North Patrol hyödyntää kilpailutuksissaan paljon tavoitehintamallia sen eri muodoissa. Erityisesti isommissa yksityisen sektorin tietojärjestelmäprojekteissa tavoitehintamalli on usein käytössä North Patrolin asiakkuuksissa, esimerkiksi verkkokauppauudistuksissa ja muissa isoissa digihankkeissa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
21.5.2019
Myös julkishallinnossa tavoitehintamallia käytetään ajoittain, etenkin isompien digiprojektien kohdalla. Esimerkiksi parhaillaan kilpailutuksessa oleva VTT:n uusi verkkopalvelukokonaisuus käyttää tavoitehintamallia ensimmäisen vaiheen (ns. MVP-vaihe) hinnoittelussa. Palvelun jatkokehitys tapahtuu samassa yhteydessä ostettavan jatkokehitysbudjetin puitteissa ketteriä menetelmiä hyödyntäen, joten kokonaisuutta voisi kutsua vaikka projektimaisen ostamisen ja puitesopimuksen yhdistelmäksi.
Käytännössä ketteriä menetelmiä toki käytetään jo aivan alusta alkaen, mutta ensimmäisen rutistuksen, ns. MVP-vaiheen, aikana toteutuskumppanilla on vastuu teknisen toteutuksen johtamisesta tarjouksessa esittämänsä suunnitelman mukaisesti.
Tällaisessa hankintamallissa on useita hyötyjä:
- ensimmäiselle vaiheelle saadaan ennustettava budjetti (ei yhtä eurolukua, mutta ainakin kattosumma)
- toteutuskumppanilla on insentiivi tehdä ensimmäinen vaihe mahdollisimman kustannustehokkaasti ja järkevästi
- kilpailutuksen voittaa osaava ja teknisesti kokenut kumppani, koska laatuarviointi voidaan kohdistaa ensimmäisen vaiheen suunnitelmiin (verrattuna vaikkapa pelkkään resurssien ostamiseen jossa projektin kannalta järkevä laadun arviointi on hyvin haastavaa)
- toimittajilta vaadittava työmäärä tarjouksiin on järkevä (verrattuna siihen että koko projekti ostettaisiin kiinteähintaisesti)
- MVP-vaiheen vaatimusmäärittelyn ei tarvitse olla aukoton määrittely, vaan se voi keskittyä aidosti vaatimuksiin ja tavoitetilan kuvaamiseen
Etenkin tämä viimeinen kohta on usein tärkeä etu asiakkaan kannalta, koska verrattuna kiinteähintaiseen ensimmäiseen vaiheeseen, mahdollistaa tavoitehintainen ostaminen paljon enemmän joustavuutta ensimmäistä vaihetta kuvaaviin suunnitelmiin. Kaikkia yksityiskohtia ei tarvitse lukita, eikä kaikkia toimintoja tarvitse määritellä samalla tarkkuudella kuin mitä kiinteähintainen ostaminen edellyttäisi.
Tavoitehintamallin käytön ensimmäinen edellytys on se, että ensimmäisestä vaiheesta on olemassa jonkinlainen, yksiselitteinen kuvaus. Käytännössä tämä on jonkinlainen vaatimusmäärittely, joka voi olla yksinään kattava, tai voi nojata esimerkiksi tavoitetilaa kuvaavaan prototyyppiin. Hyvä vaatimusmäärittely rakentuu paljolti ketteristä menetelmistä tuttujen tavoitetilaa kuvaavien tarinoiden ja listojen varaan.
Esimerkiksi VTT:n uuden verkkopalvelukokonaisuuden kuvaava vaatimusmäärittely sisältää noin 35 sivua ensimmäisen vaiheen kuvausta. MVP:n kuvauksen lisäksi dokumentti kuvaa hankkeen lopullisen tavoitteen, ja tunnistetut jatkokehityksen kohteet, joihin tartutaan välittömästi MVP:n toteutuksen jälkeen. Näin vaatimusmäärittely antaa toteuttajalle myös käsityksen siitä millaisia toimintoja ja laajennuksia on tulossa myöhemmissä julkaisuissa. Yhteensä VTT:n hankinnan vaatimusmäärittely on 50 sivua.
VTT:n kilpailutuksessa käytetty tavoitehintamalli
Yhtenä esimerkkinä tavoitehinnan käytöstä toimii VTT:n kilpailutus, jossa MVP-vaiheelle käytetty tavoitehintamalli on kohtuullisen tiukka. Seuraavassa on lainaus suoraan tarjouspyynnöstä:
Projektissa noudatetaan ensimmäisen vaiheen työkustannusten osalta tavoitehintamallia. Tavoitehinta määräytyy tarjouksessa ilmoitetun kokonaistyömäärän ja sitä vastaavan kokonaiskustannuksen mukaisesti. Tavoitehinta sisältää tarjouspyynnössä kuvatun ensimmäisen vaiheen (ns. MVP-vaihe) ratkaisun suunnittelun ja toteutuksen sekä tarjouspyynnössä kuvatut toimittajan tehtävät.
