Työnantajan uutiset ja tiedotteet vievät tyypillisesti suurimman osan intranetin etusivusta. Kutsuttakoon niitä nyt leikkisästi korporaatiopropagandaksi. Tehtävään palkatut viestijät tuuttaavat työnantajan ja johdon viestiä muutamilta massoille. Työnantaja ohjeistaa uutisilla ja tiedotteilla yhteisönsä jäseniä, kertoo muutoksista ja suunnitelmista, ohjaa isoa laivaa oikeaan suuntaan, nostattaa yhteistä henkeä ja luo kulttuuria.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Sisäiset tiedotteet ja uutiset intran etusivulla ovat toki tärkeitä.
Mutta onko klassinen viestinnällisen intran uutis- ja tiedotevetoinen etusivu jo aivan vanhentunut konsepti?
Väittäisin, että se on ainakin vahva jäänne ensimmäisestä intranet-konseptista, jonka ydinajatuksena oli olla ”organisaation sisäiset kotisivut”. Aivan kuten organisaation julkiset verkkosivut, myös ”sisäiset kotisivut” sisältävät toimitettua sisältöä muutamilta massoille. Sivuston omistaja eli viestintäyksikkö toimii portinvartijana. Tähän konseptiin intran etusivun täyttäminen uutisilla sopii oikein luonnollisesti.
Sosiaalista pöhinää?
Viime vuosina introjen konseptit kokonaisuudessaan ovat moninaistuneet merkittävästi sitten yksisuuntaisten ”sisäisten kotisivujen”.
On sosiaalisia introja, joissa kantavana ideana on, että kuka tahansa voi tuottaa niitä etusivun uutisia (Ooo, vau! Huomaa ironinen sävy!). Silti todennäköisesti ne ”kenen tahansa” tuottamat uutiset tai ”ilmoitukset” ovat erillisessä palstassaan kuin ne organisaation viralliset tiedotteet, ”ettei vaan mene sekaisin” ja viestinnällä säilyy kontrolli. (Mikä nyt toisaalta on ihan fiksuakin.)
Sosiaaliseen intraan voi liittyä viestintää myös usealla ”tasolla”: koko globaali organisaatio; maa-/divisioonaorganisaatio ja tietty toimipaikka. Globaali ”taso” on tyypillisesti viestinnän kontrollissa, ja sitten alkaa löyhentyä kohti pienempiä kokonaisuuksia. Kuinka näitä eri ”tason” uutisia näytetään intran etusivulla, tuottaakin jo pohdintaa profiloinnista ja personoinnista tai useita uutislaatikoita laatikoiden perään (jollain kaikkien ajankohtaisasioiden seuraaminen yhdellä silmäyksellä ei olekaan enää mahdollista).
Myös näkymä intraan kytkettyyn sosiaaliseen kanavaan (esim. Yammer) taistelee etusivun herruudesta viestinnän toimittaman uutispalstan kanssa.
Arkisen (tieto)työn tehokkuutta?
Samaan ympäristöön saatetaan kytkeä myös työtiloja: tietyt ryhmät, projektit, prosessit tai tiimit hyödyntävät intranetiä oikeasti tietotyöntekoon. Näin varsinkin, jos intranet on päätetty pystyttää Office 365 -pilvipalveluun tai Google Apps for Work -työkaluilla, jotka oikeasti on tarkoitettu dokumenttivetoiseen tietotyöhön ja työn koordinointiin; ei ollenkaan ”sisäisten kotisivujen” alustaksi. Silti intranetin etusivulle – jonka kautta käyttäjä halutaan saatella tietotyöskentelyn äärelle – lätkäistään edelleen vahvimpina laatikkona viestinnän toimittama uutispalsta, koska intranetin omistaja kokee vastuukseen varmistaa korporaatiopropagandan perillemeno.
(Älkää ymmärtäkö väärin, aivan ehdottomasti virallista sisäistä viestintää tarvitaan organisaatioissa! – Ja useinhan se ei koskaan ole riittävää!)
