Minikilpailutus – vinkkejä ja kokemuksia

11.9.2017

Perttu Tolvanen

Hankintalain määräykset eivät kosketa pienhankintoja, joten virkamiehet voivat käyttää omaa harkintaansa, ja jopa tehdä suorahankintoja täysin ilman kilpailutusta parhaaksi katsomaltaan taholta. Käytännössä monen organisaation omat hankintaohjeet edellyttävät kilpailuttamista myös alle 60 000 euron ostoksissa. Esimerkiksi muutamassa isossa kaupunkiorganisaatiossa kilpailutuksen ohittaminen on sallittu vain alle 5000 euron hankinnoissa, ja kaikki siitä ylöspäin tulee kilpailuttaa useiden kilpailevien toimijoiden kesken.

Siksi tässä maassa järjestetään paljon näitä ns. minikilpailutuksia. Esimerkiksi North Patrolin palveluita ostetaan varsin paljon juuri tällaisten minikilpailutusten kautta, ja toisaalta mekin autamme asiakkaitamme aina ajoittain tällaisten minikilpailutusten järjestämisessä (emme toki niissä joissa asiakas aikoo kohdistaa tarjouspyynnön meille). Nykyisellä 60 000 euron rajalla kun pystyy jo ostamaan esimerkiksi ihan kohtuullisen kokoisen verkkosivustoprojektin tai isomman tietojärjestelmän valmistelun.

Minikilpailutusten isoin haastehan on se, että ne ovat täysin villi kenttä, koska hankintalaki ei niihin anna tarkkoja linjauksia, eikä missään julkaista mallidokumentteja näihin. Isompien kilpailutusten osalta voi sentään seurailla hankintaportaalia (HILMA:aa), ja sitä kautta opiskella aihepiiriä.

Siksi koostimme nyt yhteen hieman vinkkejä näiden minikilpailutusten tekemiseen. Nämä vinkit ovat soveltuvia erityisesti asiantuntijapalveluiden ja pienten IT-projektien/hankintojen ostamiseen – ja sopivat niin julkishallinnon pieniin kilpailutuksiin kuin yksityisen sektorin hankintoihin.

1) Rajaa joko hinta tai sisältö, älä kumpaakin

Yllättävän yleinen minikilpailutuksien haaste on se, että ostajat yrittävät määritellä ostettavan kokonaisuuden täysin etukäteen, ja lisäksi asettavat hintakaton tai jopa määrittävät, että kaikkien täytyy tarjota samalla hinnalla. Tässä ei ole mitään järkeä, ellei ole ostamassa vessapaperia ja tietää markkinahinnat vessapaperille erittäin hyvin.

Yleensä parhaat tulokset syntyvät, kun ostaja ei ota kantaa hintalappuun, vaan keskittyy kertomaan millaisen lopputuloksen haluaa, mitä toivomuksia on prosessille ja onko jotain erityistä huomioitavaa. Usein jo parin sivun mittainen vapaamuotoinen kuvaus siitä mitä ollaan tekemässä riittää pitkälle.

Ylipäätään minikilpailutuksissa ostajien kannattaisi avoimesti kirjoittaa auki heidän tilanteensa, ja sitten pyytää tarjoajia ehdottamaan parasta lähestymismallia. Yksittäisiä vaatimuksia tai rajauksia ei minikilpailutuksissa kannata lähteä muotoilemaan, koska ostajalla on valintavaiheessa käytettävissään niin paljon harkintavaltaa (kts. seuraava kohta).

2) Käytä arvioinnissa rohkeasti harkintavaltaasi

Minikilpailutuksissa ostaja saa käyttää erittäin paljon harkintaansa tarjousten arvioinnissa. Kukaan ei voi haastaa markkinaoikeuteen minikilpailutuksissa, ja minikilpailutuksen voi aina keskeyttää, tai voittajan kanssa voi jopa neuvotella (joissain rajoissa) muutoksista tarjoukseen.

Minikilpailutuksissa ei ole pakko asettaa vertailukriteereiden painoarvoja etukäteen, jolloin ostaja voi arvioidessaan tarjouksia käytännössä hyvin vapaasti arvioida tarjouksia siten kuten parhaaksi näkee. Tämä myös mahdollistaa sen, että sitä 4000 euron hintaista täysin epäuskottavaa ehdotusta ei ole pakko valita. Ja toisinpäin, jos joku ehdottaa 59 900 euroa ja olisi vaikka kuinka laadukas, tarjouksen voi jättää valitsematta sen korkean hinnan vuoksi.

Tarjousten arviointikriteerit tulee toki kuvata tarjouksessa, mutta ainakaan itseään ei kannata sitoa liian tiukkoihin ja täsmällisiin pisteytysmalleihin, koska silloin menettää ison osan siitä harkintavallasta joka minikilpailutuksiin on tarkoituksella jätetty.

Liian tiukat arviointimallit minikilpailutuksissa myös tiputtavat herkästi hyviäkin tarjoajia pois kisasta kokonaan, koska jos toimisto ei pääse tarjoamaan itselle tuttua toimintatapaa, moni jättää tarjoamatta.

Useiden satojen tuhansien eurojen keikoiss ostaja voi hyvinkin asettaa vähän tiukempiakin vaatimuksia (jos tämä on tilaajan intressissä), koska iso diili on aina iso diili. Jos mallia ottaa esimerkiksi HILMA:n kilpailutuksista, kannattaakin muistaa, että siellä olevissa kilpailutuksissa yleensä on kyse paljon isommista rahoista, eikä siellä mainittavia ehdottomia vaatimuksia kannata laittaa pienempiin keikkoihin.

