Pyysin esityksessäni Sosiaalinen intranet -seminaarissa teitä jakamaan kokemuksianne intranetin käyttöönotosta ja jalkauttamisesta. Tässä yhteenveto jakamistanne vinkeistä käyttäjien motivointiin ja onnistuneeseen intranet-projektiin.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Haasteena intranetin käyttöön motivoiminen
Haasteellisimmiksi seikoiksi intranetin käyttöönotoissa koetaan usein intranetin käyttöön motivoiminen, muutosvastarinnan ja välinpitämättömyyden taklaaminen sekä sisällöntuottajien motivointi. Monessa organisaatiossa painitaan sen kanssa, kuinka henkilöstö saataisiin tuntemaan intranet tutuksi välineeksi ja esimerkiksi hyödyntämään intranetin työtiloja käytännössä.
Näitä haasteita seminaariosallistujat olivat taklanneet organisaatioissaan mm. seuraavilla menetelmillä:
- Siirtämällä kaikki tiedot intraan
- Tuomalla esiin intranetin hyötyjä
- Tekemällä intranetista hyödyllisempi, tarpeellisempi ja mielenkiintoisempi
- Sitouttamalla johto tukemaan intranetin käyttöä ja kehittämistä
- Keskustelemalla muutosvastaisten kanssa
- Herättämällä kiinnostusta intranetiin kilpailujen avulla
- Innostamalla ja rohkaisemalla sisällöntuottajia
- Kouluttamalla kouluttajia
- Lanseeraamalla intra ensin sopiville ”sanansaattajille”, esim. korkeakoulussa opettajille, jotka voivat kertoa luennoilla eteenpäin opiskelijoille
- Olla lähettämättä samoja tietoja/uutisia myös sähköpostitse
- Järjestämällä tietoiskuja, joissa intranetiä näytetään käytännössä, sekä työpajoja, joissa sitä voi itse kokeilla
- Julkaisemalla intranetissä intran käytön kysymys-vastaus-palstaa
- Käymällä tukemassa yksittäisiä henkilöitä ihan selän takana
- Lanseeraamalla intranet neljässä maassa viidellä kielellä samaan aikaan
- Viimeistelemällä palvelu huolellisesti käyttö- ja julkaisuvalmiiksi
Onnistunut intranet-projekti ruokkii intran menestystä
Seminaariosallistujien mukaan tavoilla tehdä ja hallita intranet-projektia on merkitystä intranetin käyttöönoton onnistumisessa.
Onnistuneen intranet-projektin eväitä ovat:
- Riittävä resurssointi vs. projektin laajuus – Varmistamalla riittävät resurssit tai sovittamalla projektin laajuus käytössä oleviin resursseihin
- Raha. Ja ymmärryksen lisääminen siihen, että ratkaisut voivat olla kalliita.
- Varmistamalla, että puhtia riittää myös jalkautukseen
- Pilkkomalla projekti osiin
- Pitämällä projektiryhmän koko riittävän pienenä
- Dokumentoimalla huolellisesti päätetyt asiat, vastuut ja aikataulut
- Käyttäjätutkimukset ja suunnittelu käyttäjälähtöisesti
- Kokeilemalla keskeneräistä rohkeasti. Hylkäämällä huonot ideat ja jalostamalla hyvät.
Lue myös:
