Selkeästi viestinnällisen intranetin rakentamiseen on tarjolla runsaasti vaihtoehtoja, kuten aiemmassa kirjoituksessani jo kerroinkin. Dokumenttivetoisissa ryhmätyöratkaisuissa taasen tuntuu vähän siltä, että O365 on jo voittanut pelin. Esimerkiksi jo parin vuoden takaisessa tietoturvatalo Bitglass:n jutussa todettiin, että Office 365 oli jo silloin ohittanut Google Appsin uusissa käyttöönotoissa. Eikä tahti ole ainakaan hidastunut viime vuosina. Eli kannattaako muita vaihtoehtoja edes miettiä? No kannattaahan toki.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
7.11.2017
Dokumenttikeskeisessä ryhmätyöskentelyssä O365-intranet on kyllä vahvimmillaan, sitä ei käy kiistäminen. Office-työkalut ovat lähes kaikille tuttuja, dokumenttien offline-synkronointi ja yhteistyöstäminen toimivat (aika usein) hyvin ja mobiilikäytettävyyskin kehittyy koko ajan parempaan suuntaan. Yammer täydentää kokonaisuutta myös erinomaisesti ja pilvestä saa myös sähköpostit, kalenterit ja työkalut videokokousten pitämiseen, eli melkein kaiken päivittäisessä työssä tarvittavan. Ja koska Microsoftin markkina-asemakin on niin hyvä, haastajia on aika vähän. Mutta niitä kuitenkin on, ja tässä niistä muutamia.
Google G Suite
Vaikka Googlen käyttöönotot eivät ehkä lisäännykään samaa tahtia O365:n kanssa, se on silti tälläkin hetkellä ehkä kovin O365:n kirittäjä. Etenkin pienessä yrityksessä Googlen G Suitella päästään liikkeelle varsin huokeasti. Halvinkin lisenssi sisältää kaiken perus toimistotyössä tarvittavan: yrityssähköpostin, kalenterin, pikaviestimen, videokokoukset sekä Googlen selainkäyttöiset toimistosovellukset. Ja dokumenttien yhteistyöstö toimii näissäkin vähintäänkin yhtä hyvin kuin Microsoftilla. Tosin vain selaimella, erillisiä työpöytäversioita sovelluksista ei ole tarjolla.
Jos kuitenkin esimerkiksi tallennustilan tarve kasvaa, joudutaan hyvin nopeasti siirtymään kalliimpiin lisensseihin, jolloin kustannussäästö O365:een verrattuna menettää käytännössä merkityksensä. G Suite ei myöskään sisällä ratkaisua viestinnällisen intranetin alustaksi. Tätä puutetta paikkaamaan on tehty ihan toimiviakin ratkaisuja (esimerkiksi Gappsin Universe), mutta G Suiten peruspakettiin ne eivät kuulu. Mutta varsinkin pienten yritysten ryhmätyöskentelypaketiksi G Suite soveltuu erinomaisesti.
Confluence
Confluence on ensisijaisesti ryhmätyökäyttöön tarkoitettu wiki-alusta, jolla on helppo hallita laajojakin tietomassoja tehokkaasti. Confluencen wiki-työtiloja käytetään erityisen paljon erilaisissa asiantuntijaorganisaatioissa, joissa tiedon tuottaminen on hyvin hajautettua. Työkalut ovat helppokäyttöisiä ja sisältöjen ristiinlinkittäminen on helppoa, joten kynnys muokata sisältöjä on yleensä melko matala.
Myös dokumenttien yhdessä työstäminen Confluencella onnistuu. Ei niin hyvin kuin Office-työkaluilla tai G Suitella, mutta onnistuu kuitenkin. Confluencessa sisällöt pidetään usein wiki-sivuina työstövaiheessa, ja kun ne saadaan valmiiksi, sisällön saa helposti tallennettua Word-dokumentiksi. Nykyään tiedostoja voi (lisäosan avulla) avata ja tallentaa myös suoraan Wordistä. Eri työtiloissa tapahtuvia muutoksia on myös helppo seurata, paljon helpommin ja monipuolisemmin kuin esimerkiksi SharePointissa. Kokonaisuutta täydentämään voi hankkia myös Striden (ent. Hipchat), josta löytyy mm. työkalut pikaviestintään ja videokokouksiin.
