Pyysimme muutamaa suomalaista intranet-toteuttajaa arvioimaan, millaisia kehityssuuntia ja -trendejä intranet-kentässä on heidän mielestään nähtävillä. Mistä nyt keskustellaan intranet-projekteissa? Mihin suuntaan intranetit ovat kehittymässä? Mikä on intranetien tulevaisuus?
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
(Toim.huom.! Kysymys esitettiin samalla, kun kartoitettiin Liferay- ja Office 365 -tuotteilla intranetejä toteuttavien tahojen arvioita tarjoamistaan tuotteista sekä referenssejä toteutuksistaan. Tätä juttua varten ei järjestetty erikseen laajempaa kyselyä, johon näkemyksiä oltaisiin kerätty myös muita alustatuotteita edustavilta tahoilta.)
1. Vaativat käyttäjät – Vaade laadukkaasta käyttäjäkokemuksesta ja hiotusta tarkoituksenmukaisuudesta
Päällimmäisenä keskusteluissa nousee esiin monoliittisten, valtavien tietomassojen palveluiden ongelmat. Intranetit koetaan usein valtaviksi tiedon hautausmaiksi, joista ei löydä mitään. Tai jos löytää, tiedon ajantasaisuuteen ei voi luottaa.
”Intraneteillä on viime vuosien aikana ollut hieman huono maine; useimmille niistä tulee mieleen se perinteinen yksisuuntainen tiedotuskanava ja tietopankki, josta ei löydä mitään ja jonka tietojen ajantasaisuuteen ei voi luottaa. — Siksi [nyt] puhutaan laajemmin sähköisestä työympäristöstä, kuin myös yhteisöllisyydestä. Eli kanavasta, jossa aidosti myös tehdään tietotyötä ja josta muodostuu sähköinen versio työyhteisöstä kaikkine keskusteluineen, sisältöineen ja ihmisineen. Sellainen, joka toimii yhtä helposti ja monipuolisesti, kuin kuluttajille suunnatut yhteisöpalvelut”, Ambientian Harri Hellström linjaa.
”Intranetissä ei hyväksytä enää huonompaa käyttökokemusta kuin muissakaan palveluissa.” Antti Kinnunen Solitasta sanoo. ”Vaaditaan tiedon kohdentamista, halutaan nähdä vain itselle merkittävät asiat.”
Aivan, kaupalliset kuluttajapalvelut ovat niin viimeisen päälle hiottuja, että samaa käyttökokemusta odotetaan myös työpaikalla. Intranet käyttäjät eivät enää pitkään aikaan ole sulattaneet huonompaa hakua kuin Google. Aikamoinen haaste?
”Sosiaalinen media ja yksityiskäyttö ohjaavat kehitystä. Helppokäyttöisyyden ja vaivattomuuden (oikeutetut) vaatimukset pistävät organisaatioiden tiedottajat ja tietohallinnon lujille. Käyttäjät ovat tottuneet kuluttamaan, tuottamaan ja jakamaan tietoa eri yhteyksissä nopeasti ja vaivattomasti. Käyttäjät äänestävät jaloillaan, jos yritys tai organisaatio ei tarjoa kelvollisia työkaluja. Esimerkiksi tiedostojenjakopalvelut ja erilaiset pilvessä toimivat projektipalvelut koetaan nopeiksi ja tehokkaiksi.” Seppo Sivula Ch5:stä toteaa ja jatkaa: ”Yksi kehityskulku voi olla, että ’jokaiselle jotain / kaikille kaikki vakioidut työkalut’ väistyy ja tilalle ’muutama hyvä ja tarkoin valittu työkalu kaikille / muille ketterästi ja tarpeen mukaan’. — Organisaatioiden pitää kyetä vastaamaan tähän joustavasti.”
