Kuntalaiset tarvitsevat tapahtumia, tapahtumajärjestäjät osallistujia – ja kunta tapahtumakalenterin. Jotta tapahtumakalenteri on elävä, sen jokaisella toimijalla on omat tarpeensa ja tehtävänsä. Tapahtumia etsivä haluaa löytää helposti kiinnostavan tapahtuman. Yhdellä silmäyksellä pitää nähdä tapahtuman aika, paikka ja reitti. Tapahtumaa hakiessa yksinkertaisinta olisi, jos voisi käväistä yhdellä sivustolla tai käyttää yhtä sovellusta.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
19.8.2019
Tapahtuman järjestäjä tarvitsee kävijoitä. Lisäksi hän tarvitsee käyttöönsä helpon työkalun, sellaisen jolla voi kerralla ilmoittaa kaikkiin kiinnostaviin kanaviin ja joka levittää tapahtuman myös muualle. Ilmoittajan into hiipuu, jos hän joutuu naputtelemaan tapahtuman moneen paikkaan erilaisten verkkopalveluiden ja -lomakkeiden avulla.
Tapahtumakalenterin ylläpitäjän toive on aktiivinen kalenteri, jossa erilaisia tapahtumia riittää eikä ilmoittajia tarvitse metsästää, ohjata eikä paimentaa. Kalenteri olisi ajantasainen ja asiallinen. Jotta kalenterista on apua niin etsiville kuin ilmoittajille, sen pitää olla tunnettu.
Tapahtumakalenterin voi toteuttaa monella tapaa, mutta mikä niistä on paras.
Tapahtumakalenteri itsetehtynä, kimpassa tai tuotteena
A. Tee kalenteri itse
Kun kalenteri tehdään itse, sen voi rakentaa täysin omaan tarpeeseen sopivaksi. Yhdessä kunnassa on paljon liikuntapaikkoja ja urheiluseuroja, jotka ovat aktiivisia ilmoittajia; toisessa taas on vahvat kulttuurilaitokset, joiden museot ja teatterit ilmoittavat usein ja pitkäkestoisista tapahtumista.
Jos kaupunki on satsannut omiin medioihin ja verkkosivustoihin, tapahtumien lajiteltu esittäminen on tärkeää. Tällöin tapahtumat kootaan automaattisesti omien sivustojen erilaisille laskeutumis-, koonti- tai erillissivustoille. Esimerkiksi lasten uimakoulut voidaan näyttää vapaa-aika-, liikunta-, asuinalue- tai lapsiperheiden osioissa.
Itse tehty kalenteri on silloin hyvä ratkaisu, kun kaupungilla on tapahtumien ilmoittamisessa monopoli, sillä on omat erityistarpeensa ja paljon käytetyt verkkopalvelut, joissa kuntalaiset ja kaupungin muut toimijat etsivät tapahtumia. Itse tehdessä täytyy kuitenkin tunnistaa ja määritellä omat tarpeensa, huolehtia kehittämisestä sekä ilmoittajista. Onneksi monissa julkaisualustoissa on tapahtumakalentereihin toiminnallisuuksia, joten ei välttämättä tarvitse lähteä työhön ihan puhtaalta pöydältä.
Ota pohjalle avointa koodia. Tapahtumakalenterin pohjalle voi hyödyntää avointa koodia esimerkiksi Linked Eventsin tarjoamana. Linked Events on tapahtumatietokanta ja avoin tapahtumarajapinta. Tällöin tapahtumakalenterin tekoon on jo tarjolla monia ominaisuuksia valmiina. Linked Eventisistä saa pohjaksi käyttökelpoista koodia, jolla kokoaa tietokannan tapahtumatiedoista erilaisille sovelluksille yhdenmukaisessa ja koneluettavassa muodossa.
Hämeenlinnassa Hämeen ammattikorkeakoulun AvoinHäme-hankkeen myötä kehitettiin Tavastia Events, johon tapahtumia syötetään ja haetaan REST-rajapinnan kautta. Kalenteriin voi kuka tahansa syöttää tapahtumansa, koosta ja aiheesta riippumatta. Hämeenlinnan kaupunki käyttääkin sitä alkuvuonna 2019 julkaistun verkkosivuston tapahtumakalenterin tietopohjana. Vastaavasti Satakunnassa Porin kaupunki hyödyntää yhteistä Linked Eventsiin pohjautuvaa tapahtumatietokantaa ja -rajapintaa omassa kalenterissaan.
Avoimen koodin ratkaisu on sitä vahvempi, mitä enemmän sen päälle on rakennettu erilaisia esityspintoja, joita voi käyttää tietokoneella tai mobiilisti. Tapahtuman ilmoittaja hyötyy siitä, että tapahtuman tiedot ja niiden muutokset päivitetään yhteiseen tietokantaan, josta ne esitetään eri palveluissa. Avoimeen lähdekoodiin pohjautuva tapahtumakalenteri on hyvä silloin, kun sille löytyy tekijä ja kehittäjä sekä koordinaattori ja lukuisa joukko innokkaita toimijoita, jotka ovat valmiita satsaamaan kalenterin käyttöönottoon ja rakentamaan esityspinnan, jotta tapahtumat ovat näkyvissä omissa verkkopalveluissaan.