Confluence-lisenssit ovat käyttäjäkohtaisia, eivätkä nekään toki ihan ilmaisia ole. Mutta varsinkin asiantuntijaorganisaatioissa, joissa työskennellään paljon ryhmissä ja sisällöntuottajia on paljon, Confluence on usein varsin kustannustehokas ja toimiva valinta. Esimerkiksi Helsingin Kaupunginteatteri käyttää Confluencea aktiivisesti teatteriproduktioiden ja muiden työryhmien sisäiseen viestintään.
IBM
Intranetien ”raskaassa sarjassa” IBM on Suomessa melko ylhäisessä yksinäisyydessään. Esimerkiksi uusia Oracle-intranetejä ei ainakaan täällä meillä ole nähty pitkään aikaan, mutta IBM-projekteja tulee meillekin vastaan aina silloin tällöin. Raskaassa sarjassa jo ratkaisujen lähtöhinta aina on aika suolainen, mikä vähentää innostusta yleensä merkittävästi jo alkumetreillä. Ja käyttöönottoprojektienkin hinnat hipovat helposti pilviä. Miljoona tai kaksikin saattaa heilahtaa helposti, ainakin jos ratkaisuja halutaan yhtään räätälöidä.
Oraclen ja muiden jättiläisten osalta lisähaasteena on toimittajakenttä. Teknisiä toimittajia ei vain tahdo täältä Pohjolan perukoilta löytyä. IBM:lle sentään 1-2 toimittajaa Suomesta löytyy, mikä sekään ei tietysti vielä päätä huimaa.
Kukaan tuskin yllättyy tiedosta, että IBM:n ratkaisuihin päätyvät useimmiten isot, kansainväliset organisaatiot. IBM:ltä löytyy valikoimista monenlaista välinettä lähes mihin tahansa kuviteltavissa olevaan tarpeeseen. Intranetin yhteistyöalustaksi IBM:n pakasta soveltuu IBM Connections. Valitusta lisenssimallista riippuen kokonaisuus voi esimerkiksi muodostua O365:n tavoin sähköpostista, pikaviestimistä, online-kokouksista sekä dokumenttien yhteistyöstöstä ja jakamisesta.
Eniten IBM:n työkaluihin kohdistuvaa jupinaa olemme kuulleet lähinnä siitä, että Microsoftin Office-työkaluja käyttämään tottuneet ihmiset eivät ole oikein ”sinut” IBM:n Office-paketin kanssa. Sen sijaan esimerkiksi eri työyhteisöistä päivityksiä haisteleva aktiviteettivirta saa kehuja; vastaavaa ei O365-maailmasta löydy. Ja jos organisaatiossa on tuhansia intranet-käyttäjiä, IBM:n vuosikustannukset saattavatkin olla jopa edullisia O365:een verrattuna.
Intranet-kokonaisuutta täydentävät ratkaisut
G Suite, Confluence ja IBM tarjoavat kaikki mahdollisuuden tehdä koko ryhmätyöskentelyvetoinen intranet yhdelle ja samalle alustalle. Mutta aina yhdelle alustalle pääseminen ei ole mahdollista, tai välttämättä edes mitenkään tavoiteltavaa. Ja se on ihan ok, hyvä ja toimiva intranet voi rakentua myös useista erillisistä palasista.
