Intranetit ovat siirtymässä pilveen, myös monikansallisissa ja monikielisissä organisaatioissa. Pilveen siirtyminen tuo monia hyötyjä, mutta asettaa samalla haasteita – vanhat ratkaisut ovat harvoin sellaisenaan siirrettävissä pilveen ihan teknisistäkin syistä. Uponor oli tämän haasteen edessä vuosi sitten. Teknisen uudistuksen häämöttäessä, Uponor päätti hyödyntää tilaisuuden ja miettiä koko intranetin konsepti uusiksi.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
1.3.2021
Uponor on yksi johtavista talo- ja yhdyskuntatekniikan järjestelmientoimittajista maailmassa. Uponor kehittää tuotteita ja palveluita niin veden jakeluun, lämmitykseen ja viilennykseen kuin yhdyskuntatekniikkaan. Uponorilla on toimintaa 26 maassa Euroopassa ja Pohjois-Amerikassa.
Uponorin vanhalla intranetillä oli ikää noin seitsemän vuotta ja se oli aikoinaan rakennettu SharePoint 2016 päälle. Intranet oli luotu koko organisaation yhteiseksi sisäiseksi viestinä- ja uutisointikanavaksi, mutta se tavoitti lähinnä Euroopassa työskentelevät tietotyöläiset. Pohjois-Amerikka oli luonut omiin tarpeisiinsa erillisen intranetin, johon tuotiin uutissyötteitä yhteisestä intranetistä.
Uponor oli päättänyt ottaa Microsoft 365 -työkaluja käyttöön ja samalla intranet oli päätetty siirtää pilveen. Vanhan intranetin siirtäminen sellaisenaan pilviympäristöön olisi kuitenkin haastavaa, ei vähintään Pohjois-Amerikan erillisratkaisun takia, joten intranetkokonaisuutta päätettiin tarkastella uudestaan. Piti löytää konseptuaalinen ratkaisu, joka sopisi koko Uponorille ja taipuisi O365 SharePoint onlinella toteutettavaksi.
Hybridityöpajoilla kohti uutta konseptia
Uponorin uutta intranettiä lähdettiin suunnittelemaan isolla porukalla ja suurella sydämellä. Projektin aluksi tunnistettiin haasteita, joita uuden intranetin pitäisi ratkaista. Konseptointi aloitettiin kartoittamalla erilaisia tarpeita ja odotuksia sisäiselle viestinnälle ja yhteistyölle yleisesti, sekä intranetille erityisesti. North Patrolin avustuksella, Uponorin ydinryhmä haastatteli eri sisäisiä sidosryhmiä sekä toteutti kaikille uponorilaisille avoimen kyselyn, jonka avulla kerättiin ideoita ja ajatuksia intranettiin liittyen. Tarvekartoituksen tulokset toimivat tarkemman suunnittelutyön pohjana.
Uponor on moniulotteinen organisaatio, ja konseptissa oli monta näkökulmaa, jotka piti huomioida. Konseptia työstettiin yhteensä neljässä designtyöpajassa – aluksi kirkastettiin intranetin konseptuaaliset suuntaviivat, jonka jälkeen konseptia lähdettiin tarkentamaan liiketoimintojen, viestinnän ja henkilöstöasioiden näkökulmista. Vaikka suunnittelutyö tehtiin ennen pandemiaa ja etätyösuosituksia, työpajaoissa hyödynnettiin laajasti online-työkaluja, sillä suuri osa työpajaosallistujista oli muista maista kuin Suomesta.
− Työpajat olivat todella arvokas osa konseptointivaihetta ja koko projektia, sekä myös hyvä keino työntekijöiden osallistamiseen, toteaa Senior Communications Specialist Tiina Koivisto, joka vastasi Uponorilla intranetprojektista.
− Saimme työpajoissa yhdessä pohdittua ja päätettyä tärkeitä asioita uuden intran suhteen. Kaikki osallistujat saatiin hienosti mukaan työkalujen ja videoyhteyden välityksellä. Sain työpajoista paljon positiivista palautetta, etenkin online-työkalujen toimivuudesta – iso kiitos siitä North Patrolille, Koivisto jatkaa.
Uuden intranetin luominen Uponorin kokoiselle organisaatiolle on iso ponnistus, joten ennen toteutustyöhön ryhtymistä, haluttiin varmistaa, että tehdyt linjaukset olivat oikeat. Työpajoissa työstetty uusi intranetkonsepti esiteltiin valituille sidosryhmille ja kerättiin siitä palautetta. Kun konseptisuunnitelma oli validoitu, kirkastettiin vielä eri työkalujen roolitusta sekä tarkennettiin tekniset reunaehdot ja suunniteltiin projektin läpivienti, jotta Uponor pystyi kilpailuttamaan intranetin toteutusprojektin.
Konseptissa tasapainoilua eri tarpeiden välillä
Uponorin tavoitteena on intranetin avulla tukea sekä organisaatiolaajuista että myös paikallista viestintää ja samalla tarjota modernit digitaaliset työkalut koko organisaatiolle.
Uponorin toiminta on jakautunut kolmeen eri segmenttiin, ja useaan mahaan. Tarvekartoituksessa kävi ilmi, että työntekijät halusivat entistä enemmän tietoa siitä, mitä muissa segmenteissä tapahtuu. Uuden intranetin haluttiin myös heijastavan yhteistyötä ja mahdollistavan toisilta oppimista.
