Jos organisaatiossanne on käytössä Office 365, ja tarkoitus olisi ottaa käyttöön myös sen ryhmätyövälineet, et varmaankaan ole voinut välttyä erilaisten käsitteiden ja vaihtoehtojen sekamelskalta. Microsoft rummuttaa todella vahvasti Teams-alustaansa ratkaisuna lähes kaikkeen ryhmätyöskentelyyn. Mutta mikä sitten on Groups ja mihin sitä käytetään? Entä modernit tiimisivustot, joissa tuntuu olevan lähes samat toiminnallisuudet kuin Teamsissa, mutta vähän eri lailla kuorrutettuina? Ja sitten on vielä perinteiset (klassiset) projekti- ja tiimisivustot, mikä rooli niillä on? Jos tämä kaikki hämmentää, niin ei ihme. Etkä ole yksin, niin hämmentää monia muitakin. Yritetäänpä vähän sulatella tätä soppaa.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
28.8.2018
Groups
Ehkä helpointa on aloittaa Groupsista. Hieman mutkia suoriksi oikoen, Groupsia voi ajatella melkeinpä vain teknisenä terminä; Microsoftin tapana niputtaa eri O365-sovelluksia ja niille annettuja oikeuksia saman sateenvarjon alle. Groups on sekä modernien tiimisivustojen että Teams-ryhmien taustalla, ja käytännössä näet Groups-nimen ainakin Outlookissasi, johon ryhmiesi sisäiset sähköpostilaatikot ilmestyvät. Mutta muuten voit halutessasi vaikka unohtaa koko Groups-termin.
Modernit tiimisivustot
Modernit tiimisivustot ovat nimensä mukaisesti moderni vastine jo on-prem SharePoint-maailmastakin tutuille klassisille tiimisivustoille. Ytimessä on tutut dokumenttikirjastot, jotka on tehty responsiivisiksi, eli ne toimivat melko hyvin myös mobiililaitteissa. Tiimisivusto on myös oma, selkeä kokonaisuutensa, jonka käyttäjäoikeudet voi helposti määritellä AD-ryhmien avulla, eli uudetkin työntekijät näkevät ryhmät heti, kunhan vain kuuluvat oikeisiin AD-ryhmiin.
Tiimisivuston keskustelu tapahtuu Outlookin ryhmäsähköpostin avulla, eli varsinaista pikaviestimismahdollisuutta ei ole. Tosin uutisia voi kommentoida ja sivuston etusivullekin saa näkyviin kommentointitoiminnallisuuden, mutta varsinaista pikaviestimistä tämä ei vielä ole. Keskustelua voi toki käydä Yammerissakin, jolloin Yammerin keskusteluketjun saa upotettua mille tahansa tiimisivuston sivulle.
Moderneilla sivupohjilla tehtyjä sivustoja voi nykyisin ryhmitellä saman päänavigaation alle käyttämällä ns. hub-sivustoja. Kaikilla hub-sivuston alla olevilla sivustoilla näytetään yhteinen päävalikko, minkä lisäksi sivuston oma navigointivalikko näytetään toisen tason vaakavalikkona (ks. kuva). Hubin sivustoilla on myös yhteinen haku.
Moderneilla sivustoilla on käytettävissä jo melko laaja valikoima moderneja web partteja, kuten uutis- tai tapahtumalistauksia, hero-kuvaelementtejä ja tiedostolistauksia. Myös räätälöityjä web partteja on mahdollista tehdä SharePoint Frameworkin (SPFx) avulla.
Ainakin vielä tätä postausta kirjoitettaessa (elokuu 2018) kenties suurimmat modernien tiimisivustojen puutteet liittyvät hakuun sekä ulkoasun ja toiminnallisuuksien muokattavuuteen. Hakua ei voi juurikaan konfiguroida, mikä on merkittävä ongelma hyvin monelle intranetille. Eikä hakutulosta voi enää suodattaa vaikkapa tekijän, tiedostomuodon tai omien metatietokenttien mukaan. Myöskään klassisesta SharePoint-maailmasta tuttua tapaa tallentaa sivusto sivustomalliksi ei enää tueta. Jos haluaisit, että kaikissa uusissa tiimisivustoissa olisi tietyt elementit jo valmiina oikeilla paikoillaan, tämä vaatii jo skriptausosaamista (PowerShell tai site design scriptit). JavaScriptin lisäämistä suoraan sivuille ei tueta. Käytännössä ulkoasua voi siis muokata vain hyvin rajallisesti, lähinnä vain värimaailmaa.
Teams
Teams-ryhmän ytimessä on ryhmäkeskustelu, moderni tiimisivusto ja wiki-sivusto. Ryhmän sisällä tiedostoja ja viestintää voi lisäksi ryhmitellä kanaviin, joita voi lisäillä tarpeen mukaan. Ryhmäsivun sisäiseen vaakanavigaatioon voi lisätä myös linkkejä tiedostokirjastosta löytyviin tiedostoihin (esim. OneNote, Excel, Planner), ko. tiimisivuston modernille sisältösivulle tai jopa ulkoisille www-sivuille.
Teams-kokonaisuuteen kuuluu myös muutamia muita työkaluja, jotka eivät kiinnity niin vahvasti Teams-ryhmiin. Niitä ovat mm. pikaviestin/chat sekä näkymät henkilökohtaiseen Outlook-kalenteriin ja OneDrive-tiedostokirjastoon. Teams tulee myös korvaamaan Skypen lähiaikoina, joten Teamsilla voi hoitaa myös videoneuvottelut tarvittaessa. Teamsista on selainkäyttöisen version lisäksi olemassa myös erillinen työpöytäsovellus ja mobiiliapplikaatio.
