Yammer osana intranet-konsepteja

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 8 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Yammer on varmasti suosituin sisäinen sosiaalinen kanava Suomessa, ja siksi intranet-konseptoinnin yhteydessä useimmiten meilläkin puhutaan juuri Yammerista. Tämän artikkelin ajatukset pätevät kuitenkin myös Yammerin kilpailijoihin, kuten Slackkiin ja HipChattiin.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Yammerin mainitut kilpailijat eivät tosin ole Suomessa kovin isossa asemassa. Lähinnä Slack pärjää pienten firmojen työkaluna, mutta HipChat ei liene käytössä kovinkaan monella kotimaisella yrityksellä. HipChatin matala suosio on ehkä jopa hieman omituista, koska Atlassianin muita tuotteita kyllä käytetään Suomessa laajalti.

Joka tapauksessa, keskitymme nyt Yammeriin.

Sosiaalisen kanavan suhde intranettiin on kysymys joka tulee vastaan usein, ja vielä siihen ei ole oikein vakiintunut käytänteitä. Microsoftikaan ei ole lähtenyt linjaamaan parhaita käytänteitä, koska Microsoftin näkökulmasta Yammer sopii monenlaiseen käyttöön. Tämä onkin totta, mutta samalla moninaisuus voi tuntua käyttäjien näkökulmasta myös sekavalta. Meillekin on hyvin tyypillistä kuulla, että Yammer on kyllä jossain käytössä ollut, mutta hiljakseen käyttö on hiipunut. Moni miettiikin, että pitäisikö Yammer jotenkin rajata kapeampaan käyttötarkoitukseen? Voisiko sille löytää jonkun ihan oman roolin?

Vastaus tähän on jämäkkä ehkä.

Karkeasti ottaen kapeampaa roolitusta näkee kahdenlaista: a) Yammer on roolitettu työryhmätyökaluksi ja b) Yammer on roolitettu yleisluontoiseksi, koko organisaation keskustelupalstaksi (jonne ehkä nostetaan uutisotsikoita, avoimia työpaikkoja, ym. sisältövirtoja).

yammer-tiimien-ja-projektien-kaytossa

Ensimmäisessä mallissa Yammer on työryhmätyökalu muiden joukossa. Usein on käytössä myös SharePointin työtilat, ja esimerkiksi projektit voivat valita, että käyttävätkö SharePoint-työtilaa, Yammeria vai peräti molempia. Myös tiimit usein käyttävät Yammeria sisäiseen viestiinsä, ja vaikkapa tiimipalaverien laajennuksena. Tässä mallissa Yammer on tavallaan intranetin rinnalla, yhtenä työtilaratkaisuna muiden joukossa.

yammer-sosiaalisena-kojelautana

Toisessa mallissa Yammer on enemmän koko organisaation yhteinen ”supertyötila”, jonka kautta jaetaan tietoa yli organisaatiorajojen ja mahdollistetaan vuorovaikutus laajempien joukkojen välillä. Usein keskustelujen tueksi Yammer-ryhmiin nostetaan myös automaattisyötteillä esimerkiksi uutisotsikoita, avoimia työpaikkoja, tärkeitä tapahtumia vaikkapa CRM-järjestelmästä tai markkinaseurantatietoa. Tässä mallissa Yammer on tavallaan intranetin yläpuolella, eräänlaisena epämuodollisena keskustelukanavana, jossa asiantuntijat kohtaavat ja keskustelevat.

En vielä osaa sanoa, että kumpi malli on tulevaisuus – vai ovatko kumpikin.

Selvää on, että todella isot organisaatiot (tuhansia käyttäjiä) yleensä valitsevat ensimmäisen mallin, ja opettelevat näin sosiaalisen kanavan käyttöä enemmän rajatummissa pienryhmissä kuin koko organisaation tasolla. Tiimi- tai yksikkötasolla toimiva sosiaalinen kanava on myös kohtuullisen helposti lanseerattava malli. Monen ei-tietotyöorganisaation tiimiviestintä on myös ensisijaisesti tiedottavaa ja keskustelevaa, joten Yammer voi sopia esimerkiksi toimipaikkojen, myymälöiden tai tehtaiden käyttöön varsin hyvin.

Jälkimmäinen malli on taas nimenomaan pienempien organisaatioiden käyttämä malli. Ehkä myös siksi, että pienemmillä organisaatioilla (kymmeniä käyttäjiä, tai korkeintaan muutamia satoja) malli on helpompi esitellä käyttäjille ja pitää toimivana. Esimerkiksi vahvoissa myynti- ja projektiorganisaatioissa tällainen rajat ylittävä sosiaalinen kanava on usein hyvin tarpeellinen.

On myös kohtuullisen selvää, että tulevaisuudessa yhä useampi organisaatio löytää hyötyjä sosiaalisesta kanavasta – jos ei muuten, niin sähköpostitulvan vähentäjänä ja vaihtoehtona muodollisemmille työtila- ja dokumenttienhallintaratkaisuille.

Sosiaalisten kanavien konseptit kuitenkin vaihtelevat, nyt ja jatkossa. Osalle se on asiantuntijoiden tiedonvaihtoa yli rajojen, osalle paikallisia ilmoitustauluja ja porinaryhmiä, osalle tiimien työtiloja, osalle sosiaalinen kojelauta tärkeiden notifikaatioiden seurantaan.

Jatkossa sosiaalisen kanavan ja intranetin luonteva yhteiselo myös korostuu. Voi olla esimerkiksi hyvin luontevaa, että intranetin sisältöryhmittely noudattaa samaa mallia kuin Yammerin pääryhmät. Näin intranetin keskeisistä osioista käydään keskustelua Yammerissa, ja keskustelua voidaan tuoda näkyviin myös vastaaviin intranet-osioihin. Joskus hyvinkin pienillä intranet-sisältöosioilla voi olla jopa omat Yammer-ryhmänsä (esim. IT-ohjeet, Matkustussäännöt, Työturvallisuus, Esimiehet).

Joillekin organisaatioille voi myös sopia Yammer-ryhmittely hyvin organisaatiolähtöisesti. Etenkin organisaatiouudistuksen yhteydessä voi olla loogista luoda organisaatiolähtöiset ryhmät Yammeriin, ja vastuuttaa ryhmien vetäminen yksikön liiketoimintajohdolle. Näin intranettiin ei ehkä tarvitse rakentaa edes organisaatiolähtöisiä osioita, vaan pysyvät sisällöt ryhmitellään asialähtöisesti edelleen – mutta Yammerin ryhmät tarjoavat organisaatiolähtöisen keskustelukanavan.

Toimivia malleja siis löytyy, ehkä liikaakin. Kannattaa siis käydä tutustumassa verrokkiorganisaatioihin, ja jopa jututtaa konsultteja! Itselle sopivan roolin valinta kannattaa tehdä huolella, koska roolin muuttaminen myöhemmin ei ole välttämättä helppo homma.


Suunnittelemme toimivan intranetin

North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.

Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Onnistu verkkopalvelu-uudistuksen läpiviennissä (20.11.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Intranetit ja digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun