Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä oli pari vuotta sitten samassa tilanteessa kuin moni muukin kunnallinen toimija: verkkopalvelun (www.phhyky.fi) tekninen alusta oli vanhentumassa käsiin ja www-sivusto esitystapoineen oli pakko uudistaa, mutta budjettia ja henkilöresursseja oli vaikeaa irrottaa hommaan. Nokkelin keinoin kuntayhtymälle keksittiin tapa hankkia innovatiivinen uudistus ilman raskasta byrokratiaa, useamman pienhankinnan kautta.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
21.11.2016
Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja Päijät-Hämeen alueella tuottava yhtymä otti rohkeasti lähtökohdakseen sen, että verkkosivuston uudistukseen ei suhtauduta liian ”juhlavasti” tai perinpohjaisesti. Sote-uudistuksen ja uuden hallituskauden ennakoitiin tuottavan paljonkin muutoksia yhtymän vastuualueisiin, palvelutarjoomaan ja organisoitumiseen, joten verkkopalvelun suunnittelutyössä varauduttiin tiettyyn väliaikaisuuteen ja jatkuviin muutoksiin. Tämä asenne auttoi tekemään notkeita päätöksiä matkan varrella.
1. Vaatimusmäärittelyvaihe
Yhtymä lähti suunnittelemaan North Patrolin kanssa sitä, kuinka verkkosivustouudistus voitaisiin viedä läpi laadukkaasti, mutta kustannustehokkaasti. North Patrolin vetämissä työpajoissa tunnistettiin sivuston tärkeimmät uudistuskohteet, hahmoteltiin karkea sisältökonsepti, etsittiin edullisimmat tekniset ratkaisut ja laadittiin hankintamalli uudistuksen läpiviennille.
Työpajojen avulla löydettiin sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten suurelle sisällöntuotantoryhmälle hyvät yhteiset periaatteet, joiden mukaan lähteä suunnittelemaan verkkoviestinnän kokonaisuutta ja yhtymän palvelujen uudenlaista esittelyä.
”Työpajoissa syntyi porukalle kipinä verkkosivujen tuntuvasta parantamisesta, joten kaikki osallistuivat innokkaasti”, kertoo työryhmän sitoutuneesta otteesta uudistuksen vetovastuussa ollut Sari Pauninsalo.
North Patrol tuotti uudesta verkkopalvelusta vaatimusmäärittelyn, joka toimi hankinnan kohteen kuvauksena, kun toteuttajakumppanit kilpailutettiin. Kuntayhtymän työn helpottamiseksi North Patrol laati myös tarjouspyyntödokumentit.
2. Käyttökokemuksen kilpailutus
Kuntayhtymä esitti tarjouspyynnön uuden verkkopalvelun käyttökokemuksen, käyttöliittymien ja visuaalisen ilmeen suunnittelusta kouralliselle osaavia digitoimistoja lähialueelta. Kuntayhtymä sai nopealla aikataululla kolme tarjousta suunnittelutyöstä.
Suunnittelukumppanin valinnassa oli keskeisessä asemassa se ammattimaisuuden mielikuva, joka välittyi tarjoajien tapaamisista ja referensseistä – tällaisia valintaperusteita ei yhtymä olisi voinut käyttää, mikäli kilpailutus olisi viety julkisesti läpi avoimella menettelyllä.
Suunnittelutyö oli siis rajattu kansallisen kynnysarvon (30 000 euroa) alittavaksi, ja suunnitelman tekijäksi valittiin Solid Angle.
”Solid Anglen tarjous oli vertailun kallein, mutta halusimme kumppanin, joka paneutuu rakennesuunnitteluun ja visuun kunnolla. Vakuutuimme heidän osaamisestaan, kun tarkastimme referenssit ja haastattelimme tarjoajat”, Sari Pauninsalo kertoo.
Solid Anglen kanssa tehtiin suunnitelma uuden verkkopalvelun taitosta, käyttöliittymätoiminnoista ja visuaalisesta ilmeestä samaan aikaan kun palvelulle kilpailutettiin tekninen toteuttajakumppani.
