Basecamp-projektinhallintatyökalu saa projektien sähköpostikaaoksen kuriin

20.2.2012

Perttu Tolvanen

Basecamp on web-pohjainen projektinhallintatyökalu, joka helpottaa ja tehostaa viestintää projekteissa. Basecamppia käytetään erityisesti alle 50 hengen suunnittelutoimistoissa ja IT-firmoissa. Myös mainostoimistot ovat Basecampin tyypillistä käyttäjäkuntaa. Artikkelissa tehdään katsaus Basecampin ominaisuuksiin ja arvioidaan hyötyjä ja heikkouksia eri tilanteissa. Artikkelissa arvioidaan myös Basecampin soveltuvuutta isompien yrityksien täsmäratkaisuksi projektien hallintaan.

Ryhmätyötila tavallisten projektien hallintaan tavallisille ihmisille

Lyhykäisyydessään Basecamp tarjoaa projektille suljetun ryhmätyötilan jossa on mahdollisuus vaihtaa viestejä, keskustella, luoda tehtävälistoja ja määrittää tehtäviä projektin jäsenille. Lisäksi työtilassa voi määritellä projektin aikataulun ja välietapit sekä määrittää näille vastuulliset henkilöt. Muita käytettävissä olevia ominaisuuksia ovat mm. dokumenttikirjasto ja yhteisesti työstettävät muistiosivut.

Basecampin keskeinen ero moniin kilpailijoihin on, että ominaisuuksia ei lopulta ole kovin paljoa, mutta kaikki ominaisuudet on tiukasti nidottu toisiinsa ja kokonaisuus on hallittavissa lyhyen perehtymisen jälkeen. Esimerkiksi kaikki viestit ja tehtävälistat saa helposti yhdistettyä oikeisiin välietappeihin, ja näin saa muutamalla klikkauksella tehtyä välietapit-välilehdestä kätevän sisällysluettelon projektin tapahtumiin. Tämä on huomattava etu varsinkin projektipäällikölle, jonka haasteena on saada pidettyä projektin materiaalit ja keskustelut hallinnassa – silti mahdollistaen helpon osallistumisen ja yhteistoiminnan. Tähän liittyy myös Basecampin toinen vahvuus: kaikki perusasiat onnistuvat hyvin helposti myös uudelta käyttäjältä eikä koulutusta työkalun käyttöön juurikaan tarvita. Etenkin viestien kommentointi ja tiedostojen lataaminen työtilaan on tehty erittäin helpoksi.

Peruskäyttö on osallistujan kannalta erittäin yksinkertaista Basecampissa. Esimerkiksi markkinointitoimisto Forty on tehnyt asiakkailleen opastusvideon, joka näyttää varsin hyvin miten yksinkertaista on liittyä mukaan Basecamp-projektityötilaan.

Basecampin suosio perustuukin vahvasti näihin kahteen mainittuun asiaan:

1. Työkalu sisältää tiiviin paketin ominaisuuksia jotka on suunniteltu loppuun asti.
2. Tavallinen peruskäyttäjä saa kommentoitua ja ladattua tiedostonsa ryhmätyötilaan helposti ilman erillistä koulutusta.

Helppokäyttöisyyden takana on tosin vuosien työ ja miljoonien käyttäjien antama jatkuva palaute. Taustalla oleva 37 Signals -yrityskään ei maagisesti ole onnistunut tekemään helppokäyttöistä työkalua ensimmäisellä kerralla. Ja edelleen Basecampissakin on toimintoja, joiden kanssa käyttäjillä on vaikeuksia. Esimerkiksi wiki-tyyppiset muistiinpanosivut (Writeboards) eivät ole edelleenkään integroitu aivan saumattomasti muuhun Basecamp-kokonaisuuteen.

