Itä-Suomen yliopiston UEF.fi-verkkopalvelu avautui keväällä 2020. Verkkopalvelu suunnattiin erityisesti yliopiston ulkopuoliselle käyttäjälle, jotta hänen on helppo käyttää juuri hänelle suunniteltua sivustoa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
11.3.2021
”Verkkopalvelun kokonaisvaltainen uudistus on merkittävä askel yliopiston verkkopalveluiden kehittämisessä. Aikaisemmin kokonaisuus muodostui erillisistä verkkosivustoista, joten jatkossa toisiinsa liittyviä julkisia verkkopalveluja kehitetään yhtenä kokonaisuutena, jossa jokaisella palvelulla on oma, aiempaa selkeämpi rooli ja kohdeyleisö,” avaa isoa kuvaa uudistuksesta vastannut verkkopalvelujen tuottaja Katja Mielonen.
Palvelukokonaisuudet hahmottuvat helposti kohderyhmille
Uuden verkkopalvelun konseptin ytimessä on se, että UEFin monialaiset koulutus-, tutkimus- ja yhteistyöpalvelut ovat helposti hahmotettavissa ja selattavissa eri kohderyhmien näkökulmasta. Tulevalle opiskelijalle annetaan UEFista elämyksellinen kokemus ja tehdään koulutusten selailu ja valitseminen mahdollisimman helpoksi.
Tieteestä kiinnostuneille kerrotaan UEFin tutkimusosaamisesta ja asiantuntijuudesta ymmärrettävästi ja kiinnostavasti. Yhteistyökumppaneita palvellaan yhteisen palvelutarjottimen avulla. Konseptoinnin yhteydessä tehty tarkka määrittely auttaa myös sisältötyön tekemisessä.
”Verkkopalvelun uudistus näkyy myös yliopiston ajankohtaisissa sisällöissä. Uutisten lisäksi jatkossa tuotetaan laajoja teema-artikkeleita, jotka avaavat kiinnostavia tutkimusaiheita ja tieteen ilmiöitä suurelle yleisölle,” kuvaa Mielonen sisältötavoitteita.
Verkkopalvelun uudistus ei koskenut pelkästään sivustokokonaisuutta ja konseptia, vaan samalla vaihdettiin julkaisujärjestelmä Liferaysta Drupaliin. ”Vaihdos vaati ajatusmaailman kääntämisen, mutta Drupal on vaikuttanut hyvältä järjestelmältä, ja sen helppokäyttöisyys onkin saanut kiitosta ylläpitäjiltä,” Mielonen toteaa.
Uudistusprojektista oppia ja onnistumisia
Uudistukselle tunnistettiin tavoitteiksi kohderyhmien tavoittaminen, monipuolisten palvelujen esittäminen sekä helppo käyttö. ”Tavoitteet saavutettiin, sillä kaiken kaikkiaan uudistus oli sangen onnistunut. Tavoittelimme modernia, helppokäyttöistä ja selkeää verkkopalvelua, joka vastaisi käyttäjäryhmiemme tarpeisiin. Saimme selkeytettyä uudistuksessa sisältöjä ja kohderyhmäajattelua,” iloitsee Mielonen.
Uuden verkkopalvelun raikas ulkoasu on saanut kiitos ulkoisilta käyttäjiltä. Eniten palautetta on tullut kuitenkin omalta väeltä. ”Koska verkkosivuja käytettiin läpikulkupaikkana yliopiston palveluihin, on vanhoista reiteistä luopuminen ollut vaikeaa aktiivisesta tiedottamisesta ja ohjeistamisesta huolimatta. Lisäksi uudenlainen navigaatio vaati totuttelua. Käyttäjäpalautteen avulla olemme kehittäneet ja kehitämme jatkossakin sivustoa,” kertoo Mielonen.
Verkkopalveluprojekti opettaa aina. Katja Mielonen kertoo, että sisäisen viestinnän tarve yllätti laajuudellaan, siihen olisi ollut hyvä varautua etukäteen paremmin. Konseptointi ja siitä viestiminen on tärkeää. Samoin ylläpidon tukitarpeisiin on jatkossa syytä varata aiempaa enemmän resurssia.
”Käyttäjäkokemuksia olisi hyvä ollut saada enemmänkin jo kehitysvaihteessa, ja asiantuntijaorganisaatiossa on vielä oppimista palvelumuotoilusta,” Mielonen jatkaa listaa.
Kaksivuotinen projekti eteni vaiheittain
Verkkopalvelun uudistaminen aloitettiin vuoden 2019 alussa, joten kokonaisuudessaan uudistus kesti konseptointeineen ja kilpailutuksineen lähes kaksi vuotta. Varsinainen toteutusprojekti kesti noin vuoden.
Uudistus eteni vaiheittain: ensimmäisenä uudistettiin verkkopalvelun pääosiot: etusivu, uutisten ja tapahtumien sivut sekä opiskelun, tutkimuksen, yhteistyön ja yliopiston esittelysivut. Sen jälkeen oli vuorossa tiedekuntien ja yksiköiden verkkosivustot, yliopiston kirjaston sekä jatkuvan oppimisen koulutustarjonta ja jatkuvan oppimisen keskuksen sivut.
”Mukana verkkopalvelun uudistustyössä oli yliopiston puolelta tiivis muutaman hengen projektiryhmä. Lisäksi eri osioiden rakentamisessa oli mukana vaihtelevankokoinen talkooväki. Olen ylpeä erityisesti siitä, että sangen pienellä resurssilla saatiin vietyä läpi tämä massiivinen uudistus. Sekä meillä Itä-Suomen yliopistossa että toteuttajakumppanillamme Exovella on tosi ammattitaitoista ja ahkeraa porukkaa töissä”, kiittelee Mielonen.
”Konseptointi ja kilpailutusvaiheessa kumppaninamme oli North Patrol. Yhteistyö sujui hyvin ja saimme kattavan vaatimusmäärittelypaketin, jota vasten kilpailutus oli hyvä tehdä,” summaa Mielonen lopuksi.
Nyt kun verkkopalvelukokonaisuus on uudistettu, on siirrytty jatkuvan kehittämisen vaiheeseen.
”Opettelimme jo kehitysprojektissa ketterän kehittämisen toimintamallia, ja se vaati aluksi työtä ja venymistä. Kehitysmalli osoittautui kuitenkin toimivaksi. Tälle vuodelle on liuta kehittämiskohteita tiedossa, ja tavoitteena on pitää yllä koko ajan pienempää teknistä ja sisällöllistä kehitystä, jotta sivusto säilyy elinvoimaisena ja palvelevana”, Mielonen sanoo.
Projektin tiedot
UEF.fi
Teknologia-alusta: Drupal 8
Hankkeen kokoluokka: Konseptointi, kilpailutus ja MVP-vaiheen toteutusprojekti maksoivat yhteensä noin 200 000 €.
Projektin aikataulu
- Verkkopalvelun konseptointi: North Patrol, helmi-toukokuu 2019
- Vaatimusmäärittely ja julkinen kilpailutus: North Patrol, touko-syyskuu 2019
- Tarkempi suunnittelu ja tekninen toteutus: Exove, lokakuu 2019 – huhtikuu 2020
- Julkaisu: maaliskuu 2020
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä. North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
