Digitaaliset työympäristöt ja intranetit
Digitaalinen työympäristö tarjoaa hyvin toteutettuna työntekijöille välineet viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, sisäiseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Intranet erityisesti on sisäisen viestinnän väline, mutta mahdollistaa myös työn johtamisen ja mahdollistaa osaamisen jakamisen ja sitouttaa työntekijöitä.
Toimivan digitaalisen työympäristön avain on hyvä suunnittelu. Samoilla teknologioilla on mahdollista rakentaa hyvin erilaisia intranetejä ja digitaalisia työympäristöjä, joten suunnittelutyössä painottuu kokonaisuuden hahmottaminen ja hyvän sisältökonseptin luominen. Työkalujen väliset roolit ja käyttötavat on myös kirkastettava.
North Patrolilla suunnittelutyön lähtökohtana on aina työntekijöiden tarpeet ja organisaation tavoitteet ja toimintatavat. Autamme organisaatioita tarjoamaan mahdollisimman hyvä työntekijäkokemus hyvin suunnitellun digitaalisen työympäristön avulla – ja lopuksi löytämään sen oikean kumppanin toteuttamaan ratkaisua.
Digityöympäristön palvelukonseptin kirkastaminen
- Organisaation ja käyttäjien tarpeet
- Palvelukokonaisuus ja työkalujen väliset roolit
- Sisältöarkkitehtuuri, esim. ohjeistus ja rakenne
- Ratkaisu uutisoinnille ja ajankohtaisviestinnälle
- Vuorovaikutustarpeet ryhmien ja tiimien kesken
Parhaiden ratkaisujen ja kumppanin valinta
- Vastaavuus sisältökonseptiin
- Organisaation vaatimuksiin vastaava kokonaisarkkitehtuuri
- Integrointitarpeet, käyttöoikeudet, tietoturva
- Toteutettavan ratkaisun kuvaaminen
- Kilpailutuksen läpivienti
Sisällön ja rakenteen suunnittelu
- Sisältöinventaario
- Sisältörakenteen suunnittelu
- Sivustosuunnittelu (M365 SharePoint Online)
- Sisältötyyppien soveltaminen
- Sisällöntuotannon kick-off
- Sisältöklinikat
Näin voimme palvella
Digitaalisen työympäristön tai intranetin suunnittelu lähtee tyypillisesti sekä työntekijöiden että organisaation tarpeiden tunnistamisesta. Selvitämme tarpeita uudelle kokonaisuudelle sekä hahmotamme nykytilanteen ja käytössä olevat keinot haastatteluiden, kyselyiden ja tausta-aineiston avulla.
Suunnittelutyössä jäsennetään uudestaan nykyiset sisällöt sekä löydetään uudet ratkaisut ja tunnistetaan tarvittavat uudet sisällöt, toiminnallisuudet ja työkalut. Näistä muotoillaan käyttäjälähtöisesti uusi palvelukonsepti digitaaliselle työympäristölle tai intranetille.
Työkalujen välistä roolitusta tarkennetaan ja sisältöarkkitehtuuri mallinnetaan esimerkiksi rautalankojen tai prototyypin avulla, jotta kokonaisuus olisi mahdollisimman helposti ymmärrettävissä.
Suunnittelutyö tehdään teknologiariippumattomasti tai vaihtoehtoisesti annettua teknologiaa vasten.
Parhaat teknologiavaihtoehdot löydetään, kun peilataan markkinoilla olevia ratkaisuja suunniteltuun palvelukonseptiin, olemassa olevaan arkkitehtuuriin, haluttuihin ominaisuuksiin sekä tavoiteltuun ylläpitokokemukseen. Vaihtoehtojen edut ja haasteet punnitaan, ja kokonaisuuteen soveltuvimmat ratkaisut linjataan.
Suunnitellaan miten haluttuun lopputulokseen päästään. Tunnistetaan potentiaaliset toteuttajakumppanit sekä arvioidaan kokonaiskustannukset – niin toteutuskustannukset kuin elinkaarikustannukset. Tunnistetaan myös mahdolliset osaprojektit ja riippuvuudet sekä tarvittava työvoima ja hahmotellaan toteutuksen vaatimien osaprojektien vaiheistus, aikataulutus ja vastuutahot tiekartalle.