Uuden hankintalainkin lähtökohdissa on korostettu sitä, että pk-yritysten pitäisi päästä tarjoamaan julkishallinnolle omia mallejaan eikä julkishallinnon kannattaisi yrittää ylimääritellä sitä mitä on ostamassa. Tätähän uudessa hankintalaissa on tuotu myös esiin uusilla menettelyillä, mutta olennainen osa tätä tavoitetta ovat myös hankintarajan alle jäävät kilpailutukset joissa tätä periaatetta tulisi myös soveltaa.

3) Arvioi rohkeasti sitä mitä haluat, esimerkiksi referenssejä tai nimettyjen konsulttien kokemusta

Minikilpailutuksessa voit aivan vapaasti määritellä sen, mitä aiot arvioida tarjouksissa. Esimerkiksi referenssit vastaavista toteutuksista ovat aina hyvä malli, jos haluaa ostaa kokeneita tekijöitä ja/tai kokeneen toimiston.

Myös nimettyjen tekijöiden/konsulttien henkilökohtainen projektihistoria ja kokemus on hyvä malli saada kokeneimmat tahot esiin.

Joskus myös esimerkiksi projekti- tai toteutussuunnitelman pisteytys voi olla perusteltua, jos ollaan ostamassa nimenomaan laadukasta prosessia.

Kovin paljon ei kannata ilmaista työtä teetättää, koska se aina rajaa kiinnostuneita, eikä ole oikein pienten toimeksiantojen kohdalla asiallista. Toteutussuunnitelman vaatiminen ja sen pisteytys ei ole kuitenkaan asiatonta muutaman kymmenen tuhannen euron projektissa. Kokeneille toimistoille tällaisen tekeminen ei ole kuin muutaman tunnin työ.

Joskus toki muunlaistenkin suuntaa-antavien ehdotuksien teetättäminen osana tarjousprosessia voi olla perusteltua, esimerkiksi jos haluaa nimenomaan nuoria ja innokkaita tekijöitä, eikä referensseillä ja aiemmalla kokemuksella ole niin väliä. Silloin tehtyjen ehdotuksien arviointi voi muodostaa keskeisimmän laatuarvioinnin perusteen.

Ilmaisen työn teetättäminen kilpailutuksen takia sopii kuitenkin aika harvoihin tilanteisiin, ja lähinnä sitä käytetään sellaisissa tilanteissa, joissa nimenomaan ei haluta kokeneiden toimistojen voittavan, vaan halutaan nuori ja nälkäinen kumppani.

Kokeneiden kumppaneiden kilpailutukseen referenssien ja esimerkiksi toteutussuunnitelmien arviointi on yleensä järkevin malli.

4) Käytä riittävästi aikaa sopivien kandidaattien löytämiseen ja tunnistamiseen

Joskus hyväkin kilpailutus epäonnistuu vain sen takia, että vastaanottajina on täysin epäsopiva joukko kandidaatteja.

Esimerkiksi me North Patrolissa kilpailemme välillä todella erikoisia kandidaatteja vastaan, koska asiakkailla on haasteita tunnistaa, mitkä tahot tekevät vaikkapa verkkopalveluiden suunnittelua, vaatimusmäärittelyä tai avustavat teknologiavalinnoissa.

Suurin osa IT-alan yrityksistähän väittää verkkosivustoillaan tarjoavansa palveluita suurinpiirtein mansikanpoiminnasta tekoälykonsultointiin. Todellisen asianlaidan saa yleensä selville vasta soittamalla, tai tapaamisella, ja sitä asiakkaiden kannattaisi tehdä enemmän.

Kun on tunnistanut esimerkiksi kymmenen (10) kandidaattia, nämä kannattaisi soitella läpi ja varmistaa että he ovat kiinnostuneita vastaamaan kuvattuun tarjouspyyntöön. Todennäköisesti tällaisen kierroksen jälkeen lista supistuu huomattavasti.

5) Harkitse kommenttien pyytämistä tarjouspyyntöön

Joskus voi olla järkevää jopa lähettää tarjouspyyntöluonnos kiinnostuneille kandidaateille ennen kuin lähettää varsinaisen tarjouspyynnön. Kierroksesta voi tulla hyviäkin ehdotuksia, etenkin tarjouspyynnön laajuuteen liittyen, koska varsin usein asiakkaiden pyynnöissä on asioita, jotka eivät syystä tai toisesta osu kovin hyvin toimistojen palvelutarjontaan.

Etenkin jos haluaa myös pienempien toimistojen pärjäävän kisassa, niin tällainen tarjouspyynnön validointikierros on erittäin suositeltava.

Tarjouspyyntöön kommenttien kerääminen ennen kilpailutusta onkin hyvä käytännön esimerkki sellaisesta ”terveen järjen käyttämisestä”, jota toivoisi enemmän tämän maan minikilpailutuksiin. Uusi hankintalaki nosti rajan 60 000 euroon hyvästä syystä, valtio kannustaa virkamiehiä käyttämään enemmän omaa harkintavaltaa pienemmissä hankinnoissa. Tätä valtaa kannattaa käyttää!

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webinaari: Miten chatbot istuu palvelukonseptiisi? (23.4.2025 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Asiointipalvelut ja ekstranetit
• Julkisten hankintojen konsultointi