Mikä on yliopiston verkkosivun tarkoitus? Ensisijaisena tarkoituksena on markkinoida yliopiston tarjontaa potentiaalisille opiskelijoille ja tutkijoille. Tämä oivallus toimi punaisena lankana läpi Åbo Akademin verkkopalvelu-uudistuksen. Määrätietoisen työn lopputuloksena on rohkea yliopistosivusto joka suuntaa viestinsä selkeästi uusille opiskelijoille ja tutkijoille. Rohkean sisältölinjauksen lisäksi, uuden abo.fi -palvelun käyttöliittymä nojautuu vahvasti hakuun. Lopputuloksena on jotain aivan muuta, kuin mitä ollaan yliopistoilta totuttu Suomessa näkemään.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
5.4.2018
Vahvan vision taakse saatiin koko yliopisto
100-vuotisjuhlavuotta juhlivassa Åbo Akademissa oli palava halu tehdä jotain uutta ja ennennäkemätöntä – jotain rohkeaa.
– Projektiryhmällä oli alusta alkaen päivänselvää, että uutta verkkosivustoa tehdään markkinointitarkoituksessa, kertoo Åbo Akademin digitaalisesta kehityksestä vastaava päällikkö Mats Lundberg, joka toimi verkkosivuprojektissa projektipäällikkönä.
Sivuja haluttiin karsia rankalla kädellä, ja puhuttelutyyliä haluttiin muuttaa. Tekstien tulisi olla markkinointihenkisiä, yhdenmukaisia ja sellaisia, jotka houkuttelisivat nuoria hakemaan Åbo Akademiin opiskelemaan.
Koska uudistus tulisi olemaan radikaali, uutta konseptia myytiin organisaation sisällä läpi projektin.
– Toistimme jatkuvasti eri yhteyksissä sisäisille sidosryhmille, että verkkosivustoa ei tehdä meille itsellemme, vaan ulkoisille kohderyhmille, varsinkin nuorille, jolle halutaan myydä koulutuksia, Lundberg kertoo. Viesti menee usein paremmin perille, jos on ulkopuolisia asiantuntijoita joihin nojautua. Tässä työssä North Patrol oli korvaamaton apu, tuoden tarvittavaa asiantuntemusta projektiin, Lundberg toteaa.
Konseptin jalkautuksessa avainasemassa olivat laajat workshopit. Projektiryhmä piti kymmenen työpajaa sisäisten sidosryhmien kanssa, ja tapasivat näiden puitteissa yli 100 ihmistä.
– Workshopeissa myytiin meidän visiotamme konkreettisten esimerkkien kautta. Käytiin lukuisia keskusteluita verkkosivuston tarkoituksesta ja markkinoinnista, ja tällä tavalla varmistettiin, että koko organisaatiolla oli sama fokus. Samalla innostettiin porukkaa mukaan projektiin, Lundberg jatkaa.
Sivumäärä väheni huomattavasti
Vanhassa abo.fi:ssä oli lähes 20 000 sisältösivua, ja samaa sisältöä oli useassa eri kohdassa, vähän eri näkökulmasta. Tavoitteena oli pienentää sivumäärää selkeästi. Kun verkkosivun tarkoitus oli kirkas, saatiin myös sivumäärä kutistettua huomattavasti.
Sisältöjä on siis karsittu rankalla kädellä. Yliopistosivustot ovat perinteisesti hyvin tiedekunta- ja organisaatiolähtöisiä, mutta uudella abo.fi-sivustolla päätettiin tehdä muutos. Tieto koulutusta tarjoavasta tiedekunnasta tai laitoksesta on hyvin harvalle, opiskelua pohtivalle nuorelle, relevanttia. ÅA:n uusilla verkkosivuilla keskitytään myymään koulutusta kertomalla aineista, koulutusohjelmista, valintakriteereistä ja uranäkymistä.
Uudella sivustolla on esimerkiksi koottu kaikki opiskeluun sekä tutkimukseen liittyvä ”Studera hos oss” ja vastaavasti ”Forska hos oss” -osoioiden alle.
Panostusta tekstityöhön ja visuaaliseen ilmeeseen
Koska markkinointi on uudessa abo.fi:ssä läpileikkaava ajatus, tekstien tulisi olla myyviä ja innostavia ja kirjoitettu kohderyhmiä varten, ja kuvien puolestaan viestiä tunnelmasta ja luoda mielikuvaa dynaamisesta opiskeluympäristöstä.
Åbo Akademi teki markkinointikoordinaattori Ulrika Strömin johdolla suuren satsauksen verkkosivun sisältöön, ei pelkästään teksteihin vaan myös kuviin ja videoihin. Tekstityössä Åbo Akademi kääntyi vaasalaisen mainostoimiston C2:n puoleen ja oikean visuaalisen ilmeen ja tunnelman saavuttamiseksi turvauduttiin valokuvaaja Anders Lönnfeldtin apuun.
Lönnfeldtin kädenjälki näkyy läpi koko verkkosivuston ja yhteistyössä C2:n kanssa varmistettiin, että sisältö on mahdollisimman yhdenmukaista. Tekstityössä potentiaaliset opiskelijat ovat selkeästi tärkein kohderyhmä, mutta myös muut kohderyhmät tuli huomioida. Åbo Akademi on kansainvälinen tutkimusyliopisto, jonka pitää houkutella myös tutkijoita markkinoimalla tutkimusohjelmia ja yliopistoa työnantajana. Tällöin tarvitaan erilainen puhuttelutyyli kuin vastavalmistuneille nuorille ylioppilaille.