2. Intranetin luonne: Toisaalta pirstaleinen, toisaalta hubimainen
Iso pohdinta onkin, miten moninaisiin intranet-tarpeisiin vastataan: räätälöimällä tarpeita vastaaviksi vai valmistuotteilla? Toteuttaako on-premi vai hyödyntääkö pilvipalveluita? (Kysymyksiimme vastaajat edustivatkin tässä jo lähtökohtaisesti kahta ääripäätä: O365-pilvipalvelun toteuttajia ja on-premi-Liferayllä intranetejä toteuttavia.)
Liferaylla intranetejä tekevän Arcusysin Pirkko Sillman ja Jarmo Valmari tarjoavat ratkaisuksi organisaation toimintaan sovitettavaa ratkaisua:
”Intranetien kehityssuunta on ketteryyden ja tehokkuuden parantaminen. Valmistuotteisissa intraneteissä standardiasennus tuo käyttöön kaikki, myös sopimattomat, osat. Aiemmin organisaatiot ovat yrittäneet muuttaa omaa toimintaansa sopimaan yhteen tämän kaikkia – eli ei ketään – palvelevan standardiasennuksen kanssa, mikä tulee lopulta todella kalliiksi. Suuntaus on, että järkevät organisaatiot tunnistavat omat optimoidut, hyvät toimintamallinsa ja niiden muuttamisen kustannukset sivuvaikutuksineen. Intranet sovitetaan saumattomaksi osaksi omia toimintamalleja. Omat toimintamallit tunnistetaan nykyaikaisin suunnittelutyön menetelmin, mm. analytiikkaa hyödyntäen, sekä johtoa, että tekijöitä haastatellen ja nykyisiä käyttötilanteita havainnoiden. Intranet-tuotteissa voittajina selviävät ne, jotka voidaan mukauttaa organisaation tarpeisiin ja joiden haku oikeasti löytää sitä, mitä työntekijät yrittävät etsiä. — Pienimmät yritykset hoitavat usein tarpeitaan ilman räätälöityjä ratkaisuja esimerkiksi Slack-viestimen ja Google Driven avulla.”
Office365:ä myyvä Innofactor taas toteaa, etteivät perus-intra-tarpeet niinkään eroa toisistaan ja tarjoaa, että perustarpeet voidaan helposti toteuttaa pakettiratkaisulla, joka sopii kaikille:
”Perinteisen, puhtaasti viestinnällisen intran aika on ohi. Toisaalta aina tarvitaan jokin paikka, jonne uutisten ja ohjeiden kaltainen sisältö voidaan tallentaa, ja sitä voidaan toki kutsua intranetiksi. Käyttäjät voivat kuitenkin lukea sisällön eri kanavista käymättä ikinä perinteisessä selainkäyttöisessä viestinnällisessä intranetissä.
Kehityssuuntaus on kohti pienempää, tehokkaampaa, out of the boximpaa, nopeampaa ja valmis-paketoidumpaa. Erityistarpeet on mahdollista toteuttaa paketoidun pohjaratkaisun päälle. Aito kaksisuuntaisuus ei ole vielä kovin yleistä, sen sijaan useimmiten personointia tuovat hakuohjatut relevantit uutisvirrat ovat kiinnostavampia. Ominaisuuksista alkuun pääsyyn riittää yhä useammin peruspaketti, ja suuremmat kokonaisuudet voi pilkkoa pidemmälle ajalle jakautuvalle roadmapille.” Juha Vitikka Innofactorin intranet-tiimistä.
Toisaalta kolmas vaihtoehto nostaa tehokkuutta olisi yhdistää eri pilvipalveluita, jopa kombinoida pilvi- ja on-premises-ratkaisuja. Tätä mieltä ovat O365-toteuttajat Ch5 Finland ja Digital Illustrated.
Mutta pirstaloituuko intranet sitten useiksi palveluiksi? Vai onko intranet se työnteon hubi, joka kokoaa yhteen pirstaloituneet sisäiset järjestelmät?
