Menestyksekäs tietojärjestelmän uudistus edellyttää tiivistä yhteistyötä tilaajan ja toteutuksesta vastaavan kehitystiimin välillä. Kun roolit ja vastuut ovat selkeät, viestintä toimii ja kaikki osapuolet kulkevat kohti yhteisiä tavoitteita, lopputulokset vastaavat odotuksia, ja parhaassa tapauksessa jopa ylittävät ne.
Tässä artikkelissa käsitellään keskeisiä tekijöitä, jotka tukevat tilaajan ja kehitystiimin välisen yhteistyön onnistumista verkkopalveluprojekteissa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
29.4.2025
Toimivan yhteistyön perusta on selkeä työnjako. Molempien osapuolten on tiedettävä, kuka vastaa mistäkin projektin osa-alueesta, ja mitä konkreettisia tehtäviä ja velvollisuuksia kussakin vaiheessa on kenenkin vastuulla.
Tilaajan tehtävä on tarjota kokonaisnäkemys ja varmistaa, että kehitystyö tukee organisaation tavoitteita. Kehitystiimi vastaa teknisestä suunnittelusta ja teknisen toteutuksen laadusta ja käytännön toteutuksen yksityiskohdista.
Sopikaa, kuka tekee päätökset missäkin tilanteessa!
Jotta päätöksenteko ei aiheuttaisi epäselvyyttä tai muodostuisi etenemisen esteeksi, on tärkeää määritellä tarkkaan myös se, kenellä on valtuudet tehdä esimerkiksi projektin aikatauluun, priorisointeihin, teknisiin ratkaisuihin tai muuttuviin vaatimuksiin liittyviä päätöksiä.
Tilaajan ja kehitystiimin yhteistyö sujuu parhaiten, kun molemmilla on riittävä osaaminen ja ymmärrys projektin keskeisistä osa-alueista. Tilaajan on muun muassa ymmärrettävä, mitä valitut tekniset ratkaisut mahdollistavat sekä mitä reunaehtoja niihin mahdollisesti liittyy. Kehitystiimin tulee puolestaan ymmärtää riittävällä tasolla tilaajan liiketoimintaa, toimintaympäristöä ja tavoitteita sekä palvelun loppukäyttäjien tarpeita.
Hyvän yhteistyön perustana toimii myös molemminpuolinen halu lisätä toisen osapuolen osaamista ja ymmärrystä. Osaamista voidaan lisätä järjestämällä esimerkiksi erilaisia perehdytyksiä tai koulutuksia. Tilaajan tiimi voi hyötyä esimerkiksi kehitystiimin järjestämistä sisällöntuotannon tai analytiikan työkaluja tai hyväksyntätestauskäytäntöjä koskevista koulutuksista.
Asettakaa välitavoitteita!
Myös realististen projektiaikataulujen määrittäminen edellyttää yhteistyötä tilaajalta ja kehitystiimiltä. Projektiin on hyvä varata riittävästi puskuria mahdollisille viivästyksille tai odottamattomille teknisille haasteille. Etenkin laajemmissa kehityshankkeissa kannattaa asettaa selkeitä välitavoitteita, joiden toteutumista seuraamalla voidaan arvioida kokonaishankkeen etenemistä. Resurssien hallinnan näkökulmasta on hyvin tärkeää hallita myös projektin budjettia huolellisesti ja varmistaa, että toteutuvat kulut vastaavat projektin laajuutta ja asetettuja tavoitteita.
Projektin onnistumisen kannalta on hyvin tärkeää, että sekä tilaaja että kehitystiimi jakavat ymmärryksen siitä, mitkä ovat kehitysprojektin tärkeimmät tavoitteet. Myös teknisten vaatimusten tulee olla selkeästi määritettyjä ja dokumentoituja.
Projektin rajaamisessa ja kunkin vaiheen laajuuden määrittämisessä joudutaan aina tekemään priorisointia. Projektin laajuuden hallinta onkin yksi suurimmista haasteista tietojärjestelmäuudistuksissa. Erityisesti toimittajakumppanilta projekteina ostettavissa kiinteä- tai tavoitehintaisissa toteutuksissa kannattaa mahdollisimman pitkälle pitäytyä siinä, mitä on alun perin toteuttajakumppanin kanssa sovittu. Samalla kuitenkin olisi tärkeää jättää tilaa sellaisille muutostarpeille, jotka nousevat esiin projektin aikana ja joiden huomiotta jättäminen olisi lopputuloksen kannalta haitallista.
Muutostarpeiden tunnistaminen on tärkeää.
Vähintään yhtä tärkeää on tunnistaa, mihin ne sijoitetaan kehityksen tiekartalla.
Matkan varrella esiin tulevat muutostarpeet tulee arvioida tarkasti ja hyväksyä vain ne muutokset, jotka tuovat merkittävää lisäarvoa juuri projektin meneillään olevassa vaiheessa. Muilta osin esiin nousseet kehityskohteet kannattaa kirjata talteen tulevien vaiheiden suunnittelun pohjaksi. Muutostenhallinnan toimivuuden kannalta onkin tärkeää asettaa selkeät prosessit esiin nousevien muutostarpeiden käsittelemiseksi, ja varmistaa, että prosessissa tehdyistä päätöksistä kommunikoidaan kaikille asianosaisille.
