Helsingin Kaupunginteatterilla oli edessään melkoinen haaste: koko yhteisön käyttämä teatteritalo oli menossa peruskorjaukseen ja teatterilaiset lukuisiin väistötiloihin ympäri kaupunkia. Henkilöstö oli tottunut tsekkaamaan töihin tullessaan teatteritalon ilmoitustaulun ja info-telkkarin sekä vaihtamaan kuulumiset ruokalassa. Remontin aikana näitä ei olisi. Miten varmistettaisiin tiedonkulku? Entä yhteisöllisyys evakosta huolimatta? Rohkeasti teatteri päätti ottaa suuren askeleen digitaaliseen maailmaan: rakentaa kaikkien teatterilaisten käyttöön yhteisen yhteisöllisen intranetin, joka olisi käytettävissä myös omilla mobiililaitteilla.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
– Uusi intranet Nero on mullistanut sisäisen tiedonkulun teatterissamme. Intranetin myötä tärkeä, ajankohtainen ja ajantasainen tieto on aina mukana ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta, koko henkilöstölle, myös freelancereille, iloitsee Helsingin Kaupunginteatterin tiedottaja ja intranetin päätoimittaja Kaisa Pelkonen.
– Neroa käytetään ennen kaikkea sisäiseen uutisointiin ja tuotantojen eli teatteriproduktioidemme sekä muiden työryhmien sisäiseen viestintään. Intranetin etusivun Ilmoitustaulu on kaikkien yhteinen kanava, jossa voi jakaa kiinnostavia juttuja tai uusia ideoita, jättää myynti- tai ostoilmoituksia tai muuten vaan aloittaa keskustelun jostakin asiasta. Kuka tahansa voi helposti luoda uutisen, aloittaa keskustelun tai jakaa esiin pulpahtanutta tietoa.
Noin vuodessa ideasta toteutukseen
Teatterin intranetin suunnittelu ja rakennus ideasta toteutukseen vei noin vuoden. North Patrol pyydettiin arvioimaan intranetin toteutettavuutta eri teknologia-alustoilla sekä tukemaan teatteria toteutustyön kilpailuttamisessa. Työ aloitettiin työpajoilla, joissa kartoitettiin intranetiin kohdistuvat tarpeet ja toiveet sekä suunniteltiin tärkeimmät toiminnallisuudet ja sisältökokonaisuudet eli intranetin konsepti.
Työpajoihin osallistettiin eri käyttäjäryhmiä: taiteellista, teknistä ja hallintohenkilökuntaa.
– Haasteensa suunnitteluun toi se, että suurin osa henkilöstöstämme työskentelee muuten kuin päätteen äärellä, eivätkä he myöskään ole välttämättä kovin tottuneita digitaalisten työkalujen käyttöön. Keskeisenä vaatimuksena olikin alustan helppokäyttöisyys, erityisesti mobiilissa. Selkeä ja toimiva rakenne ja hyvä hakutoiminto olivat suunnittelun kulmakiviä, Kaisa Pelkonen korostaa.
– North Patrol oli meille todella tärkeä, suorastaan välttämätön tuki projektin alkuvaiheessa. North Patrolin ammattitaitoisten ja mukavien konsulttien Hanna P. Korhosen ja Sami Kalasen avulla toteutimme intranetin vaatimusmäärittelyn, valitsimme meille sopivan intranet-alustan (Atlassian Confluence), laadimme tarjouspyynnön ja löysimme sopivan yhteistyökumppanin (Ambientia).
– Ilman North Patrolin objektiivista ja asiantuntevaa tukea ja kaikin puolin erinomaisesti sujunutta yhteistyötä intranet-projektin käynnistäminen olisi luultavasti ollut huomattavan tuskallinen ponnistus. Aikataulut ja sovitut asiat pitivät ja projekti rullasi sulavasti eteenpäin, Kaisa kiittelee.
Intranet suunniteltiin ja toteutettiin Confluence-alustalle Ambientian kanssa työpajoissa syksyn 2014 ja alkuvuoden 2015 aikana.
Intranet-projektin suurin tähtihetki oli palvelun lanseeraus helmikuun lopulla 2015 suurin menoin. Koko henkilöstö oli kutsuttu lanseeraustilaisuuteen:
– Tilaisuus järjestettiin Kaupunginteatterin pienellä näyttämöllä teatteritekniikkaa hyväksi käyttäen: oli kasapäin intran logolla varustettuja ilmapalloja, hieno lanseerausvideo, Ambientian Aino Heiskan pitämä hauska esittely, teatterinjohtajan juhlallinen kongin kumautus, serpentiinitykit ja lopuksi tietysti herkulliset kakkukahvit sekä mahdollisuus päästä heti kirjautumaan ja testaamaan upouutta intraa.
