Case: Punainen Risti tuo vapaaehtoiset digiaikaan Oma Punainen Risti -palvelulla

3.12.2018

Camilla Heikkilä

Suomen Punaisella Ristillä on yli 30 000 vapaaehtoista eri tehtävissä ympäri Suomen. Uusia vapaaehtoisia tarvitaan ja he tarvitsevat puolestansa käyttöönsä modernit työkalut.
Punainen Risti selvitti vuonna 2016 digitaalisten palveluidensa nykytilaa ja kehittämistarpeita. Selvityksestä kävi mm. ilmi, että vapaaehtoistyön kannalta hyödyllisiä palveluita puuttuu tai ne ovat syystä tai toisesta vajaakäytöllä. Syntyi Punaisen Ristin digiohjelma ja osana sitä ajatus vapaaehtoisten tietojärjestelmäkokonaisuudesta.

Tietojärjestelmäkokonaisuuden kaksi puolta

Punainen Risti lähti designtoimisto Fjordin kanssa kehittämään Punaisen Ristin vapaaehtoisille täysin uutta Oma Punainen Risti -palvelua. Palvelussa vapaaehtoinen voisi luoda itselleen profiilin kuvaamalla valmiutensa, kiinnostuksen kohteensa sekä taitonsa. Järjestelmä tarjoaisi sitten vapaaehtoiselle hänelle parhaiten soveltuvia tapoja auttaa.

Fjordin kanssa tehty konsepti kuvasi hyvin, miten palvelun haluttiin toimivan käyttäjän näkökulmasta, mutta järjestelmätoteutuksen kilpailutusta varten piti kuitenkin miettiä tarkemmin, miten uusi tietojärjestelmä toimii pellin alla. Huolelliseen etenemiseen ja hankintaan kannusti myös se, että osa järjestelmästä rahoitettiin veikkausvaroja jakavan STEA:n avustuksella. Järjestelmän ominaisuuksien, toiminnallisuuksien ja teknisten reunaehtojen määrittelyä varten Punainen Risti pyysi apua North Patrolilta.

Punaisella Ristillä on selkeä visio uudesta palvelusta, mutta uudistus on niin massiivinen, että se on pakko tehdä vaiheissa.

− Pitkällä aikavälillä tavoitteena on luoda kaikenkattava vapaaehtoisjärjestelmä, joka kokoaa kaikki vapaaehtoisten palvelut ja toiminnat yhteen paikkaan, mutta järjestelmän ensimmäinen vaihe haluttiin palvelemaan erityisesti toiminnastamme kiinnostuvaa uutta vapaaehtoista, paikallisia vastuuvapaaehtoisia ja ystävävälitystä, kertoo Punaisen Ristin viestintäjohtaja Ilpo Kiiskinen.

Uuden tietojärjestelmäkokonaisuuden ensimmäisessä vaiheessa luotiin palvelun taustajärjestelmä, joka sisältää vapaaehtoistoiminnan rekisterin, joka toimii ylläpitäjän työkaluna hänen hallinnoidessa vapaaehtoisia, ystävätoiminnan asiakkaita, tapahtumia ja aktiviteetteja. Ylläpitäjät ovat sekä työntekijöitä että Punaisen Ristin vastuuvapaaehtoisia, jotka vapaaehtoistyönä organisoivat ja koordinoivat toimintaa.

Taustajärjestelmän lisäksi luotiin loppukäyttäjän julkinen verkkopalvelu, Oma Punainen Risti, jossa vapaaehtoisprofiilin luominen on mahdollista ja jossa käyttäjä voi hakea ja selata eri tapahtumia ja aktiviteetteja. Palveluun haluttiin myös mahdollisuus vapaaehtoisten keskinäiseen viestintään.

Järjestelmä räätälityönä

Isolle vapaaehtoisjärjestölle soveltuvia järjestelmiä ei tuntunut oikein löytyvän valmiina, joten Punaisen Ristin uusi vapaaehtoisten tietojärjestelmä on rakennettu täysin räätälityönä. Julkisen tarjouskilpailun voittajaksi valikoitui Innofactor Oy, jonka ratkaisu nojautuu .NET -teknologiaan ja Azuren palveluihin.

− Palvelu pyörii Punaisen Ristin hallinnoimassa Azuressa ja hyödyntää Azuren integraatioita, kertoo hankkeen projektipäällikkö Seppo Niemenoja, Punaiselta Ristiltä.

Yhteistyö Innofactorin kanssa on toiminut hyvin, mutta projektissa on ollut omat haasteensa. Punainen Risti oli lähtenyt suunnittelemaan uutta palvelua palvelumuotoilumenetelmiä hyödyntäen, ja ketterässä toimitusprojektissa on puolestaan täysin toisenlaiset ohjaavat tekijät. Suurimmat haasteet liittyivät Niemenojan mukaan yhteisen ymmärryksen muodostamiseen ja toimintatapoihin.

Taustajärjestelmän ja käyttöliittymän, eli Oma Punainen Risti -palvelun ja sen ensimmäisten käyttötapausten rakentaminen samaan aikaan ja samalla budjetilla toi myös omat haasteensa.

