North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Miten sitten saada myös toimintakulttuuri muuttumaan uusien työvälineiden myötä? Olemme keränneet yhteen hyväksi havaittuja tapoja digitaalisten työkalujen käyttöönottoon ja koonneet niistä yhdeksän vinkkiä:
1. Viestintä, IT ja HR yhdessä suunnittelemaan
Digitaalisen työympäristö ei ole vain IT:n tai viestinnän vastuulla. Yhteinen digiryhmä johon kuuluu viestintä, IT ja usein myös HR on monessa organisaatiossa todettu hyväksi ja tehokkaaksi tavaksi lähestyä digitaalisen työympäristön kehittämistä. Vastuu kannetaan yhdessä, ja parhaimmassa tapauksessa kehitystyön keskiössä on työntekijä ja hänen tarpeensa, eikä yksittäiset työvälineet. Uusien työvälineiden myötä vastuun jakaminen selkeästi eri ryhmille ei myöskään enää onnistu kuten ennen. Intranet ja muut digitaalisen työympäristön välineet nivoutuvat entistä tiiviimmin yhteen, eikä niitä voida suunnitella ja kehittää omina saarekkeinaan.
2. Ota työntekijät mukaan miettimään jalkautusta
Teknisen käyttöönoton lisäksi pitää miettiä, miten eri työvälineitä otetaan käyttöön ja erityisesti mihin tarkoituksiin. Vaikka erillinen digiryhmä olisi olemassa, työntekijät on hyvä ottaa mukaan suunnittelemaan käyttötapauksia ja jalkautusta.
3. Syö elefantti osissa
Aina ei kannata tehdä suurta harppausta kerralla. Kokonaisuus on hyvä hahmottaa, mutta kaikkea ei tarvitse samaan aikaan. Tehdään sen sijaan tiekartta, joka on omalle organisaatiolle realistinen. Tiekartalle piirretään maali, ja askeleet, joilla sinne päästään. Tärkeää on myös tunnistaa, mikä on oman organisaation lähtötaso, eikä pyrkiä heti täydelliseen työtapojen muutokseen.
Jos esimerkiksi sisäisiä uutisia on totuttu jakamaan sähköpostilla, voidaan jakaa sähköpostilla linkit intranetissä sijaitseviin uutisiin. Pienempien ryhmien kesken voidaan sopia, että sisäisesti viestitään esim. Teamsissä sähköpostin sijaan. Pikkuhiljaa Teamsin chatistä tulee sisäisen sähköpostin korvike. Dokumenttien yhteismuokkaus voi olla haaste, jos on totuttu, ettei omaa keskeneräistä työtä jaeta muille. Tapaa voi harjoitella ensin oman pienemmän tiimin kanssa. Jos dokumenttien tallentaminen pilveen tuntuu haastavalta, esimerkiksi SharePointin dokumenttikirjastoja voi synkronoida omalle koneelle, jolloin työtiloissa tai Teamsissä sijaitsevia dokumentteja voi käyttää samalla tavalla kuin verkkolevyjä.
4. Pilotoi työvälineet
Kun käyttötapaukset ovat selvillä ja niihin on valittu sopiva työkalu, otetaan pienempi ryhmä testaamaan työvälineitä ennen laajempaa käyttöönottoa. Pilottivaiheessa saadaan usein arvokasta informaatiota, ja käyttötapauksetkin voivat muuttua. Todetaan, että työkalua kannattaisi ehkä lähestyä toisesta kulmasta.
5. Rekrytoi championeja, digiluotseja ja mentoreita
Hyvin monessa onnistuneessa käyttöönottoprojektissa on hyödynnetty erilaisia championeja, luotseja tai mentoreita. Kun ensin on ajettu pienempi ryhmä sisään uusiin toimintatapoihin, voivat he auttaa jalkauttamaan uusia työtapoja näyttämällä mallia ja toimimalla aktiivisesti uusissa työvälineissä.
6. Johto näyttämään mallia
Jos johto on sitoutunut muutokseen, sillä on paremmat mahdollisuudet onnistua. Johto voi myös toimia pilottiryhmänä – uudet toimintatavat jalkautetaan ensin johdolle, joka näyttää muille mallia.
7. Tarjoa teknistä tukea ja ohjeistoa
Vaikka toimintatapojen muutos on avainasemassa onnistuneessa käyttöönotossa, työvälineet on myös otettava teknisesti haltuun. Teknistä tukea tulee olla saatavilla silloin, kun työntekijä sitä tarvitsee. Hyväksi havaittu tapa on tehdä ohjevideoita, jotka ovat tarjolla katsottavaksi sopivalla ajalla, esimerkiksi intranetissä.
8. Järjestä käyttötapauskohtaisia infotilaisuuksia
Yhteiset tekniset ohjeet pureutuvat usein siihen, miten joitain välinettä yleisesti käytetään. Sen lisäksi on hyvä järjestää käyttötapauskohtaisia infoja, jossa käydään läpi, miten työvälinettä parhaiten hyödynnetään eri tilanteisiin
9. Tarjoa apua ja vertaistukea
Matkan varrella tarvitaan tukea ja opastusta. Tuen ei tarvitse aina olla IT:n tarjoamaa, vaan vertaistuki on usein toimivampaa ja nopeampaa. Joissain organisaatioissa on perustettu sisäinen ”helpdesk” esimerkiksi Yammeriin tai muuhun keskustelukanavaan, jossa championit, digiluotsit ja muut työvälinettä hyvin käyttävät voivat jakaa vinkkejä ja apuja muille. Apua voi tarjota myös videon välityksellä tai chatissä, esimerkiksi niin, että kerran viikossa järjestetään avoin ”kyselytunti”, jossa voi esittää kysymyksiä ja saada vastauksia heti.
Onko teidän organisaatiossanne keksitty joitain muita hyviä tapoja tukea digitaalisten työvälineiden käyttöönottoa? Kommentoi ihmeessä, niin saadaan koottua hyvä vinkkilista kaikille heille, jotka suunnittelevat uusien välineiden käyttöönottoa
Muita aiheeseen liittyviä kirjoituksia tässä blogissa:
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
Lue palveluistamme
Pyydä tarjous
