Näin käynnistät intranet-uudistuksen

Otathan huomioon, että tämä artikkeli on yli 8 vuotta vanha, joten sisältö ja linkit eivät ole välttämättä ihan ajan tasalla. Tuoreempana lukemisena sinua voisi kiinnostaa vaikkapa jokin näistä artikkeleista:

Intranetin uudistustarpeeseen on useita mahdollisia syitä. Teknologinen alusta voi olla mätänemässä alta, intranet ei palvele sellaisenaan nykyisiä tarpeita, organisaatio on muuttunut yrityskauppojen myötä, entiset itsenäiset yksiköt on päätetty yhdistää uuden strategian myötä yhdeksi globaaliksi toimijaksi ja intra sen myötä, tai intranet vaan on yksinkertaisesti niin rämettynyt, että kaikki kannattaa pistää uusiksi ja lanseerata uudella ”brändillä”, jotta se olisi hyödyllinen organisaatiolleen.

Tyypillisesti intranetin omistaa viestintä. Tyypillisesti myös intranetin uudistustarve nähdään ensimmäisenä viestinnässä. Mutta kuinka muu organisaatio saadaan näkemään intranetin uudistustarve?

North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.

6.4.2016

Hanna P. Korhonen

Meiltä kysytään usein, kuinka intranetin uudistushanke saadaan liikkeelle ja kuinka organisaatio voisi valmistautua intranetinsä uudistushankkeeseen. Mitä valmistelevia toimenpiteitä voisi jo tehdä ennen varsinaista toteutusprojektia, jopa ennen esiselvitystä? Tietysti organisaatioissa hyvin erilaisia toimintamalleja, eivätkä kaikki toimintatavat sovi kaikille, mutta tyypillisesti jaamme tällaisia vinkkejä:

1. Hanki ja sitouta projektille ydinryhmä

Aivan ydinasia on sisäistää se, ettei uudistuspohdintoja kannata jäädä märehtimään yksin – se enteilee sitä, että saat tehdä loppuosankin projektista yksin! Intranet tehdään aina yhteistyössä!

Kerää sen sijaan projektille ydinryhmä. Ota aihe keskusteluun muiden intraan tiiviisti liittyvien yksiköiden kanssa (esim. HR, IT, kehittämisosasto tms. ja liiketoiminnot), ja selvitä, mikä heidän näkemyksensä on intranetin nykytilasta. Ihannetilassa teetkin jo muutenkin näiden henkilöiden kanssa aktiivista yhteistyötä.

Hanki projektille vähintään 3-4 henkilön sitoutunut ja touhukas ydinryhmä.

2. Selvitä vaikuttavat sisäiset hankkeet

Selvitä, mitä sisäisiä projekteja ja hankkeita organisaatiossanne on menossa.

Miten ne vaikuttavat mahdollisesti intranetiin?

Miten hankkeet voisivat tukea toisiaan?

Esimerkiksi koko organisaation strategiauudistus, fyysinen muutto, fyysisen ja/tai digitaalisen työympäristön ja/tai työtapojen muutos, sisäisten sovellusten vieminen mobiiliin ja mobiililaitteiden hankinta, HR-järjestelmän hankinta, käyttäjähakemistojen yhtenäistäminen…

3. Määrittele kehitystarpeet

Keskustele keräämäsi ydinryhmän kanssa ja määritelkää, mitkä ovat ydinryhmän mielestä ne tärkeimmät syyt, miksi intranetiä tulisi uudistaa.

Mitkä ovat teidän mielestänne nykytilan plussat ja miinukset? Mitä tulisi kehittää?

Mitä uudistuksella saavutetaan? Mitkä ovat hyödyt? Miksi tälle hankkeelle tarvitaan resurssointia? Mitä tapahtuu, jollei uudistusta tehdä?

4. Kartoita mahdollisuuksia ja inspiroidu

Käykää ydinryhmällä tutustumassa benchmark-organisaatioiden intraneteihin. Hankkikaa inspiraatiota, kuulostelkaa kokemuksia. Selailkaa blogeja. Osallistukaa alan seminaareihin tai koulutuksiin. Pyytäkää toteuttajatahoja vierailulle esittelemään omia ratkaisujaan ja näkemyksiään intranetien tulevaisuudesta. Hakekaa ratkaisuvaihtoehtoja näkemiinne haasteisiin. Haastatelkaa kollegoja. Tutkikaa teknologiavaihtoja. Maailma on mahdollisuuksia täynnä! Mikä niistä voisi toimia teidän organisaatiossanne?

5. Priorisoi kehitystarpeet

Pohtikaa ydinryhmän kanssa, mitkä ovat intranet-uudistuksenne päätavoitteet.

Voidaanko intranet-uudistus kytkeä johonkin toiseen sisäiseen kehityshankkeeseen? Esim. strategian uudistamiseen tai työtapojen muutokseen? Voisivatko hankkeet tukea toisiaan?

Mitkä tavoitteista ovat realistisia toteuttaa ensimmäisessä vaiheessa? Mitkä jätetään hautumaan seuraavaan vaiheeseen?

6. Suunnittele projekti

Hahmottele ydinryhmän kanssa projektisuunnitelman pääkohdat: mitä tavoitellaan, millä vaiheistuksella, millä aikataululla, ja mitä resursseja ja millaista sitoutumista eri tahoilta projektin vaiheet vaativat.

