Microsoftin Office 365 -pilvipalvelu on Suomessa markkinajohtaja intranetien ja ryhmätyön alustana. Paketti sisältää paljon sovelluksia, eikä O365-käyttäjillekään ole aina selvää, mitä kaikkea pakettiin kuuluu tai mitä välinettä mihinkin tarkoitukseen kannattaisi käyttää.Tässä pikakatsaus paketin tärkeimpiin työkaluihin.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
13.5.2019
Toimiston perustyökalut
Toimistotyön perusinfrastruktuuri on monelle IT-osastolle ensisijainen syy hankkia O365-palvelu.
Microsoftin Office-työasemaohjelmistot (Word, Excel, Powerpoint, OneNote) on tällä hetkellä kustannustehokkainta hankkia osana O365-pakettia, mikä on Microsoftilta nokkela tapa kiihdyttää asiakkaittensa siirtymistä kohti pilvipalveluja. Office 365 sisältää myös toimisto-ohjelmistojen selainpohjaiset pilviversiot, mutta ne eivät ole toiminnallisuuksiltaan vielä työasemaversioiden tasolla.
Office 365:n sähköposti- ja kalenteriratkaisu, Exchange-sähköpostipalvelin ja siihen liittyvä Outlook-ohjelmisto ovat hyvä ratkaisu useimpien yritysten tarpeisiin.
Azure AD (Azure Active Directory) on O365-sovellusten käyttäjähakemisto, jonka vastinparina toimii tyypillisesti organisaation oma Active Directory -hakemisto, josta käyttäjät synkronoidaan pilvipalveluun. Azure AD tarjoaa kertakirjautumispalvelun (SSO), ja sitä voidaan hyödyntää myös paljon laajemmin kuin vain O365-sovellusten käyttäjähallintaan.
Viestinnällinen intranet
Viestinnällisen intranetin perusroolina on työnantajan toimintatapojen ja ohjeistojen välittäminen henkilöstölle sekä sisäinen tiedottaminen ja uutisointi. Office 365 pakettiin kuuluva SharePoint Online -palvelu tarjoaa välineet viestinnällisen intranetin julkaisemiseksi.
Microsoft on parin viime vuoden aikana tuonut SharePointin vanhojen ”klassisten” sivustomallien rinnalle ”modernit” sivustot, jotka tarjoavat entistä modernimman ja helppokäyttöisemmän sivueditorin sekä uudet sivupohjat, jotka responsiivisina toimivat hyvin myös mobiililaitteilla. Modernit sivustot olivat alkuvaiheessa monella tavalla rajoittuneita, mutta nyt toiminnallisuus on jo kehittynyt hyvälle tasolle. Modernit sivustot ovatkin viime aikoina korvanneet klassiset julkaisusivustot käytännössä kaikissa uusissa SharePoint-intraprojekteissa.
Moderneilla sivustoilla viestinnällisen intranetin sisällöt muodostetaan SharePoint Communication Site -sivustoista, joille rakennetaan yhteinen etusivu ja päänavigaatio SharePoint hub site -keskussivuston avulla. Modernit SharePoint-sivustot tarjoavat intranetiin myös kohtalaisen hyvät hakuominaisuudet.
SharePoint Online ei verkkosisällönhallintajärjestelmänä aivan vastaa parhaimpia CMS-tuotteita, ja sillä on selkeät heikkoutensa erityisesti kieliversioinnissa ja syvän sivustorakenteen hallinnassa. Se kuitenkin tarjoaa useimmille organisaatioille riittävät ominaisuudet, ja sitä käyttää kannattaa erityisesti silloin, kun organisaation kaikille käyttäjille ollaan muutenkin hankkimassa, tai on jo olemassa, O365-lisenssit.
Ryhmätyö ja sosiaalinen vuorovaikutus
O365 tarjoaa runsaan joukon välineitä ryhmätyön ja sosiaalisen vuorovaikutuksen tueksi. Tuotepaketti on tältä osin hieman sekava, sillä tuotteiden ominaisuudet menevät osittain päällekkäin.
Microsoft Teams on tällä hetkellä Microsoftin eniten markkinoima ryhmätyöväline. Se yhdistää (Slack-henkisen) ryhmächatin/-keskustelun, tiedostojen hallinnan (SharePoint-tiedostokirjasto) ja etäneuvottelut yhteen käyttöliittymään. Teams mahdollistaa käyttäjälle myös muiden välineiden linkittämisen samaan kokonaisuuteen. Vaikka Teams ei olekaan käyttökokemukseltaan aivan täydellinen, se soveltuu hyvin useimpien organisaatioiden ryhmätyövälineeksi.
SharePoint Team Sites – sivustoihin pohjautuvat ryhmätyötilat soveltuvat hyvin erityisesti dokumenttikeskeisen työskentelyn ympäristöksi. Monessa organisaatiossa Teams on pitkälti syrjäyttänyt SharePoint-työtilat, mutta myös SharePoint-työtiloille on edelleen käyttöä esimerkiksi silloin, kun työtiloihin halutaan rakentaa monipuolisia dokumentinhallintaominaisuuksia.
