haluat enemmän joustavuutta projektiin, niin tavoitehintamalli on North Patrolin usein suosittelema malli. Tavoitehintamalli antaa joustavuutta projektin toteutusvaiheeseen, ja mahdollistaa ketterien menetelmien käytön toimittajille tyypilliseen tapaan, mutta insentivoi tiimin ja asiakkaan yhteisiin tavoitteisiin. Tavoitehintamallia on myös käytetty julkisella sektorilla useissa North Patrolin konsultoimissa kilpailutuksissa.
Etenkin kokonaisuuksissa joiden hintalapuksi ennustetaan useita satoja tuhansia euroja, on suositeltavaa käyttää jonkinlaista tavoitehintamallia.
Mikäli ostaa ensisijaisesti resursseja omaan projektijohtoon, ei yleensä tarvitse miettiä tavoitehintamalleja, mutta monet isot ostajat käyttävät tavoitehintamalleja myös puitesopimuksien sisällä, koska tämä on kohtuullisen helppo tapa saada tiimit keskittymään asiakkaan asettamiin tavoitteisiin (verrattuna malleihin, joissa tiimit vain laskuttavat toteuman mukaan tehtävistä jotka asiakkaan tuoteomistaja määrittelee). Esimerkiksi North Patrolissa kannustamme asiakkaitamme aina käyttämään tavoitehintamalleja siten, että ne sisältävät kannustavan elementin jonkinlaisen bonus-mallin avulla. Tällöin toteuttavalla tiimillä (ja heidän pomoillaan) on myös taloudellinen intressi saada työt valmiiksi aikataulussa ja ennustetuissa työmäärissä.
Periaate #4: Valitse teknologia(t) ennakkoon aina kun mahdollista
Tuote tai teknologialinja kannattaa valita ennen toteutuskumppania aina kun se on mahdollista. Kun teknologia on jo valittu, niin pelkästään toteuttajakumppaneihin kohdistettava kilpailutus on paras tapa saada todella osaava ja asiakkaan liiketoimintaa ymmärtävä kumppani.
Useita eri teknologioita edustavien tiimien välisessä kilpailutuksessa on kohtuullisen tyypillistä, että paras tiimi ei suinkaan voita kilpailutusta, vaan voittajaksi selviytyy ns. ”paras kompromissi”. Tällaiset kilpailutukset ovat myös aina merkittävästi työläämpiä tarjoajille, joten palkintona olevan työurakan on yleensä syytä olla melko suuri, jotta kilpailutukseen saadaan riittävästi kandidaatteja ja tarjoukset ovat laadukkaita.
Valitettavan usein tällaiset ”teknologia avoin” -kilpailutukset myös suosivat joitakin teknologioita jo ennakkoon, vaikka eivät sitä suoraan sanokaan. On paljon tilanteita, joissa on hyvin vaikea kirjoittaa aidosti teknologiariippumattomia vaatimuksia. Tällöin vaatimusten määrittelijät tiedostaen tai tiedostamattaan päätyvät suuntaamaan kilpailutusta tietyn teknologian suuntaan. Usein olisi reilumpaa valita sopiva teknologia ennakkoon, ja suunnata sen jälkeen aidosti tasapuolinen kilpailutus kyseisen teknologian toteuttajakumppaneille.
Tietojärjestelmämarkkinassa kohtuullisen yleinen saalistushinnoittelun ongelma ilmenee myös valitettavan usein juuri tällaisissa yhdistelmäkilpailutuksissa. Yhdistelmämalleissa on toimittajille enemmän mahdollisuuksia aggressiiviseen lisenssi-, ylläpito- tai projektihinnoitteluun, jonka tavoitteena on lukita asiakas tiukemmin toimittajaan, ja mahdollistaa hintojen nostaminen myöhemmin.
Haasteista huolimatta, North Patrol avustaa asiakkaitaan varsin usein tällaisissa ”teknologia avoin” -kilpailutuksissa, koska teknologian esivalinnassa on myös omat haasteensa, ja joskus myös markkinatilanteesta johtuen on järkevämpää tehdä kilpailutus ilman teknologian rajaamista.
Periaate #5: Arvioi ja pisteytä laatua ratkaisukuvauksien kautta
Hyvän kumppanin valinnassa ratkaisevaa on tunnistaa oman projektin tai palvelukehityksen kannalta ratkaisevat, tärkeät osa-alueet. Kokemus ja ymmärrys ja lähestymistapa näihin ratkaiseviin alueisiin tulisi olla ohjaava tekijä kumppanin valinnassa.