Mitä tietotyöläinen haluaa, saattaa kuitenkin olla toista. Tietotyöläinen haluaa tehokkuutta: päästä nopeasti keskeneräiseen hommaan kiinni ja vilkaista ehkä ohimennessään, oliko toisessa projektissa jotain akuuttia. (Ja tsekata lounaslistan!)
Niin hyvä kollaboraatioväline kuin onkin, SharePoint (pilvessä tai ilman) munaa tässä tehokkuudessa ihan täysin. Mistään et saa käyttäjänä kokonaiskuvaa omista työtiloistasi tai niissä tapahtuneista muutoksista. Edes Office 365:n uusi Sites/SharePoint-näkymä ei tuo tähän ratkaisua.
Office 365:n uusi Sites/SharePoint-näkymä on hyvä(?) yritys. Viimeisimpien kolmen tapahtuman näyttäminen per työtilatiili on fiksua, mutta kukaan käyttäjä ei ole kiinnostunut algoritmien pukkaamista ”Frequenteista” tai ”Suggestedeista”, jotka vievät päänäkymästä 80 %. Keskeneräisiin hommiinhan tässä pitäisi päästä kiinni – ei haahuilla hämärässä ”saattaisit muuten olla kiinnostunut näistä” -kuusikoissa! Onhan siellä toki käyttäjän itse suosikikseen merkkaamat työtilat – joista tosin etusivulla näkyy vain 5 kpl ja loput löytyvät klikkauksen takaa piilosta, ilman tietoa viimeisimmistä muutoksista ko. työtiloissa. En sitten ymmärrä, ketä nämä palvelevat. Plussaa hakulaatikosta. Tyypillisesti SharePoint-hankkeissa tehdäänkin räätälöity listaus kaikista työtiloista ja/tai käyttäjän kaikista suosikkityötiloista, jotta oikeasti päästäisiin tehokkuuteen työssä. Ja tyypillisesti työtilahakemisto on intran etusivusta erillinen näkymä, koska etusivulle on jo liikaa tunkua.
Pitäisikö viestinnän päästää irti?
Mikä sitten on intranetin etusivun rooli ja suhde moderneihin intranet-konsepteihin, jotka voivat koostua ”pyhästä kolminaisuudesta”: 1) viestinnällinen intranet; 2) sosiaalinen kanava; ja 3) työtilat? Pitäisikö arkisen tietotyön kartalla pysymisen ja työn tehokkuuden mennä ohitse yhteisen korporaatiopropagandan? Tulisiko intran etusivun tarjota ensisijaisesti viimeisimmät muutokset omissa projekteissa ja töissä, ei organisaation uuden talousjohtajan nimitystä tai osavuosikatsausta?
Vai pitäisikö nämä olla jaoteltuna kolmelle eri etusivulle, eikä edes yritettäisi naittaa virallista viestintää muutamilta massoille, ryhmien keskinäistä koordinointia ja yhteisdokumenttien muokkausta?
Gappsin YLE-projektista spin-offina kehittämä Universe-intranet-tuote pyrkii ratkaisemaan tätä haastetta ja kääntää nupit veikeästi totutusta vastakkaiseen asentoon: korporaatiopropagandan nupit pienelleen ja tietotyön ryhmät suurelleen. Universe-intranetin etusivulla pääroolissa ovat uusimmat päivitykset käyttäjän omista työryhmistä ja niiden keskusteluista. Korporaatiopropaganda on sivun oikeassa laidassa pienenä varjeltuna sarakkeena – joskin sekin vain yksi ryhmä muiden joukossa. Tämä käy oikein hyvin tietotyö- ja projekti-intensiivisiin organisaatioihin. Silti paine Universenkin nyt yksinkertaisen etusivunäkymän paisumiseen on varmasti suuri.
Myös intranetien suhteen viestintäfunktio on murroksessa. Tai ei ’myös’ vaan ’erityisesti’. Viestintäfunktion rooli organisaatioviestinnässä muuttuu ”propagandan” kirjoittajasta ja tuuttaajasta viestinnän mahdollistajaksi ja konsultiksi.
Pitäisikö viestinnän siis päästää irti myös intran etusivun toimittamisesta ja antaa valta yhteisölle?
Suunnittelemme toimivan intranetin
North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.
Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa
