Viestinnällisen intran rooli kapenee. Aiemmin viestinnällisen intran osana olleet vuorovaikutteiset ominaisuudet siirtyvät sisäiseen someen ja työtiloihin. Kysymys nousee: Mikä on viestinnällisen intran rooli tulevaisuudessa?
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Mitä tarkoitetaan viestinnällisellä intranetillä?
Viestinnällisen intranetin perustehtäviä ovat työnantajan toimintatapojen ja ohjeistojen välittäminen henkilöstölle sekä virallinen sisäinen tiedottaminen ja uutisointi. Intranet on usein myös keskeinen sisäisen digitaalisen työskentelyn aloituspiste, joka esimerkiksi linkittää muihin järjestelmiin ja tietokantoihin. Jutun pääkuva kuvaa viestinnällisen intranetin päätehtäviä Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvityksen mukaan. Synonyymejä: intranet, perinteinen intranet, sosiaalinen intranet.
Vaihtoehto 1: Pelkkä tietopankki
Mikäli myös virallinen sisäinen tiedottaminen ja uutisointi siirtyy ”sisäisen somen kanavaan”, voi perinteisen intranetin ainoaksi vahvaksi rooliksi jäädä toimiminen yhteisten ohjeistojen tietopankkina.
Tämä kehityssuunta voi hyvinkin olla realistinen niillä organisaatioilla, joille sisäisen somen kanava on ensisijainen sisäisen digitaalisen työskentelyn kanava.
Pienemmissä muutaman kymmenen – parin sadan henkilön tietotyöpainotteisissa organisaatioissa, kuten vaikka mainostoimistoissa, näin on jo käynyt. Näissä esimerkiksi Slack on ottanut vahvan roolin sisäisen somen välineenä työn ja projektien koordinoinnissa, ammatillisessa tiedon ja vinkkien jakamisessa sekä myös organisaation virallisessa tiedottamisessa. Työdokumentit ja projektityö pyöritellään O365 Teamsissa, Google Drivessa, Trellossa, Asanassa ja/tai vastaavissa. Näissä organisaatioissa perinteisen intranetin rooliksi jää vain yhteisten ohjeiden tallentaminen ja saatavilla pitäminen. (Tosin näissä organisaatioissa intranetillä ei välttämättä ole ollut suurta roolia aiemminkaan.)
Mutta tämä kehityssuunta sisäisen some vallankumouksesta voi hyvinkin laajeta suurempiinkin organisaatioihin, jos vaan organisaatiokulttuuri, henkilöstö ja työnteon tavat ovat sille otollisia. Tästä oivallisena esimerkkinä mm. Workplace by Facebookin vahva rooli Gigantin sisäisessä tiedonkulussa.
Intranetin täydellinen tietopankkiustuminen vaatisi tosin mysö, että sen tärkeimmistä tehtävistä tiedottamisen lisäksi myös seuraaville löytyy jokin muu alusta tai ratkaisu:
- Pikalinkkilista työkaluihin. Esimerkiksi digitaalisen työympäristön ekosysteemin globaali sovellusvalikko – esim. Office 365:n ”vohveli” – ottaa roolin tärkeimpänä työkalulinkkivalikkona.
- Tapahtumakalenteri. Sisäinen tapahtumakalenteri ei olisi luonteva osa ohjetietopankkia. Se tulisi jollain muulla tavalla. Pienissä organisaatioissa ainakin viestintä tapahtumista toiminee sisäisen somen viesteilynä taikka suorina kalenterikutsuina. (Itse asiassa tapahtumakalenteri yksittäisenä ominaisuutena laski kuin lehmän häntä tässä selvityksessämme edellisvuosiin verrattuna. Mistähän se johtuu?)
Vaihtoehto 2: Äärimmäisen vahva
Viestinnällisen intranetin rooli on äärimmäisen vahva sellaisissa suurissa tuhansien ja kymmenien tuhansien henkilöiden organisaatioissa, joissa yhteisen yksisuuntaisen konserniviestinnän rooli on suuri.
