Intranet-palveluiden hittisovellukset vuonna 2010

13.12.2010

Perttu Tolvanen

Hittisovellukset ymmärretään tämän artikkelin puitteissa eri asioiksi kuin intranettien perustoiminnot, joista on kirjoitettu aiemmin erillisessä artikkelissa. Hittisovelluksille tärkeintä on, että henkilöstö pitää intranetistaan näiden sovelluksien johdosta.

Tyypillisimpiä hittisovelluksia joita asiakasprojekteissa vuonna 2010 on tullut vastaan:

• Puhelinluettelo, tai monipuolinen henkilöhakemisto. Usein puhelinluettelo-nimellä oleva osio intranetissa on myös saattanut vuosien varrella kehittyä hyvin monipuoliseksi henkilöhakemistoksi.
• Neuvotteluhuoneiden ja muiden jaettujen resurssien varaaminen. Monissa organisaatioissa esimerkiksi neuvotteluhuoneet hoidetaan jaetuilla kalentereilla kalenterijärjestelmässä, mutta aina tämä ei ole mahdollista jos kaikilla työntekijöillä ei esimerkiksi ole henkilökohtaista tietokonetta saatavilla jatkuvasti. Myös erilaisten kalustojen tai erityisjärjestelmien varaaminen voi olla järkevää rakentaa osaksi intranettia jaettujen kalenterien sijasta. Laajemminkin voi sanoa, että juuri erilaiset varaustoiminnot on järkevää toteuttaa osaksi intranettia monissa organisaatioissa.
• Yhteiset tapahtumakalenterit. Varsinkin isoilla organisaatioilla on paljon haasteita sisäisessä koordinoinnissa erilaisten tapahtumien, koulutuksien ja julkistuksien suhteen. Tällöin voidaan saavuttaa huomattavaa toiminnan tehostumista kun eri yksiköiden suunnittelemat tapahtumat, julkistukset ja tärkeät päivämäärät keskitetään intranetissa oleviin yhteisiin kalentereihin. Näin yksiköt voivat aina tarkistaa näistä yhteisistä kalentereista, että onko kaavailluille päivämäärille jo organisaatiossa jotain muuta ohjelmaa tiedossa.
• Keskitetyt dokumenttivarastot ja paremmat haku- ja selailutoiminnot dokumenttiryhmille. Lähes kaikilla organisaatioilla on dokumentteja, joita organisaatiossa tuotetaan paljon ja jatkuvasti (esim. tarjoukset, projektisuunnitelmat, johtoryhmien muistiot, lausunnot, sopimukset, myyntiesitykset, erilaiset suunnitelmat) ja harvoin kaikki nämä dokumenttiryhmät ovat vielä hallinnassa. Moni organisaatio on ottanut esimerkiksi sopimukset tiukasti hallintaan, ja joskus intranet voi olla hyvä väline näiden selailuun ja käsittelyyn. Toinen yleinen kohde ovat esimerkiksi tarjoukset joiden saaminen yhteiseen dokumenttikirjastoon hyödyttää kaikkia työstämiseen osallistuvia osapuolia. Intranet-projektin yhteydessä kannattaa erilaiset ryhmät käydä aina läpi ja ottaa vähintään 2-3 ryhmää tarkempaan käsittelyyn. Aina lopputuloksena ei ole näiden siirtäminen osaksi intranetin dokumenttikirjastoja, mutta usein kyllä. Tyypillisiä siirrosta tulevia hyötyjä ovat esimerkiksi dokumenttien selailun monipuolistuminen ja paremmat hakumahdollisuudet.
• Ruokalistat. Isompien toimistokeskittymien läheisyydessä on yleensä useita eri ruokapaikkoja ja laittamalla läheisten ruokapaikkojen ruokalistat helposti saataville intraan voidaan moni toimistotyöläinen houkutella intran päivittäiseksi käyttäjäksi hyvin pienellä vaivalla. Parhaimmillaan kun ruokalistat saa ruokapaikkojen sivustoilta vielä RSS-syötteenä, jolloin voi tehdä dynaamisen sivun joka näyttää suoraan sivulla jo mitä ruokaa on missäkin tarjolla.
• Tuntikirjausjärjestelmä. Erityisesti projektitoimitusorganisaatiot ja monenlaiset asiantuntijaorganisaatiot elävät ja kuolevat tuntikirjausjärjestelmiensä toiminnan myötä ja tällöin järjestelmän käytettävyyteen panostaminen ja intran keskeiseksi toiminnoksi siirtäminen voi olla hyvin perusteltua. Tuntikirjausjärjestelmä tosin on tyypillinen esimerkki täsmätyökalusta, jota ei kannata lähteä itse koodaamaan. Täten mikäli intranet-järjestelmä ei tarjoa valmiita toimintoja tähän (juuri mikään ei tarjoa), niin toteutus kannattaa ostaa ulkopuolisena työkaluna ja lähinnä upottaa osaksi intranettia (tai integroida kevyesti).