Verkkokauppaprojektissa tämä voi tarkoittaa vaikka integraatiokokemusta, isossa verkkosivustohankkeessa keskeiset osa-alueet voivat liittyä vaikka monikielisyyden toteutukseen. Olennaista on tunnistaa omat erityisalueet ja keskittää arviointi näihin. Näistä tunnistetuista avainalueista tulee kysyä relevantteja kysymyksiä tarjouspyynnön osana. Parhaimmilllaan nämä avainalueet tulevat esiin myös pisteytettävissä ratkaisukuvauksissa.
North Patrolin käyttämästä ratkaisukuvauksien pisteytyksestä on tässä blogissa kirjoitettu oma artikkelinsa. Muita usein käytettyjä laatupisteytyksen menetelmiä ovat North Patrolissa esimerkiksi toimitussuunnitelman laatuarviointi ja asiakastyytyväisyyden arviointi (puhelinhaastatteluin tai lomakekyselyin).
Periaate #6: Älä tee liian työläitä tarjouspyyntöjä
Tarjouskilpailuun osallistuminen ei tulisi olla liian työlästä osallistujille. Kilpailutuksen työläys tulisi aina olla järkevässä suhteessa kohteena olevan projektin ja kumppanuuden laajuuteen. Etenkin kohtuullisen pienten tietojärjestelmäkokonaisuuksien kilpailutuksissa (alle 200 000 euroa) on tärkeätä, että tarjousvaiheeseen käytettävä työmäärä ei muodostu esteeksi pienille yrityksille osallistua kilpailutukseen.
Työläät kilpailutukset suosivat myös aina isoja toimittajia, joilla on erilliset myyntiosastot ja isommat resurssit investoida yksittäisiin kilpailutuksiin lyhyessä aikaikkunassa. Täten mitä enemmän halutaan tavoittaa kumppanikandidaatteja, jotka ovat pieniä ja nälkäisiä, sitä tärkeämpää on pitää kilpailutuksen vaatima työmäärä rajallisena ja antaa vastaamiseen riittävästi aikaa.
Esimerkiksi edellisessä kohdassa kuvattu ratkaisukuvausten laatupisteytys on hyvä esimerkki laatupisteytysmenetelmästä, jota pystytään hyvin skaalaamaan tapauskohtaisesti. Pienemmissä kokonaisuuksissa voidaan valita vain kourallinen avainkohtia, joista kysytään täsmällisiä laatukysymyksiä. Isommissa kokonaisuuksissa voidaan kysymyksiä esittää enemmän, ja yksittäisiin alueisiin voidaan vaatia laajempia vastauksia.
Periaate #7: Arvosta julkisia referenssitarinoita
Julkiset referenssit ovat tärkein yksittäinen asia kun osallistujia esikarsitaan ns. ’shortlist-vaiheessa’. Julkiset referenssit edellyttävät, että asiakkaat ovat olleet niin tyytyväisiä yhteistyöhön, että antavat referenssiluvan projektille.
Kärjistäen: Kaikilla on huikeita referenssejä silloin kun syödään pullaa neukkarissa, mutta vain osalla firmoista nämä samat, huikeat saavutukset päätyvät julkisiksi referenssitarinoiksi. Tähän on syynsä. Julkiset referenssit ovat helpoin ja varmin tapa erotella jyvät akanoista.
Julkisissa hankinnoissa referenssien käyttäminen kelpoisuusehtoina on myös tehokas tapa rajata kilpailutus vain aidosti riittävän kokeneisiin kumppaneihin. Referenssejä ei kuitenkaan ole yleensä mielekästä pisteyttää tai arvioida sen tarkemmin. Laatupisteytys on tehokkainta kohdistaa asioihin, jotka liittyvät suoraan kilpailutuksen kohteena olevaan projektiin tai työhön.
Aiemmat referenssit mahdollistavat pääsyn kilpailutukseen, eivät ratkaise voittajaa.
Periaate #8: Arvioi asiakastyytyväisyyttä
Julkisten referenssien jälkeen toinen tärkeä tietolähde kumppaneiden arvioinnissa ovat kumppaneiden nykyisten asiakkaiden palautteet. Asiakastyytyväisyyttä kannattaakin pisteyttää aina kun mahdollista vaikka sen toteutus onkin melko työlästä (strukturoidut puhelinhaastattelut ovat North Patrolin suosittelema menetelmä).
