Luonnontieteellisten, ympäristötieteellisten ja metsätieteellisten alojen asiantuntijoiden ammattiliitto Loimu uudisti kiivaimpana korona-aikana verkkopalvelunsa Wordpress-alustalle. Kokonaisuuteen saatiin informatiiviset esittelysivut, innostava verkkolehti ja palvelevat jäsensivut, jotka kaikki toimivat hyvin yhteen.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
4.5.2021
Sivustouudistuksessaan Loimu lähti erityisesti hakemaan parannusta tietojen löydettävyyteen, verkkopalvelujen käytettävyyteen sekä ajantasaisten artikkelisisältöjen (uutisten, lehtijuttujen, puheenvuorojen jne.) näyttämiseen innostavina nostoina Loimu.fi-tietosivuilla.
Loimulla oli jo lähtökohtaisesti vahva ymmärrys siitä, millaisia kehittämistoimia verkkopalveluihin on tehtävä jäsenten palvelemiseksi ja oman työn helpottamiseksi. Niinpä uudistusprojektin tavoitteellinen läpivienti sujui onnistuneesti, ja lopputulokset ovat prikulleen toivomusten mukaiset.
Projekti pohjustettiin jämäkästi tekemällä North Patrolin kanssa palvelukonseptin linjaukset, teknologiavalinnat, vaatimusten määrittely ja toteutustyön kilpailutus.
Tarjouskilpailun voittajaksi valittiin Geniem: vaikka tarjouksen hinta oli tarjouskilpailun kalliimmasta päästä, Geniemin huolellisesti laadittu tarjous ja vakuuttava tiimityö tarjousesittelyssä herättivät luottamuksen. Toimittajavalinta osoittautui hyväksi, sillä Geniemin teknisessä toteutustyössä saatiin erinomaisesti toteutettua Loimun vaativimmatkin toiminnallisuudet, esitystavat ja integraatiot. Mihinkään ikäviin yllätyksiin ei kehittämistyössä jouduttu törmäämään.
Jäseneksi liittymisen helppous
Yksi Loimun pitkäaikaisista tavoitteista oli jäseneksi hakemisen virtaviivaistaminen: kankeat ja vaikeasti täytettävät erikieliset ja eri jäsenyyksiin kohdentuvat jäsenhakemuslomakkeet haluttiin yhdistää käyttäjäystävälliseen muotoon ja taustajärjestelmään integroiduksi.
Toteutusprojektissa luotiin selkeä, Loimun näköinen ja helppokäyttöinen lomakesovellus, jolla käyttäjä voi hakea omaan tilanteeseensa soveltuvaa Loimun jäsenyyttä. Hakemusprosessi auttaa lomakkeen täyttäjää eteenpäin, ja sovelluksesta löytyvät helposti myös sen kieliversiot.
Jäsenhakemuslomakkeella jätetyt tiedot siirtyvät integraation avulla suoraan Loimun jäsenrekisterisovellukseen, jossa hakemusten käsittely sujuu ilman ylimääräisiä siirtämisen tai syöttämisen vaiheita.
Ajantasaisten jäsenetujen integraation pilotointi
Member+ on jäsenetupalvelu, joka palvelee kaikkia akavalaisia ammattijärjestöjä. Loimu oli ensimmäisiä jäsenjärjestöjä, joka hoksasi toteuttaa omalle sivustolleen automaattiset uutisnostot Member+-palvelusta. Näppärästi parin viikon aikana toteutettiin integraatio, jonka avulla Loimun etusivulla näkyvät nyt aina ajantasaisesti tuoreimmat Member+-jäsenedut:
Ratkaisu ilahduttaa jäseniä, antaa jäsenetujen tarjoajille hyvää näkyvyyttä ja helpottaa Loimun sivuston ylläpitäjien työtä. Siis kaikille osapuolille hyödyllistä!
Jäsensivustolla koulutuskirjasto
Loimun jäsentunnuksilla sisäänkirjautumista edellyttävä jäsensivusto antaa käyttäjille mm. työkalut omien jäsentietojen ylläpitämiseen ja loimulaisten alojen tilastollisen palkkakehityksen tarkasteluun sekä paljon hyötytietoa luottamustehtävissä toimiville.
Lisäksi jäsensivustolle on koottu kirjasto koulutusmateriaaleista, webinaaritallenteista, videoista ja vastaavista aineistoista, jotka ovat loimulaiselle hyödyksi. Kirjasto on jäsennelty metatiedoin niin, että käyttäjän on helppoa hakea ja löytää hyödylliset aineistot kussakin tiedontarpeessaan. Erityisesti korona-ajan etätyöläisille tällainen itseopiskelumateriaali tarjoaa paljon mahdollisuuksia kehittää omaa ammattitaitoa.
