North Patrol on digipalvelujen ja tietojärjestelmien suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Muotoilemme ideoista vision ja palvelukonseptin, löydämme parhaat arkkitehtuuri- ja teknologiaratkaisut, suunnittelemme toimivan käyttökokemuksen ja kilpailutamme ihannekumppanin toteutustyöhön. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Porvoo sai modernin SharePoint-intranetin – North Patrol suunnitteli ja kilpailutti
Porvoon kaupunki rakensi reilussa vuodessa modernin SharePoint-intranetin, jossa yhdistyy kaksikielisessä ympäristössä viestinnällinen intranet, SharePoint-työtilat sekä O365-alustan mukana Teams- ja Yammer-ryhmät.
Tehtävä ei sujunut vain projektipäällikön sormia napsauttamalla, vaan vaati määrätietoista etenemistä. Työ palkitsi, sillä lopputulos on hyvä ja käyttäjät tyytyväisiä. ”Onnistuimme yhdistämään klassista ja modernia toimintatapaa huomioiden tuhannet käyttäjät”, kertoo Porvoon viestintäpäällikkö Aino-Marja Kontio.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Projektin valmisteluvaiheessa päätettiin, että uuden intranetin alusta on Microsoft Office 365, joten vanha on-prem-intra siirtyy pilveen. Intranet oli vuonna 2013 tehty 1. sukupolven Valo, joka koostui viestinnällisestä intranetistä ja työtiloista. Kaupungin yhdellä toimialalla, sivistystoimella, oli jo käytössään O365 ja monet sen työkalut.
Intranet ei erillinen saareke
Uusi intranet ja muut O365-työkalut haluttiin ottaa käyttöön kaikille noin 3 500 työntekijälle hallitusti ja selkeästi.
”Ajatuksena oli, että intranet ei olisi erillinen saareke, vaan että se ja työtilat ovat samassa ympäristössä ja niillä on omat tehtävänsä. Intranetin pitäisi olla niin helppokäyttöinen ja houkutteleva, että ensisilmäyksellä löytyisi nopeasti menuvalikot ja tärkeimmät uutisnostot sekä henkilöstöasioihin ja työsuhteeseen liittyvät ohjeistukset ja lomakkeet. Tärkeää olisi, että intranetiä pystyttäisiin käyttämään kaikkialta erilaisilla päätelaitteilla kahdella kielellä”, määritteli tavoitteina Kontio.
Avoimen viestinnän ja yhdessä tekemisen puolesta Porvoossa oltiin jo pitkällä, sillä vanhan intranetin myötä viestintäkulttuuri oli muuttunut avoimempaan suuntaan ja virtuaalisesta yhdessä työskentelystä oli kokemusta.
Projekti eteni suunnitelmien mukaan
Projekti käynnistyi maaliskuussa 2018 esiselvitysprojektilla North Patrolin kanssa. Projektiryhmään kuului henkilöitä viestinnästä, tietohallinnosta ja hallinnosta. Työpajoihin osallistui työntekijöitä kaupungin eri toimialoilta. Projektin omisti viestintä, ja sille nimettiin projektipäälliköksi viestinnän suunnittelija Jonna Borgström.
Esiselvitysvaiheessa määriteltiin, että intranet on ensisijainen sisäisen viestinnän kanava – niin koko organisaation kuin toimialojen näkökulmasta. Intranet on tiedon etsinnän aloituspiste ja ponnahduslauta muihin järjestelmiin. Lisäksi suunnitelmassa huomioitiin tulosyksiköiden, liikelaitosten ja ulkopuolisten yhteistyötiimien tarpeet.
Kilpailutuksen jälkeen intranetin toteutujaksi valikoitui Sininen Meteoriitti, ja intranet otettiin käyttöön aikataulun mukaisesti toukokuussa. ”Emme pyrkineet Intran osalta liian kunnianhimoisesti täydellisyyteen, vaan halusimme saada käyttäjille uuden Intran käyttöön projektin suunnitellun aikataulun puitteissa. Täydennämme ja muokkaamme Intraa henkilöstön toiveiden ja tarpeiden mukaan pikkuhiljaa”, Borgström kertoo.
Innostunut vastaanotto
”Intranetin vastaanotto on ollut hyvä. Työntekijät ovat olleet innostuneita uusista ominaisuuksista. Esimerkiksi uusia Teamseja on alettu käyttää runsaasti. Tiimityösovellusten käyttöä on ohjattu siten, että Teams on pienempien ryhmien käyttöön, Yammer chattailuun ja työtilat isoille ryhmille, joilla on paljon dokumentteja”, kertoo Borgström.
Toimialat saivat omat sivustonsa, joita he ovat hyödyntäneet tehokkaasti. ”Sivustot omine uutisosioineen ovat hyvin toimivia kokonaisuuksia. Ne täydentävät koko henkilöstölle suunnattua tiedottamista kohdentaen uutisia, tapahtumia ja työkalulinkkejä käyttäjäryhmäkohtaisesti. Toimialoilta on jopa ollut sisällöntuotantoon tunkua”, Borgström iloitsee.
Hyvän vastaanoton sai myös kieliversiointi. Koska Porvoossa intranetin kaksikielisyys on tärkeää, siihen myös satsattiin. Käyttäjät voivat vaihtaa kielivalikosta sisällön kielen; ylläpitäjät luovat samasta sisällöstä kaksi versiota linkittäen sivut toisiinsa.
Kattava käyttöönotto
”Sisällöntuottajien informointi projektin vaiheista onnistui hyvin. Projektipäällikkö piti sisällöntuottajia kaiken aikaa tietoisina projektin vaiheista. Lyhyetkin tietopalaset ja kannustavat viestit olivat plussaa ja lisäsivät motivaatiota”, kiittää Kontio.
”Demoversion myötä päivittäjille avautui tulevat ominaisuudet konkreettisesti, joten heidän innostuksensa vain kasvoi, kun ensimmäinen demoversio saatiin käyttöön”, Borgström muistelee.
Porvoo panosti uuden järjestelmän kouluttamiseen. Sinisen Meteoriitin ylläpitokoulutusten lisäksi henkilöstölle ja ylläpitäjille pidettiin lyhyitä infoja ja paikallisen Careeria-oppilaitoksen kanssa tehtiin yhteistyötä kaikkien O365-työkalujen perehdyttämisessä. ”Careerian opiskelijat tulevat kiertämään yksiköissä ja neuvomaan työkalujen käytössä vielä jatkossakin. Linjaukset niin intranetin kuin O365-työkalujen käytöstä on koottu intranetistä löytyvään Pelikirjaan”, kuvaa Borgström käyttöönottoa.
Ennakkoon tehty valmistelutyö oli suuressa roolissa tavoitteiden saavuttamisessa.
Projekti vaati paneutumista
Vaikka Borgström ja Kontio ovat tyytyväisiä intranetin lopputulokseen, itse projekti vaati paneutumista. Esiselvitysvaiheen lopussa ei päätetty, miten O365-intranet toteutetaan. Kun toteuttajaksi valikoitui Sininen Meteoriitti ja Valo-tuote, oli selvää, että kaikkien suunniteltujen vaatimusten sovittaminen tuotteen ominaisuuksiin oli haastavaa, esimerkiksi työtilat toteutettiin Valo-tuotteesta poikkeavalla tavalla.
”Jälkeenpäin ajateltuna kannattaisi käyttää enemmän aikaa vaadittujen ominaisuuksien ja tuotteen ominaisuuksien kohtaamisen varmistamiseksi heti toteutusprojektin alkuvaiheissa. Sen voi tehdä pienellä ydintiimillä, jossa on osapuolia asiakkaalta ja toimittajalta”, Kontio toteaa.
”Ennakkoon tehty valmistelutyö oli suuressa roolissa tavoitteiden saavuttamisessa. Kun käyttäjät ovat osallistuneet suunnitteluun jo alkuvaiheessa, on käyttöönotto paljon helpompaa. Onnistunut lopputulos oli pitkälti määrätietoisen ja päätoimisen projektipäällikkömme ansiota. Projekti sai hyvän tuen johdolta, kun siihen oli varattu riittävät henkilöresurssit, kiteyttää onnistumisen Kontio.
Case: Porvoon kaupungin intranet
Asiakas: Porvoon kaupunki Hankinnan hintaluokka: noin 100 000 € sisältäen alkukartoituksen ja kilpailutusdokumenttien valmistelun. Tässä ei ole mukana projektipäällikön tai tiimin työtä eikä Intran ylläpitomaksuja.
Palvelu: Intranet Tekninen alusta: O365 Esiselvitys: North Patrol (kevät 2018) Vaatimusmäärittely sekä kilpailuttaminen ja toimittajavalinta: North Patrol (syksy 2018) Tekninen toteutus: Sininen Meteoriitti (kevät 2019) Julkaisu: Toukokuu 2019
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme:
Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00).
Ilmoittaudu webinaariin
FM, KK Anna Availa on verkkoviestinnän sekä sisäisten ja ulkoisten verkkopalvelujen asiantuntija. Anna konsultoi asiakkaita verkkohankkeiden valmistelussa, vaatimusten määrittelyssä ja konseptisuunnittelussa.
Anna on työskennellyt verkkoviestinnän parissa useissa organisaatioissa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Yritysten ja kaupunkiorganisaation viestintäpäällikkönä hän on kehittänyt voimakkaasti verkkoviestintää ja luonut organisaatioiden sähköisen viestinnän kokonaisuuksia, joista ovat löytyneet verkkopalvelujen ja introjen lisäksi muun muassa verkkolehdet, -vuosikertomukset ja -lehdet sekä sisäiset ja ulkoiset sosiaaliset mediat.
Annalla on parinkymmenen vuoden ajalta kokemusta lukuisista järjestelmistä, teknologioista ja toimittajista. Johtoryhmätyöskentely useissa organisaatioissa on antanut ymmärryksen siitä, miten liiketoimintaa tuetaan verkkoviestinnän keinoin.
Työssään Anna on vastannut viestintäjärjestelmistä ja toiminut useissa eri rooleissa kehittäessään ja ylläpitäessään niitä niin projektien vetäjänä kuin sisällöntuottajana.
Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.
Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.
Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.
Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.
Emme myy koodausta emmekä lisenssejä
Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.
Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus
Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.
