Millainen on suomalaisten organisaatioiden intranetien rooli? Tämänvuotisen Intranet ja digitaalinen työympäristö -selvityksemme mukaan intranetit ovat ensisijaisesti työntekijöiden ohjeistamiseksi (96 %) ja tiedon välittämiseksi (93 %). Lisäksi sen kautta kuljetaan muihin järjestelmiin (71 %). Pienempään rooliin jää yhteenkuuluvuuden lisääminen (57 %) ja johtamisen välineenä toimiminen (42 %).
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
3.10.2024
Selvityksen avoimissa vastauksissa mainitaan, että intranet on organisaation pääviestintäkanava, mutta myös pysyvän tiedon sijoituspaikka, jolloin intranet toimii materiaalipankkina ja välineenä sen jakamiseen – puhutaan sitten ohjeistuksesta ja uutisista. Materiaalit toimivat lukijoilleen ohjeistavina ja tiedottavina. Intranetit toimivat myös vuorovaikutuksen kanavana, sillä siellä käydään keskustelua, vaikutetaan toisiin sekä jaetaan ajatuksia, ideoita ja kehitysehdotuksia. Intranet on paikka saada työntekijöiden ääni ja työ näkyviin – etenkin koko organisaation näkökulmasta.
Intranetin rooli on hyvin vastaava riippumatta siitä, onko organisaatio yksityinen vai julkinen tai suuri vai pieni. Yhteenkuuluvuuden lisääminen kuuluu useammin julkisen organisaation intranetiin ja johtamisen välineenä toiminen korostuu isommissa organisaatioissa.
Onko intranetien roolissa tapahtunut muutosta parin viime vuoden aikana? Henkilöstön ohjeistaminen ja sisäinen viestintä ovat vastaavalla tasolla kuin edellisessä selvityksessä vuonna 2022. Intranetin rooli ponnahdusalustana muihin järjestelmiin on vähentynyt. Vuonna 2022 se oli vielä 90 %, nyt 71 %. Myös johdon viestintäkanavana sen käyttö mielletään vähäisempänä: edellisessä selvityksessä osuus 82 %, nyt 42 %.
Materiaalipankin rooli on luonteva, koska pysyväistä ohjesisältöä ei tarjota muissa kanavissa.
Materiaalipankin rooli on luonteva, sillä se on sisältöä, jota ei tarjota muissa kanavissa: ajankohtaisia asioita välitetään palavereissa ja uutiskirjeissä ja reitti usein käytettäviin järjestelmiin löytyy selaimen kirjanmerkeistä.
Katsotaan seuraavaksi tarkemmin, mitä kaksi intranetin pääasiallista tehtävää, ohjeet ja ajankohtaiset sisällöt, oikein tarkoittavat.
Ohjeita koko organisaatiolle
Selvityksemme mukaan intranetin ohjeet ovat koko organisaation kattavaa ohjeistusta: henkilöstöohjeita (95 %) sekä koko organisaation ja sisäisten palveluiden toimintaohjeita (89 %). Henkilöstöohjeilla tarkoitetaan esimerkiksi työsuhteeseen liittyvää hr-ohjeistusta ja sisäisillä palveluilla tarkoitetaan esimerkiksi tietohallintoa, taloushallintoa, viestintää tai hankintoja.
Intranet on yksikkö- tai tiimikohtaisien ohjeiden saantipaikkana 42 %:lla vastaajista. Yksikkö- ja tiimikohtaiset ohjeet ovat etenkin yrityksien intranetien ohjesisältöä.
Ohjeita esitetään intraneteissä dokumentteina tai liitetiedostoina 76 %:ssa intraneteistä. Vastaajat täsmentävät, että dokumentit ja liitetiedostot sijaitsevat tiedostokansioissa tai IMS-järjestelmissä, joista ne linkitetään intranetiin. Dokumenttivetoisuus on etenkin julkisten organisaatioiden piirre.
Ohjeistavaa sisältöä ovat myös on videot sekä ohjaukset ja ohjeet eri järjestelmistä. Ohjeita saatetaan käyttää myös perehdytysprosessin raaka-aineena.