• Kulu- ja matkalaskut. Erityisesti isojen organisaatioiden yleensä kannattaa tehdä näiden raportoinnista osa intranet-järjestelmän toimintaa (tai vähintään tarjota pääsy näihin työkaluihin intran kautta).
• IT-tukipalvelut. Erityisesti sovelluksiin ja työasemiin liittyvät ohjeistukset ovat asioita joihin panostamalla voi henkilöstön saada arvostamaan intranettia. Jos hakukoneen avulla löytyy helposti ja nopeasti ohjeet vaikkapa wlan-verkkoon kytkeytymiseen tai etäyhteyden asetuksien konfigurointiin, niin moni työntekijä saattaa kääntyä intranetin vastustajasta faniksi ihan pelkästään tämän johdosta. Myös tukipyyntöjen lähettäminen ja seuranta saattaa joskus olla järkevää upottaa osaksi intranettia jolloin työntekijät oppivat asioimaan oman IT:n kanssa aina intranetin kautta (ja saattavat jopa löytää sen ohjeen asian ratkaisemiseksi ennenkuin lähettävät tukipyynnön IT:lle).
• Avoimet työpaikat ja koulutusmahdollisuudet. Isojen organisaatioiden kohdalla sisäinen työpaikkasivusto ja koulutuskalenteri ovat tyypillisimpiä hittisovelluksia. Näiden käyttöaste nousee usein varsin korkeaksi jos organisaatiossa järjestetään paljon sisäistä koulutusta ja esimerkiksi tuetaan sisäistä siirtymistä tehtävästä toiseen.
• Haku. Useita eri tietolähteitä kattava hakutoiminto voi olla yksinäänkin merkittävä parannus vanhaan intranettiin. ‘Kunnollinen haku’ on tosin poikkeuksellisen vaativa hittisovellus, koska useita eri tietolähteitä järkevästi indeksoiva hakujärjestelmä on yleensä ostettava erikseen ja järjestelmää on myös konfiguroitava ja opetettava säännöllisesti. Useiden satojen henkien tietotyöorganisaatiossa haku on kuitenkin usein alkuinvestoinnista huolimatta yksi kustannustehokkaimpia investointeja, koska työn tehostuminen ja tietojen löytymisen helpottuminen ovat isoja asioita. Googleen tottuneet työntekijät osaavat myös nykyisin arvostaa sisäistä hakua takavuosia paremmin ja näin myös käytön voi saada kasvamaan hyvin nopeasti jos lanseerauksen hoitaa kunnolla.
• Uutisten kommentointi. Kommentointiominaisuus on yksi potentiaalisesti arvokkaimmista hittisovelluksista. Valitettavasti kommentoinnin käyttöönotto usein epäonnistuu organisaatioissa. Tyypillisin virhe on lisätä kommentointimahdollisuus vain uutisten perään ilman muutoksia esimerkiksi etusivun nostoihin. Tällöin kommentit hukkuvat pitkien sivujen loppuun eikä intran etusivun listauksista voi nähdä, että onko uutisia kommentoitu vai ei. Astetta parempi ratkaisu on tuoda etusivulle uutisnostoihin maininnat kommenttien määrästä ja tehdä esimerkiksi “Viimeksi kommentoidut uutiset” –nosto. Nämäkään eivät kuitenkaan johda yleensä vielä merkittäviin tuloksiin. Todellista menestystä kommentoinnista voikin odottaa vasta kun intran etusivulle tuodaan kommentointivirta Facebook-tyylisesti jolloin intran etusivulta näkee suoraan viimeisimmät kommentit, kuka on kommentoinut ja mitä uutista. Parhaimmillaan listassa näkyy myös esim. 200 merkkiä jokaisesta kommentista. Näin intran etusivu herää eloon ja kommentin kirjoittaja tietää saavansa kommentillaan huomiota. Tämän jälkeen kun vielä saadaan johto osallistumaan kommentointiketjuihin, niin hiljalleen kiinnostus kasvaa organisaatiossa näitä keskusteluja kohtaan. Keskeistä on myös saada uusien kommenttien seuraaminen helpoksi – esimerkiksi automaattisten sähköposti-ilmoituksien avulla.