”Pilvityökalujen kehittyminen mahdollistaa oman ”intranetin” rakentamisen kokonaan erilaisista pilvipalveluista. Yhtenäisyys voi olla puute ja koordinointi hankalaa, mutta kuhunkin tehtävään voidaan valita kulloinkin paras tarjolla oleva palvelu. Todennäköinen kehityskulku on omien ja pilvipalveluiden joustava yhdistely”, Seppo Sivula Ch5 Finlandista ennustaa (edustaa Office 365:ttä).
Olli Kari Digital Illustratedilta (Office 365:ttä edustaen) julistaa:
”Monoliittisten, vahvasti asiakaskohtaisesti räätälöityjen ja toteutuksina massiivisten intranettien aika alkaa olemaan ohi”, ja jatkaa pilvipalvelujen tuomasta murroksesta toteuttajatahojen työlle: ”Microsoftin pioneerityö teknologian ja palvelukehityksen osalta on mahdollistanut käyttöönottokumppaneiden siirtymisen enemmän lähemmäs perinteistä liiketoimintakonsultointia. Nykyään monet hankkeet keskittyvät myös tietotyötapojen mallinnukseen ja käyttötarpeiden kartoitukseen, mihin yhdessä tuumin valitaan parhaat nopeasti pilvestä käyttöönotettavat työkalut, joiden tuottavuutta entisestään kasvatetaan tuomalla työkaluihin mm. koneoppimisella rakennettavaa älyä.”
Solitan Veli Ijäs (Liferayta edustaen) komppaa:
”Kasvava suuntaus on niin ikään ollut, että yritykset eivät tee enää yhtä monoliittista intranet-sivustoa, vaan sisällöt jakautuvat useisiin itsenäisiin järjestelmiin. Intranet-sivustojen sijasta rakennetaan yrityksen tiedonhallinnan ekosysteemejä, joiden osana toimivat niin tietokoneet, mobiililaitteet kuin tulevat päätelaitteet, IoT-teknologia ja niiden taustalla vaikuttava toimintalogiikka.”
Kun (pilvi)palveluita kombinoidaan eri tarpeisiin ja työtä tehdään läpi organisaatiorajojen, sisäisten palveluiden – ja intranetin – raja hämärtyy:
”Organisaation rajat hämärtyvät maailman ja ihmisten verkottuessa – mikä siis enää oikeastaan on intranetin, extranetin ja julkisen verkkopalvelun ero? Uskon, että tulevaisuuden intranettejä suunnitellessa olennaisinta onkin kysyä, mikä intranetin rooli on suhteessa muihin kanaviin ja järjestelmiin, ja miten näiden kokonaisuus tukee paremman palvelukokemuksen muodostumista sekä työntekijöille että asiakkaille. Eli miten intranet tai sähköinen työympäristö tukee ennen kaikkea loistavaa työntekijäkokemusta, joka on tulevaisuuden työelämässä avainasemassa sekä tuottavamman työn tekemisessä että lopulta myös parempien palveluiden tarjoamisessa asiakkaille.”
Liferaylla ja Confluencella introja toteuttavan Ambientian Harri Hellström pohtii.
3. Ekosysteemien välinen taistelu ja digitaalisen työympäristön työkalujen liimautuminen yhteen
Jos palataan organisaation sisäiseen IT-arkkitehtuuriin, kuumin peruna organisaation tietohallinnolle on varmasti koko sisäisen IT-ekosysteemin isojen pelureinen välinen taistelu. Eikä siinä enää olekaan kyse vain intranetistä, ja tällöin intranetin omistaja viestintä onkin vain yksi toimija muiden joukossa. Viestinnällä ei välttämättä enää olekaan paljon vaikutusvaltaa siihen, millä alustalla intranet itse asiassa tehdään.