Intranet soveltuisi hyvin myös yksiköiden ohjeiden julkaisuun – onhan se tehty valmiiden ohjemuotoisten sisältöjen julkaisupaikaksi.
Työntekijän näkökulmasta on tärkeää saada helposti ja nopeasti koko organisaatiota käsittävät ohjeet, mutta hänelle olisi hyötyä saada ohjeita myös oman yksikköönsä tai tiimiinsä liittyen. Intranet on luotu valmiiden ohjemuotoisten sisältöjen julkaisuun, joten se soveltuisi hyvin myös rajatumpien kohderyhmien ohjeille.
Koska ohjesisällöt ovat keskeinen intranetien sisältötyyppi, kannattaisi niiden äärelle pysähtyä ja miettiä, millainen ohjeita on ja sopia ohjeiden tuottamisesta, julkaisemisesta ja vastaanottamisesta. Ohjekonseptissa otetaan kantaa esimerkiksi siihen
- minkä muotoista sisältöä ohjeet ovat
- millaisia ohjeita missäkin julkaistaan
- miten huolehditaan ohjeiden ajantasaisuudesta
- ketkä ohjeita lukevat ja missä tilanteessa.
Ajankohtaiset sisällöt kaikille työntekijöille
Suomalaisten intranetien ajankohtaissisällöt ovat selvityksemme mukaan pääasiassa koko organisaatiota koskevia sisäisiä uutisia (95 %). Ne kertovat järjestelmien ja sovellusten häiriöistä, henkilöstövaihdoksista, avoimista työpaikoista, tapahtumista ja koulutuksista.
Uutisten lisäksi intraneteissä julkaistaan henkilöstöhaastatteluita ja muita tarinoita 59 %:sta organisaatioissa. Tällöin ne saattavat olla esimerkiksi sisäisiä laajempia artikkeleita työstä ja tekijöistä. Blogeja intraneteissä on 35 % organisaatioista. Haastattelut, tarinat ja blogit korostuvat erityisesti julkisissa ja isoissa organisaatioissa.
Kohdennetut sisäiset uutiset esimerkiksi eri yksiköistä tai toimipisteistä on käytössä 42 % vastaajien organisaatioista. Etenkin isot organisaatiot suosivat viestintään rajatummalle lukijajoukolle. Uutisnostoja esimerkiksi julkiselta verkkosivulta on 49 % vastaajista. Someupotuksia on 29 %:lla organisaatioista.
Muita avoimissa vastauksissa mainittuja ajankohtaissisältöjä ovat ilmoitustaulu, pikakyselyt, luvut liiketoimintaan liittyen sekä johtoryhmän kokousten kuulumiset.
Intranet ei ole kaikille uutisten lukupaikka, vaan heille välitetään sen sisältöjä muilla keinoin.
Intranetit ovat tyypillisesti koko organisaatiota koskevien uutisten julkaisupaikka ja kotipesä – ja sitä kautta myös yksi jakelukanava esimerkiksi esihenkilöille viedä viestiä eteenpäin omalle tiimille tai koota uutiskirje omalle yksikölle. Ajankohtaisilla sisällöillä on moni eri kanavia, muun muassa pienempiä yleisöjä koskettavat uutiset kerrotaan Teamsissä. Henkilöstölehdet omana mediaan ovat vähentymässä, mutta tarve artikkeli- ja tarinamuotoiselle viestinnälle on. Intranet on luonteva paikka julkaista uratarinoita ja onnistumisia.
Myös ajankohtaissisällöt tarvitsevat oman konseptinsa. Tyypiltään hyvin erilaisilla ajankohtaissisällöillä on omat tarpeensa, joten niitä konseptoidessa tuleekin miettiä
- millainen rooli on häiriötiedotteilla, tapahtumilla, koulutuksilla, artikkeleilla, blogeilla ja vinkeillä
- millaista rajanvetoa tehdään julkisten verkkosivujen, intranetin tai yksikkökohtaisten uutisten välillä
- ketkä ajankohtaissisältöjä omistavat ja tuottavat ja ketkä niitä näkevät.
Intranetit pitää löytää uudelleen
Viimeisten vuosien aikana suomalaisten viestinnällisten intranetien rooli on typistynyt keskitetyksi tietopankiksi ja yhteisen ajankohtaisviestinnän alustaksi. Intranetille on tärkeää, että se tarjoaa työntekijöille tasa-arvoisen pääsyn yhteiseen tietoon ja ohjaa käyttäjien muiden järjestelmien, työkalujen ja viestintäkanavien äärelle.
On totta, että intranet on julkaisualustana tasa-arvoinen, mutta se ei tavoita, jos työntekijöiltä puuttuu laitteita, osaamista tai aikaa intranetin käyttöön. Organisaatioiden työntekijöillä on hyvin erilainen mahdollisuus käyttää intranetiä riippuen siitä, kuuluuko heidän työtehtäviinsä tietokoneen kanssa työskentely tai onko heillä työpäivän kuluessa aikaa sisäisen viestinnän lukemiseen.
Selvitys kertoo, että yhteenkuuluvuuden lisäämistä ja johtamisen välineenä toimimista ei mielletä enää intranetien ensisijaisiksi tehtäviksi. Mutta näitä tehtäviä täytetään kyllä ensisijaisten tehtävien kautta: yhteenkuuluvuutta ja suunnan näyttämistä edistetään ajankohtaisten sisältöjen kuten artikkelien, tarinoiden ja blogien avulla. Työyhteisöön kuulumisen tunnetta lisää kaikki henkilöstölle kohdistetut viestit, jotka vahvistavat organisaatiokulttuuria, on kyse sitten ohjeista tai uutisista ja tapahtumista.
Intranetit ovat organisaatioidensa näköisiä ja erilaiset välineet tukevat eri tavalla roolien toteuttamista ja toteutumista. Teknologiaratkaisulla on merkitystä siinä, millaiseksi intranet muotoutuu. Mutta täytyy kuitenkin pitää huolta, että teknologia ei ohjaa sivuun strategisten tavoitteiden ohitse.
Esimerkiksi M365-ympäristö tukee sitä, että ohjeet esitetään dokumentteina tai liitetiedostoina. Dokumentit ja liitetiedostot eivät kuitenkaan ole käytettäviä ei vastaanottajalle eikä ylläpitäjälle. Etenkin mobiilisti ohjeita käyttävälle olisi helpompaa, jos ohjeet olisi löydettävissä ja luettavissa verkkosivuina. Jotta intranet toimii hyvin yksikkö- tai tiimikohtaisten sisältöjen tarpeisiin, vaatii se julkaisualustalta sellaista kyvykkyyttä, jota puhdas sisältöjen julkaisualusta, kuten WordPress, ei tue. Optimaalisessa tapauksessa käyttäjien käyttöoikeuksia pitää pystyä hallinnoimaan, sisältöjä kohdentamaan ja personoimaan.
Onko tyydyttävä siihen, että työntekijät käyvät intranetissä harvoin ja menetetään sen potentiaali ainoana koko organisaation yhteisenä kanavana?
Vahvistuuko suomalaisten intranetien suunta jatkossakin koko organisaation ohjepankkina ja ajankohtaisten viestien välittäjänä? Pitääkö vain hyväksyä, että intranetin kohtalona on olla materiaalin säilytyspaikka ja muut tarpeet hoidetaan muualla: yhteisöllisyys kasvokkaisissa tapaamisissa, työhön liittyvän tiedon välittäminen Teamsissa ja ajankohtaisviestintä pienempien ryhmien kesken – joku kertoo tärkeät asiat, kun ovat ne ovat todella tärkeitä? Jos näin on, on tyydyttävä myös siihen, että intranetiä käytetään suhteellisen harvoin.
Toivottavasti ei, sillä yhtälö ei toimi: työntekijä tarvitsee pysyvää ohjesisältöä harvoin, mutta hänen haluttaisiin tuntevan olevansa osa työyhteisöä ja olla perillä työpaikkansa asioista – usein.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Onnistu verkkopalvelu-uudistuksen läpiviennissä (20.11.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