Vaikka isossa organisaatiossa organisaation virallinen kieli on usein englanti, se ei välttämättä tarkoita, että intranet voidaan rakentaa vain yhdellä sisällöllä ja yhdellä kielellä. Monikansallisissa yrityksissä pitää usein tasapainoilla toisaalta sen kanssa, kuinka yhtenäistä kulttuuria ja ”me-henkeä” voidaan luoda intranetin avulla, ja toisaalta sen kanssa, että osa sisällöistä pitää olla tarjolla myös paikallisilla kielillä tai vähintään lokalisoituna. Esimerkiksi henkilöstöohjeissa voi olla suuriakin eroja eri maiden välillä.
Se, että organisaatio toimii monessa maassa ja intranet tehdään yhdellä ja samalla teknologialla ei vielä tarkoita sitä, että intranettien pitäisi konseptuaalisesti olla samanlaiset. Tämä kävi ilmi myös Uponorin projektissa.
Joissain englanninkielisissä organisaatioissa voi olla täysin perusteltua luoda kattavat paikalliset intranetit paikallisilla kielillä. Silloin ratkaisu on yleensä se, että kaikki yhteinen sisältö käännetään, ja ajankohtaisviestinnässä on sekä yhteistä, että maakohtaista tietoa. Riskinä tämän tyyppisissä, täysin maakohtaisissa intraneteissä on, että työntekijät identifioituvat vain oman maan tai oman paikallisen organisaation kanssa. Harva tulee katsoneeksi, tai ymmärtäneeksi muiden maiden tai alueiden intranettejä, eikä tieto ja hyvät käytänteet valu yhdestä maasta tai organisaatiosta toiseen.
Uponorilla ei haluttu ajaa eri maita tai segmenttejä omiin siiloihin, vaan pyrittiin ratkaisuun, jossa intranet tukee ajatusta yhdestä yhteisestä organisaatiosta. Myös Uponorin vanha intranet oli lähtökohtaisesti englanninkielinen, joten uuden intranetin suhteen tässä ei tapahtunut suurta muutosta. Uudessa intranetissä vain ne sisällöt, joissa on paikallisia eroavaisuuksia, on käännetty paikallisille kielille, ja tässäkin yhteydessä sisällössä ja niiden laajuuksissa on maakohtaisia eroja. Joillakin mailla voi olla laajoja maakohtaisia kokonaisuuksia, kun toisilla on vain yksittäisiä sivuja. Tavoitteena on kuitenkin, että kaikki työntekijät lukevat yhteistä intranettiä, ja saavat samat ohjeet yhteisellä konsernikielellä. Myös intranetin yhteiset uutiset ovat vain englanniksi.
Mittava sisältötyö ja toteutusprojekti täysin etänä
Uponorin uuden intranetin toteutusprojekti käynnistyi keväällä 2020 ja sitä lähti toteuttamaan HiQ Finland. Vaikka myös uusi intranet toteutettiin pääsääntöisesti englanniksi, konsepti muuttui huomattavasti ja sisältörakenne piti miettiä uusiksi – samalla myös sisällöt käytiin läpi. Lähes koko vuoden Tiina Koivisto on luotsannut noin 70 uponorilaista, jotka ovat työstäneet sisältöjä uuteen intranettiin.
− Uudistuksen yhteydessä karsittiin paljon sisältöjä ja luovuttiin vanhasta. Uuteen intranettiin ei tuotu sellaisenaan ollenkaan vanhoja sisältöjä, Tiina Koivisto kertoo.
Toteutustyön edetessä Tiina Koivisto on myös pitänyt lujasti kiinni suunnitellusta konseptista. Vanhassa intranetissä monella yksiköllä oli omat sivunsa, ja moni halusi näitä myös uuteen. Konseptityössä oli kuitenkin tarkasti punnittu, miten eri yksiköt näkyvät intranetissä – yksikkö kun viestii aina kahdelle yleisölle, itselleen ja kaikille muille. Koska intranetistä haluttiin koko Uponorin yhteinen tila, konseptista myös karsittiin yksikkökohtaisia sivustoja ja sivuja.
Vaikka suunnitelmat olivat selkeät, näin isossa projektissa haasteilta ei voi välttyä. Poikkeustilanne ja etätyöt eivät kuitenkaan vaikuttaneet juuri toteutukseen – olihan uponorilaiset jo tottuneet työskentelemään virtuaalisesti kollegoiden kanssa ympäri maailmaa, ja tilannetta helpotti Teamsin lanseeraaminen koko organisaation käyttöön alkukesästä. Haastekerrointa nosti niin henkilöstövaihdokset kuin eri maiden säädökset, jotka piti huomioida projektin aikana. Kaikesta huolimatta, Uponorin uusi intranet ja Yammer saatiin lanseerattua kaikille uponorilaisille lokakuun 2020 lopussa, aivan suunnitelmien mukaan ja vastaanotto on ollut hyvin positiivinen.
Case: Uponorin intranet
- Asiakas: Uponor
- Palvelu: Intranet
- Tekninen alusta: O365
- Esiselvitys: North Patrol (syyskuu – joulukuu 2019 )
- Intranetin määrittely ja kilpailutus: North Patrol (kesäkuu – syyskuu 2019 )
- Intranetin sisällönsuunnittelu ja toteutus: Uponor (helmikuu – lokakuu 2020)
- Tekninen toteutus: HiQ Finland (maaliskuu – lokakuu 2020)
- Julkaisu: lokakuu 2020
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