Varsinkin pienten tiimien lyhytkestoisten projektien sisäiseen kommunikointiin Teams on usein oikein hyvä valinta. Kaikki tiimin sisäinen yhteistyö voidaan hoitaa saman käyttöliittymän kautta, työpöytäkoneella tai mobiilisti.
Miinuspuolelta sanottakoon, että vaikka Teamsissa on paljon kaikenlaista, se muodostaa nykyisellään melko sekavan kokonaisuuden. Tuntuu siltä, että samaan käyttöliittymään on ripoteltu vähän eri tarkoituksiin tarkoitettuja työkaluja sinne tänne. Hieman hämmentävästi Teams-ryhmän perustamisen yhteydessä luodaan automaattisesti myös ryhmäsähköposti, joka näkyy Outlookin käyttöliittymässä, mutta ei itse Teamsissä. Teams-ryhmienkin ulkoasua ja toiminnallisuuksia voi automatisoida tai muokata vain hyvin rajallisesti. Lisäksi ryhmien hallinta, erityisesti käyttäjäoikeuksien hallinta, on pelkkiä tiimisivuja ongelmallisempaa. Uusia jäseniä voi lisätä kutsupohjaisesti, eli uutta työntekijää ei voi liittää ryhmään automaattisesti AD-ryhmätiedon perusteella.
Klassiset projekti- ja tiimisivustot
Klassisten projekti- ja tiimisivustojen kehitys on käytännössä jo loppunut. Ne eivät ole katoamassa minnekään, mutta Microsoft keskittää kaikki ryhmätyövälineiden kehityspanokset nyt Teamsiin ja moderneihin tiimisivustoihin. Siitäkin huolimatta, klassisilla sivustoilla voi edelleen olla paikkansa uusienkin ryhmätyösivustojen alustana. Verrattuna moderniin maailmaan, klassisen maailman muokattavuus on aivan eri tasolla. Sivustoja voidaan tallentaa sivustomalleiksi, jolloin uusiin työtiloihin saadaan vakioelementit paikoilleen jo heti sivustoa luotaessa. Klassisilla sivustoilla käytetään perinteistä SharePointin hakukeskusta, jossa voidaan käyttää haun tarkentimia ja joka on muokattavissa monipuolisesti. Sivuille voidaan myös injektoida javascript-koodia, jolloin ulkoasusta saadaan enemmän oman brändin mukainen. Mukavana lisänä modernit web partit toimivat myös klassisilla sivustoilla.
Jos modernin maailman perusratkaisut eivät riitä, klassisella puolella on siis enemmän joustovaraa. Miinuspuolena on toki se, että perusratkaisu ei ole responsiivinen, eli se toimii todella heikosti mobiililaitteilla. Master-sivujen muokkaamista ei voi suositella, joten responsiivisuus joudutaan toteuttamaan javascript-injektioilla. Ja se vaatii jo melko vahvaa javascript-osaamista. Eivätkä kaikki klassiset web partit edes taivu mobiilinäytölle siedettävällä tavalla. Onneksi monet SharePoint-toimittajat ovat responsiivisuusharjoituksensa jo kertaalleen tehneet, eli paljon on jo valmistakin olemassa.
Valinnan avaintekijät?
Lopullisen ratkaisun tekemiseen kannattaa käyttää jonkin verran aikaa ja vaivaa. Minkä tahansa em. alustoista saa nopeasti käyttöön, mutta ne myös ryvettyvät yhtä nopeasti. Jos työtilaratkaisut eivät perustu hallittuun suunnitelmaan, uusia Teams- tai ryhmätyötiloja syntyy kuin sieniä sateella, eikä siitä rytökasasta löydä kohta kukaan enää mitään.
O365-ryhmätyöskentelyalustan valinnan osalta lähtisin itse haarukoimaan ratkaisua tarkemmin tämäntyyppisten valintakriteerien kautta:
- Pelkät työtilat (modernit tai klassiset), jos
- Työskentely on hyvin dokumenttikeskeistä
- Työtilojen käyttäjähallinnan haluttaisiin tapahtuvan AD:n ryhmillä
- Modernit tiimisivustot, jos (edellisten lisäksi)
- Haluttu toiminnallisuus saavutetaan paketista löytyvillä valmisratkaisuilla (erityisesti web partit ja haku)
- Mobiilikäyttö on keskeisessä roolissa
- Teams, jos (edellisten lisäksi)
- Ryhmäkeskustelu on hyvä tapa kommunikoida ryhmän sisäisesti
- Ryhmät ovat melko pieniä ja niitä on lukumäärällisesti maltillinen määrä (ei esim. satoja)
- Klassiset projekti- ja tiimisivustot, jos
- Ulkoasua on tarvetta muokata vahvasti, esimerkiksi yrityksen brändi-ilmeen mukaiseksi
- Tarvitaan valmiita, monistettavia sivustopohjia erilaisiin tarpeisiin
Lopullinen valinta ei toki ole aina ihan näin yksinkertaista, mutta näillä eväillä pääsee ainakin alkuun. Ja on hyvä muistaa, että erilaisia ratkaisuja voi myös yhdistellä. Teams voidaan ottaa vaikkapa projektiryhmien käyttöön ja modernit työtilat vaikkapa kokoustaville työryhmille kokousmuistioiden ym. työstämis- ja tallentamispaikaksi.
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Onnistu verkkopalvelu-uudistuksen läpiviennissä (20.11.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
