Minkälainen intranet toimii globaalissa yrityksessä, jossa on 1800 työntekijää ja jolla on myyntiä yli 30 maassa ja sertifioitua tuotantoa 7 maassa? Sitä pohdittiin Peikko Groupilla, kun sisäinen viestintä nostettiin yrityksessä kehittämisen kohteeksi ja sen myötä intranetin uudistus tuli ajankohtaiseksi. Peikolla ei ollut entuudestaan koko organisaation kattavaa nykypäivän intranettiä tai digitaalista työympäristöä, joten projektiin lähdettiin ikään kuin puhtaalta pöydältä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
29.10.2018
Peikko on perheomisteinen yritys, joka valmistaa erilaisia liitososia ja liittorakenteita rakennusteollisuuden tarpeisiin. Alun perin pieni perheyritys on laajentunut Eurooppaan, Pohjois-Amerikkaan, Lähi-itään, Venäjälle ja Kiinaan. Kukin maa on aikaisemmin toiminut suhteellisen itsenäisesti ja myös sisäistä viestintää on osittain tehty maassa maan tavalla. Se on käytännössä tarkoittanut vaihtelevia tapoja, runsasta sähköpostiliikennettä, lukuisia uutiskirjeitä ja hiljaista tietoa, joka ei liiku muille.
Laaja esiselvitys pohjusti uutta intraa
Uuden intranetin tavoitteena oli kehittää sisäistä tiedonkulkua, tarjota eri työntekijäryhmille uusia tapoja tehdä työtä ja olla vuorovaikutuksessa keskenään sekä tarjota työntekijöille heidän tarvitsemiaan tietoja ja ohjeita helposti ja tehokkaasti. Uudistuksella haluttiin myös tukea yhtenäisen yrityskulttuurin muodostumista sekä vahvistaa yhteishenkeä.
Intranetprojektin lähtötilanne oli haastava, mutta myös äärimäisen mielenkiintoinen, sillä harvoin intraa pääsee suunnittelemaan puhtaalta pöydältä. Tällaisessa tilanteessa on erittäin tärkeää tehdä pohjatyö hyvin. Työntekijöillä on jo tapoja selviytyä arjesta ilman intraa, joten uuden työkalun tulee olla niin hyvä, että se oikeasti halutaan ottaa käyttöön.
Peikolla uudistukseen lähdettiin tekemällä laaja esiselvitys, jonka tarkoituksena oli kirkastaa, mitä projektissa pitää tehdä, miksi ja miten. Osalle työntekijäryhmistä nykypäivän intranet konseptina ja työkaluna oli myös tuntematon, joten tarpeita ja toiveita ei voitu kerätä ainoastaan kysymällä mitä intralta haluttaisiin. Taustatyössä selvitettiin, miten työntekijät jakavat tietoa keskenään, miten he tuottavat tietoa, mitä tietoa he tarvitsevat päivittäisessä työssä ja mitä työkaluja he käyttävät sisäiseen tiedonkulkuun ja viestintään. Tätä varten Peikko Groupin viestintäpäällikkö Mervi Kainulainen haastatteli yli 30 peikkolaista yhteensä 10 maasta. Jotta kaikilla halukkailla oli mahdollisuus vaikuttaa, tehtiin henkilökunnalle myös sähköinen kysely.
Kun lähtötietoa oli kerätty, alettiin Peikolla luomaan intranetin uutta konseptia työpajoissa.
- Meille oli tärkeää, että kaikki toimintamaat kokevat intraprojektin omakseen, ja näin työpajoihin osallistui Peikon edustajia ympäri maailmaa. Myös lopullinen konsepti validoitiin vielä erikseen eri maiden edustajien kanssa, Mervi Kainulainen kertoo.
Konseptuaalisesti luotiin yksi yhteinen globaali intranet englanniksi sekä maakohtaiset intranetsivustot paikallisella kielellä. Työtilat ovat ratkaisu pienempien myyntitoimistojen sisäiseen viestintään. Työtilojen avulla haluttiin myös vähentää sisäistä sähköpostiliikennettä sekä tukea työskentelyä ja yhteistyötä yli maarajojen. Koska osa peikkolaisista on paljon tien päällä, on intran mobiilikäyttö myös ehdoton edellytys.
