Lahden ammattikorkeakoulussa (LAMK) työskentelee projektityön ammattilaisia. Kun omaa verkkopalvelua (www.lamk.fi) lähdettiin uudistamaan, projekti vietiin läpi ihanteellisen tavoitteellisesti ja onnistuneesti. Mitkä päätökset olivat LAMKin onnistumisen takana?
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
14.11.2018
Verkkopalvelu-uudistuksen projektipäällikkönä toiminut kehittämiskoordinaattori Mari Rosberg kertoo, että projektin onnistumisen avaimet olivat tavoitteiden priorisoinnissa: ”koko ajan tiesimme tarkkaan tavoitteemme ja menimme niitä kohti määrätietoisesti”.
Projektipäällikön sopii syystäkin olla ylpeä siitä, että projektissa saavutettiin tavoitteet ihanteellisesti, sen aikataulut menivät nappiin kaikissa vaiheissaan ja projekti pysyi asetetussa budjetissa. Lisäksi hankkeeseen saatiin koottua juuri oikeanlainen projektiryhmä.
Konseptirajausten ja kohderyhmien tunnistaminen
Koko lamk.fi-uudistuksen kantavana lähtökohtana oli uudenlainen rajaus palvelukonseptiin ja kohderyhmiin: uusi verkkosivusto oli päätetty suunnata hakijoille ja yrityksille. Kun aiemmin verkkopalvelulla pyrittiin palvelemaan myös ammattikorkeakoulun opiskelijoita ja sisäisiä asiantuntijoita, sotkeutui verkkosisältöihin organisaatiolähtöisiä selityksiä ja vaikeasti tulkittavia esittelyjä.
Nyt verkkosivuston viestinnällinen rajaus on täysin selkeä: sivut on tehty ulkoisille kävijöille, koulutukseen ja yhteistyöhön houkuttelun tarkoituksessa. ”Talon sisällä tämän periaatteen jalkauttaminen on selkiyttänyt suunnittelua, kun kaikki ymmärtävät verkkopalvelun samalla tavoin näyteikkunaksi”, Mari toteaa.
Oikeat ihmiset mukana
LAMKissa on totuttu tavoitteelliseen projektitoimintaan, joten verkkosivuston suunnittelun eri osa-alueiden edustajat oli helppoa vastuuttaa työhön mukaan. Määrittelyvaiheeseen onnistuttiin saamaan osallisiksi oikeat ihmiset talon eri toiminnoista ja yksiköistä.
Mari korostaa sitä, että projektipäällikön täytyy pitää todella tiukassa otteessa päätöksentekovastuita: kun projektiryhmässä jotakin toimintoa edustava osallistuja antaa hyväksyntänsä tai valintansa verkkopalvelun määrittelyihin, on tämä hyväksyntä pystyttävä ymmärtämään sitovaksi päätökseksi. Paikalla on oltava ihmisiä, jotka voivat tehdä tuon päätöksen, ja jos sen ”viimeisen sanan” saa lopulta sanoa joku muu, on edustajan pidettävä huoli siitä, että päätös saadaan aikaan ja siihen sitoudutaan.
Vaikka määrittelyvaiheessa voidaan pyöritellä monenlaisia vaihtoehtoja tai ideoita, joiden yksityiskohdat tulevat selviämään myöhemmin, tehdään myös paljon merkittäviä, perustavanlaatuisia linjauksia, jotka otetaan sitovina päätöksinä. Lamk.fi-palvelun vaatimusmäärittelyyn palattiin toteutusvaiheessa tämän tästä, ja se oli tärkeä toteutustyötä ohjaava työkalu ominaisuuksien priorisointia tehtäessä.
Päätöksissä pysytään, prioriteetit selvillä
LAMKin sivustouudistuksen onnistumisen kulmakivenä oli keskittyminen olennaiseen. Kun kohderyhmäksi oli valittu potentiaaliset opiskelijat ja yhteistyökumppanit, sivusto suunniteltiin näitä varten eikä viestiä sotkettu toisarvoisten kohderyhmien puhuttelulla.