Jos tavoitehintaa vastaava kokonaistyömäärä ylittyy, toimittaja sitoutuu pudottamaan laskutuksen perusteena käytettäviä työn yksikköhintoja 30 %. Alennettu tuntihinta on voimassa, kunnes työmäärän ylityksen koko saavuttaa 30 % alkuperäisestä työmääräarviosta, minkä jälkeen toimittajalla ei ole enää laskutusoikeutta. Jos toimittaja saa projektin valmiiksi tavoitehintaa alhaisemmalla työmäärällä, aikataulussa ja asetetut tavoitteet sivuston latautumisnopeudelle täyttyvät, niin toimittajalle maksetaan bonuksena 50 % toimittajan toteutuneen laskutuksen ja tavoitehinnan erotuksesta.
Kuvitteellinen esimerkki tavoitehintamallin toiminnasta
Seuraavaksi tavoitehintamallia koestetaan kuvitteellisilla esimerkkiluvuilla.
Jos kuvitellaan, että voittavan toimittajan tarjous MVP-vaiheesta olisi vaikka 200 henkilötyöpäivää, ja toimittajan päivähinta työlle 750 euroa (+alv.), niin tavoitehinnaksi muodostuisi 150 000 euroa (+alv.).
Tavoitehinnan alitus: Jos toimittaja saa työnsä valmiiksi tavoitehintaa aiemmin, niin syntynyt säästö jaetaan puoliksi asiakkaan ja toimittajan kesken. Näin toimittajalla on insentiivi työskennellä tehokkaasti, ja jopa ehdottaa muutoksia tai ratkaisuja, joiden avulla tavoite saavutetaan edullisemmin ja nopeammin. On siis mahdollista, että MVP-vaihe maksaa jopa selkeästi vähemmän kuin tavoitteeksi asetettu 150 000 euroa.
Tavoitehinnan ylitys: Jos tavoitteeksi asetettu työmäärä ylittyy, joutuu toimittaja laskemaan päivähintaansa 30 prosenttia, jolloin uudeksi päivähinnaksi tulee 525 euroa (+alv.). Alennetulla tuntihinnalla toimittaja voi laskuttaa ylittäviä töitä kunnes kokonaistyömäärä saavuttaa 260 henkilötyöpäivää. Tämän jälkeen toimittajalla ei ole enää laskutusoikeutta niistä asioista, jotka on vaatimusmäärittelyssä kuvattu kuuluvaksi MVP-vaiheeseen. Näin toimittajalla on asiakkaan kanssa jaettu tavoite saada työt valmiiksi sovitussa budjetissa ja aikataulussa.
Verrattuna täysin kiinteähintaiseen ensimmäiseen vaiheeseen, on tavoitehintaisen MVP-vaiheen hyväksyntätestaus ja viimeistelyvaihe yleensä huomattavasti miellyttävämpää yhteistyötä, koska vaikka tavoitehinta ylittyisi, niin toimittaja voi kuitenkin laskuttaa edelleen töistä, joskin huonommalla katteella.
Asiakkaan näkökulmasta tavoitehintamallia voi ajatella myös kattohintaisena, koska käytännössä toimittaja sitoutuu (kuvitteellisessa esimerkissämme) MVP-vaiheen toteutukseen 181 500 euron kattohintaan. Lopullinen lasku voi olla merkittävästi vähemmänkin, mutta asiakkaan budjetoinnin kannalta on kuitenkin olemassa selkeä katto, jota enemmän MVP-vaihe ei tule maksamaan.
Yksityisellä puolella usein loivemmat mallit käytössä
Yksityisellä puolella tavoitehintamalleja käytetään joskus varsin ”loivina”, jolloin toimittajan tuntihinta putoaa vain pieni askel kerrallaan, ja askeleita voi olla useita. Tällä tavalla tavoitehinnan ylitys ei ole toimittajan kannalta merkittävä taloudellinen menetys, ja MVP-vaiheen viimeistely voi mennä huomattavastikin tavoiteltua pidemmäksi ilman kiinteähintaisille projekteille tyypillistä riitelyä.
Yksityisen puolen isoissa digitaalisten palveluiden toteutushankkeissa MVP-vaiheen vaatimusmäärittelyt ovatkin tyypillisesti enemmän liiketoiminnan tavoitteisiin keskittyviä ja vähemmän toiminnallisia yksityiskohtia kuvaavia. Tällaisen tavoitelähtöisen suunnittelun ja dokumentoinnin tukena tavoitehintamalli on erinomainen työkalu.
Lue lisää: Ketterä hankinta vaatii valmistelua ja ensimmäisen vaiheen (MVP) suunnittelua
Huoleton Hilma-kilpailutus?
Julkishallinnon kilpailutuksissa hankintalaki antaa omat reunaehtonsa tarjouskilpailun läpivientiin. North Patrolin vankka kokemus julkisten hankintojen konsultoinnissa vapauttaa sinut keskittymään digipalvelusi olennaisuuksiin, kun me huolehdimme lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
