Yammer osana intranet-konsepteja

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 7 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Yammer on varmasti suosituin sisäinen sosiaalinen kanava Suomessa, ja siksi intranet-konseptoinnin yhteydessä useimmiten meilläkin puhutaan juuri Yammerista. Tämän artikkelin ajatukset pätevät kuitenkin myös Yammerin kilpailijoihin, kuten Slackkiin ja HipChattiin.

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

Yammerin mainitut kilpailijat eivät tosin ole Suomessa kovin isossa asemassa. Lähinnä Slack pärjää pienten firmojen työkaluna, mutta HipChat ei liene käytössä kovinkaan monella kotimaisella yrityksellä. HipChatin matala suosio on ehkä jopa hieman omituista, koska Atlassianin muita tuotteita kyllä käytetään Suomessa laajalti.

Joka tapauksessa, keskitymme nyt Yammeriin.

Sosiaalisen kanavan suhde intranettiin on kysymys joka tulee vastaan usein, ja vielä siihen ei ole oikein vakiintunut käytänteitä. Microsoftikaan ei ole lähtenyt linjaamaan parhaita käytänteitä, koska Microsoftin näkökulmasta Yammer sopii monenlaiseen käyttöön. Tämä onkin totta, mutta samalla moninaisuus voi tuntua käyttäjien näkökulmasta myös sekavalta. Meillekin on hyvin tyypillistä kuulla, että Yammer on kyllä jossain käytössä ollut, mutta hiljakseen käyttö on hiipunut. Moni miettiikin, että pitäisikö Yammer jotenkin rajata kapeampaan käyttötarkoitukseen? Voisiko sille löytää jonkun ihan oman roolin?

Vastaus tähän on jämäkkä ehkä.

Karkeasti ottaen kapeampaa roolitusta näkee kahdenlaista: a) Yammer on roolitettu työryhmätyökaluksi ja b) Yammer on roolitettu yleisluontoiseksi, koko organisaation keskustelupalstaksi (jonne ehkä nostetaan uutisotsikoita, avoimia työpaikkoja, ym. sisältövirtoja).

yammer-tiimien-ja-projektien-kaytossa

Ensimmäisessä mallissa Yammer on työryhmätyökalu muiden joukossa. Usein on käytössä myös SharePointin työtilat, ja esimerkiksi projektit voivat valita, että käyttävätkö SharePoint-työtilaa, Yammeria vai peräti molempia. Myös tiimit usein käyttävät Yammeria sisäiseen viestiinsä, ja vaikkapa tiimipalaverien laajennuksena. Tässä mallissa Yammer on tavallaan intranetin rinnalla, yhtenä työtilaratkaisuna muiden joukossa.

yammer-sosiaalisena-kojelautana

Toisessa mallissa Yammer on enemmän koko organisaation yhteinen ”supertyötila”, jonka kautta jaetaan tietoa yli organisaatiorajojen ja mahdollistetaan vuorovaikutus laajempien joukkojen välillä. Usein keskustelujen tueksi Yammer-ryhmiin nostetaan myös automaattisyötteillä esimerkiksi uutisotsikoita, avoimia työpaikkoja, tärkeitä tapahtumia vaikkapa CRM-järjestelmästä tai markkinaseurantatietoa. Tässä mallissa Yammer on tavallaan intranetin yläpuolella, eräänlaisena epämuodollisena keskustelukanavana, jossa asiantuntijat kohtaavat ja keskustelevat.

En vielä osaa sanoa, että kumpi malli on tulevaisuus – vai ovatko kumpikin.

Selvää on, että todella isot organisaatiot (tuhansia käyttäjiä) yleensä valitsevat ensimmäisen mallin, ja opettelevat näin sosiaalisen kanavan käyttöä enemmän rajatummissa pienryhmissä kuin koko organisaation tasolla. Tiimi- tai yksikkötasolla toimiva sosiaalinen kanava on myös kohtuullisen helposti lanseerattava malli. Monen ei-tietotyöorganisaation tiimiviestintä on myös ensisijaisesti tiedottavaa ja keskustelevaa, joten Yammer voi sopia esimerkiksi toimipaikkojen, myymälöiden tai tehtaiden käyttöön varsin hyvin.

Jälkimmäinen malli on taas nimenomaan pienempien organisaatioiden käyttämä malli. Ehkä myös siksi, että pienemmillä organisaatioilla (kymmeniä käyttäjiä, tai korkeintaan muutamia satoja) malli on helpompi esitellä käyttäjille ja pitää toimivana. Esimerkiksi vahvoissa myynti- ja projektiorganisaatioissa tällainen rajat ylittävä sosiaalinen kanava on usein hyvin tarpeellinen.

On myös kohtuullisen selvää, että tulevaisuudessa yhä useampi organisaatio löytää hyötyjä sosiaalisesta kanavasta – jos ei muuten, niin sähköpostitulvan vähentäjänä ja vaihtoehtona muodollisemmille työtila- ja dokumenttienhallintaratkaisuille.