Näille organisaatioille ei ole luontevaa toimia ”vain somessa”, vaan tarvitaan strukturoidumpaa virallista tiedottamista. Näin voi olla myös pienemmissä satojen henkilöiden organisaatioissa, joissa henkilöstön ikä- ja some-kokemusrakenne on niin kirjava, että monelle yksilölle somevirran hallinnointi on liian kuormittavaa.
Tähän on ratkaisuna äärimmäisen vahva perinteinen intranet, jossa tiedotetaan henkilöstölle viralliset uutiset visuaalisesti, monikielisesti ja mobiilikäytettävästi. Tähän samaan palveluun yhdistyvät tiedot HR-ohjeistuksista ja muista sisäisistä toimintatavoista. Tällainen organisaatio on todennäköisesti vahvasti yhtenevin tavoin ohjattu, liiketoiminnoilla on heikko rooli ”keskusjohtoon” verrattuna tai yhtenevää tapaa toimia pyritään ajamaan läpi organisaation, jopa globaalissa skaalassa, läpi kieli- ja maarajojen.
Ytimenä on laajat henkilöstöryhmät. Tyypillisesti tällainen palvelu tuotetaan verkkojulkaisujärjestelmällä, jonka kustannukset eivät perustu henkilökohtaisiin lisensseihin (hinnoittelu per käyttäjä). Julkaisujärjestelmällä toteutettu ”sisäinen verkkosivusto” -tyyppinen viestinnällinen intranet on kustannustehokas ratkaisu organisaatioille, joilla on suuret massat suorittavaa henkilöstöä, jolloin henkilökohtaisia lisenssejä (joita digitaalisen vuorovaikutuksen mahdollistavat somen ja työryhmätyöskentelyn välineet vaativat) ei tarvitse hankkia.
Tällaisessa intrassa tavoitellaan vahvaa yhteistä kulttuuria ja henkilöstökokemusta mobiilikäytettävillä hyvän fiiliksen sisällöillä: artikkeleilla, kuvilla ja videoilla, jotka korostavat menestyksiä ja henkilöitä. Siellä on myös laajat tiedot henkilöstöeduista, koulutus- ja urakehitysmahdollisuuksista sekä sisäisesti haussa olevista työpaikoista. Kaikki nämä ovat jokseenkin sellaista tietokantamaisen strukturoituja tietotyyppejä edustavia sisältöjä, joita on ikävä postailla sisäisen somen fiideihin, joihin jälkikäteen palaaminen tai tietomassan suodattaminen (esim. avoimet työpaikat) voi olla hankalaa.
Tällainen vahva intranet voi toimia myös laukaisualustana työssä tarvittaviin järjestelmiin.
Yhteenveto
Ei ole vain yhtä konseptuaalista tietä, eikä edes vain kahta.
Intranetin konsepti riippuu kontekstista kuten organisaation ominaispiirteistä, sen liiketoiminnasta, henkilöstöryhmistä, strategisista tavoitteista, sisäisen tiedon luonteesta ja tiedonkulun prosesseista, luontevista työskentelytavoista, teknisistä hankinnoista, budjetista jne.
Intranet ja digitaalinen työympäristö 2018 -selvitys
Selvityksen tulokset perustuvat 125 verkkokyselyvastaukseen. Kysely oli avoinna 8.5.-10.6.2018. ja se oli kohdennettu organisaationsa intranetistä ja/tai digitaalisesta työympäristöstä vastaaville. Selvityksen teemoina ovat digitaalisen työympäristön roolit, tehtävät, ominaisuudet, teknologia sekä sen johtaminen ja kehittäminen. Selvitys toteutettiin nyt kolmannen kerran: vertailuaineistot ovat vuosilta 2014 ja 2016.
