Organisaatioviestinnän ja työohjeiden jakelun jälkeen intranetien kolmanneksi tärkein tehtävä on ’yhteisöllisyyden rakentaminen’ (Intranet-palvelut Suomessa 2016 -selvitys). Käytännössä tätä tapahtuu kahdella tavalla. Ensinnäkin intralla voidaan ohjata organisaation yhteistä kulttuuria tiettyyn suuntaan yksisuuntaisella viestinnällä ”ylhäältä alas” eli vaikkapa nostamalla esiin esimerkillisiä henkilöitä, toivottua toimintaa ja menestystarinoita. Toiseksi, sosiaalinen intranet on yhteisölle mahdollisuus luoda itse omaa kulttuuriaan toisintamalla sitä verkossa. Ja tämä on mielenkiintoista.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Yhteisöjen syntyminen ja vahvistaminen verkossa on suoraan kytköksissä globalisaation ja digitalisaation megatrendeihin: verkottuneessa maailmassa ihmiset pystyvät löytämään muut samanmieliset ja -henkiset ja muodostamaan heimoja heidän kanssaan. Ihminen haluaa luonnostaan kiinnittyä osaksi yhteisöä/yhteisöjä.
Voiko kulttuuria johtaa?
Tulisiko myös työnantajaorganisaatioiden olla mukana tässä kehityksessä? Onhan tärkeää sitouttaa oma henkilöstö yhteisöön (tai useaan). Varsinkin digitalisoituneessa maailmassa työpaikan yhteisö joka tapauksessa kilpailee henkilökohtaisten yhteisöjen kanssa. Mitä sitoutuneempi henkilö omaan työyhteisöönsä on, sitä mukavampi hänen on tulla töihin joka päivä, mikä on eduksi myös työnantajalle ja niin edelleen.
Kestävin yhteisö syntyy, kun yhteisö itse luo kulttuurinsa toisintamalla sitä. Mikäli yhteisö on fyysisesti hajaantunut, tähän tarvitaan sosiaalinen väline, jolla kulttuurin toisintamiseen voi kuka tahansa yhteisöön haluava osallistua. Eikös tällä selity sosiaalisen median välineiden suosio?
Sosiaalisesta intranetistä on puhuttu jo kohta kymmenen vuotta, mutta pelkkä uutisten kommentointi ja henkilöprofiilit eivät vielä riitä kulttuurin toisintamisen ja yhteisön syntymisen välineiksi. Pitää voida luoda yhteisöjä, kärjistetysti: pitää voida luoda ’me’- ja ’he’-siiloja. Tähän tarpeeseen vastaa esim. Yammer, Slack tai vaikka Facebook ja WhatsApp. Niissä kuka tahansa voi perustaa ’meidän yhteisön’.
Organisaation johtajia ohjeistetaan viestimään organisaatiolleen. Ei, viestintä sinänsä ei riitä, vaan viestinnän tulisi olla yhteistä kulttuuria vahvistavaa ja yhteisöä luovaa. Kyse ei ole pelkästään viestimisestä vaan yhteisön muodostamisesta. Jos organisaatio haluaa toimia tehokkaasti, yhteiseen maaliin, sen tulee tuntea olevansa yhtä yhteisöä, ”meitä”, ja tähän yhteisöön myös johtajan tulee kuulua, jos hän haluaa johtaa yhteisöään. Globaaleissa organisaatioissa tarvitaan digitaalisia välineitä: videotapaamiset ja sosiaaliset keskustelukanavat voivat olla se henkilöt yhdistävä välittäjäaine. Jos johtaja kuuluu samaan yhteisöön muiden kanssa, koko yhteisö kulkee herkimmin kohti samaa maalia.
Miten edistää käytännössä?
Haasteena on yhteisöjen ameebamaisuus. Kuten ”live-elämässäkin”, yhteisöjä tulee ja menee. Niitä syntyy ja niitä kuolee. Niitä on vaikea luoda pakottamalla, niitä on vaikea jämäyttää jonkin käskemänä tiettyyn struktuuriin. Aiemmin intraneteissäkin yhteisöjä pyrittiin luomaan pakottamalla, ohjatusti: tiettyjä keskusteluaiheita, aloite- ja ideointiryhmiä, kysymys-vastaus-palstoja. Viimeisimmin intranet-kartoituksemme mukaan ne ovat käyneet yhä harvalukuisimmiksi. Sen sijaan ’Vapaamuotoinen keskustelu’ on nousussa. Se tuskin enää viittaa 90-lukulaiseen keskustelupalstaan, vaan ennemminkin Yammeriin ja muihin itseohjautuviin yhteisöllisiin työkaluihin.
Ryhmäytymis- ja ryhmäkeskusteluvälineissä yhteisö luo itse kulttuuriaan jokaisen henkilön kautta: yhteisön jäsen itse päättää, mitä hän jakaa. Mikä häntä kiinnostaa, mikä muita voisi kiinnostaa, mistä hän on ylpeä, mitä hän haluaa kertoa työpäivästään, mihin hän tarvitsee apua, missä hän voisi auttaa muita, mikä on toivottavaa, millä saa tykkäyksiä, mikä on soveliasta? Yhteisö syntyy jaettujen tekstien, kuvien, videoiden ja tykkäysten – jaetun maailman – kautta.
Yhteisö syntyi työelämässä ennen kahvipöydässä, nyt se syntyy sisäisessä verkossa; ja sama henkilö voi kuulua useaan yhteisöön, eikä vain yhteen kuppikuntaan.
Katso myös
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