Sosiaalisten kanavien konseptit kuitenkin vaihtelevat, nyt ja jatkossa. Osalle se on asiantuntijoiden tiedonvaihtoa yli rajojen, osalle paikallisia ilmoitustauluja ja porinaryhmiä, osalle tiimien työtiloja, osalle sosiaalinen kojelauta tärkeiden notifikaatioiden seurantaan.

Jatkossa sosiaalisen kanavan ja intranetin luonteva yhteiselo myös korostuu. Voi olla esimerkiksi hyvin luontevaa, että intranetin sisältöryhmittely noudattaa samaa mallia kuin Yammerin pääryhmät. Näin intranetin keskeisistä osioista käydään keskustelua Yammerissa, ja keskustelua voidaan tuoda näkyviin myös vastaaviin intranet-osioihin. Joskus hyvinkin pienillä intranet-sisältöosioilla voi olla jopa omat Yammer-ryhmänsä (esim. IT-ohjeet, Matkustussäännöt, Työturvallisuus, Esimiehet).

Joillekin organisaatioille voi myös sopia Yammer-ryhmittely hyvin organisaatiolähtöisesti. Etenkin organisaatiouudistuksen yhteydessä voi olla loogista luoda organisaatiolähtöiset ryhmät Yammeriin, ja vastuuttaa ryhmien vetäminen yksikön liiketoimintajohdolle. Näin intranettiin ei ehkä tarvitse rakentaa edes organisaatiolähtöisiä osioita, vaan pysyvät sisällöt ryhmitellään asialähtöisesti edelleen – mutta Yammerin ryhmät tarjoavat organisaatiolähtöisen keskustelukanavan.

Toimivia malleja siis löytyy, ehkä liikaakin. Kannattaa siis käydä tutustumassa verrokkiorganisaatioihin, ja jopa jututtaa konsultteja! Itselle sopivan roolin valinta kannattaa tehdä huolella, koska roolin muuttaminen myöhemmin ei ole välttämättä helppo homma.

Perttu Tolvanen

KTM Perttu Tolvanen on digitaalisten palveluiden suunnittelun, arkkitehtuuriratkaisujen ja kumppanivalintojen asiantuntija. Perttu konsultoi asiakkaita hankkeiden valmistelussa ja vaatimusten määrittelyssä sekä tukee asiakkaita teknologia- ja toteuttajakumppaneiden valinnassa.

Pertulla on yli viidentoista vuoden kokemus erilaisista web-, extranet- ja intranet-projekteista mm. projektipäällikön, suunnittelijan ja konsultin rooleissa. Aiemmassa työhistoriassaan Perttu on toiminut tilaajana ja projektipäällikkönä suuressa mediayhtiössä, sisällönhallintajärjestelmien konsulttina isossa IT-alan yrityksessä sekä itsenäisenä, riippumattomana konsulttina omassa yrityksessään. Hän on myös tunnettu kouluttaja ja bloggaaja. Perttu on myös päätoimittaja web-aiheisessa Vierityspalkki.fi -blogissa.

Digitaaliset työympäristöt

Digitaalinen työympäristö tarjoaa hyvin toteutettuna työntekijöille välineet viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, sisäiseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Intranet erityisesti on sisäisen viestinnän väline, mutta mahdollistaa myös työn johtamisen ja mahdollistaa osaamisen jakamisen ja sitouttaa työntekijöitä.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

Tämä on North Patrol

Meitä on kymmenen konsulttia, olemme kokeneita suunnittelijoita ja teknologia-asiantuntijoita. Olemme vuosittain suunnittelemassa ja valmistelemassa yli 50:a erilaista digipalvelu-uudistusta ja tietojärjestelmää. Asiakastyytyväisyytemme on erittäin korkea (9,5/10), ja monia asiakkaitamme olemme auttaneet jo useiden erilaisten digipalveluiden uudistamisessa.

Lue lisää yrityksestämme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Erikoistumme suunnitteluun

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta, emme lisenssejä

    Moni ohjelmistotalo suosittelee asiakkailleen ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä ei ole näin. Meiltä ei voi ostaa toteutusprojektia, meillä ei ole kumppanuuksia teknologiatoimittajien kanssa. Meidän näkökulma markkinaan on laaja-alainen, kuten asiakkaillakin on syytä olla. Tavoitteena on aina löytää parhaiten sopiva ratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen koodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Olemme realistinen ja kaukonäköinen

    Suunnittelemme palvelukonsepteja, toteutustapoja ja arkkitehtuureja, jotka kestävät aikaa ja jatkokehittämistä. Meille tärkeätä on ratkaisujen toteutettavuus, hyvien kumppaneiden olemassaolo ja kustannusten ennustettavuus.

Siirry takaisin sivun alkuun