Toinen tärkeä lähtökohta oli mobile first -ajattelu: sivusto päätettiin optimoida kannettavilla laitteilla käyttämiseen, ja tämä lähtökohta ohjasi kaikkia valintoja. Jos sivuston ominaisuuksiin tai esitystapoihin oli tarjolla vaihtoehtoisia malleja, valittiin näistä se, joka tukee mobiilikäyttöä parhaiten. Tämä oli hedelmällinen suunnitteluperiaate, joka helpotti yhtenäisen kokonaisuuden rakentamista.
Verkkopalvelun linjaukset, rajaukset ja tavoitteet oli päätetty jo määrittelytyössä. Kun toteutusvaiheessa tuli vastaan uusia ideoita toiminnallisuuksista tai ominaisuuksista, näiden ideoiden kehittely siirrettiin suosiolla jatkokehitykseen: toteutuksessa sanottiin järjestelmällisesti ”ei” sellaiselle, mikä ei sisältynyt priorisoituun suunnitelmaan.
Näin toteutusprojektissa ei sotkeuduttu lillukanvarsiin, vaan suunniteltua palvelua rakennettiin määrätietoisesti. Nyt kun ensimmäisen vaiheen käyttöönotto on saatu onnistuneesti maaliin, on käyty läpi projektin aikana nousseita jakokehitysideoita ja punnittu niiden hyödyllisyttä ja toteutuskelpoisuutta. Osasta onkin jo huomattu, että niitä ei lopulta tarvita, osa taas on otettu jatkokehityskohteiksi.
Mitä tehdään itse, mihin ostetaan apua?
LAMKin projektityössä on paljon erittäin asiantuntevia suunnittelijoita, mutta yhtä tärkeää on ymmärtää oman osaamisen rajat. Vaikka talossa on paljon digiosaamista ja kirkasta taustatietoa siitä, millainen uuden verkkopalvelun pitäisi olla, otettiin määrittelytyöhön ja teknologiavalinnan tekemiseen asiantuntija-apua.
North Patrol kilpailutettiin LAMKin konsultiksi, joka vei läpi tehokkaan määrittelyprojektin. Nykyaikaisen verkkopalvelun ominaisuudet, käyttökokemus ja reunaehdot tarkennettiin yhteisellä työpajatyöskentelyllä. Kun visio uudesta Lamk.fi-palvelusta oli kirkastettu, valittiin julkaisujärjestelmä, joka parhaiten soveltuu tunnistettuihin vaatimuksiin.
Lamk.fi-palveluun soveltuvimmaksi julkaisualustaksi valittiin Drupal, joka tukee hyvin sirpaleisen, taustajärjestelmistä tuotettavan koulutustiedon hallintaa ja esittämistapoja. Verkkosivustosta laadittiin vaatimusmäärittely, jossa Drupal-järjestelmän kyvykkyydet otettiin huomioon.
LAMKin projektityössä kilpailutusten läpivienti on myös melko totuttu rutiini, mutta verkkopalvelu-uudistuksessa toteutustyön kilpailutus hankittiin North Patrolilta. LAMKin projektivastuulliset kävivät kyllä läpi kaikki saadut tarjoukset, ja tekivät niistä oman vertailunsa, mutta kilpailutuksen käytäntöjen läpiviemisessä ulkoa hankittu asiantuntijatyö säästi aikaa.
Panostus kannatti, koska näin saatiin projektissa säästettyä paljon sisäistä työtä ja kalenteriaikaa, mikä oli suunnitellun kokonaisaikataulun pitämisen kannalta ratkaisevaa.
Tuotevalinta oikeassa vaiheessa
Mari Rosberg arvioi todella toimivaksi ratkaisuksi sen, että uuden sivuston määrittelytyöhön ryhdytään avoimin silmin, kiinnittymättä johonkin tiettyyn julkaisujärjestelmätuotteeseen. Verkkopalvelun tavoitteet, ominaisuudet ja kokonaiskonsepti mietitään ensin, ja sitten vasta tunnistetaan se, millä julkaisujärjestelmällä sivusto rakennetaan.
