Yrityskäyttöön tarkoitetut viestintä- ja yhteisöpalvelut voi tällä hetkellä jakaa käytännössä kahteen koriin niiden tunnettuuden perusteella. Tutummassa korissa on käytännössä vain pilvipalveluja: Microsoftin Yammer ja Teams sekä mm. IRC:n ja HipChatin/Striden manttelinperijäksi noussut Slack. Pilvipalvelut eivät kuitenkaan sovi kaikille, joten vaihtoehtoja voi joutua katselemaan toisesta korista, joka onkin sitten yllätyskori. Sieltä löytyy iso kasa erilaisia, enempi tai vähempi toisiaan muistuttavia tuotteita, joilla jokaisella tuntuu olevan omat, vannoutuneet kannattaja- ja vihamiesjoukkonsa. Sopivimman välineen valinta voikin olla aika hankalaa, kun suositukset vaihtelevat ihan sen mukaan, keneltä sattuu kysymään.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
3.6.2019
Pilvipalveluja ei kaikissa organisaatioissa voida edes harkita. Esimerkiksi viranomaisten salassa pidettäviksi luokitellut asiakirjat eivät saa vahingossakaan päätyä vääriin käsiin. Käytännössä tämä tarkoittaa usein sitä, että näistä luottamuksellisista asioista keskustelunkin pitäisi olla samojen suojaustasovaatimusten mukaista. Palvelu on silloin voitava tuottaa kokonaisuudessaan Suomesta ja kaikista palvelun tuottamiseen liittyvistä henkilöistä on oltava mahdollista tehdä turvallisuusselvitys. Jaetuilla palvelimilla ja/tai Suomen rajojen ulkopuolella sijaitsevat pilvipalvelut eivät tule kyseeseen, joten tarvitaan ratkaisu, joka on asennettavissa itse hallinnoiduille palvelimille ja johon pääsy on rajattavissa tiukasti organisaation sisäverkkoon.
Toivomuslistaa tuotteelle
Yhteisöpalvelun hankinnalla haetaan useimmiten paitsi ryhmien sisäisen kommunikoinnin myös tiedon löydettävyyden parantumista. Keskeisin kommunikoinnin väline on ehkä aiemmin ollut sähköposti, mutta isompien ryhmien ja projektien sisäisen kommunikoinnin hoitaminen pelkällä sähköpostilla ei ole toiminut. Lääkkeeksi haetaan yhteisöpalvelua, jonka keskeisimpien ominaisuuksien toivomuslistan voisi tyypillisesti tiivistää vaikkapa seuraavasti:
- Tietoturva ja -suoja kunnossa
- Palvelu on asennettavissa paikallisesti
- Käyttäjätunnukset ja -ryhmät ovat synkronissa organisaation henkilöhakemiston kanssa
- Keskusteluhuoneiden pääsyoikeuksia voi tarvittaessa rajoittaa
- Selkeä ja helppokäyttöinen
- Perustoiminnot, kuten henkilökohtaisten ja keskusteluhuoneiden sisäisten viestien lähettäminen, toimivat sujuvasti
- Uusia pysyviä keskusteluhuoneita on helppo luoda
- Ryhmien jäsenten hallinta on helppoa ja sujuvaa
- Hyvä haku, joka helpottaa tiedon löytämistä nopeasti, vaikka sitten aikojenkin takaa
- Hyvä käytettävyys sekä työasemilta että myös mobiililaitteilla
Näillä perusominaisuuksilla päästäisiin jo pitkälle. Toki tuotteessa on hyvä olla myös mahdollisuus jakaa tiedostoja ja/tai videoklippejä, ja tuki ääni- ja videokokouksille on usein tärkeää.
Mitä on tarjolla?
Paikallisesti asennettavia yhteisöpalveluja ei lopulta ole kovin montaa. Ainakaan sellaisia, joita voisi vakavasti harkita laajempaan yrityskäyttöön. Todennäköisesti tunnetuin tällainen on perinteisesti ollut Atlassianin Hipchat. Slackin ostettua HipChatin viime vuonna paikallisesti asennettavaan Data Center -versioon liittyvä kehitys kuitenkin lakkautettiin, eikä vanhojakaan asennuksia saa enää kesäkuun jälkeen käyttää.
Mattermost
Ehkä vahvimmin juuri tähän HipChatin jälkeiseen markkinarakoon on iskenyt Mattermost. Mattermost on työskennellyt aktiivisesti Atlassian-yhteisön kanssa rakentaakseen migraatiopolun HipChatistä Mattermostiin. Siinä on hyvät rajapinnat ja se myös integroituu Atlassianin muiden tuotteiden, kuten Jira ja Trello, kanssa. Tuotteesta on ilmainen, avoimen lähdekoodin Team-versio, josta löytyvät perustoiminnallisuudet, kuten henkilökohtaiset ja ryhmäviestit, hyvä haku, tiedostojen jakaminen, kaksivaiheinen tunnistautuminen sekä erillinen mobiilisovellus.
Ilmaisella Team-versiolla pääsee jo jotenkuten alkuun, mutta laajemmassa yrityskäytössä ilmaisen version paukut loppuvat äkkiä kesken. Esimerkiksi Active Directory -synkronointi, kertakirjautuminen, edistyksellisemmät pääsynhallintaratkaisut tai tukipalvelut vaativat jo maksullisen version hankkimista. Maksulliset versiot on hinnoiteltu käyttäjäkohtaisesti (n. 3 – 7,5 €/kk/käyttäjä, versiosta riippuen), joten isommassa organisaatiossa siitä voi kertyä vuositasolla jo kohtuullinen potti. Mutta etenkin jos Confluence on jo entuudestaan laajassa käytössä ja Mattermostin Jira- tai Trello-yhteys kiinnostaa, Mattermost on varmasti ainakin kokeilemisen arvoinen työkalu.
Rocket.Chat
Myös Rocket.Chatistä on tarjolla avoimen lähdekoodin Community-versio sekä laajempi ja maksullinen Pro-versio. Jo ilmaisversiossa on lähes kaikki keskeiset Mattermostin Team-version ominaisuudet ja lisäksi mm. SAML2-pohjainen kertakirjautuminen ja monipuolisempi käyttäjäoikeuksien hallintamalli. Se skaalautuu myös Mattermostia paremmin isompien käyttäjämäärien järjestelmäksi, joten Rocket.Chatin ilmaisversiolla pääsee tyypillisesti huomattavasti pidemmälle.
Community-versiota suositellaan alle tuhannen hengen organisaatioille. Paremmin isommille käyttäjämäärille skaalautuva Pro-versio kustantaa n. 3€/kk/käyttäjä, mihin sisältyy myös 24/7 tukipalvelut ja mm. reaaliaikainen Active Directory -synkronointi.
Rocket.Chatiä kritisoidaan usein asennuksen vaikeudella. Tarjolla on valmiita asennuspaketteja ja -ohjeita eri ympäristöihin, eli jos organisaatiosta vain löytyy sovellusasennustaitoisia ihmisiä, asennus on kyllä melko suoraviivaista. Toki kaikissa organisaatioissa näin ei ole, jolloin osaava kumppani voi tulla asennusvaiheessa tarpeeseen. Asennuksen jälkeen ympäristö ei juuri hoivaa tarvitse, kunhan tietoturva- ja versiopäivityksistä vain huolehditaan asianmukaisesti.
Muita vaihtoehtoja
Rocket.Chat ja Mattermost ovat ehkäpä ne tunnetuimmat paikallisesti asennettavat viestintäpalvelut, mutta eivät suinkaan ainoat. Myös esimerkiksi Zulipilla ja Riot.im:llä on omat vankat kannattajakuntansa. Zulipissa käyttäjiä viehättää (tai vihastuttaa, riippuu keneltä kysyy) hieman valtavirrasta poikkeava viestien ryhmittely viestien otsikkotietojen perusteella. Riot.im taasen on rakennettu Matrix-prokollan päälle, jonka ansiosta siihen voi myös liittää monipuolisesti muita järjestelmiä, kuten IRC, Slack tai Telegram. Zulipiin saa tukipalveluita rahalla (n. 6€/kk/käyttäjä), mutta täysin avoimen koodin järjestelmänä Riot.im-käyttäjät ovat kehittäjäyhteisön avun varassa.
Pilotoimalla se selviää
Yhteisöpalvelut todella muistuttavat ulkoisesti hyvin pitkälti toinen toisiaan. Tämä on tietysti hyväkin asia; jos on entuudestaan käyttänyt jotain palvelua, vaihtaminen toiseen käy melko helposti. Käyttöliittymätasolla de facto -standardiksi on muodostunut Slackistäkin tuttu konventio, jossa suosituimmat keskusteluryhmät/-huoneet ja kontaktit on listattuna käyttöliittymän reunoille ja keskusteluvirta näytetään keskipalstalla. Eli käyttöliittymistä ei välttämättä eroja kannata hakea. Enemmän eroja tuotteissa onkin sitten konepellin alla. Esimerkiksi käyttäjähallinnan kanssa todennäköisesti joutuu painimaan kaikilla edellä mainituista järjestelmistä. Mutta kuinka paljon, se selviää usein vasta huolellisella selvitystyöllä, ja lopulta vasta kokeilemalla.
Parhaiten sopivan tuotteen valinta riippuu aina käytännön tarpeista. Valinnassa huomioitavia asioita ovat toiminnallisuuksien lisäksi ainakin budjetti, käyttäjämäärät, mobiilikäytön mahdollisuudet ja rajoitteet (VPN tai muut etäkäyttömahdollisuudet) sekä omat valmiudet asennuksiin, ongelmanselvittelyihin ja tekniseen ylläpitoon.
Usein vain ne tarpeetkaan eivät ole lähtötilanteessa vielä selvillä. Tuotteita kannattaakin pilotoida ensin pienemmällä ryhmällä ja kerätä ensin kokemuksia pilottikäyttäjiltä. Muutaman viikon koekäytöllä todellisissa käyttötilanteissa saa jo varsin hyvin selville, onko tuotteesta mihinkään juuri teidän organisaatiossanne. Ja jos ei ole, kokeillaan jotain muuta.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