Toimiva viestintä on olennainen osa onnistunutta projektia. Avoimuus, läpinäkyvyys ja selkeät raportointikäytännöt ehkäisevät väärinymmärryksiä ja varmistavat, että kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla. Yhteistyössä kannattaa panostaa myös avoimeen ja suoraan molemminpuoliseen palautteen antoon. Tämä voi parhaimmillaan vähentää väärinkäsityksiä ja tehostaa yhteistyötä.
Esimerkiksi säännölliset viikko- ja kuukausipalaverit tai sprinttikatselmukset tarjoavat hyvän tilaisuuden tarkistaa projektin eteneminen ja ratkaista mahdollisia haasteita. Projektin etenemisen, välituotosten sekä matkan varrella esiin nousseiden kehitysehdotusten ja alkuperäiseen suunnitelmaan tehtyjen muutosten dokumentointi on myös erittäin tärkeää. Huolellinen dokumentointi auttaa osaltaan siinä, että projekti pysyy linjassa yhdessä sovittujen ja hyväksyttyjen tavoitteiden kanssa.
Hyvät ja vakiintuneet laadunvarmistuksen prosessit, kuten hyväksyntä-, suorituskyky- tai tietoturvatestauskäytännöt, takaavat puolestaan laadukkaat ja toimivat lopputulokset.
Dokumentoikaa tapaamiset, keskustelut ja päätökset tarkasti, jotta kaikilla osapuolilla säilyy näkyvyys projektin etenemiseen, välituotoksiin sekä mahdollisiin haasteisiin.
Ensimmäinen julkaisu on tietojärjestelmän uudistuksen kriittisin vaihe, ja tilaajan ja kehitystiimin tiivis yhteistyö on tässä kohtaa erityisen tärkeää. Kehitystiimi vastaa teknisestä toteutuksesta ja uuden palvelun tuotantoon viennistä. Tilaajan panosta tarvitaan etenkin sisältöjen tarkistamiseen ja lanseeraukseen liittyvien muiden toimenpiteiden toteuttamiseen.
Tietojärjestelmän uudistus ei pääty ensimmäiseen julkaisuun, vaan palvelua jatkokehitetään parantamalla olemassa olevia ja tuoden mukaan uusia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia. Muun muassa analytiikan ja käyttäjäpalautteen perusteella voidaan tunnistaa jatkokehitystä vaativia uusia kehityskohteita. Tiivis projektinaikainen yhteistyö tilaajan ja kehitystiimin välillä luo hyvän pohjan myös toimivalle jatkokehitykselle.
Systemaattisen jatkokehityksen suunnittelun, tiekartan päivittämisen ja palautteen keräämisen tulee olla osa kaikkien tietojärjestelmien jatkuvaa kehitystä.
Toimiva ja saumaton yhteistyö tilaajan ja kehitystiimin välillä onkin avain tietojärjestelmän uudistuksen onnistumiseen. Selkeät roolit ja vastuut, avoin viestintä ja päätöksenteon riittävä joustavuus tekevät projektista paitsi hyvin hallittavan, myös mielenkiintoisen ja palkitsevan kaikille osapuolille. Selkeät prosessit sekä käytännöt auttavat varmistamaan, että tekeminen on tehokasta ja tuottavaa ja että lopputuloksena syntyy tavoitteiden mukaisia ratkaisuja ja palveluja.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: CRM-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen CRM-valintaan (7.5.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
28.4.2020 - Sami Kalanen
29.11.2022 - Kimmo Parkkinen
2.4.2025 - Noora Linnermo
29.9.2021 - Perttu Tolvanen
13.9.2022 - Perttu Tolvanen
19.10.2020 - Anna Availa
12.6.2024 - Perttu Tolvanen
6.6.2023 - Virpi Blom
KTM Noora Linnermo on digitaalisen liiketoiminnan ja palvelukonseptien asiantuntija. Noora konsultoi asiakkaita tietojärjestelmien suunnittelussa, hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelyssä.
Nooralla on vuosien kokemus erilaisten tietojärjestelmähankkeiden johtamisesta ja hän osaa auttaa hankkeiden suunnittelussa huomioiden sekä organisaation, loppukäyttäjien että ylläpitäjien tarpeet. Noora osaa tukea suunniteltavan ratkaisun organisaatiolle tuomien hyötyjen tunnistamisessa, hankkeen vaiheistuksessa ja tavoitteiden asetannassa.
Aiemmin työurallaan Noora on osallistunut tietojärjestelmäprojekteihin sekä tilaajan, toimittajan että konsultoivan asiantuntijan rooleissa. Projekteissaan hän on vastannut mm. tarvekartoituksista, toiminnallisista sekä teknisistä määrityksistä, käyttäjätestauksista ja käyttöönotoista sekä koulutuksista. Hän on toiminut myös teknisenä tuotepäällikkönä sekä järjestelmä- ja kehityspäällikkönä osallistuen organisaation IT-ratkaisuiden kokonaisvaltaiseen suunnitteluun ja kehitykseen.
9.4.2025 - Virpi Blom
2.4.2025 - Noora Linnermo
25.11.2024 - Sari Mäkelä
13.11.2024 - Noora Linnermo
Ohjelmistoprojektin johtaminen ja toimittajan työn valvonta vaatii paljon asiakasorganisaatiolta. Aina työhön ei ole irrottaa riittävästi omia asiantuntijoita, joten North Patrolin konsultit avustavat ja tukevat asiakkaita työn valvonnassa ja ongelmatilanteiden ratkaisussa.
Asiantuntijakonsultit osaavat myös testata ja varmistaa, että palvelu tekee juurikin ne asiat, jotka sen tarvitsee tehdä, ja asiakas voi keskittyä sisältötyöhön.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.