Jäsenyhdistysten vakiomuotoiset esittelyt
Loimuun kuuluu kymmeniä jäsenyhdistyksiä, jotka toimivat paikallisesti jollakin alueella tai tietyllä toimialalla/työpaikalla tai tietyn korkeakoulun opiskelijoiden parissa. Eri jäsenyhdistysten tietojen keskitetty ylläpito on haasteellista, ja usein esittelytiedot ovatkin kovin epäyhdenmukaisia.
Jäsenyhdistysten esittelyjen tasapuolistamiseksi Loimu.fi-sivustolle luotiin sivupohja, jonka avulla kaikista jäsenyhdistyksistä on mahdollista tuottaa yhdenmukainen esittely niiden toiminnasta, jäsenmaksuista, yhteyshenkilöistä ja some-kanavista. Jäsenyhdistys voi oman tarpeensa mukaan kertoa toiminnastaan laajemmin tai suppeammin.
Verkkolehti suuren maailman meiningillä
Loimun erityinen ylpeydenaihe on liiton jäsenlehti, johon toimitetaan kuusi kertaa vuodessa ilmestyviin numeroihin erittäin laadukasta journalistista aineistoa loimulaisten erityisalojen tiimoilta.
Tämä kokemus laadukkaasta, innostavasta ja professionaalista lukupaketista haluttiin saada siirretyksi myös verkkoon. Toteutusprojektissa panostettiin erityisesti siihen, että Loimu-verkkolehden artikkeleille ja numeroille saatiin hiotut käyttöliittymäratkaisut ihanteelliseen selaamiseen verkossa erilaisilla päätelaitteilla.
Verkkolehden artikkelivarasto on selailtavissa vapaasti tai teema-aiheiden, artikkelikategorioiden ja lehden numeroiden mukaan. Jokaiselle lehden numerolle voidaan toimittaa monipuolisesti taitettu ”kansisivu”, joka nostaa esiin kiinnostavimmat jutut ja antaa työkalut eri juttutyyppien selailuun.
Artikkelien metatietoluokittelujen ansiosta niitä voidaan nostaa aiheensa mukaan esille myös Loimu.fi-tietosivuille.
Monipuolisten nostoelementtien avulla verkkolehden jutuista voidaan muodostaa teemallisia ryhmiä, joiden esitystapaan saadaan kuvaelementeistä ylimääräistä houkuttelevuutta:
Ristiinlinkitykset aiheen mukaan
Loimun esittelysivuston, jäsenpalvelun ja verkkolehden rakentaminen yhteiselle WordPress-alustalle mahdollistaa sen, että sivuille voidaan noutaa dynaamisia nostoja muista samaa aihetta käsittelevistä jutuista: Loimun lehtiartikkelit, tapahtumat, koulutukset ja uutiset löytyvät ympäri sivustoa niiden metatietojen mukaisista teemallisista konteksteista.
Uudistustyössä projektipäällikkönä ja tuoteomistajana toimineen Loimun viestintäasiantuntija Pauliina Heikkilän mielestä parasta kehitetyissä verkkopalveluissa onkin ollut juuri tämä ristiinlinkittämisen mahdollisuus: erilaiset kiinnostavat juttutyypit saavat sivustolla näkyvyyttä, Loimun aihepiirit nousevat esiin, ja käyttäjät viihtyvät sivustolla pidempään lukiessaan erilaisia artikkeleita. Sisällöntuottajien työtä dynaamiset, metatietoihin tai integraatioihin perustuvat nostot helpottavat tuntuvasti.
Pauliina iloitsee myös verkkolehden paremman näkyvyyden onnistumisesta: ”Kun loimulaiset avoimet työpaikat on aina ollut suosituin sivumme, nyt verkkolehden artikkelit ovat ensimmäistä kertaa ylittäneet sen suosion!”
Sisältöuudistus ei synny itsekseen
Loimun uudet, houkuttelevat verkkosisällöt eivät ole syntyneet tyhjästä, vaan ne on luotu laajan toimituskunnan paneutuneella työllä.
Loimun viestintäpäällikkö Anna Melkas on verkkopalvelu-uudistusten konkari, joka on todistanut lukuisten sivustouudistuksien historialliset opit, odotettavat ongelmat ja yllättävät ongelmat. Tuoreimmassa Loimu.fi-uudistuksessa oli yllätyksenä se, kuinka paljon aikaa verkkosisältöjen suunnittelu, käsikirjoittaminen ja syöttäminen järjestelmään vie kokeneeltakin sisällöntuottajalta. ”Asiantuntijat arvioivat työn vaatiman ajan turhan optimistisesti, ja ehkä sitä tarttuu toden teolla hommiin vasta kun deadline häämöttää lähellä”, Anna nauraa.
