Oppilaitokset ovat aika omanlainen kokonaisuus tietojärjestelmien ja sisäisen viestinnän osalta. Etenkin korkeakoulujen verkkosivustojen ja intranettien suunnittelussa on aina omat oppilaitoksiin liittyvät erityisyytensä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
1.9.2015
Yksi näistä erityisyyksistä on hyvin monenlaisia muotoja saava ’opiskelijaintranet’, ja onko sellainen edes ylipäätään tarpeellinen asia. Nimikin voi vaihdella. Kaikille ’intranet’-sana ei toimi, joten voi olla fiksumpaa puhua vaikka opiskelijoiden aloitussivusta, tai ponnistuslaudasta.
Tässä jutussa en oikeastaan edes yritä sanoa mikä on järkevä malli tehdä opiskelijaintranet tai opiskelijaportaali. Vaikka olemme North Patrolissa auttaneet lukuisia korkeakouluja ja toisen asteen oppilaitoksia, niin opiskelijaintranetin äärellä olemme nähneet kovin monenlaisia käytänteitä – ja olemme myös suunnitelleet aika erilaisia, mutta yhtä lailla toimivia palveluita.
Opettajien ja opiskelijoiden suhde vaihtelee. Osa oppilaitoksista on hyvin ’koulumaisia’, osassa taas henkilökunta ja opiskelijat ovat enemmän samaa perhettä.
Erottavat tekijät eri oppilaitoksien välillä ovat tyypillisesti seuraavat kolme asiaa: 1) olemassa olevat opiskeluun liittyvät järjestelmät, 2) opettajien ja opiskelijoiden yhteistyön luonne ja käytänteet sekä 3) tavoiteltava avoimuuden taso.
Esimerkiksi kurssien suorittamiseen ja tulosten hallinnointiin liittyvät järjestelmät vaihtelevat oppilaitoksien välillä paljon. Osalla on käytössä opiskelijaportaali-tyyppisiä ratkaisuja, toisilla on pistemäisiä, jopa omia ratkaisuja. Opiskelijoiden kannalta näiden käytettävyys vaihtelee aika paljon. Näitä järjestelmiä ei kuitenkaan yleensä vaihdella kovin helposti, joten hyvän intranetin tai ’aloitussivun’ pitää sopeutua nykytilaan – mikä tahansa se olikin. Myös opiskelijoiden tarvitsemat sisällöt sijoittuvat eri oppilaitoksissa eri tavoin. Joskus sisältöjä on järkevää keskittää opiskelijaintraan, joskus intra voi vain linkittää jo hyvässä kunnossa oleviin sisältöihin, kuten opinto-oppaisiin.
Avoimuuden linja voi vaihdella paljon. Toiset vaativat ehdottomasti kirjautumista, toiset julkaisevat koko intran avoimesti verkossa.
Opettajien ja opiskelijoiden suhde myös vaihtelee koulusta toiseen varsin paljon. Osa oppilaitoksista on hyvin ’koulumaisia’, osassa taas henkilökunta ja opiskelijat ovat enemmän samaa perhettä.
Osa oppilaitoksista myös painottaa nopeata valmistumista enemmän kuin toiset. Tämäkin voi näkyä niin nykyisissä järjestelmissä kuin opiskelijaintranetin konseptissa.
Avoimuuden tasossa on myös isoja eroja eri organisaatioiden välillä. Ammattikorkeissa esimerkiksi asiat yleensä ovat intraneteissa tunnuksien takana. Yliopistoissa taas usein ajatellaan, että opiskeluun liittyvät sisällöt tulisi olla avoimesti kaikkien saatavilla (esim. Aalto-yliopiston Into). Tämä avoimuuslinjakin vaikuttaa eri palveluiden konsepteihin yllättävän paljon.
Luonnollisesti myös teknologialinjaukset vaikuttavat. On aivan eri asia miettiä hienoa opiskelijaportaalia Liferay-portaalin päälle kuin Office 365:ttä hyödyntäen. Kaikki ei edes ole mahdollista kaikilla järjestelmillä. Siksikin opiskelijaintra-ajatuksen kohdalla on pakko sanoa se konsulttien valitettavan paljon käyttämä sanonta: ’ratkaisu riippuu tilanteesta’.
Tekninen ratkaisukin sanelee konseptin mahdollisuuksia. Office 365 esimerkiksi ei salli sivustojen julkaisua avoimesti verkossa.
Oppilaitoksien tarpeisiin ei ole myöskään syntynyt kovin paljon omia ohjelmistoja, joten tilanne on kovin erilainen kuin esimerkiksi yrityksillä. Oppilaitoksien nykytilanteeseen vaikuttavat paljon enemmän vanhat ja nykyiset tietojärjestelmät, joita on vuosien saatossa tullut itse koodattua tai jostain ostettua. Yhdelläkään oppilaitoksella ei myöskään ole sellaisia rahoja vuosibudjeteissaan, että kerralla voisi uudistaa useita järjestelmiä. Täten evoluutiomainen kehitys korostuu oppilaitosten kohdalla.
Yhteistä opiskelijaintroille on, että niiden tehtävä on auttaa opiskelijaa löytämään tarvitsemansa tiedot ja etenemään opinnoissaan – ja ylipäätään tukemaan opiskelijaa päivittäisessä työssään. Tapahtuuko tämä sitten näppärän mobiilisovelluksen, massiivisen opiskelijaportaalin, ketterän mobiiliappsin vai kevyen responsiivisen aloitussivun kautta, aidosti vaihtelee organisaatiosta toiseen.
Yhteistä on myös se, että opiskelijoiden ohjeistus ja maailma menee väistämättä sinne kännykkään ja digitaalisiin kanaviin. Kysymys oppilaitoksien suhteen on enää miten ja milloin.
Suunnittelemme toimivan intranetin
Digitaalisen työympäristön ratkaisuissa on työkaluvalintojen rinnalla aina kyse myös konsepteista, sisällöistä, strategiasta ja toimintakulttuurista. Intranetin suunnittelutyössä painottuu kokonaisuuden hahmottaminen ja hyvän sisältökonseptin luominen: digitaalisen työympäristön työkalujen keskinäiset roolit ja käyttötavat on kirkastettava.
Intranetit ja digitaaliset työympäristöt ovat North Patrolin konsulttien ydinosaamista. Suunnittelussamme lähtökohtana ovat aina sekä työntekijöiden tarpeet että organisaation tavoitteet ja toimintatavat. Autamme mahdollisimman hyvän työntekijäkokemuksen tarjoamisessa loppuun asti suunnitelluilla tiedonhallinnan, ryhmätyön ja yhteisöllisyyden luomisen ratkaisuilla.
Tutustu myös viimeisimpään intranet-selvitykseemme, joka sisältää runsaasti tietoa kotimaisten isojen organisaatioiden intranettien ja tiedonhallinnan tilasta.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: ERP-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen uudistukseen (3.9.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