Kilpailutusvaiheessa kuitenkin tuotevalinta on hyvä olla tehtynä, jotta tarjoukset ovat aidosti yhteismitallisia ja vertailukelpoisia: kilpailutuksessa ei enää etsitä tuotetta, vaan parasta yhteistyökumppania.
Tuossa välissä, kun tarjouskilpailu on auki ja tarjouksia odotetaan, projektiryhmällä olisi ollut hyvä sauma tutustua tarkemmin valitun julkaisujärjestelmän ominaisuuksiin. Mari on jäänyt pohtimaan sitä, miten ihanteellista olisi prosessin tehokkaan edistymisen kannalta se, jos projektiryhmä olisi tuntenut Drupal-tuotteen ominaisuuksia paremmin ennen kuin määrittelyn tarkennus toteuttajakumppanin kanssa aloitettiin. Näin olisi ryhmällä ollut paremmat valmiudet käynnistää suunnittelutyötä toteutuskumppanin kanssa. Sopivantasoista tuotekoulutusta on kuitenkin vaikea löytää, ja toteutusprojektin osana oli joka tapauksessa vaadittu toimittajalta sisällöntuottajien työkalukoulutusta.
Aloitetaan integraatioiden toteuttamisella
Lamk.fi-palveluun haetaan paljon koulutustietoja taustajärjestelmistä, joten integraatiot olivat teknisesti haasteellisin osuus toteutusta. Niinpä toteutusprojekti aloitettiin integraatioilla, jotta ne ehdittiin rakentaa ja testata varmasti. Toteuttajaksi valittu Wunder Finland määritteli ja toteutti integraatiot vankalla osaamisellaan, hyvässä yhteistyössä taustajärjestelmistä vastaavien osapuolten kanssa.
Projektisuunnittelussa oli otettu huomioon epävarmuustekijät, jotka liittyvät yhteistyöhön kolmansien osapuolten kanssa. Yhteistyön onnistumisen varmisti myös se, että LAMKin organisaatiossa oli vastuuhenkilö, jolla oli entuudestaan erittäin hyvää tuntemusta integroitavasta koulutustietojen Peppi-järjestelmästä.
Yksi integroitavista taustajärjestelmistä oli uudistumassa, ja LAMK joutui tiukan valinnan eteen: käytetäänkö nykyistä versiota vai jäädäänkö odottamaan epävarman ajanjakson ajaksi sitä, että järjestelmän uusi versio valmistuu ja se otetaan käyttöön. Tässäkin ratkaisussa LAMK nojasi tavoitteisiinsa aikataulusta ja ”minimum viable product” -versiosta: aikataulun epävarmuuden riski haluttiin välttää, ja käyttöön otettiin nykyinen versio.
Tämä ratkaisu varmisti uuden palvelun hallitun käyttöönoton, ja taustajärjestelmän päivittämistä voidaan suunnitella seuraavissa kehittämisvaiheissa.
Teknisen toteuttajakumppanin kanssa oli tärkeää keskustella riittävän paljon ja rohkeasti: kun toimittajan ”tekniset” henkilöt ja tilaajan ”maallikot” puhuvat kovin eri kieltä, pitää osapuolten jakaa yhteinen tavoite ja halu ymmärtää toisiaan. LAMKin projektissa panostettiin siihen, että tekniset arkkitehdit pystyvät ratkomaan asioita yhdessä tilaajan projektiryhmän kanssa, vaikka se vaatisi rautalangasta vääntämistä.
