Osaaminen ja kokemus – kelpoisuusehdot vai arviointikriteerit?

Miten julkisessa hankinnassa kannattaisi arvioida kokemusta tai referenssejä? Onko joku parempi tekijä kuin toinen vain sen takia, että hänellä on enemmän työtunteja vyön alla? Kokemus kun ei ole sama asia kuin osaaminen. Ja mistä puolestaan voidaan tietää, onko referenssitoteutuksen kivalta vaikuttavat ratkaisut oikeasti tarjotun tiimin ansiota? Meneekö kunnia väärälle taholle, kun aikaisempia toteutuksia arvioidaan kilpailutuksessa?

Julkisissa hankinnoissa tarjousten arviointikriteerien on oltava hyvin selkeät. Siksi houkutus voi olla suuri arvioida sellaisia asioita, joiden numeerinen vertailu on helppoa, kuten referenssien lukumäärä tai tehdyt työtunnit. Menneet ansiot eivät kuitenkaan takaa onnistunutta lopputulosta eivätkä kerro mitään siitä, mitä me voimme odottaa omalta projektiltamme. Siksi näiden arviointi kilpailutuksessa ei ole kovin mielekästä. Se ei kuitenkaan tarkoita, ettei osaamista ja kokemusta kannata arvostaa, mutta pisteytyksen sijaan nämä kannattaa asettaa vähimmäisvaatimuksiksi.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Riman yli pääsevät saavat tarjota

Jos kilpailutuksessa arvostamme vain kokemusvuosia, helposti tarjotaan projekteihin vain kokeneimpia tekijöitä. Kun parhaat pisteet kisoista haetaan samoilla asiantuntijoilla, heillä on työpöydällään nopeasti enemmän projekteja, kuin mitä ehtivät tehdä. Juuri teidän digipalveluanne voi lopulta olla tekemässä ihan joku muu, kuin se asiantuntija, jonka ansioilla kilpailutus on voitettu. Aikaisemmin tehdyt projektit eivät myöskään kerro siitä, mitä me voimme omalta lopputulokseltamme odottaa.

Sen sijaan, että kisat voitetaan aikaisemmilla ansioilla, tarkoituksellisempaa on arvioida ja pisteyttää se projekti, jota juuri meille ehdotetaan. Projektin läpiviennin ja ehdotetun ratkaisun arvioinnilla saadaan huomattavasti parempi käsitys siitä, mitä tulee tapahtumaan ja miten lopputulokseen päästään, kuin kokemusta ja aikaisempia ansioita pisteyttämällä.

Vaikka emme pisteytä ja arvioi toimittajien kokemusta tehtyjen projektien ja henkilötyöpäivien kautta, se ei tarkoita, että emme arvosta näitä. Osaamiselle ja referensseille on hyvä asettaa vähimmäisvaatimuksia, joiden on täytyttävä, ennen kuin kilpailutukseen voi osallistua. Kelpoisuusehtoja voidaan asettaa sekä tarjottavalle tiimille että tarjoavalle yritykselle.

Tausta-ajatus on, että asetamme jonkun riman hyväksyttävälle osaamiselle ja kokemukselle, mutta kun rima ylittyy, näitä ei enää laiteta järjestykseen. Joko olet mukana kisassa tai et. Kisaa ei siis voiteta asiantuntijoiden kokemuksella, vaan muilla ansioilla, joten projekteihin voidaan tarjota riittävän kokemuksen omaavat henkilöt, eikä vain ne kaikkein kokeneimmat.

Kysymykseksi jää, mihin rima kannattaa asettaa? Tämä on arvioitava jokaisessa kilpailutuksessa erikseen. Kelpoisuusehtoja ei voida laittaa liian tiukaksi, ettei kilpailua rajoiteta turhaan. Jos haluamme mahdollisimman paljon tarjouksia, kelpoisuusehdot tulisi pitää mahdollisimman alhaisina. Jos puolestaan tiedämme, että tarjoajia on hyvin paljon ja haluamme rajata osallistujamäärää, voidaan asettaa tiukemmat ehdot, ilman että kilpailua rajoitetaan liikaa.

Vähimmäisvaatimukset tarjottavalle tiimille

Tarjousvaiheessa on hyvä määritellä, minkälaisia asiantuntijoita tiimiin halutaan ja asettaa näille minimivaatimukset. North Patrol nimeää kilpailutuksissa tyypillisesti kolmesta neljään eri roolia, johon on tarjottava asiantuntijaa. Näille asiantuntijoille voidaan asettaa vähimmäisvaatimuksia mm. kokemusvuosiin tai henkilökohtaisiin referensseihin liittyen.

North Patrolin kilpailutuksissa asetamme tyypillisesti asiantuntijoille kokemusvaatimuksen vuosissa, ei henkilötyöpäivissä. Asiantuntijalta edellytetään esimerkiksi kolmen vuoden kokemusta siinä roolissa, johon häntä asiakkaalle ehdotetaan ja esimerkiksi kolme henkilökohtaista referenssiä. Asiantuntijoiden henkilökohtaisille referensseille voi asettaa myös reunaehtoja. Referenssejä voidaan rajata esimerkiksi ajan tai teknologian mukaan. Referensseiksi on hyvä hyväksyä myös muiden, kuin nykyisen työnantajan leivissä tehty työ, sillä it-alalla asiantuntijoiden liikkuvuus on suurta.