Ratkaisukuvauksien rinnalla asiakastyytyväisyyden pisteytys muodostaa erittäin tehokkaan laadullisen arviointikehyksen myös julkisiin hankintoihin.
Periaate #9: Pilko isot kokonaisuudet pienempiin osiin
Isot megahankkeet kannattaa pilkkoa pienemmiksi kokonaisuuksiksi aina kun se on mahdollista. Aina kun budjettiarviot alkavat olla yli 500 000 euron luokkaa, niin projektinhallinnalliset riskit kasvavat merkittävästi – riippumatta työmenetelmistä. Täten kannattaa aina pyrkiä niin pieniin ja selkeisiin kokonaisuuksiin kuin mahdollista.
Tämä on yleensä järkevää liiketoiminnan kannalta sekä teknisten ratkaisujen näkökulmasta. Voisi jopa sanoa, että hankintakonsultin äärimmäinen ketteryys on asioiden pilkkomista niin selkeiksi ja hallittaviksi palasiksi kuin mahdollista. Hyvien hankintojen takana onkin usein hyvää arkkitehtuurisuunnittelua, joka on luonut edellytykset järkeville hankinnoille.
Etenkin räätälöidyissä kokonaisuuksissa suositaan nykyisin erilaisia mikropalveluarkkitehtuureja, joiden ideana on juuri rajata isosta kokonaisuudesta hallittavampia kokonaisuuksia, joiden toteutus ja jatkokehitys on mahdollista pienemmällä tiimillä. Tämä korostaa esimerkiksi rajapintojen ja integraatioiden merkitystä, mutta on usein pitkällä tähtäimellä järkevä kehitysmalli.
Pilkkomista tukee myös jatkuvasti kasvava valmispalveluiden tarjonta, jolloin joihinkin kokonaisuuden osiin kannattaa ottaa näitä valmispalveluita (puhutaan myös pilvipalveluista). Tietojärjestelmien saralla kokonaisarkkitehtuurin merkitys onkin kasvanut viime vuosina, kun yhä useammin nojataan ulkopuolisiin valmispalveluihin ja erilaisiin rajapintoihin.
Periaate #10: Kilpailutuskonsultti ei päätä kuka voittaa
Kilpailutuskonsulttien tehtävä ei ole päättää kuka voittaa. Kilpailutuskonsultin tehtävä on fasilitoida tehokas prosessi, jonka lopputuloksena finaalivaiheessa asiakkaalla on 2-3 erittäin hyvää kandidaattia, jotka kaikki ymmärtävät asiakkaan haasteet ja olisivat loistavia kumppaneita usean vuoden pituiseen kumppanuussuhteeseen.
Julkisissa hankinnoissa lopullinen valinta tapahtuukin varsin suoraviivaisesti ennakkoon asetettujen kriteerien perusteella, joten viimeisillä metreillä ei enää ns. luovuudelle ole sijaa. Myös julkisissa hankinnoissa tärkeä tavoite on se, että kilpailutuksessa hyvin menestyviä kandidaatteja on useita.
Voikin sanoa, että hyvässä kilpailutuksessa moni toimittaja joutuu pettymään, koska ei voita kisaa hyvästä suorituksesta huolimatta.
Konsultteina tiedostamme myös, että vaikutamme monien asiakkaiden teknologiavalintoihin ja moniin muihin kilpailutuksen kannalta keskeisiin linjauksiin merkittävästi, mutta pidämme erittäin tärkeänä periaatteena sitä, että kilpailutusten loppuvaiheessa tarjoajien todistetut meriitit ja tarjoukset ratkaisevat.
Emme myöskään konsultteina korosta asiakkaillemme aiempia kokemuksia toimittajista, koska jokainen asiakkuus on erilainen, eikä hyvä kilpailutus perustu vanhoihin kokemuksiin (suuntaan jos toiseen), vaan kaikilla toimittajilla tulee olla mahdollisimman tasapuolinen kilpailutilanne.
Yksityisellä puolella lisäksi korostamme asiakkaan tiimin mielipidettä lopullisessa valinnassa. Kun vain parhaat ovat jäljellä, niin näistä 2-3 kandidaatista kannattaa valita se, jonka kanssa oma tiimi parhaiten tulee toimeen.
Lue palveluistamme
Pyydä tarjous
