Vuoden 2018 alusta voimaan astunut ammatillisen koulutuksen reformi on pakottanut monet koulutuksen tarjoajat ajattelemaan koulutustensa markkinointia ja samalla myös verkkosivujaan uusiksi. Yksi, joka laittoi verkkosivunsa uuteen uskoon vuoden alusta, on Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia. Lakimuutos ei kuitenkaan ollut varsinainen syy verkkosivu-uudistukseen, vaan organisaatiouudistus, jonka myötä koulutuskuntayhtymä sai sekä uuden nimen että ilmeen.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
26.2.2018
Gradia on koulutuksen hypermarketti
Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia on kuin koulutuksen hypermarketti; koulutuskuntayhtymä tarjoaa koulutusta niin peruskoulun päättäneille, ammatinvaihtajille, osaamistaan täydentäville, maahanmuuttajille kuin yrityksillekin unohtamatta lapsia ja nuoria, jotka harrastavat musiikkia tai tanssia. Koulutustarjontaan kuuluu niin erilaiset ammatilliset perustutkinnot, ammattitutkinnot, erikoisammattitutkinnot, tutkinnon osat, lupakortit, kurssit kuin ylioppilastutkinnot ja taiteen perusopetus.
Koulutusten kirjo on valtava ja kohderyhmä laaja ja hyvin monimuotoinen. Koulutusta tarjotaan usealla eri paikkakunnalla ja koulutuksesta vastaa useat eri yksiköt, joilla osalla on vielä vahvat omat brändit. Näillä lähtökohdilla ei ole aivan yksinkertaista löytää yhtenäistä konseptia verkkosivuille ja kun yhtälöön lyödään vielä organisaatiouudistus, niin haastekerrointa on jo riittämiin.
Yhteinen visio antoi tukea toteutukseen
Uutta verkkopalvelukonseptia lähdettiin hakemaan keväällä 2017 North Patrolin konsulttien johdolla. Työryhmässä oli kaikki eri koulutusten järjestäjät edustettuina ja yhteinen visio löytyi yllättävän helposti. Uuden Gradia.fi:n tulisi keskittyä koulutusten markkinointiin ja käyttöliittymäratkaisujen tulisi ohjata koulutuksesta kiinnostuneita löytämään juuri heille soveltuvat koulutukset, riippumatta koulutuksen tarjoajasta tai koulutustyypistä. Käyttäjälle tarjottaisiin vaihtoehtoisia polkuja löytää itseään kiinnostava koulutus; lähtöpisteitä olisi sekä ammattialat että elämäntilanteet.
Siinä missä yhteisen vision löytyminen oli vielä suhteellisen helppoa, ratkaisun miettiminen oli sitten jo vaikeampaa. Koulutukset haluttiin selattaviksi korteiksi ikään kuin yhdelle tarjottimelle, mutta eri koulutustyyppejä on niin paljon, että yhtenäisen esitysmallin löytäminen oli haasteellista. Osa koulutuskorteista liittyvät hyvin vahvasti toisiinsa ja myös lukiokoulutus piti saada taipumaan samaan esitysmalliin.
Koulutustietojen osalta uusi verkkopalvelu nojautuu vahvasti MultiPrimus-tietokantaan, joka toimii Gradian koulutustietojen masterina. Koulutuksista vastaavat henkilöt päivittävät tiedot Primukseen, josta ne tuodaan verkkosivuille, jossa tietoja vielä rikastetaan. Verkkosivu-uudistuksen onnistuminen riippui pitkälti integraation onnistumisesta.
− Primus-tietokannan integrointi verkkosivujen kanssa onnistui yllättävän hyvin, kertoo Gradian projektipäällikkö Petri Kananen. Suurimmat haasteet liittyivät esitysmuotoihin ja monimuotoisten tarpeiden hahmottamiseen sekä siihen, että lukioiden koulutustiedot sijaitsevat eri paikassa kuin ammatilliset koulutukset. Lukion koulutukset saatiin jopa taipumaan samalle sivupohjalle muiden koulutusten kanssa.