Basecamp on vuodesta toiseen osoittanut olevansa projektityötilaratkaisujen eliittisarjaa. Suomessa on varmasti satoja, ellei tuhansia asiakkaita, jotka ovat käyttäneet Basecamppia jo vuosia projektiensa hallintaan. Erityisen suosittu Basecamp on Suomessa pienten yrityksien käytössä. Isompien yrityksien käytössä Basecampiin törmää lähinnä yksittäisten osastojen ja tiimien täsmäaseena, jonka kautta hallitaan yhteistoimintaa esimerkiksi mainostoimistojen tai it-toimittajien kanssa.

Hyödyt projektipäällikölle ja ryhmän jäsenille

Basecampin etuja yksilötasolla on erityisesti sähköpostiruuhkan helpottaminen kun viestit tallentuvat yhteiseen ryhmätyötilaan eikä kaikkia kirjeenvaihtoja tarvitse itse arkistoida. Ryhmän jäsenet voivat myös käydä keskusteluja Basecampin viestien avulla siten, että sähköpostihälytykset tulevat vain määrätyille henkilöille, mutta keskusteluketju on silti koko ryhmän nähtävillä ryhmätyötilassa.

Esimerkiksi jos projektissa on mukana sekä teknisiä ihmisiä että liiketoiminnan edustajia, niin Basecampissa tekniset ihmiset voivat käydä keskusteluita ja laittaa sähköpostihälytykset vain teknisille ihmisille. Liiketoimintaihmiset voivat silti ryhmätyötilassa käydessään selailla läpi keskustelut ja halutessaan osallistua keskusteluihin, mutta heidän sähköpostilaatikkonsa ei täyty viesteistä joihin heidät on laitettu CC:ksi ”kaiken varalta”. Tämä helpottaa etenkin projektipäälllikköä joka voi kohdentaa viestintää tehokkaasti, ja silti pitää kaikki tarvittaessa tietoisina siitä mitä projektissa tapahtuu.

Basecampin tyypillisimpiä käyttötarkoituksia projektityössä tai pysyvämpien tiimien kanssa on materiaalien tallentaminen ryhmätyötilaan kaikkien saataville. Näin esimerkiksi kokousten ja tärkeiden tapahtumien materiaalit saadaan jaettua helposti kaikille ja materiaalit ovat myös myöhemmin helposti löydettävissä. Basecamp toimii tällöin yhteisten materiaalien ”master”-paikkana, ja esimerkiksi projektipäällikön tehtäviin kuuluukin vahtia, että kaikki yhteiset materiaalit todella tallennetaan ryhmätyötilaan.

Yhdellä projektilla kokeilu onnistuu ilmaiseksi ja 24 dollarin kuukausihinnalla pääsee vauhtiin

Basecamp on tyypillinen palveluna ostettava web-palvelu, jonka laskutus tapahtuu kuukausittain palveluun syötetyltä luottokortilta. Tosin kokeilu onnistuu nykyisin ilmaiseksi, ja yksittäistä projektia voi jo hyvinkin pyörittää myös ilmaisella tilillä. Ilmaisen tilin rajoituksista merkittävin on 10 megatavun tallennusraja, joten liitetiedostoja ei kovin paljon voi ilmaisessa projektissa pyöritellä.

Vakavaan käyttöön kannattaa kuitenkin ostaa suoraan 24 dollarin versio. Tällä hinnalla saa 15 aktiivista projektia ja 5 gigatavua tallennustilaa tiedostoille. Aika monen yrityksen projekteja pyörittelee jo tällä tilillä melkoisen hyvin. Kallein tili on tätä kirjoitettaessa 149 dollaria kuukaudessa ja sisältää rajoittamattoman määrän projekteja sekä hulppeat 75 gigatavua tallennustilaa. Hintatiedot tosin voivat muuttua aina välillä, joten kannattaa tarkistaa tilanne suoraan Basecampin hinnastosta.

Hintataulukostakin voi päätellä hyvin sen, että Basecamppia halutaan käytettävän nimenomaan projektinhallintaan ja ketteränä ryhmätyöskentelyvälineenä. Tavoitteena ei ole rohkaista käyttäjiä keksimään Basecampille moniulotteisempia tai eksoottisia käyttötarkoituksia.