Harvinaisempia, mutta yhtä lailla hittisovelluksia:

• Sähköpostitiedotuksen siirto intran uutisiin. Aiemmin sähköpostilla tehty koko organisaation yhteinen tiedotus, joka siirretään intranettiin ja organisaatiossa estetään mahdollisuus lähettää sähköpostia liian suurilla jakelulistoilla.
• Erityissovellukset. Jonkun kohtuullisen laajan ryhmän käyttämät erityissovellukset voi olla järkevää tuoda osaksi intraa. Esimerkiksi pääkonttorin neuvotteluhuonevaraukset tai työtapaturmaraportointi- ja erilaiset raportointinäkymät.
• Automaattinen kooste-uutiskirje. Esimerkiksi joka maanantai sähköpostiin kaikille kolahtava kooste sähköposti siitä mitä kiinnostavaa intranetissä julkaistiin edellisellä viikolla.
• Keskusteleva toimitusjohtajan blogi. Poikkeuksellisen teräväsanaisesti kirjoitettu toimitusjohtajan blogi jossa toimitusjohtaja myös osallistuu keskusteluun.
• Uuden työntekijät aloituspaketti. Uuden työntekijän perehdytysohjelma, joka kattaa kaikki keskeiset työvälineet ja käytännöt organisaatiossa. Onnistuessaan tällainen tietopaketti tai jopa vuorovaikutteinen ohjelma saattaa toimia myös vanhempien työntekijöiden pikaoppaana siihen “miten se A-talon neuvotteluhuonevaraus nyt oikein menikään”.
• Laatujärjestelmä. Laatujärjestelmän tuominen osaksi intranettia on usein tehokas tapa vähentää päällekkäistä työtä organisaatiossa ja parantaa tietojen ajantasaisuutta. Tämä vaatii yleensä laatujärjestelmän uudelleensuunnittelua ja sovittamista intranetin rakenteisiin ja julkaisukäytäntöihin, mutta yleensä työ kannattaa, koska näin laatujärjestelmä saadaan linkitettyä osaksi intranetissa olevia täydentäviä sisältöjä ja tärkeät materiaalit saadaan helposti yhteisen haun piiriin.
• Projektinhallintatyökalut. Hyvin projektivetoisissa organisaatioissa intranet voi jopa rakentua projektinhallinnan ympärille kokonaan. Esimerkiksi jotkut keskikokoiset suunnittelutoimistot ovat perustaneet intransa jopa kokonaan projektinhallintajärjestelmän sisälle (esim. hyödyntäen Basecamppia). Myös hyvin ryhmätyötilavetoisissa intraneteissa voi olla järkevää tuoda ryhmätyötiloihin projektinhallinnan vaatimia erityistoimintoja. Joskus näin tekemällä voidaan jopa luopua kokonaan erillisestä projektinhallintajärjestelmästä.

Kun omia hittisovelluksia lähtee ideoimaan, niin ideoinnin pohjaksi kannattaa antaa muutamia kategorioita joista hittisovellukset yleensä nousevat. Näitä kategorioita ovat mm.:

• Henkilöstöön liittyvä tieto ja toiminnot (esim. mitä tietoja kysytään usein eri ryhmistä ja työntekijöistä?, mitä tietoja itsestä joutuu jatkuvasti päivittämään ja pitämään ajantasalla?)
• Sähköpostikaaosta vähentävät toiminnot (esim. mikä on sellaista yksisuuntaista sähköpostiviestintää jota lähetetään isoilla jakeluilla?, minkälaiset sähköpostikeskustelut toistuvat jatkuvasti?)
• Usein kysytyt kysymykset eri aihepiireistä (esim. mitä kysymyksiä HR:ltä tai IT:ltä kysytään jatkuvasti?)
• Viihteelliset sisällöt ja toiminnot (esim. missä ja miten henkilöstötapahtumista otetut kuvat julkaistaan? miten henkilöstön yhteisiin tapahtumiin ilmoittaudutaan?)
• Eri järjestelmistä tulevien tietojen yhdistäminen yhteen näkymään (esim. mitä tietoa monet työntekijät joutuvat hakemaan jostakin erillisestä järjestelmästä jatkuvasti?, mitkä ovat sellaisia tietojärjestelmiä joissa työntekijät eivät syötä tietoja, vaan käyvät vain selailemassa ja/tai tarkistamassa tietoja?)
• Erillisjärjestelmät (mitkä ovat täsmätyökaluja joiden ylläpito erillisinä työkaluina kuormittaa tietohallintoa ja aiheuttaa myös lisävaivaa käyttäjille?)

Lopuksi on hyvä muistaa, että intranetin kasvattaminen ja laajentaminen ei saa olla itsetarkoitus. Esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmät ja HR:n käyttämät henkilöstöjärjestelmät ovat usein erittäin laadukkaita järjestelmiä, jotka on suunniteltu juuri kyseisiä tehtäviä varten. Intranettiin ei kannata lähteä kehittämään toimintoja, jotka joku toinen järjestelmä hoitaisi merkittävästi paremmin valmistuotteena. Tässä artikkelissa mainituista hittisovelluksista monet kannattaakin käytännössä toteuttaa erillissovelluksien tai erilaisten laajennuspalikoiden avulla. Intran käyttäjien kannalta on kuitenkin tärkeätä huolehtia siitä, että sovelluksiin pääsee helposti intran kautta ja parhaimmillaan sovellukset toimivat jopa intran sisällä täysin ilman että käyttäjä tietää käyttävänsä erillistä järjestelmää.

Lyhyesti: Yllä olevia listoja kannattaa soveltaa ideoinnin ja konseptoinnin tukena, mutta listoja EI saa käyttää tarjouspyynnön vaatimuslistaa valmistellessa. Tulevissa artikkeleissa on vasta tarkoitus ottaa kantaa siihen paljon vaikeampaan asiaan, että mitä intranet-järjestelmiltä voi vaatia tarjouspyynnöissä.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Intranetit ja digitaaliset työympäristöt