Loimun verkkopalvelu-uudistus vietiin todella ripeästi läpi, sillä syyskuulla 2020 aloitettu työ eteni kahden viikon sprinteissä sisällönsyöttövalmiuteen jo marraskuun puoliväliin mennessä. Kun itsenäisyyspäivän aikoihin pidettiin ylläpitotyökalujen käyttökoulutus, oli sisällöntuottajilla tehtävänään hyväksyntätestaus ja sisällönsyöttö joulu- ja tammikuun lomantäyteisten työviikkojen aikana. Näihin vaativiin tehtäviin oli vaikeaa saada oman toimen ohessa riittävästi aikaa löytymään.
Joulunpyhien aikaan viestintäpäälliköltä jäivät pidemmät jouluvapaat pitämättä rakentaessa verkkolehteä, kun aiemmin julkaistujen lehtien artikkelit oli syötettävä uuteen järjestelmään. Anna kertoo päässeensä hommassa todella palkitsevaan flow-tilaan, kun päätoimittajan ominaisuudessa oli tärkeää huolehtia lehden ulkoasun tinkimättömästä laadusta.
Loimun sivustototeutuksessa ajankäytön haasteet näkyivät siinä, että kieliversiot päätettiin jättää vähän myöhemmin uudistettaviksi. Kun suomenkieliset palvelut julkaistiin helmikuun 2021 lopulla, tulevat ruotsin- ja englanninkieliset sivut julki seuraavassa vaiheessa huhti–toukokuulla.
Viestintäpäällikkö voi olla tyytyväinen verkkopalvelukanavan uuteen ulkoasuun: looginen ja selkeä sivusto on otettu hyvin vastaan, ja kiukkuisia palautteita uuteen siirtymisestä ei ole saatu lainkaan. Anna Melkas kiittelee projektissa ansioituneita yhteistyökumppaneita ja myös oman väen panosta:
Verkkosivu-uudistus oli meille Loimussa erittäin suuri ja hektinen projekti, johon osallistettiin koko parikymmenhenkinen toimistomme – niinpä siihen myös kohdistui paljon toiveita ja odotuksia.
North Patrolin asiantuntemuksen ja jämäkän otteen avulla saimme kuitenkin jo hankkeen alkuvaiheessa sovitettua yhteen erilaiset palvelu- ja viestintätarpeet sekä näkemykset.
Toteutusvaihetta, joka oli kiireellinen ja todella työläs, vei hienosti eteenpäin Geniemin osaaminen ja aito halu löytää meille oikeita käytännön ratkaisuja.
Kyllähän tällainen projekti on aina myös stressaava ja välillä hermotkin kiristyivät, mutta lopputulos palkitsi. Uudistus oli myös meidän toimiston porukalta hieno yhteinen ponnistus!
Viestintäpäällikkö Anna Melkas
Hankkeen tiedot
Loimu.fi, Loimu.fi/verkkolehti, jasensivut.loimu.fi
Teknologia-alusta: WordPress
Hankkeen kokonaishintaluokka: n. 100 000 €
Hankkeen keskeisiä vaiheita:
- Joulukuu 2019-Helmikuu 2020: Määrittely ja tarjouspyyntö, North Patrol
- Maalis-huhtikuu 2020: Kilpailutus, North Patrol
- Kesä-marraskuu 2020: Sisältösuunnittelu, integraatiosuunnittelu, Loimu
- Elo-syyskuu 2020: Määrittelyn tarkennus, tekninen suunnittelu, Geniem
- Syys-marraskuu 2020: Tekninen toteutus, Geniem
- Marraskuu 2020 – Tammikuu 2021: Testaukset, Geniem ja Loimu
- Joulukuu 2020 – Helmikuu 2021: Sisällöntuotanto, viimeistelyt ja julkaisu, Loimu
Laadukkaaseen vaatimusmäärittelyyn kannattaa panostaa
Vaatimusmäärittely on digiprojektissa keskeinen dokumentti, jonka avulla konkretisoidaan tietojärjestelmän tai verkkopalvelun suunnittelu, hahmotetaan tekniset ratkaisut, pyydetään toteuttajalta perusteltu työmäärä- tai kustannusarvio ja ohjataan ketterän toteutustyön työtehtäviä.
North Patrolin vetämässä määrittelytyössä vaatimukset saadaan kirjattua laadukkaasti, asiantuntevasti ja kustannustehokkaasti, ja lopputuloksena syntyy työn johtamiseen soveltuva vaatimusmäärittely.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: ERP-järjestelmät Suomessa ja vinkit onnistuneeseen uudistukseen (3.9.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