Ominaisuuksien suunnittelu ennen ulkoasuun takertumista
Lahden ammattikorkeakoulussa toimii kuuluisa Muotoiluinstituutti, jonka toiminnassa palvelumuotoilu, luova suunnittelu, visuaalisuus ja graafinen suunnittelu ovat vahvasti edustettuina. Niinpä talossa oli tärkeää, että uuden Lamk.fi-palvelun visuaaliseen suunnitteluun ja käyttöliittymäsuunnitteluun osallistui myös opiskelijoita. Sivuston visuaalinen ilme on LAMKin brändi-ilmeen mukainen, ja tuo brändi-ilme on kokonaisuudessaan Muotoiluinstituutin opiskelijoiden käsialaa.
Toteutussprintit Wunderin kanssa tehtiin aloittamalla toiminnallisuuksista, ja visuaalinen ilme tuotiin kehitettävän palvelun osaksi vasta myöhemmissä vaiheissa. Mari toteaa, että monelle projektiryhmän jäsenelle oli vaikeaa erottaa kommentoitavia toiminnallisuuksia niiden visuaalisesta ulkoasusta, joten prosessi oli myös hyvin opettavainen.
Sisältövastuut selviksi, toimituskunnan yhteistyötä
Kun sivuston toteutustyö oli viety tehokkaasti läpi keväällä, oltiin touko–kesäkuussa valmiudessa syöttämään järjestelmään uudet sisällöt. Sisällöt suunniteltiin tukemaan uudenlaista tuotantomallia, jossa sivustolla on yksi päätoimittaja ja kullakin teemallisella osa-alueella vastuuhenkilö.
Kun useissa organisaatioissa etsitään keinoja hajauttaa päivitysvastuuta, on LAMKissa tehtykin päinvastoin ja keskitetty päivitystyö toimituskunnalle. Mari kiittää tätä ratkaisua, koska se helpottaa päivitystyötä niin paljon, pitää sisällöntuotannon hallittuna ja säilyttää tekstityön tasalaatuisuuden.
Kun Lamk.fi-sivustolla oli aiemmin kymmeniä sisällönsyöttäjiä, on nykyisillä sivuilla noin 8 hengen toimituskunta, jonka jäsenistä kukin tietää selvästi vastuualueensa, kun päätoimittaja vetää toimituskunnan työtä. Vain erillisten projektien esittelysivuja päivittävät projektien yksittäiset substanssi-ihmiset – muiden sivujen päivityksestä vastaa toimituskunta, jolle kuka tahansa voi antaa vinkin tarvittavasta päivityksestä tai sisältöideasta.
Toimituskunta kokoontuu säännöllisesti suunnittelemaan yhdessä verkkopalvelun kehittämiskohteita. Samalla saadaan muodostettua sivuston hengestä ja käyttökokemuksesta yhdenmukainen. Tämä olikin yksi avaintavoitteista koko verkkopalvelu-uudistuksen lähtökohtia linjattaessa: yksi yhteinen LAMK. Näin verkkosivusto viestii omalta osaltaan oppilaitoksen toimintaa, kun LAMKin syksyllä tapahtunut muutto uudelle kampukselle on ohjannut kaikki alat ja yksiköt yhteisen katon alle.
Hankkeen tiedot
Teknologia-alusta: Drupal 8
Hankinnan hintaluokka: 150 000 €
- Kevät 2017 – Hankkeen suunnittelu ja vaatimusmäärittelytoimittajan kilpailutus (LAMK)
- Kesä-lokakuu 2017 — Vaatimusmäärittely (North Patrol)
- Loka-marraskuu 2017 — Kilpailutus ja toimittajavalinta (North Patrol)
- Tammi-helmikuu 2018 — Tarkentava määrittely ja tekninen suunnittelu (Wunder Finland)
- Tammi-helmikuu 2018 — Käyttöliittymäsuunnittelu ja visuaalinen ulkoasu (LAMKin Muotoiluinstituutti)
- Helmi-toukokuu 2018 — Toteutus (Wunder Finland)
- Touko-kesäkuu 2018 — Sisällönsyöttö ja viimeistelyt (LAMK)
- Kesäkuu 2018 — Julkaisu
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
