Solitalaisilla koitti uusi aika työyhteisöviestinnässä, kun uusi intranet, Insider, avautui maaliskuussa 2022. Insider on Unily-tuotteeseen pohjautuva intranet-ratkaisu, joka viritettiin vastaamaan Solitan tarpeita. Suomessa tuotteiden päälle tehdyt intranetit ovat harvinaisia, sillä meillä suositaan erityisesti Microsoftin välineiden avulla tehtyjä intranetejä. Millainen Insider on ja miksi Solita päätyi tuotteeseen, vaikka heillä on organisaatiossaan paljon erilaisia työkaluja ja etenkin osaamista?
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
12.5.2022
Intranet tukemaan avointa ja osallistavaa kulttuuria
Solita aloitti tunnistamalla intranetin tavoitteita sisäisesti alkuvuonna 2021 ja otti keväällä North Patrolin kartoittamaan erilaisia vaihtoehtoja intranetin toteuttamiseksi. Jotta päästiin pureutumaan erilaisiin vaihtoehtoihin, kirkastettiin ensin konseptilliset tarpeet intranetille ja sitten vaatimukset itse työkalulle.
Intranetin tulee kattaa organisaation virallisen viestinnän sekä yhteisöjen virallisen ja epävirallisen viestinnän. Sen pitää palvella erilaisia ammatillisia ja harrastusyhteisöjä kaikissa maissa – ja sisällöntuotannon pitää olla kaikille avointa. Tavoitteena oli, että intranet on jokaiselle solitalaiselle jokapäiväisesti käytettävä sisältöjen keskus, joka yhdellä silmäyksellä näyttää, mikä hänen työympäristössään on tärkeää. Tiedon tulee löytyä nopeasti, ja olla laadukasta – luotettavaa ja ajantasaista. Työntekemisen ja kollaboraation tarpeet hoidetaan muissa kanavissa ja muilla välineillä kuin intranetissä.
Visiona oli, että tulevassa intranetissä solitalaiset käyvät keskustelua, tutustuvat toisiinsa, oppivat toisiltaan, jakavat kokemuksia ja tietoa sekä kannustavat toisiaan. Lisäksi intranetistä pitää nopeasti löytää työkaverit, ja että heidän esittelyistään voi lukea muutakin kuin pelkän yhteystiedon.
”Intranetin pääasialliset kohderyhmät ovat kaikki solitalaiset. Halusimme erityisesti, että uudessa intranetissa on huomioitu eri maissa työskentelevien sekä uusien työntekijöiden tarpeet,” kertoo projektia johtanut Sonja Paju.
16 tuotteen läpikäynti
Konseptillisen määrittelyn jälkeen siirryttiin tunnistamaan keskeisimmät vaatimukset työkalulle, valitsemaan intranetin teknistä alustaa ja perehtymään muutamaan vaihtoehtoon tarkemmin.
Solitan keskeisimmät vaatimukset työkalulle liittyivät sisällön ylläpitoon ja päivitykseen, tiedon käyttämiseen tietokoneella ja mobiilisti, osallistumisen kannustamiseen ja käyttäjähallinnointiin. ”Erityisen tärkeä kriteeri oli nimenomaan sisällöntuotanto, koska Solitan avoin sisäisen viestinnän kulttuuri tarkoittaa sitä, että jokainen työntekijä voi luoda sisältöä intranetissä,” täsmentää Sonja.
North Patrol peilasi vaatimuksia 16 intranet-tuotteeseen, joista kolme osui tarkimmin Solitan tarpeisiin. Interactiin, LumAppsiin ja Unilyyn tutustuttiin yhdessä erillisten demosessioiden avulla, ja lopullisen valinnan Solita teki Interactin ja Unilyn välillä testattuaan alustoja aidoilla sisällöillä.
”North Patrolin kanssa tehty esiselvitysprojekti auttoi saamaan omaa ajattelua valmiimmaksi, ja sen avulla tiedettiin, mitä aletaan tekemään sitten, kun itse käyttöönottoprojekti alkaisi,” toteaa Sonja.
Määrämuotoinen käyttöönottoprojekti
Käyttöönottoprojekti sujui hyvin, sillä se oli Unilyn puolesta napakasti roolitettu ja määrämuotoinen: viisivaiheista käyttöönottoprosessia rytmittivät työpajat ja kotitehtävät. Yhteistyö Unilyn projektipäällikön ja teknisen asiantuntijan kanssa sujui hyvin, mutta edellytti Solitalta projektin pitämistä tiukasti näpeissä.
Erityistä paneutumista valmiin tuotteen käyttöönotossa vaati Solita-brändin sovittaminen, kustomoidut postaustyypit ja widgetien tyylien hionta. Lisäksi Solitan avoin organisaatiokulttuuri toi omat haasteensa tuotteen kustomointiin.
”Intranet-tuotteista ei ole juurikaan kotimaisia esimerkkejä, joten benchmarkia oli vaikea saada. Määrittelemällä selkeän vision, huomioimalla meidän ihmiset ja käyttämällä mielikuvitusta saimme kuitenkin aikaan kuitenkin varsin hyvän lopputuloksen”, Sonja sanoo.
Sisältöjen rakentamiseen osallistui lukuisia Solitan tiimejä, ja esimerkiksi liiketoimintayksiköt vastasivat itse omista sivuistaan. Kaikki tehtiin muiden töiden ohessa ja tiukalla aikataululla. ”Automaattisia sisältömigraatioita ei tehty, vaan kaikki rakennettiin käsin uuteen intranetiin, jotta siellä olisi vain se sisältö, joka on relevanttia solitalaisille”, kuvaa Sonja sisältötyötä.
Verkkosivumainen Insider
Kaikki vaiva palkittiin, sillä lopputulos näyttää ja tuntuu hyvältä. Insider-intra on modernin näköinen ja hyvin verkkosivumainen, sillä kuvat ja erilaiset sisältölohkot rytmittävät verkkosivujen taittoa. Erilaisia sisältöblokkeja on käytetty kuitenkin maltillisesti, vaikka Unily itsessään tarjoaa niitä satoja.
Päänavigaation on kaksitasoinen: toisessa on yritys-, työntekijä- ja yhteisöjen sisällöt ja toisesta löytyy pikalinkitykset eri järjestelmiin ja ohjelmiin. ”Pikalinkkejä, kuten kaikkea sisältöä, voi kohdentaa esimerkiksi eri maiden työntekijöille, ja käyttäjät voivat itse linkittää käyttämänsä järjestelmät ja ohjelmat omaan valikkoonsa,” Sonja kuvailee personointia.
Innostunut vastaanotto
Insider julkaistiin maaliskuussa 2022 viisi kuukautta projektin alkamisesta. Uusi ja erilainen intranet otettiin innostuneesti vastaan: Insiderin oma analytiikka osoittaa, että liki kaikki 1 300 solitalaisesta on käynyt Insideriin tutustumassa. ”Insider koettiin välittömästi moderniksi ja helppokäyttöiseksi. Ja mikä tärkeintä – haku huomattiin toimivaksi ja tieto löytyy,” Sonja iloitsee.
Vanha intranet oli tekstipainotteinen, ja Insiderissa on panostettu visuaalisuuteen ja käyttökokemukseen.
”Vanha ja uusi intranet ovat niin erilaisia, että muutos tulee viemään aikaa,” toteaa Sonja.
Julkaisun jälkeen kehittäminen jatkuu. Tähän mennessä on otettu käyttöön kourallinen toiminnallisuuksia. Uusia toiminnallisuuksia otetaan käyttöön pikkuhiljaa, esimerkiksi oman uutisnäkymän personointi tulee käyttöön lähiaikoina. Jotta Insider pysyy tuoreena, sitä muokataan aktiivisesti käyttäjien palautteen perusteella.
Sonja on tyytyväinen uuteen intraan ja sen käyttöönottoon. Onnistuneen projektin mahdollisti se, että Solitan viestintä ja it toimivat saumattomasti yhdessä.
”Ilman it:n vahvaa panosta olisimme joutuneet tyytymään karvalakkisempaan malliin,” Sonja kiittelee it:tä. ”Lopputulos on oikein hyvä, ja solitalaisten palaute arvokasta jatkokehittämisen kannalta,” Sonja kertoo.
Harkitsetko intranetia tuotteena?
Brittiläistä Unilyä voi kutsua intranet-tuotteiden mersuksi, koska se sisältää kaiken, mitä intranet-tuotteelta voi toivoa: sisällön kohdentamisen käyttäjän mukaan, notifikaatioiden hallinnan, monipuoliset sosiaaliset toiminnallisuudet, rikastetut henkilöhakemistot, sisäänrakennetun ideointisysteemin, hyvän haun sekä selkeän käyttöliittymän sisältöjen tuottamiseen sekä runsaat vaihtoehdot sisältöjen esittämiseen widgetien avulla. Integrointeina Unily lupaa esimerkiksi sisältöjen jaon Slackiin ja Slack-näkymät upotuksina.
Valmiiden tuotteiden käyttöönottoprojektit ovat selkeitä, lyhyitä ja nopeita. Tuotteessa on paljon valmiita ominaisuuksia, joista voi valita, mitkä otetaan käyttöön heti ja mitä ehkä myöhemmin. Puhdasverisen saas-tuotteen saa nopeimmillaan muutamassa päivässä. Laajempi kokonaisuus voi syntyä muutamassa viikossa tuotteen ominaisuuksia konfiguroimalla ja teemaa modifioimalla.
Valmiiden intranet-tuotteet ovat lisenssihinnoiltaan yleensä noin 25–50 euroa/käyttäjä/vuosi. Käyttöönoton hinta on tyypillisesti alkaen noin 20 000 € asiakaskohtaiselle käyttöliittymälle, mutta osan voi ottaa käyttöön myös ilman käyttöönottokustannuksia. Eniten hyötyä valmiista tuotteista saa organisaatiot, joissa ei ole paljon omaa henkilökuntaa IT:ssä ja viestinnässä.
Lue lisää valmiista intranet-tuotteista: Raportti analysoi valmiiden intranet-tuotteiden markkinaa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
