Intranet, ryhmätyötilat vai digitaalinen työympäristö? Vaikka trendi on selkeästi, että mennään enemmän kohti yhtenäistä digitaalista työympäristöä, voidaan intra ja ryhmätyötilat edelleen nähdä erillisinä työkaluina, joilla on omat funktiot.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
3.5.2019
Eteenkin organisaatioissa, jossa tietotyöläiset ovat vähemmistössä, intra ja työtilat ovat selkeämmin omat kokonaisuutensa. Ryhmätyötiloja on kuitenkin käytössä lähes kaikissa organisaatioissa, riippumatta tietotyöläisten määrästä.
Yhdessä tekeminen työtilojen tärkein funktio
Työtiloissa korostuu kahdensuuntainen viestintä ja nimensä mukaisesti yhdessä tekeminen. Selvitykseemme mukaan, 83 prosentissa työtiloista on mahdollistettu dokumenttien yhteistyöstäminen ja sisältöä voi kommentoida 51 prosentissa työtiloista. Noin puolessa työtiloista on mahdollistettu tiimin tai ryhmän sisäinen viestintä ja keskustelu, ja yhtä monessa on vapaamuotoista keskustelua. Ryhmätyötiloja hyödynnetään myös tiedon ja osaamisen jakamiseen ja työtehtävien koordinointiin.
Ryhmätyötiloja käytetään pääasiallisesti projektiryhmien työskentelyyn (92 %) sekä yksikköjen tai tiimien sisäiseen työhön (88 %). Työtilat ovat usein myös ekstranetkäytössä – 65 prosenttiin työtiloista voi kutsua myös ulkopuolisia jäseniä.
Koska työn tekeminen on monessa organisaatiossa siirtynyt työtiloihin, on myös luontevaa, että työn tekemistä ohjeistetaan työtiloissa. Siinä, missä viestinnällisessä intranetissä on sisältöjä, jotka ovat kaikille työntekijöille samanlaisia, yli 30 prosenttia kyselyymme vastanneista organisaatioista jakaa työtiloissa rooli- tai ryhmäkohtaisia työohjeita. Työn sujuvoittamiseksi työtiloissa on myös usein oikopolkulinkkejä muihin järjestelmiin, eteenkin niihin, jotka koskevat vain tiettyä osaa työntekijöistä. 25 % kyselyyn vastanneista säilyttää laatujärjestelmädokumenttejaan työtiloissa ja noin joka kymmenennessä organisaatiossa työtiloissa julkaistaan eri prosessien tunnuslukuja.
Työtiloilla korvataan myös enenevissä määrin jaettuja verkkolevyjä yhteisen tiedon säilytyspaikkana.
Yksi teknologia ei kaikille riitä
Microsoft on Suomessa markkinajohtaja, ja valtaosalla organisaatioista on sekä intra, työtilat että sisäinen some ovat Microsoftin tuotteilla. Eteenkin tietotyövaltaisissa organisaatioissa O365 on hyvin vahvoilla, ja näissä organisaatioissa voidaan oikeasti puhua yhtenäisestä digitaalisesta työympäristöstä. Microsoft on ryhmätyötiloissa selkeästi vahvin, mm. lisenssimallin sekä ylivertaisten dokumentintyöstömahdollisuuksien vuoksi, mutta muitakin työtiloja on yhä runsaasti käytössä. Eteenkin Confluence, M-Files, ja Googlen G-Suite ovat suhteellisen hyvin edustettuina ja IBM Connections, Liferay ja Alfresco -työtiloja näkee vielä käytössä.
Todennäköisyys näiden muiden alustojen ryhmätyökäytölle on isompi, jos intra on rakennettu jollain muulla kuin SharePointilla, mutta myös O365 ja SharePoint-introjen rinnalla näkee erilaisia ryhmätyötilayhdistelmiä. Siinä, missä kaikenkokoiset organisaatiot rakentavat introjaan ja ryhmätyötilojaan Microsoftin SharePointin ja Teamsin varaan, varsinkin isoilla organisaatioilla on jo monipuolisempi teknologiapaletti käytössä.
Organisaatiot, joilla on viestinnälliset intrat tehty Drupalilla, Episerverillä tai Liferaylla on myös monipuolisesti erilaisia ryhmätyöteknologioita käytössä. Samalla organisaatioilla voi olla niin Confluence kuin erilaisia SharePoint -ryhmätyötiloja käytössä sekä Teamsiä pienemmillä ryhmillä ja laatudokumentit ja niiden hallinta esimerkiksi M-filesillä.
