Toimittajavalinnan konsultointi

Selvitämme organisaation nykytilan ja tarpeet, ja määritämme selkeät tavoitteet, jotka ohjaavat kilpailutusprosessia. North Patrolin konsultointityössä muotoillaan toimivat ratkaisut, jotka ottavat kattavasti huomioon hyötyodotukset, toiminnalliset vaatimukset, toteutuskelpoisuuden ja liittymät muihin järjestelmiin ja prosesseihin.

Tunnistamme vaatimukset, jotka toimivat perustana kilpailutukselle.

Arvioimme tarjolla olevia teknologiavaihtoehtoja peilaten niitä uudelta liiketoimintaratkaisulta vaadittuihin ominaisuuksiin, markkinatilanteeseen, kokonaisarkkitehtuuriin sekä järjestelmän käyttöön liittyviin muihin vaatimuksiin.

Arkkitehtuurisuunnittelussa huomioidaan aina ympäröivä järjestelmäkokonaisuus, järjestelmän toteutettavuus ja elinkaarivaatimukset. Soveltuvin tekninen ratkaisu löydetään punnitsemalla vaihtoehtojen hyötyjä, riskejä, kustannuksia ja potentiaalisia toteuttajakumppaneita.

Hankintaprosessin kuluessa on usein tarpeellista arvioida soveltuvia ratkaisuja potentiaalisten teknologiatoimittajien kanssa. Tämä voi tapahtua muodollisen tietopyynnön (RFI) avulla tai epämuodollisemmissa tapaamisissa, joissa valitut tekniset toimittajat saavat mahdollisuuden kommentoida ja keskustella alustavista vaatimuksista.

North Patrolilla on laajasti kokemusta vuoropuheluista teknisten toimittajien. Yleensä toimittajat suhtautuvat North Patrolin johtamiin vuoropuheluihin hyvin positiivisesti, koska tietävät pöydän toisella puolella olevan kokeneita asiantuntijoita, ja että tavoitteena on aina mahdollisimman tasapuolinen ja reilu kilpailutus.

Hankittavan järjestelmän tekniseltä toteutukselta vaaditut työkalut ja kyvykkyydet kuvataan vaatimusmäärittelyksi, joka tarkentaa järjestelmän roolin, sisällöt, toiminnallisuudet, teknologiaratkaisut, tekniset reunaehdot ja liittymät muihin järjestelmiin.

Vaatimusmäärittely voidaan luoda tuotteista riippumattomaksi kuvaukseksi uuden järjestelmän ominaisuuksista. Kilpailutuksessa käytettävä vaatimusmäärittely kannattaa kuitenkin useimmiten tehdä valitun teknisen ratkaisumallin lähtökohdista.

North Patrolin määrittelydokumentti on laadukas kirjallinen kuvaus toteutettavan järjestelmän olennaisista ratkaisuista: sen avulla saadaan realistisesti arvioituja tarjouksia toteutustyöstä ja se toimii kattavana tehtävälistana (’backlog’) toteutettavasta järjestelmäkokonaisuudesta.

North Patrolin työ huomioi aina liiketoiminnan hyötyodotukset, tärkeimmät asiakaspolut, toteutuskelpoisuuden ja ylläpitäjien näkökulman. Käyttökokemuksen havainnollistamiseksi piirrämme usein myös rautalankamalleja palvelun käyttöliittymänäkymistä.

Hankinnan läpivienti suunnitellaan, ja tarkennetaan kilpailutusprosessin vaiheistus ja aikataulu.

Hankinnan suunnitteluvaiheessa on tärkeää myös vielä tarkentaa hankinnan kohde. North Patrolin laatima vaatimusmäärittely kuvaa hyvin projektilta odotettavat lopputulokset, mutta lisäksi on kuvattava myös muut hankintaan sisältyvät toimittajan tehtävät ja toimittajalta odotetut palvelut. Hankinnan suunnitteluvaiheessa kuvataan mm. valittavan toimittajan tehtävät ja vastuut niin toteutusprojektin aikana kuin myös ylläpito- ja jatkokehitysvaiheessa.

Toimittajilta saatavien tarjousten laatu vaihtelee suuresti sen mukaan, miten hyvä tarjouspyyntö heille on jätetty. Huolellisesti laadittu tarjouspyyntö lisää todennäköisyyttä saada osuvia tarjouksia, joiden pohjalta voidaan tehdä pitäviä sopimuksia ja päästä onnistuneeseen lopputulokseen.

Tarjouspyynnössä kannattaa kuvata, millä perusteilla tarjouksia tullaan vertailemaan ja mitkä tekijät vaikuttavat toimittajavalintaan.Tarjouspyyntödokumentissä kannattaa antaa yksiselitteiset ohjeet siitä, mitä tarjousten halutaan sisältävän. Hyvä tarjouspyyntö on laadittu niin, että myös tarjoajan tarpeet on huomioitu, eikä siihen vastaamisesta tehdä tarpeettoman työlästä.

Tarjouspyyntö koostuu varsinaisesta tarjouspyynnöstä sekä siihen liitettävistä tarkentavista dokumenteista sekä mahdollisista vastauslomakkeista (mm. hintalomake)

Valmis tarjouspyyntö lähetetään valituille toimittajaehdokkaille.

Tarjouspyyntöä laadittaessa ei ole mahdollista selventää tyhjentävästi kaikkia mahdollisia hankintaa koskevia seikkoja, joten kilpailutuksen aikana toimittajille tulee antaa mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä. North Patrol avustaa asiakasta tarjoajien kysymyksiin vastaamisessa.

Autamme asiakasta saatujen tarjousten arvioinnissa.

Asiantuntijamme ovat kokeneita tarjousten arvioijia, joten tarjousten laatuvertailu ja pisteyttäminen sujuu tehokkaasti. Laskemme myös tarjottujen vaihetoehtojen elinkaarikustannukset.

Kun saadut tarjoukset on vertailtu ja pisteytetty tarjouspyynnössä esitettyjen kriteerien pohjalta, selviää, minkä toimittajien kanssa kannattaa käydä jatkoneuvotteluita.

Toimittajille annetaan mahdollisuus esitellä tarjouksensa ja heille voidaan osoittaa tarkentavia kysymyksiä.

Tarjousten ja toimittajatapaamisten perusteella valitaan asiakkaalle parhaiten sopiva kumppani.

Tarvittaessa enen toimittajavalintaa voidaan vielä käydä tarkentavia keskusteluja tai pyytää lisätietoja ennen lopullista valintaa.

Toimittajavalinnan jälkeen hankinnasta laaditaan sopimus valitun toimittajan kanssa. Sopimusneuvotteluvaihe helpottuu, jos tarjoajilta on edellytetty sitoutumista keskeisiin sopimusehtoihin jo kilpailutusvaiheessa.

North Patrol osallistuu tarvittaessa sopimusneuvotteluihin. Voimme laatia sopimusdokumentteja tai ratkoa yksittäisiä ongelmakohtia.