Mika Rahkolin Visma Consultingista (edustaen mm. Liferayta) avaa problematiikkaa kattavasti:
”Suurin trendi on nähdäkseni ekosysteemien välillä. Isoimmat pelurit intranet-kentässä ovat jatkossa enenevässä määrin Microsoft ja Google omilla pilviratkaisuillaan, ja asiakkaiden pitää käytännössä pohtia suhteensa näihin. Valmiit ja/tai lievästi räätälöitävät pilvitoteutukset ovat hyviä erityisesti, jos asiakas ei näe tarvetta integraatioille ja tyytyy niihin ominaisuuksiin, mitä pilviratkaisut tarjoavat. Ekosysteemit tarjoavat myös valitun pilvialustan kautta monia muita ominaisuuksia kuin pelkästään intranet-käyttöön tarkoitettuja ratkaisuita. Iso trendi on myös sosiaalisen media ominaisuuksien tulo Intranettiin, tämä kehitys on ollut nähtävillä jo muutamia vuosia, ja pilviratkaisut tarjoavat yleensä oman ekosysteeminsä kautta tähän ratkaisuitaan (Office365/Yammer esimerkkinä).”
Rahkolin jatkaa: ”Näiden ulkopuolella kolmas pelaaja on avoimen lähdekoodin tuotteet ja niitä toimittavat pienemmät tai suuremmat yritykset, etunaan paikallisuus ja joustavuus verrattuna suuriin globaaleihin pelaajiin. Olemme viime vuosien varrella nähneet jo muutamia rohkeita irtiottoja perinteisistä intranet-ratkaisuista (usein lisenssituotteilla tehtyjä) pilveen (esim. MS Office365 tai Google Business), jonka jälkeen asiakkaat ovat huomanneet joustavuuden ja räätälöitävyyden merkityksen jälleen kerran ja palanneet (usein lisenssimaksuttomaan avoimen lähdekoodin) asiakkaalle räätälöidympään intranet-toteutukseen. Tulevaisuudessa nämä tullee jatkumaan, osa organisaatioista, jotka ovat käyttäneet on-premise-tyyppistä ratkaisua, joutuvat pohtimaan pilvi/ekosysteemi-valintaa tai nykyisen ratkaisun uudistamista avoimen lähdekoodin ratkaisuilla (Liferay tai vastaava).”
4. Päätelaiteriippumattomuus ja uudet intranet-käyttäjät
Noh, oli teknologia tai intranetin konsepti sitten mikä tahansa, on intranetien mobiilikäyttö ja päätelaiteriippumattomuus tämän hetken intranet-uudistusten tavoite numero yksi!
Intranet kaikkiin päätelaitteisiin tarkoittaa intranetiä kaikkien työntekijöiden saataville; intralla mobiililaitteessa voidaan tavoittaa uusia työntekijäryhmiä. Se tarkoittaa myös haasteellisempia ja monipuolisempi vaatimuksia käyttökokemuksen suunnittelulle, koska käyttäjiksi tulevat henkilöt, jotka eivät välttämättä päivittäin työssään tarvitse digitaalisia välineitä.
”Yhteisöllisyys-näkökulma on edelleen lisääntymässä, ja mobiililaitteiden käytön lisääntyessä myös monikanavaisuudesta on tullut järjestelmien perusvaatimus. — Intranetien käyttö ei rajoitu enää työpöydän ääreen vaan ulottuu käyttäjän arkeen töissä ja sen ulkopuolella. Käytön monipuolistuessa myös käyttökokemukseen kiinnitetään enemmän huomiota. Palvelumuotoilun avulla varmistetaan, että useissa eri kanavissa toimivat järjestelmän muodostavan yhtenäisen kokonaisuuden.” Veli Ijäs Solitalta kuvaa.
Sulavan Karoliina Harjanne jatkaa:
”Trendi on tietotyön roolin kasvaminen myös suorittavassa työssä. Aiemmin automekaanikkojen ja kaupankassojen tavoittamisen haasteena oli liikkuva työ ja oman päätelaitteen puute. Nyt älypuhelimet ovat hoitaneet nämä ongelmat pois päiväjärjestyksestä ja suorittavaa työtä tekevilläkin on viimein mahdollisuus astua työnteossa digiaikaan.”
5. Big data, tiedon louhinta ja koneoppiminen
Tiedon louhinta suuresta massasta voi olla tulevaisuudessa ratkaisu organisaatioiden tiedon löytämisen ja ”just mulle relevantin” informaation tarjoamiseen käyttäjälle. Organisaatioiden sisäinen rajattu maailma voi olla tällaiselle tiedon louhinnalle ja koneoppimiselle otollista maaperää.