Räätälöinnit ja integraatiot harvinaisia
Eri ryhmätyöalustoja hyödynnetään enimmäkseen sellaisena, kuin ne ovat. Se, että monella organisaatiolla on useampi ryhmätyöväline käytössä, kielii siitä, että teknologia ja tuote valitaan tarpeiden mukaan, eikä samalla tuotteella yritetä ratkaista kaikkia tarpeita. Siksi on organisaatioita, joilla on esimerkiksi sekä Microsoftin Teams että SharePoint TeamSitet käytössä. Niillä on eri käyttötarkoituksensa. Yksinkertaisia työnkulkuja ja prosesseja on voitu rakentaa esimerkiksi SharePointin vakioratkaisuilla, mutta hyvin harva on rakentanut integraatioita muihin järjestelmiin (< 10 %) ja vielä harvempi tuo käyttäjälle ilmoituksia hänelle relevanteista muista järjestelmistä (< 4 %).
Työtilat ovat kaikille käyttäjille useimmiten myös samannäköisiä. Harva organisaatio on mahdollistanut oman työtilanäkymän personoinnin (20 %) ja suhteellisen harvassa on myös ne organisaatiot, jossa käyttäjä voi ylläpitää työtilassa omia linkkejä (30 %).
Toimintakulttuuri ja hallintamalli hakusessa
Monessa organisaatiossa kipuillaan vielä ryhmätyövälineiden mukanaan tuoman kulttuurinmuutoksen kanssa. Tietotyötä kun ei uudisteta sillä, että lanseerataan uudet työkalut ja siirretään dokumentit omilta koneilta ja verkkolevyiltä pilveen, vaan se vaatii johtamista, sitoutumista ja esimerkkejä. Ryhmätyön tekeminen pilviympäristössä tai työtiloissa ylipäätänsä on kulttuurillinen haaste monessa organisaatiossa. Moni kyselyyn vastannut kertookin, että työtilojen käyttötavat ovat hyvin hajanaiset ja hallintamalli kaipaa vielä kirkastusta. Vain noin kolmanneksella on työtilojen toimintatavat ja politiikat mietittynä. Eri välineet tulisi roolittaa selkeästi, pelisäännöt pitää sopia ja henkilöstö tulee ohjeistaa ja kouluttaa. Eteenkin O365 -ympäristö tarjoaa runsaasti eri työkaluja, joita voidaan käyttää hyvin kirjavalla tavalla, jopa saman organisaation sisällä. Muutoksen johtaminen on haastavaa, ja useassa organisaatiossa ei ole riittävästi panostettu tähän.
Tietohallinto on useimmiten määritelty työtilojen omistajaksi, viestinnän ollen seuraavaksi suosituin omistajataho. Työtiloissa kyse ei kuitenkaan ole pelkästä teknisestä työvälineestä eikä myöskään sisäisestä viestinnästä, vaan toimintatavoista ja työn tekemisestä. Henkilöstöhallinto ja johto ovat hyvin harvoin vastuussa ryhmätyötiloista, vaikka tietyllä tavalla työn tekemisen ohjeistaminen kuuluisi luontevasti heille. Huolestuttavinta kuitenkin on, että lähes 13 % kyselyyn vastanneista organisaatioista kertoo, että mikään taho ei ole vastuussa työtiloista. Tältä osin työtilat ovat kuin villi länsi, joita kukin käyttää, miten itselleen parhaiten sopii.
Lue myös muut Intranet ja digitaalinen työympäristö -selvityksen kirjoitukset
- Selvitys: Sisäiset uutiset ja palvelut sekä henkilöstöasiat ovat intran kivijalka
- Selvitys: Onnistuneen intran avaintekijät
- Selvitys: Digitaalisessa työympäristössä Microsoft jyrää – happanevat alustat huolenaiheena
- Selvitys: Mikä on viestinnällisen intranetin rooli tulevaisuudessa?
- Selvitys: Digitaalinen työympäristö on arvontuottaja, jonka kehitystyö on kipuilua
- Selvitys: Sisäinen some monipuolistuu – viestinnällinen intranet kapenee
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
