Yammer on varmasti suosituin sisäinen sosiaalinen kanava Suomessa, ja siksi intranet-konseptoinnin yhteydessä useimmiten meilläkin puhutaan juuri Yammerista. Tämän artikkelin ajatukset pätevät kuitenkin myös Yammerin kilpailijoihin, kuten Slackkiin ja HipChattiin.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
29.6.2016
Yammerin mainitut kilpailijat eivät tosin ole Suomessa kovin isossa asemassa. Lähinnä Slack pärjää pienten firmojen työkaluna, mutta HipChat ei liene käytössä kovinkaan monella kotimaisella yrityksellä. HipChatin matala suosio on ehkä jopa hieman omituista, koska Atlassianin muita tuotteita kyllä käytetään Suomessa laajalti.
Joka tapauksessa, keskitymme nyt Yammeriin.
Sosiaalisen kanavan suhde intranettiin on kysymys joka tulee vastaan usein, ja vielä siihen ei ole oikein vakiintunut käytänteitä. Microsoftikaan ei ole lähtenyt linjaamaan parhaita käytänteitä, koska Microsoftin näkökulmasta Yammer sopii monenlaiseen käyttöön. Tämä onkin totta, mutta samalla moninaisuus voi tuntua käyttäjien näkökulmasta myös sekavalta. Meillekin on hyvin tyypillistä kuulla, että Yammer on kyllä jossain käytössä ollut, mutta hiljakseen käyttö on hiipunut. Moni miettiikin, että pitäisikö Yammer jotenkin rajata kapeampaan käyttötarkoitukseen? Voisiko sille löytää jonkun ihan oman roolin?
Vastaus tähän on jämäkkä ehkä.
Karkeasti ottaen kapeampaa roolitusta näkee kahdenlaista: a) Yammer on roolitettu työryhmätyökaluksi ja b) Yammer on roolitettu yleisluontoiseksi, koko organisaation keskustelupalstaksi (jonne ehkä nostetaan uutisotsikoita, avoimia työpaikkoja, ym. sisältövirtoja).
Ensimmäisessä mallissa Yammer on työryhmätyökalu muiden joukossa. Usein on käytössä myös SharePointin työtilat, ja esimerkiksi projektit voivat valita, että käyttävätkö SharePoint-työtilaa, Yammeria vai peräti molempia. Myös tiimit usein käyttävät Yammeria sisäiseen viestiinsä, ja vaikkapa tiimipalaverien laajennuksena. Tässä mallissa Yammer on tavallaan intranetin rinnalla, yhtenä työtilaratkaisuna muiden joukossa.
Toisessa mallissa Yammer on enemmän koko organisaation yhteinen ”supertyötila”, jonka kautta jaetaan tietoa yli organisaatiorajojen ja mahdollistetaan vuorovaikutus laajempien joukkojen välillä. Usein keskustelujen tueksi Yammer-ryhmiin nostetaan myös automaattisyötteillä esimerkiksi uutisotsikoita, avoimia työpaikkoja, tärkeitä tapahtumia vaikkapa CRM-järjestelmästä tai markkinaseurantatietoa. Tässä mallissa Yammer on tavallaan intranetin yläpuolella, eräänlaisena epämuodollisena keskustelukanavana, jossa asiantuntijat kohtaavat ja keskustelevat.
En vielä osaa sanoa, että kumpi malli on tulevaisuus – vai ovatko kumpikin.
Selvää on, että todella isot organisaatiot (tuhansia käyttäjiä) yleensä valitsevat ensimmäisen mallin, ja opettelevat näin sosiaalisen kanavan käyttöä enemmän rajatummissa pienryhmissä kuin koko organisaation tasolla. Tiimi- tai yksikkötasolla toimiva sosiaalinen kanava on myös kohtuullisen helposti lanseerattava malli. Monen ei-tietotyöorganisaation tiimiviestintä on myös ensisijaisesti tiedottavaa ja keskustelevaa, joten Yammer voi sopia esimerkiksi toimipaikkojen, myymälöiden tai tehtaiden käyttöön varsin hyvin.
Jälkimmäinen malli on taas nimenomaan pienempien organisaatioiden käyttämä malli. Ehkä myös siksi, että pienemmillä organisaatioilla (kymmeniä käyttäjiä, tai korkeintaan muutamia satoja) malli on helpompi esitellä käyttäjille ja pitää toimivana. Esimerkiksi vahvoissa myynti- ja projektiorganisaatioissa tällainen rajat ylittävä sosiaalinen kanava on usein hyvin tarpeellinen.
On myös kohtuullisen selvää, että tulevaisuudessa yhä useampi organisaatio löytää hyötyjä sosiaalisesta kanavasta – jos ei muuten, niin sähköpostitulvan vähentäjänä ja vaihtoehtona muodollisemmille työtila- ja dokumenttienhallintaratkaisuille.
Sosiaalisten kanavien konseptit kuitenkin vaihtelevat, nyt ja jatkossa. Osalle se on asiantuntijoiden tiedonvaihtoa yli rajojen, osalle paikallisia ilmoitustauluja ja porinaryhmiä, osalle tiimien työtiloja, osalle sosiaalinen kojelauta tärkeiden notifikaatioiden seurantaan.
Jatkossa sosiaalisen kanavan ja intranetin luonteva yhteiselo myös korostuu. Voi olla esimerkiksi hyvin luontevaa, että intranetin sisältöryhmittely noudattaa samaa mallia kuin Yammerin pääryhmät. Näin intranetin keskeisistä osioista käydään keskustelua Yammerissa, ja keskustelua voidaan tuoda näkyviin myös vastaaviin intranet-osioihin. Joskus hyvinkin pienillä intranet-sisältöosioilla voi olla jopa omat Yammer-ryhmänsä (esim. IT-ohjeet, Matkustussäännöt, Työturvallisuus, Esimiehet).
Joillekin organisaatioille voi myös sopia Yammer-ryhmittely hyvin organisaatiolähtöisesti. Etenkin organisaatiouudistuksen yhteydessä voi olla loogista luoda organisaatiolähtöiset ryhmät Yammeriin, ja vastuuttaa ryhmien vetäminen yksikön liiketoimintajohdolle. Näin intranettiin ei ehkä tarvitse rakentaa edes organisaatiolähtöisiä osioita, vaan pysyvät sisällöt ryhmitellään asialähtöisesti edelleen – mutta Yammerin ryhmät tarjoavat organisaatiolähtöisen keskustelukanavan.
Toimivia malleja siis löytyy, ehkä liikaakin. Kannattaa siis käydä tutustumassa verrokkiorganisaatioihin, ja jopa jututtaa konsultteja! Itselle sopivan roolin valinta kannattaa tehdä huolella, koska roolin muuttaminen myöhemmin ei ole välttämättä helppo homma.