Koulutuksia on valtavasti ja sivuston julkaisua varten oli tärkeintä saada tutkintotiedot verkkosivuille.
− Konseptointivaiheessa oli voimakkaana ajatuksena, että myös osaamisalat ja tutkinnonosat pitää saada omiksi selattaviksi korteiksi. Nämä ovat tulossa, mutta aikataulullisesti ei ollut minkälaista mahdollisuutta, että oltaisiin saatu nämä verkkosivuille vuodenvaihteeseen mennessä, Kananen kertoo. Konseptin mukaan tutkintojen esittelykorteilla on kuitenkin varattu paikat sekä osaamisalojen että tutkinnonosien näyttämiseen. Kun kaikki tutkintojen palasetkin saadaan tuotua uusille verkkosivuille, niin tarjolla olevien koulutusten määrä kasvaa radikaalisti.
Konsepti validoitiin loppukäyttäjillä
Korttimaisen esittelytavan ja vaativien integraatioiden takia Gradia.fi päätettiin toteuttaa Drupalilla. Julkisen hankintakierroksen jälkeen verkkopalvelun toteuttajaksi valikoitui Exove, jolla on kokemusta vastaavanlaisten palveluiden rakentamisesta.
− Yhteistyö Exoven kanssa lähti sähäkästi käyntiin heti alkusyksystä, Petri Kananen kertoo. Aikataulu oli todella tiukka ja organisaatiouudistus aiheutti omia haasteita, mutta työtä helpotti se, että konsepti oli selkeä ja vaatimusmäärittely kirjoitettu hyvin Drupalia vasten. Dokumenteista oli helppo hakea tukea projektin aikana eteen tulleisiin kysymyksiin, ja samalla pystyttiin rajaamaan monta asiaa pois. Kananen jatkaa.
Gradia teetti uuden visuaalisen ilmeen Bondilla, joka toimitti Exoven käyttöön uuden brand-bookin. Projektin alkuvaiheissa luotu konsepti sekä brand-book toimivat Exoven ohjenuorana käyttöliittymäsuunnittelussa.
− Kun ensimmäiset mallit uudesta Gradia.fi:stä olivat valmiina, Exoven käyttöliittymäsuunnittelijat pyörivät viikon Gradian kampuksella testauttamassa prototyyppiä opiskelijoilla. Testauskierros validoi luodun konseptin, sillä opiskelijat löysivät siitä käyttäjäpolkuja ja pitivät käyttöliittymää loogisena, Kananen kertoo. Palautetta saatiin eteenkin visualisuudesta, mutta mitään suuria muutoksia ei ollut tarve tehdä.
Organisaatiouudistus asetti haasteita
Vaikka verkkosivut on saatu julkaistua aikataulun mukaisesti, paljon työtä on vielä jäljellä. Sen lisäksi, että koulutusten määrää verkkosivuilla vielä kasvatetaan, tutkintojen kuvaukset eivät ole vielä yhdenmukaisia, kuvapuolta on tarkoitus vielä rikastaa ja sisältöpuolta kehittää, esimerkiksi koulutusten kuvauksia on tarkoitus täydentää opiskelijatarinoilla.
− Projektin aikana on ollut pakko priorisoida tehtäviä, Petri Kananen kertoo. Verkkosivu-uudistuksen yhteyteen osunut organisaatiouudistus aiheutti sekä epätietoisuutta että piti koko talon väen kiireisenä. Lopullisten sisältöjen luominen jäi todella kalkkiviivoille, Kananen huomauttaa.
Tiukka aikataulu oli tiedossa projektia suunnitellessa, siksi varauduttiin myös verkkosivuston julkaisun vaiheistukseen. Koska verkkopalvelun domain meni uusiksi organisaatiouudistuksen yhteydessä, jäi projektille takaportti, joka mahdollisti joidenkin osioiden pitämisen vanhalla alustalla ja domainilla vielä vuodenvaihteen jälkeen.