Paljon hyödyllistä tietoa, joka tarjolla yhdessä paikassa
Uudesta intrasta haluttiin tehokas työkalu, jonka avulla työntekijät löytävät helposti tarvitsemansa tiedon. Tämä tavoite on täyttynyt.
– Intrassa on valtavasti tietoa ja myös sellaista asiaa, jota ei ennen ollut missään keskitetysti tallennettuna. Olemme jo saaneet paljon hyvää palautetta, vaikka globaali intra ja Suomen sivusto ovat olleet pystyssä vastaa muutaman kuukauden, Mervi Kainulainen kertoo.
Konseptuaalisesti tärkeässä roolissa ovat rikkaat henkilöprofiilit, joiden avulla työntekijät löytävät tarvittavat henkilöt eri puolelta yritystä. Aikaisemmin oikeiden yhteyshenkilöiden etsiminen oli hankalaa ja käytännössä piti usein tietää, keneltä kysyä. Nyt tiedot ovat näppärästi kaikkien selattavana ja haettavana.
Peikon työntekijät tarvitsevat arjessaan myös paljon tuotetietoa, mutta uudessa intranetissä ei haluttu toistaa sellaista tietoa, joka on jo muualla. Julkiset verkkosivut ovat edelleen tuoteinformaation kotipesä. Intran tuoteosion tehtävänä on tarjota hyödyllistä tietoa peikkolaisten omaan käyttöön ja ohjata käyttäjä tiedon alkulähteille. Intranetin tuoteosiosta tuli lopulta hyvin laaja, ja se palvelee työntekijöitä hyvin. Tuoteosioon haluttiin myös Crasmanin Studio-työkalussa sijaitsevat tuotekuvat näkyväksi ja selattavaksi.
– Kuvakansioiden upotukset toimivat todella hyvin ja helpottavat työntekijöiden arkea, Mervi Kainulainen kertoo.
Työkalut toimintakulttuurin mukaan
Intranetin konseptia suunniteltiin käyttäjien tarpeiden pohjalta, ja aika pian todettiin O365:n SharePointin olevan soveltuvin ratkaisu Peikolle. Projektin käynnistyessä modernit sivupohjat olivat vielä suhteellisen tuore tuttavuus, ja Peikon toiveet ulkoasusta sekä sen räätälöitävyydestä kaatoivat vaakakuppia perinteisten sivupohjien puoleen.
Työtiloissa päädyttiin myös perinteisiin TeamSite-työtiloihin, jotka tarjoavat toimivan paikan Peikon projekti- ja ryhmätyöskentelyn tarpeisiin. Työtiloihin haluttiin myös keskusteluominaisuus ja Peikon toimintatapoihin parhaiten soveltui SharePointin perinteinen keskustelu, jonka viesteihin on helppo palata jälkikäteen ja josta saa selkeän kokonaiskuvan käydystä keskustelusta.
Peikolla on käytössä M-Files-dokumentinhallintajärjestelmä, jossa työstetään ja johon tallennetaan dokumentteja jatkossakin. Jotta työntekijät löytävät tiedot tallennuspaikasta riippumatta, haluttiin M-Filesissa olevat tiedostot tuoda integraation avulla myös intran ja työtilojen puolelle näkyväksi. Tärkein tausta-ajatus on, ettei käyttäjän tarvitse tietää missä mikäkin tieto on, vaan hän löytää sen intran kautta.
– Työtiloja ollaan vasta ottamassa käyttöön, ja niitä on jo lähes 100. Työtilojen suosio on selkeästi yllättänyt, Mervi Kainulainen iloitsee.
Peikkolaisia tuetaan uusiin työtapoihin sekä kannustetaan aktiivisesti katsomaan intrasta tietoja. Jalkauttamisvaiheessa pidetään vielä vanhat kommunikaatiokanavat käytössä. Uutiskirjeet ovat pitkään olleet Peikossa käytössä, ja koska intranetin uutiset ovat työntekijöille aivan uusi konsepti, ohjataan käyttäjiä siirtymävaiheen ajan uutiskirjeiden avulla intraan lukemaan, mitä yritykselle kuuluu ja mitä nyt tapahtuu.
Peikolla intranet ei ole vain toimihenkilöiden työväline vaan myös työntekijöillä on pääsy intraan. Intrasta tuodaan uutisia tehtaiden infonäytöille, jotta päivittäisviestintä tavoittaisi myös tehtaassa työskentelevät.