Onedrive for Business tarjoaa O365:n käyttäjille henkilökohtaista pilvitallennustilaa. Onedriveä voidaan käyttää myös tiedostojen jakamiseen muille henkilöille, mutta on suositeltavampaa jakaa tiedostot yhteisten työtilojen kautta. Onedrive-client-ohjelmisto mahdollistaa sekä oman OneDriven että yhteisten Sharepoint-tiedostokirjastojen synkronoinnin omalle työasemalle.
Yammer on organisaation sisäinen sosiaalisen median kanava, jota voi ehkä helpoiten ajatella koko organisaation sisäisenä ”Facebookina”. Teams on Microsoftin paletissa vienyt Yammerilta roolia erityisesti pienten ryhmien keskusteluvälineenä, mutta Yammer soveltuu edelleen hyvin koko organisaatiota ja/tai laajoja ryhmiä koskevien keskustelujen alustaksi. Yammer-feedit myös on helppo nostaa näkyviin SharePoint-pohjaisen viestinnällisen intranetin sivuille.
Office Delve on O365:n käyttäjäprofiilien hakemisto. Delven tiedot perustuvat Azure AD:n tietoihin, ja käyttäjät voivat itse täydentää profiilinsa tietoja. Delveä voi myös käyttää henkilöä kiinnostavien sisältöjen hakemiseen, mutta suurin osa organisaatioista käyttää sitä lähinnä sisäisenä puhelinluettelona.
Skype for Business tarjoaa pikaviestinnän, ääni- ja videoneuvottelut O365:n osana. Sitä käytetään yleisesti verkkokokousten järjestämiseen myös eri organisaatioiden välillä. Microsoft on kuitenkin korvaamassa Skypen O365-ympäristössä Teamsin neuvotteluominaisuuksilla.
Ja paljon muuta
O365:een kuuluu edellä kuvattujen perustyökalujen lisäksi myös paljon muuta. Tässä muutamia nostoja muutamista yleisimmin käytetyistä:
Planner on visuaalinen palvelu ryhmän tehtävien ja projektien hallintaan. Idealtaan Planner vastaa pitkälti esim. Trello-palvelua. Planneria voi käyttää joko erikseen tai tiimin Teams-työtilaan yhdistettynä.
Stream on väline videoiden julkaisuun organisaation sisällä. Sitä voi ajatella yrityksen omana ”YouTubena”.
Power BI on monipuolinen raportointiratkaisu, joka mahdollistaa tiedon noutamisen eri tietolähteistä ja raporttien tuottamisen. Power BI kuuluu O365:n laajimpiin lisenssipaketteihin, mutta se on hankittavissa myös erillisellä käyttömaksulla.
Office 365 -pakettiin kuuluu myös paljon muita työkaluja, kuten mm. Forms (kyselyt/lomakeet), Flows (työnkulut/integraatiot), PowerApps (sovellusten rakentaminen), Bookings (kalenterivaraukset), Sway (verkkopresentaatiot). Myös Office 365:n hakuominaisuudet ovat paranemassa tänä keväänä, kun uusi Microsoft Search on tulossa kaikkien Office 365 -asiakkaiden saataville.
O365:n mobiiliappsit
O365-paketti sisältää laajan, mutta hieman sekalaisen joukon mobiilisovelluksia puhelimille ja tableteille. Lähes jokaisella O365-sovelluksella on vastinparina oma mobiiliappsinsä, ja O365:n sujuva käyttö mobiililaitteessa vaati lukuisten sovellusten asentamista. Mobiilisovelluksina on saatavissa mm. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive, Skype for Business, Yammer, Delve ja Microsoft Teams.
O365-pakettiin kuuluu myös Kaizala-mobiilichat, joka on melko suoraviivainen kopio WhatsApp-palvelusta. Kaizalan etuna on, että organisaatio voi itse hallinnoida keskusteluryhmiä, mutta kaikki käyttäjät eivät tarvitse O365-lisenssejä.
Suunnittele ja vaiheista käyttöönotto
Office 365 sisältää siis valtavan määrän eri työkaluja ja toiminnallisuuksia. Ennen niiden käyttöönottoa kannattaa selvittää oman organisaation tarpeet ja määritellä selkeät roolit eri välineille. Eikä kaikkia O365:n välineitä ei tarvitse ottaa käyttöön lainkaan, vaan oman organisaation kannalta tarpeettomat työkalut voi jättää huoletta pois käytöstä.
O365:n käyttöönotto kannattaa vaiheistaa, jotta voidaan varmistaa työkalujen huolellinen lanseeraus ja riittävä muutosjohtaminen. Yleensä on luontevinta lähteä liikkeelle perusinfrasta, kuten AD-käyttäjätiedoista ja sähköpostin käyttöönotosta, ja laajentaa sen jälkeen O365:n käyttöä suunnitelmallisesti muihin kohteisiin kuten intranetiin ja ryhmätyöhön.
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