Ominaisuudet karsittu minimiin

Yleensä projektinhallintaohjelmistoja mainostetaan sillä miten paljon niiden avulla voi saada aikaan ja miten monipuoliset ominaisuudet ohjelmistossa on. Basecamppia voisi sen sijaan mainostaa melkein kertomalla mitä sillä EI voi tehdä. Esimerkiksi Basecampilla ei voi tehdä monimutkaisia GANT-kaavioita tai määritellä esimerkiksi projektin kriittisiä polkuja. Basecampilla ei myöskään voi tehdä monimutkaisia, sisennettyjä tehtävälistoja ja määritellä näille esimerkiksi pakollisia kenttiä (kuten valmistumisaste, käytetyt työtunnit, jne.). Tuntien kirjaaminen on Basecampin ominaisuus, mutta projektipäälliköllä ei ole käytössään mahdollisuuksia konfiguroida ja säätää toimintoja juuri sellaiseksi kuin haluaa. Joko toiminnallisuus osuu tarpeisiin, tai ei osu.

Suppeasta toimintojen määrästä huolimatta Basecamp on monella alueella erittäin perusteellinen ja hienostunut työkalu. Esimerkiksi projektihenkilöstön välillä käytävän sähköpostiviestinnän voi siirtää Basecamppiin ja samoin kaikki tehtävälistat. Projektin aikataulun voi siirtää välietappeihin ja kaikki tiedostot, viestit ja tehtävälistat voi myös liittää näihin välietappeihin.

Harvoin törmää web-sovellukseen, jonka toimintavarmuus ja ominaisuuksien viimeistelyn taso olisi yhtä korkealla kuin Basecampissa. Laatuvaikutelmaa vahvistaa entisestään esimerkiksi erittäin pitkälle viety mobiiliversio joka toimii selainpohjaisesti ja hyödyntää esimerkiksi kosketusnäyttöisten puhelimien ominaisuuksia erinomaisesti.

Mobiilikäyttöliittymän tarvetta tosin vähentää olennaisesti se, että Basecampista tuleviin viesteihin voi vastata suoraan sähköpostin avulla ja Basecamp vastaanottaa sujuvasti myös liitetiedostoja sähköpostitse.

Ei edes yritä olla isojen konsernien ratkaisu

Vuodesta 2004 asti kehitetty työkalu on keskittynyt hyvin rajalliseen asiakaskuntaan. Basecampia ei esimerkiksi saa yhdistettyä mihinkään organisaatioiden käyttämään keskitettyyn käyttäjähallintaan (kuten Active Directory tai LDAP). Täten Basecamp on erittäin tyypillinen palveluna ostettava täsmäratkaisu, jossa on oma käyttäjähallinta, ja edes isot konsernit eivät voi ostaa poikkeuksia tähän malliin. Jokainen käyttäjätunnus on luotava Basecamppiin sen omien hallintakäyttöliittymien kautta ja myös käyttöoikeuksia hallitaan sovelluksen sisältä. Tämä jo yksinään tekee Basecampista esimerkiksi monien isojen konsernien IT-osastojen näkökulmasta varsin ongelmallisen työkalun. Myös pienempien talojen IT-osastot suhtautuvat täsmäratkaisuihin usein varauksella, koska tällaisesta erillisestä työkalusta voi tulla hallinnan kannalta painajainen. Jos esimerkiksi työntekijä lähtee talosta, niin hänen tunnukset on muistettava käydä sulkemassa monesta eri paikasta.

Tosin monessa pienemmässä yrityksessä tai vaikkapa järjestössä ei ole keskitettyä käyttäjähallintaa ollenkaan, joten silloin tämä asia ei ole kovin merkityksellinen. Lisäksi jos tarkoituksena on käyttää Basecamppia ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa, niin käyttäjätunnusten hallinta on muutenkin melkoinen homma. Tällöin se, että omankin henkilökunnan tunnuksia joudutaan hallinnoimaan erikseen ei olekaan enää niin iso kysymys. Käyttäjätunnusasian vakavuus on tosin hyvin organisaatiokohtainen asia. Käyttäjien kannalta erilliset tunnukset ovat tietysti aina ylimääräistä työtä, mutta mikäli palvelu auttaa tekemään asioita muutoin tehokkaammin, niin erilliset tunnukset eivät yleensä ole ongelma.