Kumppanivalintaa varten kuvataan hankinnan kohde sekä määritellään vaatimukset kilpailutuksen edellyttämälle tasolle. Tekniseltä toteutukselta vaaditut ominaisuudet kuvataan vaatimusmäärittelyksi, joka tarkentaa palvelukonseptin, sisältötyypit, toiminnallisuudet, tekniset reunaehdot ja liittymät muihin järjestelmiin. North Patrolin määrittelydokumentti on laadukas kirjallinen kuvaus toteutettavan digipalvelun olennaisista ratkaisuista: sen avulla saadaan realistisesti arvioituja tarjouksia toteutustyöstä ja se toimii kattavana tehtävälistana (’backlog’) toteutettavasta palvelukokonaisuudesta.
Pohditaan yhteistyön edellytyksiä sekä vaatimuksia kumppanille ja projektille. Tarjouspyynnössä esitetään odotukset ja vaatimukset kumppaniehdokkaiden osaamisesta, toimintatavoista, tehtävistä, menetelmistä ja toteutettavista lopputuloksista. Tarjouspyyntö laaditaan niin, että se soveltuu valittuun kilpailutusmalliin. Vaativampiin kilpailutuksiin luodaan räätälöidyt arviointimallit sopivimman kumppanin löytämiseksi. Lopuksi autamme arvioimaan tarjoukset ja löytämään soveltuvimman kumppanin.
Palvelukonseptin ja teknologian muuttuessa, intranetin sisältöjä on tarpeen tarkastella uusiksi. Sisältöjen heikko löydettävyys on jokaisessa intranetprojektissa suurimpia ratkaistavia ongelmia. Hyvällä sisältösuunnittelulla varmistetaan, että tiedot ja sisällöt löytyvät eri käyttötilanteissa. Sisältöarkkitehtuurin suunnittelu käyttäjälähtöisesti on avainasemassa, kun haluamme luoda kestävän ratkaisun jossa sisällöt löytyvät.
Tyypillisin syy intranetprojektien venymiselle on, että sisältöjä ei saada ajoissa valmiiksi. Siksi suunnittelutyö kannattaa aloittaa välittömästi palvelukonseptin kirkastamisen jälkeen, jopa ennen kumppanin valintaa, jotta varmistetaan mahdollisimman sujuva projekti.
Autamme asiakkaitamme intranetin sisällön tarkemmassa suunnittelussa. Suunnittelutyö aloitetaan inventoimalla nykyiset sisällöt ja tunnistamalla mahdolliset puutteet. Huomioidaan nykyiset sisältöratkaisut kuten dokumentteja, uutisia ja ohjeita ja sovelletaan palvelukonseptissa tunnistettuja sisältötyyppejä, kun jäsennetään sisällöt uusiksi eri sisältötyyppien mukaan.
Ylätasoinen palvelukonsepti konkretisoidaan sisältösuunnittelussa ja sisällöille löydetään paikka uudessa rakenteessa. Etenkin SharePoint Onlinessa suunnitellaan tarkemmin tarvittavat sivustot ja niiden keskinäiset suhteet ja sisältöpolut.
Sisältörakennesuunnittelun lisäksi pidämme sisällöntuottajille sisältöklinikoita, jossa autamme heitä pääsemään alkuun uuden konseptin mukaisessa sisällöntuotannossa.
Asiakkaalle digiprojektin vetäminen ja hallinta on harvinaisempi tehtävä, johon ei välttämättä löydy parhaita käytäntöjä omasta takaa. Me voimme tarpeen mukaan auttaa esimerkiksi projektisuunnitelman laatimisessa, työn resurssoinnissa ja organisaatiossa. Meiltä saa myös apua projektin seurantaan ja voimme olla mukana varmistamassa, että palvelukonsepti toteutuu suunnitellusti.
Ota yhteyttä niin kerron lisää
Sari Mäkelä
Digital Business Advisor
040 521 6330
sari.makela@northpatrol.com
Kiinnostuitko digitaalisesta työympäristöstä?
Kysy meiltä lisää ja pyydä tarjous!
"*" näyttää pakolliset kentät
Tutustu digitaalisia työympäristöjä koskeviin artikkeleihimme
Suomalaisten organisaatioiden digityön välineet 2022
Suomalaisten intranettien sisällöt ja toiminnallisuudet 2022
Intranetin teknologiavalinta on paljon muuta kuin ominaisuuksien vertailua
SharePoint Online -intranet vaatii sisällönsuunnittelijalta uudelleenajattelua
Digitaalinen työympäristö vai digitaalinen työntekijäkokemus?
Kolme erilaista konseptia M365-intranetille
Esimerkkejä intranet-referensseistämme
Suomen Pankki
Extranet-ratkaisujen esiselvitys (2022) Intranetin suunnittelu ja kilpailutus (2019)
Porvoo
Intranetin määrittely ja kilpailutus (2018), Porvoo.fi-uudistuksen määrittely ja kilpailutus (2020)
Case