ERP-järjestelmän uusiminen ei ole pelkkä IT-hanke, vaan koko organisaation toimintaa koskeva strateginen muutosprosessi. Taustalla voi olla teknisiä syitä, kuten vanhentunut järjestelmä tai kasvavat riskit, mutta uudistuksella voidaan samalla tavoitella myös parempia prosesseja, joustavampaa arkkitehtuuria ja parempaa tukea digitaalisille palvelukanaville. Onnistuminen edellyttää selkeitä tavoitteita, realistista suunnittelua ja huolellisesti valittua toimittajakumppania – ja tarjoaa tilaisuuden rakentaa entistä kestävämpi ja kehittyvämpi järjestelmäkokonaisuus.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
3.9.2025
ERP-uudistus on mahdollisuus, ei vain pakko
Toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) uudistaminen on yksi organisaation suurimmista tietojärjestelmähankkeista – ja samalla yksi haastavimmista. Kyse ei ole vain teknologian vaihdosta, vaan koko liiketoiminnan ydintä koskevasta strategisesta päätöksestä. ERP-järjestelmän uusiminen vaikuttaa laajasti organisaation prosesseihin, toimintatapoihin, järjestelmäarkkitehtuuriin ja jopa yrityskulttuuriin. Siksi siihen liittyy paitsi riskejä, myös poikkeuksellisen suuria mahdollisuuksia kehittää liiketoimintaa ja kasvattaa kilpailukykyä.
Me North Patrolilla näemme ERP-uudistuksia läheltä. Liian usein meidän puoleen käännytään vasta, kun ongelmat ovat kasautuneet: vanha järjestelmä on kehittynyt vuosien aikana monimutkaiseksi, räätälöidyksi kokonaisuudeksi, jonka dokumentaatio on puutteellista, manuaalityötä on paljon, ja vain harvat osaavat sitä ylläpitää. Tällöin järjestelmästä on tullut toimintaa jarruttava riski, ei sen mahdollistaja.
Miksi ERP kannattaa uusia?
ERP-järjestelmät ovat monissa organisaatioissa vuosien mittaan kasvaneet kriittiseksi solmukohdaksi, joka pitää sisällään lukemattomia liiketoiminnan kannalta keskeisiä toimintoja. Samalla niihin on kytkeytynyt suuri määrä räätälöityjä ratkaisuja, osittain dokumentoimattomia integraatioita ja toimialakohtaisia erityispiirteitä.
Useimmiten ERP-uudistuksen taustalla on konkreettisia ongelmia:
- Teknologian vanheneminen: järjestelmä perustuu vanhentuneeseen teknologiaan, jolle ei enää löydy kehitystä tai tukea.
- Osaajapula: järjestelmän tuntemus on keskittynyt muutamille henkilöille – tai osaaminen on jo poistunut organisaatiosta.
- Manuaalinen työ: päivittäinen käyttö vaatii liikaa aikaa vieviä ja virheherkkiä toimenpiteitä.
- Huono muokattavuus: uusia vaatimuksia ei saada ketterästi vietyä tuotantoon.
- Heikko integroitavuus: järjestelmä ei keskustele muiden kriittisten järjestelmien kanssa.
- Kasvavat riskit: järjestelmän liittyvät ongelmat voivat pahimmillaan vaarantaa liiketoiminnan jatkuvuuden.
Toisaalta ERP-uudistus voi olla myös tietoinen valinta, jolla tavoitellaan uusia kyvykkyyksiä. Modernit ERP-ratkaisut tarjoavat muun muassa:
- Pilvipohjaisuutta ja skaalautuvuutta
- Parempaa käyttäjäystävällisyyttä ja mobiilikäyttöä
- Laajempaa automaatiota ja tekoälyavusteisia toimintoja
- Yhteentoimivuutta muiden järjestelmien kanssa (esim. CRM, verkkokauppa, tuotannonohjaus)
- Helpompaa sääntelyyn vastaamista (esim. tietosuoja, kirjanpitolainsäädäntö)
ERP:n uusiminen voi siis olla samalla mahdollisuus kehittää organisaation prosesseja ja ajattelumalleja kokonaisvaltaisesti. Kyse ei ole pelkästä ohjelmiston päivityksestä, vaan liiketoimintaa tukevasta muutosprosessista.
Miksi ERPin uudistaminen on niin vaikeaa?
Usein ERP on vuosien mittaan kasvanut yhdeksi liiketoiminnan selkärangaksi. Se voi sisältää toimintoja taloushallinnosta ja hankinnasta aina varastonhallintaan, tuotannonohjaukseen ja asiakaspalveluun. Lisäksi siihen on rakennettu integraatioita muihin järjestelmiin – joskus selkeästi suunniteltuina, joskus nopeasti toteutettuina ratkaisuina, jotka on unohdettu dokumentoida.
Uuden ERP:n käyttöönotto vaatii siksi monenlaista ymmärrystä:
- Mitä nykyinen järjestelmä oikeasti tekee?