Huolellisella projektiviestinnällä suurikin muutos on mahdollinen
Intranetin käyttöönotto oli valtava mullistus teatterin sisäiselle viestinnälle ja toimintatavoille. Teatterilaiset olivat tottuneet saamaan tarvitsemansa tiedon aulan ilmoitustaululta, info-TV:stä ja viikoittain ilmestyneestä paperisesta tiedotelehtisestä. Vanha intranet oli käytännössä vain yksi sivu, jolla pdf-lomakkeita, henkilöstöopas-pdf ja osoitekirja; digitaalisiin yhteistyövälineisiin ei oltu totuttu.
Intranetille asetetut päätavoitteet – sisäisen tiedonkulun parantaminen, avoimuuden lisääminen ja yhteisöllisyyden tukeminen teatteritalon peruskorjauksen aikana – ovat toteutuneet.
– Merkittävimpänä uuden intranetin hyötynä näen avoimuuden lisääntymisen ja sitä kautta työnteon tehostumisen. Aikaa säästyy, kun tarvittava tieto löytyy ketterästi yhdestä paikasta toimivan haun ja tarkkaan mietityn rakenteen ansiosta, Kaisa Pelkonen arvioi ja kertoo, että myös sähköpostien määrä on pienentynyt Neron myötä; mm. tuotantojen, osastojen ja projektien työtilat ovat tehostaneet tiedonkulkua.
– Työtiloista löytyvät mm. kokousmuistiot, ryhmän sisäinen uutisointi ja keskustelut, työohjeet ja materiaalit kootusti yhdestä paikasta. Nyt koko henkilöstö voi halutessaan seurata uuden tuotannon edistymistä. Avoimuus vahvistaa yhteisöllisyyttä.
– Intranet yhdistää väistötiloihin muuttanutta henkilöstöä ja tehostaa tiedonkulkua eri toimipisteiden välillä. Konkreettisena esimerkkinä intraan on luotu oma osionsa uusia väistötiloja varten, joiden tietoja kuka tahansa voi omalla aktiivisuudellaan kerryttää.
Suuren muutoksen onnistumisessa suunnitelmallisella projektiviestinnällä ja intranetin ennakkomarkkinoinnilla on ollut merkittävä rooli. Teatterilla intranetin tulosta pöhistiin pitkään:
– Jo alkuvaiheessa intranetiä tehtiin tunnetuksi nimikilpailulla. Loppumetreillä henkilökunnan aulan info-tv:seen asennettiin laskuri, joka mittasi jäljellä olevaa aikaa ennen uuden intran lanseerausta. Lanseeraus toteutettiin näyttävästi ja hauskasti, mikä ehkä osaltaan vähensi muutosvastarintaa. Tuntuu että saimme ihmiset oikeasti innostumaan!
– Lisäksi testiryhmänä toimineen tehokäyttäjien ryhmän ennakkokoulutuksilla ja aktivoimisella oli suuri merkitys. Myös lanseerauksen jälkeen käyttäjien koulutukset ovat olleet tärkeitä pitkin kevättä, ja niitä jatkamme edelleen tänä syksynä. Työtä on kuitenkin vielä jäljellä, sillä muutos on niin iso, Kaisa summaa.
Teatterilaiset ovat olleet pääosin erittäin tyytyväisiä alustaksi valittuun Atlassian Confluenceen. Confluencessa voidaan luoda helposti työryhmätiloja ja sisällön editointi on intuitiivista.
– Confluencen mobiiliversio on internetversiota jonkin verran yksinkertaisempi, ja siihen on käyttäjien keskuudessa toivottu parannuksia, sillä henkilöstöstä melko suuri osa käyttää Neroa älypuhelimella tai tabletilla. Mobiiliversiossa voi tällä hetkellä lukea ja kommentoida kaikkea sisältöä, mutta esim. uutisen tai muun uuden sisällön luominen tai vanhan muokkaaminen ei mobiilissa onnistu.
Asiakascase
Asiakas: Helsingin Kaupunginteatteri
Palvelu: Intranet Nero
Intranet-konseptisuunnittelu, vaatimusmäärittely ja hankintojen konsultointi: North Patrol
Toteutus ja projektin jälkeinen ylläpito: Ambientia
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
