Case Porvoo: Sisältökoneesta yhteiset sisällöt eri sivustoille
Porvoon kaupungin uudisti verkkopalvelunsa keväällä 2022. Uudistus oli suuri, sillä nyt ei uudistettu pelkästään Porvoo.fi-sivustoa vaan koko verkkopalvelukokonaisuus, johon kuului useita erilaisia verkkosivustoja aina kaupungin pääsivustosta ja matkailusivustosta kaupungin liikelaitosten, kuten työterveyden ja tilapalvelujen sivustoihin.
Uudistuksessa oli kaksi erilaista ja selkeää päämäärää: yhdistää kaikki sivustot yhdelle julkaisualustalle ja keskittyä sivustojen suunnittelussa asiakaslähtöisiin ratkaisuihin. Tehtävä ei ollut yksinkertainen, koska eri sivustoilla on erilaisia tehtäviä ja niiden käyttäjillä erilaisia tarpeita.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
”Porvoo.fi-verkkosivustolle tullaan ensisijaisesti hakemaan tietoa, joten rakenteen ja sisällön tuli olla selkeitä visuaalisesta näyttävyydestä tinkimättä. Visit Porvoo.fi-sivuston tavoitteena on puolestaan inspiroida ja houkutella kävijöitä Suomesta ja ulkomailta.”, linjaa viestinnän asiantuntija Jessica Backman Porvoon kaupungilta.
Eri sivustojen yhteiset sisällöt
Kun käytetään vain yhtä julkaisujärjestelmää, helpotetaan sivustojen hallittavuutta, mutta samalla voidaan helpottaa myös sisällöntuottajien työtä.
Sivustojen yhteiskäyttöisiä sisältöjä varten rakennettiin sisältökone, jossa julkaistaan uutiset, häiriötiedotteet, tapahtumat, henkilöstön yhteystiedot ja osa eri sivustoille jaettavista palvelusisällöistä. Viimeksi mainittuja ovat esimerkiksi sekä Visit Porvoo.fi:ssä että Porvoo.fi:issä esitettävät nähtävyydet ja käyntikohteet. Eri sivustoissa esitettävät sisällöt haluttiin näyttää eri sivustoissa omannäköisinään.
Kuva 1: Puistojen esittelykortteja hyödynnetään Porvoo.fi:ssä ja Visitporvoo.fi:ssä
”Yhteiset sisällöt voidaan julkaista vain yhdellä valitulla erillissivustolla tai kaikilla sivustoilla ja sivuston eri palvelukokonaisuuksien yhteydessä. Etuna on, että sisältö luodaan ja sitä ylläpidetään vain yhdessä paikassa. Tähän ratkaisuun olemme oikein tyytyväisiä.”, kertoo Jessica Backman.
Kuva 2: Yhteystiedot näytetään omanlaisina Porvoo.fi:ssä ja Porvoonvesi.fi:ssäKuva 3: Tapahtuman sisältö on samanlainen, mutta ulkoasu heijastelee Visitporvoo.fi:n ja Taidetehdas.fi:n ulkoasua
Kun samassa projektissa uudistetaan useita sivustoja, joille tehdään yhteinen sisältökone, vaatii se paneutumista sivustojen julkaisuaikataulututukseen. ”Yhteiskäyttöisistä sisällöistä muun muassa uutisten ja tapahtumien piti olla valmiita ennen kuin sivustoja voitiin avata, koska uutisia julkaistaan kaikilla erillissivustoilla ja tapahtumakalenterissa tärkeää sisältöä useilla sivustostoilla.”, kertoo uudistuksen projektipäällikkönä konseptin suunnittelu- ja tuotantovaiheessa toiminut Sari Hilska Porvoon kaupungilta.
Ulkoasu tukee käytettävyyttä
Sivustojen yhdistämisen lisäksi Porvoon kaupungille oli tärkeää keskittyä sivustojen suunnittelussa asiakaslähtöisiin ratkaisuihin. Konseptoinnissa paneuduttiin tiedon löytymiseen ja lyhyisiin palvelupolkuihin, mutta asiakaslähtöisyys huomioitiin myös ulkoasua ja käytettävyyttä suunnitellessa.
”Ulkoasun tulee edistää käytettävyyttä ja näyttää laadukkaalta ja tuoreelta. Visuaalisuus ei ole vain matkailusivuston asia: Porvoo.fi:n palvelusivuilla tuetaan selkeyttä, käytettävyyttä ja saavutettavuutta värikkäillä otsikkolohkoilla ja ikoneilla. Verkkosivustojen avulla Porvoo näyttäytyy ainutlaatuisena ja houkuttelevana matkailukaupunkina, mutta myös kehittyvänä ja kasvavana asuinpaikkana. Ulkoasu ja visuaaliset ratkaisut luovat erottuvan ja viimeistellyn ilmeen sivustolle.”, kuvailee Jessica Backman.
Määrätietoinen projekti – koronasta huolimatta
Verkkosivustouudistus kesti kaikkiaan noin 2,5 vuotta. Esiselvitys- ja määrittelyvaihe alkoi syksyllä 2019, ja sitä tehtiin yhdessä North Patrolin kanssa. Esiselvitysvaiheessa kirkastettiin verkkopalvelukokonaisuuden konsepti, valittiin sille sopiva teknologia ja suunniteltiin projektille tiekartta. Esiselvitysvaihe jatkui määrittely- ja kilpailutusvaiheella, jossa tarkennettiin konseptissa linjatut vaatimukset, laadittiin kilpailutusasiakirjat ja vertailtiin tarjoukset.
”Työ oli hyvässä vauhdissa aina maaliskuuhun 2020 asti, jolloin se keskeytyi koronapandemian vuoksi. Kesällä kilpailutettiin toteuttaja, ja syksyllä päästiin jatkamaan suunnittelua ja toteutusta valitun kumppanin Knowit Experiencen Oy:n (tuolloin Creuna Finland) kanssa. Sisällöntuotanto aloitettiin kesällä 2021. Osa sivustoista avattiin helmikuussa ja pääosa maaliskuussa 2022. Koronan takia projekti oli pitkä, mutta lopputulos onnistunut. Uusiin sivustoihin ollaan tyytyväisiä, ne ovat saaneet pääosin kiittävää palautetta - erityisesti on kiitelty sivuston ulkoasua.”, iloitsevat Jessica Backman ja Sari Hilska.
FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.
Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.
Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.
Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.
Laajojen tietomassojen muovaaminen verkkosivustoksi vaatii tietorakenteiden, käyttöliittymien ja toimintojen muotoilua palveluksi, joka tähtää tietojen löydettävyyteen, miellyttävään käyttökokemukseen ja tiedolla vaikuttamiseen. Helppokäyttöisillä ylläpitotyökaluilla varmistetaan tietojen pysyminen ajantasaisina.
Meitä on kymmenen konsulttia, olemme kokeneita suunnittelijoita ja teknologia-asiantuntijoita. Olemme vuosittain suunnittelemassa ja valmistelemassa yli 50:a erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmää. Asiakastyytyväisyytemme on erittäin korkea (9,5/10), ja monia asiakkaitamme olemme auttaneet jo useiden erilaisten digipalveluiden uudistamisessa.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Emme myy koodausta, emme lisenssejä
Moni ohjelmistotalo suosittelee asiakkailleen ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä ei ole näin. Meiltä ei voi ostaa toteutusprojektia, meillä ei ole kumppanuuksia teknologiatoimittajien kanssa. Meidän näkökulma markkinaan on laaja-alainen, kuten asiakkaillakin on syytä olla. Tavoitteena on aina löytää parhaiten sopiva ratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen koodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Olemme realistinen ja kaukonäköinen
Suunnittelemme palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Meille tärkeätä on ratkaisujen toteutettavuus, hyvien kumppaneiden olemassaolo ja kustannusten ennustettavuus.