- Mitä sen pitäisi tulevaisuudessa tehdä?
- Miten nykyiset integraatiot, raportit ja prosessit saadaan siirrettyä tai korvattua?
- Miten käyttäjät koulutetaan ja sitoutetaan muutokseen?
Kyseessä on aina sekä tekninen että organisatorinen muutosprojekti, jossa epäonnistumisen riski kasvaa, mikäli projektia ei valmistella huolellisesti.
North Patrolin kokemuksen mukaan suurimmat haasteet eivät liity teknologiaan, vaan valmisteluun: liian yleisellä tasolla määritellyt tarpeet, puutteellisesti kartoitetut prosessit ja epärealistinen aikataulu ovat yleisiä kompastuskiviä.
Näin ERP-uudistus onnistuu – kuusi vinkkiä
1. Lähde liikkeelle tarpeista ja tavoitteista
ERP-uudistus alkaa kattavalla tarvekartoituksella. Selvitetään, mitä ongelmia nykyjärjestelmä aiheuttaa ja mitä tavoitteita uudella järjestelmällä halutaan saavuttaa. Onko tarkoitus parantaa raportointia? Tehostaa tuotantoa? Vähentää manuaalista työtä? Tavoitteet määrittävät, millaisia ratkaisuja kannattaa vertailla.
2. Määrittele keskeiset ominaisuudet ja prosessit
ERP:n ei tarvitse korvata vanhaa järjestelmää yksi yhteen. Nyt on tilaisuus tarkastella kriittisesti organisaation toimintatapoja ja miettiä, missä kohtaa prosesseja voidaan yksinkertaistaa, automatisoida tai muuttaa vastaamaan järjestelmän tarjoamia mahdollisuuksia.
3. Huomioi järjestelmäarkkitehtuuri ja integraatiot
ERP ei ole irrallinen saareke. Uusi ratkaisu täytyy sovittaa osaksi organisaation kokonaisarkkitehtuuria. Tässä vaiheessa kannattaa arvioida myös integraatioarkkitehtuuria: millaiset rajapinnat tarvitaan? Onko integraatioita järkevää yksinkertaistaa tai yhdistää?
4. Panosta käytettävyyteen ja käyttöönottoon
Tekninen käyttöönotto on vasta alku. Järjestelmästä saadaan täysi hyöty vasta, kun käyttäjät omaksuvat sen. Tämän vuoksi käyttäjäkokemukseen ja käyttöönottokoulutukseen kannattaa panostaa heti alusta lähtien. Käyttäjäryhmien erilaiset tarpeet ja käyttöympäristöt – kuten kenttätyö tai etäkäyttö – on otettava huomioon.
5. Arvioi kustannukset koko elinkaaren ajalta
ERP-järjestelmien hinnoittelumallit voivat erota merkittävästi toisistaan: kertalisenssit, kuukausimaksut, käyttäjäkohtaiset veloitukset jne. Jotta vertailu olisi mielekäs, on kustannuksia tarkasteltava pitkällä aikavälillä. Pelkkä käyttöoikeus ei riitä – mukaan on laskettava myös käyttöönotto, räätälöinnit, koulutus, ylläpito ja jatkokehitys.
6. Valitse toimittaja yhtä huolellisesti kuin järjestelmä
Toimittajavalinta on usein kriittisempi kuin tekninen ratkaisu. ERP-projektin onnistuminen riippuu pitkälti siitä, miten osaava ja sitoutunut toimittaja on, ja kuinka hyvin projektin yhteistyö sujuu. On tärkeää tarkastella toimittajan referenssejä, toimituskykyä, toimintamalleja ja projektinhallinnan osaamista.
North Patrol auttaa organisaatioita paitsi sopivan teknologian valinnassa, myös oikean toimittajakumppanin löytämisessä.
Kumppani hallittuun uudistukseen
ERP-uudistus ei ole rutiiniprojekti. Se on strateginen investointi, joka vaatii huolellista valmistelua, realistista suunnittelua ja rohkeutta tarkastella omaa toimintaa kriittisesti. Onnistuneen uudistuksen seurauksena organisaatio voi saada merkittävästi paremman näkyvyyden omaan toimintaansa, tehokkaamman prosessiohjauksen ja joustavamman teknisen ympäristön, joka tukee kasvua ja kehitystä pitkällä aikavälillä.
North Patrol toimii ERP-hankkeissa asiakkaan kumppanina kaikissa vaiheissa – tarpeiden tunnistamisesta teknologian ja toimittajien arviointiin. Emme edusta mitään järjestelmätoimittajaa, vaan huolehdimme siitä, että valinta pohjautuu organisaation omiin tavoitteisiin ja reunaehtoihin.
Jos ERP-uudistus on nousemassa agendallesi, ota yhteyttä. Me autamme organisaatiotasi pääsemään alkuun oikealla tavalla – hallitusti, realistisesti ja tavoitteellisesti.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: ERP-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen uudistukseen (3.9.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