Vaikka vähimmäisvaatimusten kautta haetaan tiimiin vähän kokeneempia tekijöitä, se ei tarkoita, että toteuttavassa tiimissä ei voisi nimettyjen henkilöiden lisäksi olla myös muita, kokemattomampia tekijöitä mukana. Edellytettyjen tiiminjäsenten lisäksi toimittaja voi nimetä tiimiin haluamansa määrän muita asiantuntijoita. Emme tyypillisesti rajaa tiimien kokoa. Työstä vastaavat kokeneemmat ammattilaiset, mutta varsinaisen lapiotyön voi tehdä myös vähemmän kokeneet tekijät.  

Näin toimittaja voi paremmin hallita työkuormaa ja samalla kouluttaa uusia työntekijöitä. Koska voittaakseen kisan toimittaja on jo tarjousvaiheessa joutunut sekä suunnittelemaan projektin läpiviennin hyvin että pohtimaan varsinaista ratkaisua, asiakkaan kannalta voidaan olla suhteellisen huoleti siitä, että ratkaisuista tulee hyviä, vaikka mukana olisi myös junioreita.  

Yritykseltä edellytetään tietynlaisia referenssejä

Asiantuntijoiden vähimmäisvaatimusten lisäksi, myös tarjoavalle yritykselle asetetaan tyypillisesti referenssivaatimuksia. Jos toimittajalla on esittää tietyt kilpailutuksessa mainitut reunaehdot täyttäviä referenssejä, tarjouksen saa jättää eikä referenssejä arvioida sen kummemmin.

Reunaehdoiksi voidaan asettaa esimerkiksi tietty teknologia, ratkaisun laajuus tai toimiala, jos nämä ovat kilpailutuksen kannalta relevantteja.

Toimittaja voi myös referenssien kautta osoittaa osaamistaan. Jos esimerkiksi luotava palvelu sisältää paljon vaativia integraatioita, voidaan edellyttää, että yhden referenssin tulee olla ratkaisu, johon on toteutettu integraatio. Näin voidaan referenssien kautta varmistua, että toimittaja on tehnyt vastaavia asioita onnistuneesti aikaisemmin.

Laadullinen arvio tiimistä ja yrityksestä myös mahdollista

Vaikka tässä kirjoituksessa painotetaan, että kokemus ja osaaminen olisi hyvä asettaa vähimmäisvaatimuksiksi, eikä niitä ole mielekästä pisteyttää, se ei tarkoita, ettei tarjottua tiimiä tai yritystä voisi myös laadullisesti arvioida.

Jos todella halutaan varmistua tarjotun tiimin ja yrityksen osaamisesta, voidaan hankinnassa hyödyntää asiakastyytyväisyyskartoitusta laadulliseen arviointiin. Jos tämä aihe kiinnostaa niin suosittelen katsomaan tallenteen webinaaristamme Tietojärjestelmän hankinta julkisella sektorilla osa 3 – Tarjousten arviointi ja laadulliset arviointiperusteet.

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Camilla Heikkilä

VTM, IT-tradenomi Camilla Heikkilä on verkkopalvelusuunnittelun ja palvelukonseptien asiantuntija. Camilla konsultoi asiakkaita erityisesti julkisten ja sisäisten verkkopalveluiden ratkaisujen muotoilussa ja sisältökonseptoinnissa, sekä niiden hankintaan liittyvissä asioissa.

Camillalla on vahva viestinnällinen osaaminen ja hän auttaa kiteyttämään organisaation tarpeet ja sisällöt toimivaksi verkkosivukokonaisuudeksi, jossa myös loppukäyttäjän tarpeet on huomioitu. Teknisen osaamisen ansiosta, Camilla pystyy sujuvasti yhdistämään asiakkaan viestinnälliset tarpeet ja eri teknologioiden tarjoamat mahdollisuudet.

Palvelu- ja sisältökonseptien suunnittelun lisäksi, Camilla auttaa hankkeiden valmistelussa sekä optimaaliseen käyttäjäkokemukseen tähtäävien vaatimusten määrittelemisessä.

Camillalla on vuosien kokemus verkkopalveluiden suunnittelusta sekä sitä ennen yli kymmenen vuoden kokemus erilaisista verkkoviestintätehtävistä järjestösektorilla ja julkishallinnossa. Aikaisemman työuran aikana, Camilla on vastannut useasta verkkopalveluprojektista ja toiminut myös tuoteomistajan roolissa.

Asiointipalvelut ja ekstranetit

Autamme digitaalisten asiointikanavien suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailutuksessa. Etsimme asiakasystävälliset itsepalveluratkaisut, virtaviivaiset asiointiprosessit ja kustannustehokkaat teknologiat asiointiin, jäsenpalveluihin ja ekstranettiin.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun