– Onnistunut hankinta syntyy vasta silloin, kun sekä ostaja että tarjoaja tietävät, mitä ollaan tekemässä. Usein hankinnan kohteen yksiselitteinen määrittely unohtuu, harmittelee North Patrolin hankinta- ja kilpailutusasiantuntija Sami Kalanen. Sami on konsultoinut sekä yrityksiä että julkishallinnon toimijoita hankintojen läpiviennissä yli 10 vuotta ja ollut mukana kymmenissä julkishallinnon kilpailutuksissa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
– Hyvässä tarjouspyynnössä on kaksi puolta, Sami Kalanen kuvaa. – Ensinnäkin tarjouspyynnön on oltava helposti ja selkeästi vastattavissa, ja toiseksi tuottaa tarjouksia, jotka ovat helposti ostajan vertailtavissa.
– Usein erityisesti julkisissa hankinnoissa fokusoidutaan viilaamaan muotoseikkoja, jolloin itse hankinnan kohde hämärtyy. Kuitenkin kilpailuttamisessa tärkeintä on keskittyä hankinnan kohteeseen: kuvata ostettava palvelu yksiselitteisesti niin, että sekä ostava organisaatio itse että tarjouksia antava toimittaja tietää, mitä ollaan hankkimassa. Oman kokemukseni mukaan intranetin kilpailutuksen tekijän kannattaa olla mukana jo palvelun esiselvitys- ja valmisteluvaiheessa. Tällä tavalla varmistetaan, että hankinnan tarpeet säilyvät läpi hankintaprosessin. Valmistelutyön tuloksena kilpailuttaja koostaa vaatimusmäärittelydokumentin, josta tarkemmat vaatimukset palastellaan tarjouspyyntöön toimittajien vastattaviksi.
– Hyvä tarjouspyyntö on laadittu niin, että ostaja pystyy arvioimaan tarjousten perusteella, mikä on tarjous laadullisesti paras. En usko, että asiantuntijapalveluissa, kuten intranetin toteutuksessa, olisi optimaalista katsoa vain hintaa. Tarjouspyynnön on mitattava toimittajan asiantuntemusta ja palvelun laatua, Sami Kalanen korostaa.
– Tähän lopputulokseen päästään, kun tarjouspyynnössä tarjoajat ohjataan tekemään tarjous samassa muodossa, mutta jätetään tarjoajille mahdollisuus kuvata ratkaisua omin sanoin. Näin toimittajat pakotetaan oikeasti ajattelemaan ja kuvaamaan, miten ja millä tavalla he tietyn asian toteuttaisivat. Erinomainen esimerkki tällaisesta tarjouspyynnöstä on Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n henkilökunnan intranetin tarjouskilpailu, jossa North Patrol on toiminut kilpailuttajan partnerina läpi kilpailutusprosessin: ensin intranetin esiselvityksessä ja valmistelussa, sitten määrittelyssä ja lopulta kilpailuttamisessa ja tarjousten arvioinnissa.
Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n henkilöstön intranetin kilpailutusasiakirjat ovat tutustuttavissa julkisten hankintojen HILMA-palvelussa tarjouskilpailun päättymiseen, 22.11.2013 saakka. North Patrol Oy on toimii kilpailuttajan partnerina läpi kilpailutusprosessin.
HILMAssa on avoinna tällä hetkellä myös toinen tarjouskilpailu, jossa North Patrol on ollut mukana konseptointi- ja vaatimusmäärittelyvaiheessa. Sitran Sharepoint Online -intranetin kilpailutus on avoinna 26.11.2013 saakka.