− Lähestulkoon kaikki sivut on kuitenkin saatu uuteen palveluun ajallaan, Kananen huomauttaa. Joidenkin yksittäisten sivujen osalta viitataan vielä vanhaan palveluun, mutta nekin on tarkoitus saada siivottua pois kevään 2018 aikana.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, mutta kaikkea ei voi suunnitteluvaiheessa ennakoida. Kehityskohteita on jo viety back-logiin ja joitain pienempiä viilauksia on jo tehty. Kaiken kaikkiaan projektipäällikkö Petri Kananen on kuitenkin hyvin tyytyväinen lopputulokseen sekä joustavaan yhteistyöhön Exoven kanssa. Sivustoa ei olisi saatu julkaistua ajoissa ilman North Patrolin kanssa tehtyä konseptointia ja vaatimusmäärittelyä, Kananen toteaa.
Petrin vinkit onnistuneeseen verkkopalveluprojektiin
- Varatkaa riittävästi aikaa. Gradian verkkosivu-uudistukseen kului lähes vuosi ja työtä on vielä jäljellä. Aikatauluttamisessa kannattaa olla realistinen ja miettiä mahdolliset vaiheistukset etukäteen.
- Tehkää pohjatyöt hyvin. Kun verkkopalvelun tavoitteet ja konsepti ovat kaikilla selkeästi mielessä ja ne ovat hyvin dokumentoitu, projektin aikana eteen tulevat ad-hoc -tilanteet ja kysymykset on helppo taklata.
- Määritelkää sivustolle selkeä kohderyhmä. Miettikää konseptoinnissa pohjamutia myöten, keitä olette ja keitä haluatte palvella. Mikä on verkkosivujen tärkein funktio teidän kannalta? Olkaa rohkeita. Älkää yrittäkö miellyttää kaikkia, se ei kuitenkaan onnistu.
- Olkaa itsellenne armollisia. Aikataulu on todennäköisesti tiukka, vaikka varaisitte kuinka paljon aikaa ja resursseja. Kaikkea ei tarvitse saada kerralla valmiiksi, vaan myös sisältötyö kannattaa vaiheistaa. Miettikää, mikä on julkistushetkellä minimitaso, ja tähdätkää siihen. Jos ehditte enemmän niin hyvä!
- Huomioikaa organisaatiouudistuksen vaikutukset henkilöstöön. Organisaatiouudistus on usein hyvä syy uudistaa verkkopalvelu, mutta näiden kahden projektin ajoitus kannattaa miettiä tarkasti. Jotta verkkopalvelu-uudistus saadaan jalkautettua organisaation sisällä, oikeat sisällöntuottajat koulutettua ja sisällöt vielä tuotettua, täytyy uuden organisaation olla selvillä hyvissä ajoin ennen verkkopalvelun julkaisuajankohtaa. Organisaatiouudistus työllistää usein myös samoja henkilöitä kuin verkkopalvelu-uudistus, joten resurssointiin kannattaa kiinnittää huomiota.
Hankkeen tiedot
Teknologia-alusta: Drupal 8
Hankinnan hintaluokka: 100 000 – 200 000 €
- Kevät 2017 — Konseptointi ja vaatimusmäärittely (North Patrol)
- Kesä-Elokuu 2017 — Kilpailutus ja vertailu (North Patrol)
- Syyskuu 2017 Kick-off palaveri (North Patrol, Exove, Gradia)
- Elo-Syyskuu 2017 – Visuaalinen ilme (Bond)
- Syyskuu 2017 – Toteutus alkaa (Exove)
- Loka-Marraskuu 2017 – Sisällöntuotanto (Gradia)
- Marraskuu 2017 – Sisällönsyöttö alkaa (Gradia)
- Joulukuu 2017 – Verkkopalvelu julkaistaan hyvissä ajoin ennen vuodenvaihdetta
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