Järeämpi dokumentinhallintaratkaisu hankitaan usein ensisijaisesti prosessiohjattujen, ”virallisempien” dokumenttien työstämiseen ja pitkäaikaissäilyttämiseen. Siitä huolimatta jotkut dokumentinhallintaratkaisut soveltuvat myös ryhmätyövälineeksi. Esimerkiksi pilvipalveluna tarjottavaa M-Filesia käytetään paljon myös ryhmätyöalustana. Ratkaisu on kyllä turhan hintava, jotta sen hankkimista voisi kovin herkästi suositella pelkkään ryhmätyöskentelyyn. Mutta jos lisenssit jo talosta löytyy, tai jos hankinnalle on muitakin perusteluja, voikin olla jopa järkeä korvata vaikkapa SharePointin dokumenttikirjastot projekti- tai tiimikohtaisesti jäsennetyillä M-Files-näkymillä.
Erilaisia projektinhallintaratkaisuja käytetään myös ahkerasti intranet-kokonaisuutta täydentämään. Paljon käytettyjä ovat ainakin Basecamp ja Trello. Myös sosiaaliset yhteistyöalustat, kuten Slack ja aiemminkin mainittu Stride/Hipchat ovat erittäin suosittuja ryhmätyöskentelyvälineitä. Näillä kaikilla ryhmien sisäinen viestintä ja dokumenttien jakaminen sujuu helposti ja vaivattomasti. Monessa suhteessa jopa paremmin, kuin esimerkiksi Office 365 -paketista löytyvällä Teamsilla.
Jos tarve on selkeästi rajattu, myös työkalun voi hyvin valita pistemäisesti sen mukaisesti. Yllätyksiä voi toki tulla siinä vaiheessa, jos tarpeet kasvavatkin matkan edetessä työkalun ominaisuuksien ohi, käsiteltävien dokumenttien määrä kasvaa merkittävästi ja/tai jos työtehtävien tekemiseen tarvittavien erilaisten työkalujen kirjo kasvaa turhan suureksi.
Valinnan vaikeus (taas)
Dokumenttivetoisissa ryhmätyöratkaisuissa O365 ja SharePoint Online ovat tällä hetkellä selkeästi kukkona tunkiolla, vaikka täydellisiä nekään eivät suinkaan ole. Meillä North Patrolissakin tuskaillaan vähän väliä synkronointiongelmien kanssa ja/tai jumittavien Office-sovellusten kanssa. Ja meitä on sentään vain (kohta) kahdeksan. Voimme vain kuvitella millä tolalla asiat ovat isommissa organisaatioissa. Mutta niin on ongelmia kaikissa muissakin alustoissa, valitettavasti.
Alustavalinnan kanssa järkevintä on taas lähteä liikkeelle miettimällä käyttäjien todelliset tarpeet ensin huolella: ketkä työkaluja käyttäisivät ja minkälaisten työtehtävien tekemiseen. Ja vähän myös sitä, minkälaisilla välineillä töitä on tähän asti totuttu tekemään. Ihan koko työskentelykulttuuria ei välttämättä kannata uudistaa kertaheitolla. Hankittavien teknisten välineiden pitäisi kuitenkin tukea päivittäistä työn tekemistä, eikä toisin päin.
Mutkia aika railakkaasti suoriksi oikoen sanoisinkin tästä kaikesta yhteenvetona, että:
- Jos dokumenttien yhteismuokkaaminen Microsoftin Office-työkaluilla on ehdoton vaatimus, niin O365:lle ei todellista kilpailijaa ole
- Googlen G Suitella varsinkin pieni organisaatio pääsee nopeasti ja kustannustehokkaasti liikkeelle
- Confluence on toimivin ratkaisu, jos wikimäinen työstäminen ja hajautettu sisällönhallinta on se omin tapa toimia
- IBM:n työkalupakista löytyy lähes kaikki mahdollinen, mutta kustannustehokkaaksi ne tulevat vasta todella isoissa organisaatioissa
- Aina ei tarvitse hakea kokonaisratkaisua, myös pistemäisillä täsmäratkaisuilla voi päästä hyvään lopputulokseen
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