− Joitain ominaisuuksia ja integraatioita jouduttiin tiputtamaan pois, mutta mikään pois jätetty ei ole ollut priorisoitu toiminnallisuus. Lisäksi matkan varrella tarkennettiin tiettyjä seikkoja, jotka olivat tärkeitä käyttötapausten tai prosessien kannalta, Seppo Niemenoja jatkaa.

Sekä Kiiskinen että Niemenoja ovat kuitenkin tyytyväisiä lopputulokseen. Lopputuloksessa ei ole mitään käyttäjän kannalta turhaa mutta mikään oleellinen ei myöskään puutu.

− Kun katson järjestelmää nyt ja vertaan siihen, mitä se oli Fjordin tekemässä prototyypissä, niin hyvin samanlainen se lopulta on, Kiiskinen toteaa.

Palvelu ei kuitenkaan vielä ole valmis. Oma Punainen Risti -palvelun sisällä on neljä tuoteomistajaa, jotka jatkavat palvelun kehittämistä. Sitä mukaa kun käyttäjäryhmiä on koulutettu, on myös tullut toiveita uusista toiminnallisuuksista. Tulevaisuudessa palvelua laajennetaan myös muihin vapaaehtoistyön muotoihin, joilla on ystävävälityksen tavoin tarve omiin digitaalisiin työkaluihin.

− Merkittävin järjestötoiminnan digiloikka otetaan muutaman vuoden sisällä, kun jatkamme kehitystyötä ja rakennamme nykyisen järjestelmän ympärille niin sanotun vapaaehtoisuuden digitaalisen ekosysteemin. Tässä vaiheessa mukaan pääsee aivan uudenlaisia toimijoita, esimerkiksi hoitolaitoksia, kouluja ja yrityksiä, Kiiskinen kertoo.

Käyttöönottovaihe meneillään

Uusi palvelu on Beta-vaiheessa ja sen pilotointi valikoiduissa paikallisosastoissa sekä ystävävälityksissä alkoi keväällä 2018. Ystävävälitys tuotiin mukaan vapaaehtoisten tietojärjestelmän kehityksen alkumetreille, sillä se on Punaisen Ristin suurin vapaaehtoistyön muoto. Ystävävälityksessä tarve digitaaliselle työkalulle on ollut jo pitkään.

Syksyllä 2018 palvelua on ryhdytty viemään koko järjestöön. Isossa organisaatiossa alkusyksy onkin kulunut uudenlaisen toimintakulttuurin edistämisen ja järjestelmän kouluttamisen merkeissä.

− Koulutamme parhaillaan vastuuvapaaehtoisia. Meillä on yli 1800 rekisteröitynyttä käyttäjää järjestelmässä, mikä on iso määrä, mutta koko kentän laajuuden huomioiden vielä pientä. Tästä reilu 100 on työntekijöitä, loput ovat vastuuhenkilöitä eli vapaaehtoisia, Kiiskinen kertoo.

− Ystävävälityksessä määrä on tasaisesti kasvanut, järjestelmässä on jo yhteensä noin 2000 ystäväasiakasta ja ystävävapaaehtoista, hän jatkaa. Samalla on saatu käyttöön myös uusi verkkoystävätoimintaa varten luotu välitys. Itse välitystoiminta noudattaa samoja periaatteita, mutta nämä verkkoystävävapaaehtoiset toimivat kokonaan verkossa.

Vuoden 2019 alusta uudet Suomen Punaisen Ristin toiminnasta kiinnostuneet ihmiset voivat kirjautua palveluun vapaaehtoiseksi. Se onnistuu, kun syksyn aikana vastuuvapaaehtoiset ja työntekijät on koulutettu järjestelmän käyttöön.

Käyttäjäpalaute on ollut positiivista

Sekä työntekijät että nyt jo koulutetut vastuuvapaaehtoiset ovat suhtautuneet positiivisesti uuteen järjestelmään.

Vapaaehtoiset ovat olleet alusta lähtien hyvin vahvasti mukana suunnittelemassa uutta tietojärjestelmää ja sen palveluita ja Kiiskinen on mielissään siitä, että kaikilla on ollut aito into siitä, mitä nyt ollaan tekemässä.

Vapaaehtoiset ovat olleet mukana prosessissa jo strategiavaiheesta saakka, mutta erityisesti suunnittelemassa, kehittämässä, testaamassa ja kommentoimassa nyt tehtyä vapaaehtoisten tietojärjestelmää.

− Tässä ei ole kyse muutaman ammattilaisen tekemästä järjestelmästä, vaan vastuuvapaaehtoisten rooli on ollut vahva koko ajan. Kun järjestelmää tehdään vapaaehtoisille ja vapaaehtoiset myös ylläpitävät sitä, on aivan keskeistä, että he myös ovat kehittämässä sitä, Kiiskinen toteaa.

− Vaikka järjestöillä yleisesti ottaen on hirveän paljon opittavaa, miten digitalisaatiota voidaan hyödyntää järjestötoiminnassa, niin meidän vahvuuksiamme on, että meillä on suora kontakti loppukäyttäjiin, Kiiskinen kiteyttää.

Tutustu Oma Punainen Risti-palveluun

• Asiointipalvelut ja ekstranetit
• Case-tarinat
• Fiksu kilpailutus
• Julkisten hankintojen konsultointi
• Järjestöt