Kun malli on kerran annettu, myös sisäisten sisällöntuottajien on helpompi jatkaa työtä.
Sisäinen haku ei olekaan kuollut
Verkkosivuston sisäinen hakutoiminto on julistettu kuolleeksi useaan otteeseen. Kuka käyttäisi verkkopalvelun omaa hakua, kun on olemassa Google? Lisäksi haussa on ongelma, että käyttäjän pitää tietää mitä hän on hakemassa. Siksi useimmat verkkosivut rakennetaan surffailtaviksi.
Åbo Akademi osoittaa, että verkkopalvelun sisäinen haku ei sittenkään ole kuollut. Vaikka käyttäjälle annetaan mahdollisuus surffailla eri koulutuksia myös uudella abo.fi -sivustolla, käyttöliittymä nojautuu vahvasti hakutoiminnallisuuteen.
Hausta haluttiin ehdottava, ja se ehdottaa hakusanoja jo kolmannen kirjaimen kohdalla. Lisäksi se on erittäin nopea.
– Meillä on tässä vaiheessa ollut arkipäivisin noin 20 000 hakua per päivä ja viikonloppuisin noin 5000 hakua per päivä, eli hakukonetta kyllä käytetään, Lundberg toteaa.
Hakukone on yksi syy siihen, että verkkopalvelun toteuttajaksi valikoitui Valu Digital. Valu osoitti tarjouksessaan ymmärtävänsä sekä Åbo Akademin vision uudesta rohkeasta verkkosivusta että hakukoneen toiminnallisuudet.
Onnistunut lopputulos
Uusi abo.fi lanseerattiin 12 helmikuuta hyvin näyttävästi käyttäen sivustolta tuttua visuaalista ilmettä. Kaikki projektiin osallistuneet, niin yritysten edustajat kuin työpajoihin osallistuneet ja yliopiston johto kutsuttiin lanseeraustilaisuuteen. Lanseerauskampanja on noteerattu laajasti ja sisäisesti vastaanotto on ollut hyvä.
– Meiltä on kysytty, miksi ei kaikkia strategisia panostuksia viedä tälle tasolle, Lundberg toteaa tyytyväisenä.
Matsin vinkit onnistuneeseen verkkopalveluprojektiin
- Tarkenna vaatimusmäärittely kahdessa vaiheessa. Tästä projektista oppineena, tarkentaisin vaatimuksia kahdessa eri vaiheessa. Ensin käydään läpi, miten toimittaja aikoo toteuttaa vaatimukset ja toisessa vaiheessa käydään läpi, miten toimittaja on soveltanut näitä vaatimuksia. Muutoin käy helposti niin, että testausvaiheessa raportoidaan paljon virheitä, jotka eivät ole virheitä vaan väärinkäsityksiä, kun joku asia ei toimi kuten asiakas on odottanut tai toivonut sen toimivan.
- Satsaa konseptin myymiseen. Projektiryhmä piti 10 työpajaa, jotka olivat korvaamattomia siinä, että saatiin koko henkilökunta sitoutumaan näin suureen muutokseen. Ei myöskään riitä, että idean myy kerran. Asia on pidettävä pinnalla läpi koko projektin ja idea pitää myydä uudestaan ja uudestaan.
- Käänny tarvittaessa ulkopuolisten puoleen. Pyörää ei tarvitse keksiä uudestaan, vaan ulkopuolisilla toimijoilla on usein hyviä näkemyksiä, miten asiat kannattaa tehdä.
- Ole joustava. Jokainen projekti on uniikki ja toteutus on jatkuvaa tasapainoilua sen välillä, mikä on kohtuullista ja mikä ei. Paras mahdollinen lopputulos edellyttää, että sekä toimittaja että asiakas osaavat joustaa.
- Pyri luomaan hyvä tunnelma. Tämänkokoisessa projektissa tunteet ovat helposti pinnalla ja pinna kiristyy kaikilla. Ongelmista on helpompi keskustella ja puolin ja toisin on helpompi joustaa, jos fiilis projektissa on hyvä ja keskustelukulttuuri on avoin.
- Nosta rima tarpeeksi korkealle. Älä tähtää liian alas, muutoin päädytään kompromissiin, jota kukaan ei halua. Ei voida aloittaa projektia sanomalla, että teemme jotain keskinkertaista, muutoin kukaan ei halua olla mukana.
Hankkeen tiedot
Abo.fi
Teknologia-alusta: WordPress
Hankinnan hintaluokka: alle 100 000 €
- Syksy 2016 — Konseptointi (Åbo Akademi)
- Tammi-Helmikuu 2017 — Vaatimusmäärittely (Åbo Akademi & North Patrol)
- Helmi-Maaliskuu 2017 — Julkinen kilpailutus ja tarjousvertailu (North Patrol)
- Toukokuu 2017 – Tammikuu 2018 – Toteutus (Valu Digital)
- Toukokuu 2017 – Tammikuu 2018 – Sisällöntuotanto, kuvat (Anders Lönnfelt)
- Syyskuu 2017 – Tammikuu 2018 – Sisällöntuotanto, teksti (C2)
- Marraskuu 2017 – Sisällönsyöttö alkaa (Åbo Akademi)
- Helmikuu 2018 – Verkkopalvelun lanseeraus (Åbo Akademi)
Lue lisää: Hyvä hakukone vaatii säätämistä – North Patrol taivutti Algolian käyttöönsä
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä. North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
