Esiselvitys kirkasti ekstranetin ja intranetin tavoitetilan – North Patrol esiselvityksen ja hankinnan kumppani

Tampereen kaupungin intranet ja ekstranet tuli uudistaa. Nykyinen järjestelmä on toteutettu useita vuosia sitten Liferayllä, ja se ei vastannut sellaisenaan nykyisiä tarpeita.  Uudistuksen avulla haluttiin parantaa niin omien työntekijöiden kuin yhteistyökumppaneiden käyttäjäkokemusta ja tukea digitalisaation hyödyntämistä. North Patrol toimi uudistuksen konsulttina esiselvitys- ja hankintavaiheessa. 

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

13.11.2024

Anna Availa

Ison kaupungin intranetin ja ekstranetin uudistaminen vaatii huolellista suunnittelua. Onhan Tampereen kaupungin palveluksessa noin 8 500 työntekijää. Sisäisen viestinnän sisällöt, käyttötilanteet ja käyttäjäryhmät ovat moninaiset, ja heidän käytössään on kymmeniä eri ohjelmia työn tekemisen tueksi ja hallintopalveluiden tarpeisiin. Myös yhteistyökumppani kenttä on laaja, koska osan sisäisestä palvelutoiminnasta hoitaa kumppanit. 

Ennen varsinaiseen toteutukseen ryhtymistä Tampereen kaupungin piti selvittää digitaaliseen sisäiseen viestintään liittyviä käyttäjätarpeita ja arvioida, mikä teknologia soveltuisi parhaiten niiden täyttämiseen. Tähän tehtävään Tampereen kaupunki pyysi North Patrolilta ehdotusta. 

Esiselvitys eteni kuuden vaiheen kautta 

Intranetin uudistamishankkeen -esiselvitysprojekti eteni kuuden vaiheen kautta, jotka olivat taustoitus, tavoitetila, konseptin kirkastus, toiminnallisuudet ja roolit, teknologiavaihtoehdot sekä kehitystiekartta.  

Taustoituksessa tarkasteltiin intranetin käyttäjäkyselyitä ja analytiikkaa sekä haastateltiin sisällöntuottajia, asiantuntijoita palvelualueilta ja avainhenkilöitä johdosta. Taustoituksessa havaittiin selkeitä kehityskohteita  

  • digitaalisen työympäristön roolittamiseen 
  • käyttäjälähtöiseen suunnitteluun 
  • käyttökokemuksen kehittämiseen 
  • sisällölliseen kehittämiseen 
  • käyttäjien tukemiseen ja opastamiseen.  

Tavoitetilan selkeyttämiseksi luonnehdittiin intranetin ja ekstranetin käyttäjät ja heidän palvelutarpeensa sekä organisaation tahtotila. Tämän tiedon perusteella alettiin hahmotella tavoiteltavaa palvelukonseptia. Konseptin kirkastuksessa keskityttiin syvemmin käyttäjäpersoonien sisältötarpeisiin ja sen perusteella tunnistettiin keskeiset sisällöt ja sisältötyypit. Lisäksi mietittiin vuorovaikutuksen merkitystä ja erilaisia vaihtoehtoja sisältörakenteelle.  

Tämän jälkeen listattiin tarvittavat toiminnallisuudet ja peilattiin niitä olemassa olevan järjestelmän toiminnallisuuksiin. Roolituksessa määriteltiin intranetin tehtävä sisäisten ja ulkoisten käyttäjäryhmien kesken sekä sen suhde muihin järjestelmiin kuten Teamsiin. 

Palvelukonseptin hahmottumista ja toiminnallisuuksien tunnistamista seurasi teknologiaratkaisun selvittäminen: mitkä ovat ne vaihtoehdot, jotka soveltuisivat intranetin ja ekstranetin tarpeisiin. Palvelukonseptin havainnollistamiseksi luotiin alustavia rautalankahahmotelmia keskeisistä sisältötyypeistä suositetulla julkaisujärjestelmällä. 

Kehitystiekartta muodostettiin yhdessä keskeisten sisältö- ja toteutustehtävien perusteella: huomioitava oli se, että ison organisaation sisältötyö vaatii paljon, etenkin kun vaihdetaan järjestelmästä toiseen. 

Selkeä suunta kohti toteutusta 

Esiselvitysvaiheen tuloksena tehtiin Tampereen kaupungin tarpeisiin  

  • uuden intranetin ja ekstranetin palvelukonsepti 
  • digitaalisten keskeisten työkalujen roolitus 
  • teknologiasuositus 
  • kehitystiekartta. 

Yhteinen työskentely jatkui North Patrolin kanssa vielä hankinnan tuella. North Patrol määritteli M365-alustalle SharePointin moderneilla sivustoilla toteuttavalle intranetille ja ekstranetille vaatimukset, joissa huomioitiin toteutuksen vaatimat erityisratkaisut. Vaatimusmäärittelyn lisäksi se laati muun kilpailutusdokumentaation. Kilpailutuksen jälkeen North Patrol auttoi tarjousten arvioinnissa sopivimman kumppanin löytämiseksi.

Esiselvitysprojekti ja hankinnan tuki etenivät suunnitelmien mukaan niin kustannusten kuin aikataulutuksen suhteen: kokonaiskustannus oli hieman alle 60 000 euroa ja syksyllä 2023 käynnistyneelle projektille oli toteutuskumppani valittu maaliskuussa 2024. Uuden intranetin on tarkoitus avautua huhtikuussa 2025.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Onnistu verkkopalvelu-uudistuksen läpiviennissä (20.11.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Anna Availa

FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.

Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.

Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.

Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.

Intranetit ja digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun