Sähköinfo Oy halusi uudistaa asiakkuudenhallinnan, toiminnanohjauksen, verkkokaupan ja digitaalisten palvelujen muodostaman järjestelmäkokonaisuutensa. Esiselvityksessä uudistus jäsennettiin ensin hallittaviin vaiheisiin. Teknologia- ja toimittajavertailu osoitti kuitenkin, että Odoo pystyy kattamaan tavoitellun kokonaisuuden yhdellä alustalla. North Patrol auttoi Sähköinfoa esiselvityksessä, vaatimusmäärittelyssä, teknisessä vuoropuhelussa ja kilpailutuksessa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
13.10.2026
Laaja järjestelmäuudistus tarvitsi selkeän etenemismallin
Sähköinfo Oy tuottaa sähköistysalalle tieto- ja koulutuspalveluja. Yhtiö on Sähkö- ja teleurakoitsijat STUL ry:n omistama, ja osa uudistettavista järjestelmistä palvelee myös STULin jäsen- ja asiakkuusprosesseja.
Kokonaisuuden ytimessä olivat ikääntyvä asiakkuudenhallinnan ja toiminnanohjauksen järjestelmä sekä digitaalisten tietotuotteiden, käyttöoikeuksien ja kirjautuneiden palvelujen taustaratkaisu. Niihin kytkeytyivät muun muassa asiakkuuksien ja jäsenyyksien hallinta, tuotteet, tilaukset, koulutukset, digitaaliset tietotuotteet ja asiakkaiden käyttöoikeudet. Kokonaisuuteen kuuluivat lisäksi verkkokauppa sekä integraatiot esimerkiksi taloushallintoon, maksamiseen, viestintään ja tuotetoimituksiin.
Keskeiset järjestelmät olivat lähestymässä elinkaarensa päätä, ja asiakkuudenhallinnan ja toiminnanohjauksen ydinjärjestelmän korvaamisella oli jatkuvuuden kannalta kiire. Samalla haluttiin parantaa digipalvelujen käyttökokemusta ja tuotteiden löydettävyyttä sekä kehittää asiakkuuksien ja jäsenyyksien hallintaa, raportointia ja myynnin johtamista.
Esiselvitys jäsensi kokonaisuuden ja loi vaihtoehdot etenemiselle
Yhteistyö käynnistyi syksyllä 2024 esiselvityksellä. North Patrol perehtyi nykyisiin järjestelmiin, integraatioihin ja arkkitehtuuriin. Työpajoissa kirkastettiin liiketoiminnan tavoitteet, tunnistettiin tärkeimmät kehityskohteet ja arvioitiin arkkitehtuuri- ja teknologiavaihtoehtoja. Samalla laadittiin alustava tiekartta ja kustannusarviot.
Keskeinen kysymys oli uudistuksen etenemisjärjestys. Kaiken uusiminen kerralla vaikutti hyvin suurelta ja vaikeasti hallittavalta kokonaisuudelta. Pelkkä verkkokaupan vaihtaminen olisi puolestaan parantanut näkyvää asiakaskokemusta, mutta jättänyt taustalla olevat ydinhaasteet ratkaisematta.
Esiselvityksen perusteella uudistus päätettiin aluksi jäsentää kolmeen vaiheeseen. Ensimmäisenä korvattaisiin asiakkuudenhallinnan ja toiminnanohjauksen ydinjärjestelmä sekä rakennettaisiin integraatiokerros. Seuraavaksi uudistettaisiin verkkokauppa ja luotaisiin pohja uudelle asiakasportaalille. Kolmannessa vaiheessa digitaalisten tietotuotteiden ja kirjautuneiden palvelujen vanhaa taustaratkaisua korvattaisiin asteittain uusilla sovelluksilla, kirjautumisratkaisulla, tietotuotteiden hallinnalla ja paremmalla haulla.
Esiselvityksen lopputuloksena kuvattiin yhteinen tavoitetila ja konkreettinen etenemismalli sekä näkymä uudistuksen arkkitehtuuriin, kustannuksiin ja organisointiin.
Vaatimusmäärittely kytki järjestelmän palveluihin ja prosesseihin
Esiselvityksen jälkeen työ jatkui ensimmäiseksi tunnistetun kokonaisuuden tarkemmalla määrittelyllä. Suunnittelupalavereissa käsiteltiin jäsenyyksiä, asiakkuuksia, tuotteita, koulutuksia ja suorituksia, taloushallintoa, hinnoittelua sekä tilauksia.
Uuden ratkaisun tuli hallita paljon enemmän kuin perinteisen CRM-järjestelmän asiakastietoja. Kokonaisuudessa piti yhdistää henkilöt ja organisaatiot, asiakkuudet ja jäsenyydet, tuotteet ja palvelut, ostot, jäsenedut, käyttö- ja osallistumisoikeudet sekä asiakkaiden suoritukset. Tavoitteena oli saada data paremmin haltuun, mahdollistaa sujuvampi itsepalvelu ja luoda edellytyksiä paremmalle palvelulle, lisämyynnille ja toiminnan tehostamiselle.
Teknisessä suunnittelussa tarkennettiin käyttäjähallintaa, käyttöoikeuksia, integraatioita, tietovirtoja ja datamigraatiota. Käyttöoikeuksissa oli huomioitava asiakkaiden ja jäsenten lisäksi Sähköinfon, STULin, jäsenjärjestöjen ja muiden yhteistyötoimijoiden erilaiset roolit.
Samalla kuvattiin järjestelmien väliset tietovirrat ja rajapinnat sekä arvioitiin, mitä tietoa vanhoista järjestelmistä kannattaa siirtää uuteen ratkaisuun. Kaiken historiallisen tiedon siirtämisen sijaan keskityttiin tulevien palvelujen ja prosessien kannalta olennaiseen dataan.
