Me North Patrolissa teemme paljon valmistelutyötä sellaisille hankkeille, joiden toteutuksesta ei ole vielä virallisesti päätetty. Olemme myös usein mukana esittelemässä hankkeen suunnitelmia eteenpäin johdolle, jolloin pääsemme myös joskus kuulemaan miten ulkopuoliset arvioivat tehtyjä suunnitelmia.Siksikin oli kiinnostavaa lukea Helsingin Sanomien artikkeli erilaisista päätöksenteko-ongelmista. Psykologi ja työnohjaaja Ari-Pekka Skarp kertoo jutussa erilaisista työelämän ilmiöistä. Juttu on ehdottomasti suositeltavaa luettavaa kenelle tahansa ihmiselle, joka kohtaa työelämässään päätöksentekoa ja siihen liittyvää valmistelua.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
16.10.2017
Mitä vähemmän tiedämme, sitä polleampia olemme
Yksi tyypillisimpiä meidänkin kohtaamista haasteista on yliarviointi, joka jutussakin nostetaan esiin ensimmäisenä. Jutussa käsitellään aihetta myös ylivertaisuusvinouman näkökulmasta, eli kysymys on ihmisten taipumuksesta yliarvioida kykyjään tilanteissa joissa ei ole vielä kovin syvää ymmärrystä aihepiiristä.
Käytännön ilmentymä tästä päätöksenteko-ongelmasta on esimerkiksi se, että välillä isotkin hankkeet saavat rahoitusta kohtuullisen pienellä valmistelulla. Joskus taas erittäin perusteellisesti valmistellut, ja jopa pienemmät hankkeet, jäävät pöydälle, koska perusteellinen valmistelu on nostanut esiin myös paljon hankkeeseen liittyviä riskejä ja epävarmuuksia.
Lieneekin ihan käytännön liike-elämäviisautta, että mitä epävarmempi hanke, niin sitä kevyemmällä ja rohkeammalla ehdotuksella kannattaa joskus mennä johdon puheille. Perusteellinen valmistelu kun voi johtaa siihen, että huomio keskittyy riskeihin, kustannuksiin ja epävarmuustekijöihin, vaikka valmistelussa olisi kuinka mietitty myös hyötyjä ja investoinnin kannattavuutta.
Me olemme North Patrolissa esimerkiksi nähneet monia verkkokauppahaaveiluja, jotka ovat tyssänneet, vaikka asiaa on pohdittu erittäin perusteellisesti joka suunnasta. Lopulta johto on vain todennut että ”odotetaan vielä vähän aikaa, kun tämä on niin monimutkaista ja vaikeaa” – ja päätös on ollut tämä, vaikka kannattavuuslaskelmat olisivat aivan selkeän positiivisia.
Ihmiset kun eivät ole aina rationaalisia otuksia, eivät edes suuret johtajat.
Kokeneet kehäketut tuntevat tämän ilmiön hyvin, ja joskus meidänkin perusteellisista esiselvityksistä kerrotaan johdolle vain ne ”parhaat palat”, ja ikävät riskiarviot ja inhorealistiset kustannusarviot haudataan esityksen liitteisiin ja otetaan puheeksi vain kysyttäessä.
Ensimmäinen euromäärä asettaa odotukset
Artikkelin nostama ankkurointivaikutus on myös ilmiö, josta North Patrolissa keskustellaan varmasti viikottain. Hinta-ankkurointia kun käytetään ihan tietoisesti esimerkiksi tarjouspyynnöissä, kun halutaan ohjata tarjouksia tietylle hintaluokka-alueelle.
Ankkurointivaikutuksen seurauksia näkee kuitenkin myös hankkeiden valmistelujen yhteydessä varsin usein. Tyypillinen tilanne on esimerkiksi se kun asiakkaan johtaja on puhunut projektista johtoryhmässä alustavasti, ja erehtynyt sanomaan, että ”hanke on todennäköisesti 300 000 – 400 000 euron kokoluokassa”. Sitten kun esiselvityksen jälkeen todellisuus paljastuukin reilusti yli puolen miljoonan euron kokoluokaksi, niin johtoryhmä on aivan pöyristynyt hintalapusta ja lykkää hankkeen tekemistä seuraavaan vuoteen ilman mitään järjellisiä perusteluja.
Ankkurivaikutuksen takia kokeneet johtajat usein yliarvioivatkin reilusti lukuja joita kertovat kollegoilleen aivan hankkeiden alkuvaiheissa, koska tietävät, että alaspäin voi tulla, ylöspäin ei. Monet kokeneet kehäketut eivät myöskään suostu ravistamaan suuntaa-antavia lukuja vaikka ylin johto kuinka vaatisi, vaan hakevat ensin rahat esiselvitykseen ja ryhtyvät puhumaan rahasta vasta sitten kun arvioiden takana on todellista laskentaa ja kokemusta.
Kannattaa siis harkita tarkkaan milloin esittelee ensimmäisen kerran investoinnin kokoluokan hinta-arvioita ylimmälle johdolle. Joskus voi olla hankinnan etenemisen kannalta järkevää esitellä reippaita lukuja jo ennen esiselvityksen aloittamista, ja jättää realististen arvioiden esittely myöhempään vaiheeseen. Näin saa ainakin mahdollisuuden yllättää, eikä vahingossakaan törmää ankkurivaikutuksen negatiivisiin seurauksiin.
Haluatko hankkeen käyntiin vai haluatko onnistua hankkeessa?
Kevyen valmistelun parhaat perustelut ovat siis mahdollisuus saada helpommin vihreätä valoa, ja ehkä jopa saada isompi rahasumma, ja ehkä myös mahdollisuus päästä nopeammin tekemään itse asiaa. Aivan eri asia on tietysti se, että parantaako iso rahapussi ja löysät tavoitteet myös varsinaisen hankkeen onnistumista?
Kokeneilla kehäketuilla lienee tosin siitäkin kokemusta, ja ainakin oma näppituntuma on se, että ne kokeneet kehäketut juuri valmistelevat omat hankkeensa perusteellisesti. Ehkä he ovat nähneet kevyen valmistelun kääntöpuolet…
>> Lue koko artikkeli HS:n sivuilta
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