3. Teknisen toteutuksen kilpailutus
Kustannustehokkuuden nimissä uudelle Phsotey.fi-palvelulle oli jo lähtökohtaisesti valittu alustaksi WordPress-julkaisujärjestelmä, jonka käyttöönotto, kehittäminen ja hosting on muita järjestelmiä edullisempaa. Kun uuden verkkopalvelun keskeisimmät liiketoiminnalliset ratkaisut oli tehty jo määrittelyvaiheessa, ja palvelukonseptin look&feel luotiin erillisessä projektissa, tarvittiin toteutustyöhön enää vain teknistä WordPress-osaajaa, joka rakentaa palveluun suunnitellut käyttöliittymät ja toiminnallisuudet WordPressin vakiotyökaluilla.
Teknisen toteutuksen kilpailutus tehtiin pienkilpailutuksena, johon valittiin kourallinen osaavia WordPress-toteuttajataloja. Kun toteutustyö oli rajattu yksinomaan tekniseen toteutukseen ilman sisältö- tai käyttöliittymäsuunnittelua, ja järjestelmäalustaksi oli valittu kustannustehokas WordPress, oli hankinnan arvo mahdollista rajata 30 000 euron kynnysarvon alittavaksi.
Viiden tarjoajan joukosta tekniseksi toteutuskumppaniksi valittiin osaamisellaan vakuuttanut Trimedia, joka toteutti palvelun haastavatkin räätälöinnit kustannustehokkaasti, ja vastaa myös järjestelmän sovellusylläpidosta. Hosting-käyttöpalvelut tarjoaa ulkoinen kolmas osapuoli, joten käyttöpalvelukustannukset eivät riskeeraa sopimuksen arvon pysymistä kynnysarvon alapuolella.
Sari Pauninsalo kehuu yhteistyön Trimedian kanssa sujuneen äärettömän hyvin, joten kuntayhtymä on kaikkiin toimittajakumppaneihinsa erittäin tyytyväinen.
Hankinnan sirpaleisuus ei tarkoita hankaluutta
Uusi Phsotey.fi-sivusto julkaistiin keväällä 2016, ja julkaisuvaiheessa ei edes tähdätty siihen että kaikki sisällöt olisivat aivan tiptop-kunnossa. Kuntayhtymä suhtautuu sivustoon jatkuvan kehittämisen kohteena, joten sisältöjä viilataan koko ajan paremmiksi. Helppokäyttöiset ylläpitotyökalut houkuttelevat sisällöntuottajia luomaan yhä fiksumpia tapoja esitellä monipuolisia sote-palveluja asiakkaille, ammattilaisille ja omistajakunnille.
Sivustouudistuksesta on saatu hyvää palautetta, ja kokonaisuudessaan uudistusprojekti sujui ihanteellisesti.
”Onnistumisessa yhtenä tekijänä oli se, että yhteistyökumppanimme sparrasivat meitä, tarjosivat eri näkökulmia. Laajaa sivustoa uudistaessa kannattaa muistaa, että sisältöjä voi hioa ja täydentää julkaisun jälkeenkin”, toteaa Sari Pauninsalo
Usean pienkilpailutuksen kautta hankittu ja monitoimittajamallilla rakennettu verkkopalvelu-uudistus ei siis millään muotoa ole hankalampi tai mutkikkaampi prosessi kuin ”yhden luukun” periaatteella ostaminen. Pikemminkin päinvastoin – juuri oikeanlaisen erikoistuneen kumppanin kanssa päästään kussakin vaiheessa oikea-aikaisesti keskittymään oikeaan asiaan.
Hankkeen tiedot
www.phsotey.fi (Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä)
Teknologia-alusta: WordPress
Hankinnan hintaluokka: alle 100 000 €
- Kevät 2015 — Vaatimusten määrittely ja kilpailutuskonsultti (North Patrol)
- Kesä 2015 — Käyttökokemussuunnittelun ja teknisen toteutuksen kilpailutus
- Alkusyksy 2015 — Käyttökokemuksen ja ulkoasun suunnittelu (Solid Angle)
- Loppusyksy 2015 — Toteutus (Trimedia)
- Talvi 2015-2016 — Sisällönsyöttö ja viimeistelyt
- Helmikuu 2016 — Julkaisu
Huoleton Hilma-kilpailutus?
Julkishallinnon kilpailutuksissa hankintalaki antaa omat reunaehtonsa tarjouskilpailun läpivientiin. North Patrolin vankka kokemus julkisten hankintojen konsultoinnissa vapauttaa sinut keskittymään digipalvelusi olennaisuuksiin, kun me huolehdimme lakisääteisten velvoitteiden täyttymisestä.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