Teknisellä vuoropuhelulla testattiin eri ratkaisujen soveltuvuutta
Esiselvityksen perusteella jatkoarviointiin valikoituivat Microsoft- ja Odoo-pohjaiset ratkaisut. Niitä edustavia toimittajia kutsuttiin tekniseen vuoropuheluun, jossa arvioitiin ratkaisujen soveltuvuutta, vaikeimpien vaatimusten toteutettavuutta sekä projektin alustavaa laajuutta, aikataulua ja toteutustapaa.
Keskusteluissa tarkasteltiin erityisesti tuotteiden ja palvelujen mallintamista, jäsen- ja asiakkuusrakenteiden hallintaa, käyttöoikeuksia, integraatioita ja datan siirtämistä. Toimittajien palautteen avulla täsmennettiin vaatimuksia ja viimeisteltiin tarjouspyyntöaineisto niin, että ehdokkaat pystyivät tarjoamaan keskenään vertailukelpoisia kokonaisuuksia.
North Patrol laati hankinnan kohteen kuvauksen, vaatimusmäärittelyn ja muut tarjouspyyntöasiakirjat sekä tuki Sähköinfoa kilpailutuksen aikana.
Tarjousvertailussa katsottiin projektihintaa pidemmälle
Kilpailutukseen saatiin sekä Odoo-ratkaisuun että Microsoft-teknologioihin perustuvia tarjouksia. North Patrol arvioi ratkaisukuvauksia, projektimalleja, tiimejä, referenssejä, ylläpito- ja tukipalveluja, jatkokehitysmalleja sekä kustannuksia. Projektihintojen lisäksi vertailtiin arvioituja elinkaarikustannuksia neljän vuoden ajalta.
Microsoft-pohjaiset ratkaisut tarjosivat vahvan ja vakiintuneen pohjan erityisesti asiakkuudenhallintaan ja myynnin prosesseihin sekä laajan paikallisen kumppanikentän. Kokonaisuuden laajentaminen useilla tuotteilla olisi kuitenkin voinut kasvattaa lisenssi- ja elinkaarikustannuksia.
Odoo tarjosi mahdollisuuden uudistaa laajemmin koko järjestelmäarkkitehtuuria yhdellä modulaarisella alustalla. Samalla ratkaisulla voitiin kattaa asiakkuudenhallinnan ja toiminnanohjauksen lisäksi verkkokauppaa, digitaalisia palveluja ja muita tulevia tarpeita. Arvioinnissa huomioitiin myös kumppanin osaamiseen, paikalliseen kumppanikenttään ja valmiiden moduulien soveltuvuuteen liittyvät riskit.
Vertailun tehtävä ei ollut vain asettaa tarjoajia järjestykseen, vaan osoittaa, millaiseen arkkitehtuuriin, kustannusrakenteeseen ja kumppanuuteen kukin vaihtoehto johtaisi. Vertailun ja tarkentavien keskustelujen perusteella Sähköinfo valitsi uudistuksen alustaksi Odoon.
Odoon valinta muutti myös uudistuksen toteutusmallin
Esiselvityksen alkuperäinen vaiheistus perustui oletukseen, että eri osa-alueita voitaisiin joutua toteuttamaan eri teknologioilla ja eri toimittajien kanssa. Odoon valinnan jälkeen kävi kuitenkin ilmi, että alustan kyvykkyydet soveltuvat Sähköinfon tarpeisiin jopa aiemmin arvioitua laajemmin. Odoon avulla voidaan toteuttaa asiakkuudenhallinnan, toiminnanohjauksen, verkkokaupan ja digitaalisten palvelujen muodostama kokonaisuus samalla modulaarisella alustalla.
Toteutusvaiheeseen siirryttäessä, Sähköinfo yhdessä toteuttajakumppanin kanssa päättivät korvata erillisiin järjestelmäprojekteihin perustuvan toteutusmallin yhtenäisellä Odoo-pohjaisella toteutuksella. Uudistus toteutetaan yhtenä hankkeena sen sijaan, että eri osa-alueet kilpailutettaisiin ja rakennettaisiin erillisinä projekteina. Samalla tavoitearkkitehtuuri selkeytyy ja erillisten väliaikaisratkaisujen, integraatioiden ja päällekkäisten järjestelmien tarve vähenee.
Esiselvityksessä tehty vaiheistus oli silti tärkeä osa päätöksentekoa. Se teki näkyviksi kokonaisuuden toiminnallisuudet, tietovirrat, riippuvuudet ja riskit. Tätä kokonaiskuvaa vasten voitiin arvioida perustellusti, että Odoo pystyy kattamaan tavoitellun kokonaisuuden.
Sähköinfo sai selkeän perustan kokonaisuudistukselle
Yhteistyön tuloksena Sähköinfo sai yhteisen kokonaiskuvan järjestelmäuudistuksesta, yksityiskohtaiset toiminnalliset vaatimukset, teknisten osa-alueiden suunnitelmat, markkinan kanssa testatun tarjouspyyntöaineiston sekä perustellun teknologia- ja toimittajavertailun. Hankkeen keskeinen oppi oli, ettei esiselvityksen tehtävä ole lukita uudistusta ensimmäiseen tiekarttaan. Sen tehtävä on tehdä tavoitteet, riippuvuudet, riskit ja vaihtoehdot näkyviksi. Näin myös alkuperäistä toteutusmallia voidaan muuttaa hallitusti, jos markkinoilta löytyy kokonaisuutta odotettua paremmin palveleva ratkaisu.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Uudista verkkosivustosi pala kerrallaan – ilman isoa teknistä remonttia (4.11.2026 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