Tarvitaanko projektissa ensin esiselvitysvaihe? (Esiselvityksessä selvitetään tyypillisesti eri henkilöstöryhmien tarpeita ja näkemyksiä digitaalisen työympäristön, sisäisen viestinnän ja yhteistyön kehittämiseksi. Esiselvityksessä pohditaan myös konsepti- ja teknologiavaihtoehtoja, niiden soveltuvuutta organisaation prosesseille ja IT-arkkitehtuuriin sekä arvioidaan toteutusprojektin kustannuksia ja työmääriä.)

Sitouta ydinryhmä ja heidän esimiehensä projektisuunnitelmaluonnoksen taakse.

7. Hanki sponsori

Käy/käykää tapaamassa ainakin viestintä-, HR-, IT- ja mahdollisesti kehitys-/liiketoimintajohtoa, jos he eivät ole olleet mukana jo aiempien vaiheiden tapaamisissa. Kerro suunnitelmistanne ja hae kommentteja.

Pidä tavoitteena ainakin yhden johtoryhmätasoisen sponsorin saaminen uudistukselle. Jos oma esimiehesi ei syty asiasta, tunnistele tapaamisessa ja pitkin matkaa, kuka tällainen henkilö olisi.

Keskustele, mikä on sponsorisi näkemys uudistuksesta. Mitä hänen mielestään tulisi tavoitella? Mitkä ovat kehitystarpeet?

8. Sitouta johto; hanki mandaatti ja resurssit

Esittele johdolle nykytilan ongelmat ja esitä projektisuunnitelmaanne ratkaisuksi.

Hanki mandaatti edistää hanketta. Hanki tuki hankkeesi taakse, sekä rahoitus intranet-uudistuksen esiselvityksen tekemiseksi.

Määritelkää yhdessä hankkeelle ohjausryhmä. Pidä jatkossa varsinkin ohjausryhmä ajan tasalla esiselvityksen etenemisestä ja lupaa esitellä esiselvityksen tulokset johdolle.

Suunnittelemme toimivan intranetin

North Patrolin suunnitteluprojekteissa määritellään toimivimmat työkaluratkaisut kuhunkin intranet-ympäristöön. Lisäksi intranetin palvelumuotoilulla ja prototyypeillä suunnitellaan sellaiset sisältöratkaisut, jotka tukevat sisäistä viestintää, tiedon löydettävyyttä ja arkisista työsuorituksista selviämistä.

Lue intranettien suunnittelupalveluistamme tai varaa suoraan Teams-palaveri Sarin kanssa

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Webin teknologiat ja digimarkkinoinnin työkalut 2024 – ja mikä sopii mihinkin tilanteeseen? (29.5.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

Digitaaliset työympäristöt

Autamme intranettien ja muiden työympäristöratkaisujen suunnittelussa, määrittelyssä ja kilpailuttamisessa. Etsimme oikean palvelukonseptin ja siihen soveltuvimmat työkalut sisäiseen viestintään, tiedon etsimiseen, työtehtävien hallintaan, osaamisen jakamiseen, työn johtamiseen, vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön.

Lue palveluistamme

Pyydä tarjous

North Patrol auttaa onnistumaan

Meitä on kymmenen konsulttia, kaikki kokeneita suunnittelijoita tai teknologia-asiantuntijoita. Joka vuosi viemme läpi yli 50 projektia, joissa autamme hankkeensa eri vaiheissa olevia asiakkaitamme luomaan uusia digipalveluja ja tietojärjestelmiä. Asiakkaamme ovat olleet erittäin tyytyväisiä työhömme (arvosana 9,5/10), ja monet heistä palaavat asiakkaiksi yhä uudestaan.

Olemme apunasi, kun kaipaat puolueetonta näkemystä teknologiavalintoihin, kirkastusta palvelukonseptin ideaan, tarkennusta vaatimusten määrittelyyn, konkreettista tukea tarjouskilpailuun tai ohjausta toteutusprojektin läpivientiin.

Ota selvää firmastamme

Miten erotumme kilpailijoistamme?

  • Digipalveluiden suunnitteluun erikoistuminen

    Olemme erikoistuneet digipalveluiden laadukkaaseen suunnittelutyöhön ja vaatimusmäärittelyyn. Missiomme on auttaa asiakkaita onnistumaan hankkeissaan luomalla mahdollisimman hyvät lähtökohdat toteutusvaiheelle – oli sitten kyse ketterästä toteutuksesta omalla tiimillä tai kumppanin kanssa tehtävästä hankkeesta tai julkisesti kilpailutettavasta urakasta.

  • Emme myy koodausta emmekä lisenssejä

    Moni teknologiakonsultti suosittelee asiakkailleen teknisiä ratkaisuja, joita sama talo myös toteuttaa. Meillä tätä vinoumaa ei ole, koska meiltä ei voi ostaa koodausta tai lisenssejä eikä meillä ole riippuvuuksia teknologiatoimittajiin. Näkökulmamme ohjelmistomarkkinaan on laaja-alainen. Tavoitteena on aina löytää asiakkaalle parhaiten soveltuva ohjelmistoratkaisu, oli se sitten räätälöity ratkaisu, saas-palvelu, avoimen lähdekoodin alusta tai näiden yhdistelmä.

  • Tehokkuus, tavoitteellisuus ja tuloksellisuus

    Toimeksiannoillemme sovitaan aina konkreettinen lopputuotos, jonka avulla asiakas pääsee hankkeessaan eteenpäin. Hioutuneiden menetelmiemme ja kokeneiden konsulttiemme ansiosta pystymme tuottamaan sen tehokkaasti, yllättävän vähäisillä työmäärillä, ja rahallesi syntyy vastinetta.

Siirry takaisin sivun alkuun