– Infonäytön uutisvirta on yksi sisäisen viestinnän kanava, joka toivottavasti kannustaa työntekijöitä käymään intrassa lukemassa lisää, Mervi Kainulainen toteaa.
Tiukka projekti ja vaiheittainen julkaisu
Kun lähdetään luomaan peräti yhdeksää eri sivustoa, vaiheistaminen on vääjäämätöntä. Ensimmäisessä vaiheessa päädyttiin toteuttamaan englanninkielinen globaali intra sekä Suomen maaversio, jotka julkaistiin peräkkäin toukokuussa 2018.
Kaiken kaikkiaan projekti oli erittäin onnistunut, Kainulainen toteaa. Kaikki tehtiin puhtaalta paperilta ja hyvällä ryhmähengellä. Myös johdon tuki projektille on ollut merkittävässä roolissa. Aikataulu oli tiukka mutta siinä on pysytty. Ilman NorthPatrolin kanssa tehtyä mittavaa pohjatyötä ei siinä olisi onnistuttu, Kainulainen kertoo.
Projektin toteuttajaksi valikoitui Cloudriven, johon Peikon projektiryhmä on ollut erittäin tyytyväinen.
– Cloudrivenin projektipäällikkö piti asiat hyvin hyppysissä ja ehkä suurin hatunnosto Cloudrivenin tekniselle arkkitehdille. Hän osasi katsoa kokonaisuutta myös tekniikan ulkopuolelta, ehdotti ratkaisuja ja jaksoi vastata huikeaan määrään viestejä, Kainulainen kertoo.
Sisällöntuottajille tehtiin selkeät ohjeet mistä asioista pitää tuottaa sisältöä, miten Peikolla kirjoitetaan, minkälainen sivu intrassa on ja miltä se näyttää. Kun pohjat oli luotu hyvin, sisällöntuottajien oli helppo tehdä ohjeiden mukaan sisältöä.
Seuraavaksi keskitytään maakohtaisten sivustojen luomiseen ja jatketaan intranetin jalkauttamista.
– Suomen intranet toimii mallina muille maille, kun nyt syksyllä olemme lähteneet toteuttamaan muita maakohtaisia sivustoja. Peikko Finlandin pohjalta käydään muiden maiden sisältöjä läpi ja opetellaan käyttämään työkalua, Kainulainen kertoo. Loput uudet intrasivustot lanseerataan maaliskuuhun 2019 mennessä.
Mervin vinkit onnistuneeseen projektiin
- Konseptiin kannatta käyttää aikaa ja vaivaa ja työstää sitä huolella. Hyvin tehty pohjatyö näkyy projektin aikataulussa.
- Organisaation eri ryhmiä ja tiimejä kannattaa osallistaa tekemiseen mahdollisimman kattavasti. Intrasta tulee näin parempi ja työntekijöiden on helpompi ottaa uusi työkalu käyttöön, kun he jo kokevat sen omaksi.
- Intranetin uudistaminen ei saa olla pelkästään viestinnän projekti vaan se vaatii tiivistä yhteistyötä viestinnän ja IT:n välillä. Kun molemmat huolehtivat omista tonteistaan, projekti etenee sujuvasti.
- Projektipäällikön tulee muistaa olla tiukka, mutta samalla projektiryhmää pitää motivoida ja iloita etenemisestä.
- Projektille kannattaa hakea johdon tuki mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Peikolla esimerkiksi uusi konsepti validoitiin heti alkuun johdolla, ennen kun projektia lähdettiin suunnittelemaan pidemmälle.
Case: Peikko Groupin intranetkokonaisuus
Asiakas: Peikko Group
Hankinnan hintaluokka: alle 100 000 €
Palvelu: Intranet
Tekninen alusta: O365
Esiselvitys: North Patrol (kevät 2017)
Vaatimusmäärittely sekä kilpailuttaminen ja toimittajavalinta: North Patrol (syksy 2017)
Tekninen toteutus: Cloudriven (alkoi joulukuussa 2017)
Ensimmäinen julkaisu: Toukokuussa 2018
Kehitystyö jatkuu maakohtaisten intranettien osalta, jotka julkaistaan keväällä 2019
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Parhaat muotoiluratkaisut tuote- ja palvelusivuille (15.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