”Lisäksi nouseva trendi on analytiikka, mittaaminen ja big data. Tiedon hakemisen ohella sitä pystytään tulevaisuudessa louhimaan ja jalostamaan, ja olemassa olevan tiedon perusteella pystytään jopa ennakoimaan tulevia kehityssuuntia. Office 365:eenkin on jo liitettävissä Azuressa pyörivä Application Insights -palvelu, joka tarjoaa monipuolista dataa intran käytöstä. Erityisen mielenkiintoinen on Delveen tuloillaan oleva dashboard, joka mittaa organisaation kokous-, viestintä- ja tiedonjakamiskäytäntöjä sekä mm. työn ja vapaa-ajan tasapainoa.” Sulavan Karoliina Harjanne maalaa.
Olli Kari Digital Illustratedista komppaa: ”Vuorovaikutteisuus, läpinäkyvyys ja mobiilikäyttö ovat johtaneet työntekijöiden ulottuvilla olevan informaation määrän räjähdysmäiseen kasvuun. Nousevia trendejä onkin nyt koneoppimisen hyödyntäminen sisällön kohdentamisessa ja relevanssin nostamisessa. Algoritmeihin perustuviin älykkäisiin ’koneisiin’ eli ns. machine learningiin otetaan kovia kehitysaskeleita kaikissa ekosysteemeissä, mm. Microsoft Graph Office 365:ssä ja Liferay-maailmassa esimerkiksi Apache Kafka. Niillä voidaan luoda uudenlaisia ’älykkäitä portaaleja’. Office 365:en Delve-palvelu ja sen alla oleva Microsoft Graph -teknologia tarjoavat tällä hetkellä markkinoiden kiinnostavimman arvolupauksen: kun Office 365 -palvelua käytetään laajasti, niin palvelu pystyy hyödyntämään kaikkia käyttäjien ja käyttäjän ja sisällön välisiä vuorovaikutuksia ja algoritmien avulla nostamaan näytettävän sisällön relevanssia.”
Lopuksi: Tutut vanhat haasteet – ikuisia haasteita?
Kaiken hypen lopuksi Ch5 Finlandin Seppo Sivula kiteyttää:
”Kaikkien intranet-hankkeiden ja parin vuosikymmenen jälkeen intranetin ongelmakohdat ovat edelleen tiedon ajankohtaisuus, oikeellisuus ja todellinen hyöty käyttäjälle. Sitoutunut, suunnitelmallinen ja oikein resursoitu sisältötyö on onnistuneen intranetin välttämätön edellytys. Käyttäjillä pitää olla todellinen syy käyttää intranetiä (tai miksei mitä tahansa muutakin työkalua). Käyttäjä menee intranetiin, jos sieltä löytyy vastaus tai apu oman tehtävän suorittamiseen. ”
Tästä intranetien kuudes trendi: Intranetin merkityksellisyys ja hyödyllisyys. Se on toisaalta ikuisuus”trendi”; toisaalta intranetien kehittämiseen on viime vuosina panostettu yhä vahvemmin. Intranet ei ole enää vain ”sisäisen tiedon hautausmaa”, vaan siitä pyritään oikeasti saamaan relevantti, strateginen, johtamisenkin väline organisaatioille. Tämä on vielä merkityksellisempää globaaleissa, verkostoituneissa, hajanaisissa organisaatioissa.
Yhteenveto: Intranet-trendit 2016
(Liferay- ja Office 365 -toteuttajien näkymyksistä soveltaen)
- Vaativat käyttäjät
- Intranetin luonne: Toisaalta pirstaleinen, toisaalta hubimainen
- Ekosysteemien välinen taistelu
- Päätelaiteriippumattomuus
- Big data, tiedon louhinta ja koneoppiminen
- Merkityksellisyys ja hyödyllisyys
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