Basecamp edustaa fiksua täsmätyökalua täsmätarpeeseen

Basecampin kilpailijoita isojen konsernien käytössä ovat esimerkiksi Microsoftin Project Server tai Camakon EPM. Käytännössä näitä mainittuja raskaan sarjan projektihallintatyökaluja ei voi kuitenkaan verrata edes Basecamppiin. Basecamp on näihin yhdistelmä-rekka-autoihin verrattuna Volkswagen Golf pienellä moottorilla.

Käytännössä työkalu ratkaisee tiimien ja yksilöiden kannalta kuitenkin samoja ongelmia – eli tekee projektityöstä helpompaa ja sujuvampaa. Lisäksi kun Basecampin saa käyttöön puolen tunnin työllä ja luottokortilla, niin houkutus kokeilla on suuri. Basecampin kaltaiset täsmäohjukset ovatkin yhä useammin myös isojen organisaatioiden IT-yksiköiden haasteena. Haasteen sijasta kannattaisi näihin työkaluihin suhtautua kuitenkin positiivisesti. Basecamp voi esimerkiksi soveltua joihinkin markkinointiyksikön projekteihin paljon paremmin kuin IT-yksikön suurella vaivalla ja rahalla pystyttämä Project Server kaikkine hienouksineen. Myös jonkin yksikön kaipaamaan extranet-tarpeeseen saattaisi hyvin soveltua Basecamp-ryhmätyötila.

Suomessa käyttäjiä, mutta ei tukitahoja

Suomessa Basecamp vaikuttaisi olevan eniten käytössä projekteissa, joissa on useita eri toimijoita mukana. Lisäksi pysyvät tiimit käyttävät Basecamppia kokousten organisoinnissa, materiaalien jakamisessa ja aikataulujen hallinnassa. Esimerkiksi yhtiöiden hallitukset ja muut erilaisista osapuolista koostuvat tiimit voivat hyödyntää Basecamppia. Suomessa Basecampin omaksumista myös helpottavat lukuisat käyttöliittymäkielivaihtoehdot, joiden joukossa on myös suomi ja ruotsi.

Laajasta käytöstä huolimatta Basecamppia ei kukaan markkinoi Suomessa, tai tarjoa minkäänlaisia tukipalveluita. Tämä on yksi tämänkaltaisten palveluna ostettavien sovelluksien haaste yrityksien näkökulmasta. Basecampilla on miljoonia käyttäjiä ympäri maailmaa, mutta ei minkäänlaista ekosysteemiä joka tukisi käyttäjäorganisaatioita. Asian kääntöpuoli on tietysti se, että Basecamp on niin erikoistunut ja pitkälle hiottu työkalu, että tukitarpeet ovat hyvin minimaaliset sen jälkeen kun itse työkalu on ostettu ja koulutettu käyttäjille.

Kotimaisten suunnittelu- ja mainostoimistojen näkökulmasta Basecamp on myös hyvin amerikkalainen sovellus, johon ei välttämättä saa esimerkiksi omia laskutusjärjestelmiä yhdistettyä. Tämä rajoittaa leviämistä ainakin jonkin verran. Esimerkiksi kotimainen Severa on ymmärtänyt tämän puutteen, ja tarjoaa omaan projektinhallintatyökaluunsa monenmoisia liitännäisiä jotka sopivat myös kotimaiselle markkinalle.

Jos tarve on kuitenkin vain saada yksinkertainen ja edullinen ryhmätyötila pystyyn yksittäiselle projektille tai useammille projekteille, niin Basecamp tarjoaa erittäin kilpailukykyisen vaihtoehdon. Ison organisaation projektinhallintaratkaisuksi Basecampista ei ole, mutta isollekin organisaatiolle voi ketterästä täsmätyökalusta olla hyötyä joissain tilanteissa.

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Intranet-järjestelmät
• Intranetit ja digitaaliset työympäristöt