B. Ole mukana kimpassa median tai seudun muiden toimijoiden kanssa
Tapahtumakalenteria ei tarvitse tehdä itse, jos seudulta löytyy sellaisia jo valmiina. Mediatalot ovat tottuneita tapahtumista kertojia, joten ne ovat luoneet omia tapahtumakalentereitaan muidenkin toimijoiden hyödynnettäviksi. Niin ikään aktiiviset seutujen elinkeinoyhtiöt tarjoava yhteisiä kalentereita kaikkien käyttöön.
Esimerkiksi Mediatalo Keskisuomalaisen Menoinfo tai Cursorin Kymenlaaksonyt tarjoavat kunnille yhteisen kalenterin, joiden tapahtumiin pääsee kiinni kunnan verkkosivustojen etusivuilta. Katso tapahtumanostoja vaikka Pihtiputaan kunnan tai Kajaanin kaupungin etusivuilta.
Kalenteri toimii omistajansa ehdoilla: kalenterin kehityksestä ja ilmoittajien ohjaamisesta vastaa mediatalo tai seudullinen päätoimija.
Mediatalojen kanssa yhteiset kalenterit ovat hyviä silloin, kun medialla on vahva asema ja se on tunnettu, joten ilmoittajat ja osallistujat ovat löytäneet median tapahtumien kotina. Seudulliset kalenterit ovat vahvoja silloin, kun niissä on mukana aktiivisia toimijoita, joilla on samankaltainen näkemys toiminnasta ja kehittämisestä. Joissain tapauksissa kunta itse tarjoaa seudullisen kalenterin, niin kuin esimerkiksi Auran kunta on tehnyt.
C. Ota käyttöön kaupallinen sovellus
Kaupallisista tapahtumakalenterisovelluksista muutamilla kaupungeilla on käytössä Eventz. Eventzin kalenteria käyttäessä voi hyödyntää sen solmimia kumppanisopimuksia ja tekemiä sovelluksia. Kumppanien avulla tapahtuman ilmoitukset voivat levitä laajastikin maailmalle ja toisaalta kumppanien kautta kaupungin kalenteri pysyy aktiivisena, kun Evenzt kuratoi tapahtumatietoja partnereiltaan kuten Tiketiltä tai Facebookilta. Eventzin mobiilisovelluksella voi hakea myös muita kuin oman kotikaupungin tapahtumia.
Eventziä käyttävät kaupungit ovat linkittäneet verkkopalvelujensa etusivuilta tapahtumat Eventzin alustoille, katso esimerkiksi Lohjan ja Raaseporin ratkaisut.
Eventz on sitä vahvempi, mitä enemmän sillä on sopimuksia kumppaneiden kanssa, jolloin tapahtumatieto liikkuu kumppaneiden tiedoista kaupungin kalenteriin ja kaupungin kalenterista kumppaneiden kalentereihin. Optimaalisessa tilanteessa tapahtumia etsivä käyttää aina vain yhtä sovellusta, missä hän liikkuukin.
Tarve ja toimintaympäristö määrittävät toteutuksen
Koska kuntien tarpeet tapahtumakalentereille ja kunnan toimintaympäristö ovat erilaisia, eivät ratkaisut ole riippuvaisia kunnan koosta tai vaikka matkailuelinkeinon vahvuudesta. Isoilla tai pienillä kunnilla saattaa olla käytössään joko itse tehtyjä, yhteistyössä tehtyjä tai kaupallisia sovelluksia.
Isoista kaupungeista esimerkiksi omat kalenterit ovat käytössä Tampereella ja Espoolla, Menoinfo Kuopiossa ja Lahdessa. Eventz löytyy taas Tampereen ja Espoon visit-sivustoilta. Pienemmistä kunnista Lapualla on oma, Juvalla seudullinen ja Keuruulla Menoinfo.
Jokaisella toteutustavalla on omat vahvuutensa – ja heikkoutensa, joten kunnan pitää harkita omien tavoitteidensa perusteella, mikä tapahtumakalenterissa on tärkeää. Ratkaisevaa on se onko kunnalla vahva oma media, onko tapahtumakalenteri ensisijaisesti auttamassa paikallisia vai turisteja, onko kunnalla resursseja kehittää kalenteria ja ylipäätään onko seudulla tarjolla muita vaihtoehtoja.
Mikään esitellyistä vaihtoehdolla ei ratkaise kaikkia asioita, vaan tapauskohtaisesti täytyy miettiä, mikä on omalle kunnalle soveltuvin. Parhaimmassa tapauksessa paikkakunnalta löytyy vahva media, aktiivisia seudullisia toimijoita ja itseltä resursseja, jolloin kunnan on mahdollista näyttäytyä aktiivisena asuinpaikkana niin nykyisille kuin tuleville asukkalle ja kävijöille.
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä. North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
