Office 365:n vahvuudet ja heikkoudet – Toteuttajat kertovat

Kysymyksiimme ehti vastata kolme toteuttajaa:

• Digital Illustrated: Olli Kari, konsultti
• Innofactor, vastaukset kerätty yrityksen Yammerissa konsulteilta JP Wirta, Juha Vitikka ja Vesa Nopanen
• Sulava: Karoliina Harjanne, Business Director & O356-projektipäällikkö

Vastaajia pyydettiin myös kehumaan parasta O365-pohjaista toteutustaan. Nämä caset on koottu toiseen postaukseen: Paras O365-toteutuksemme – Toteuttajat kertovat

Mitkä ovat Office 365:n vahvuudet intranet-alustana kokemuksenne mukaan?

Monipuolinen sovellusvalikoima – ei vain intranet – samassa paketissa, saman käyttökokemuksen piirissä, erityisesti tietotyöntekijöille.

”Office 365:n vahvuus on se, että se on paljon muuta kuin intranet. Se sisältää oikeasti kaikki ne päivittäiset työkalut, joita kaikki työntekijät tarvitsevat eli sähköpostit, pikaviestinnän, intran, työtilat, dokumentinhallinna, Yammerin, kevyen extranetin (SharePoint tai OneDrive), kotihakemiston, puhelinluettelon jne. jne. jne. Se asettaa käyttäjän ja tiedon kuluttajan keskiöön, perinteisen tiedon tuottajan asemasta. Puhdas viestinnällinen intranet erillisenä palveluna on näkemyksemme mukaan mennyttä aikaa.” JP Wirta, Juha Vitikka & Vesa Nopanen, Innofactor

”Office 365:en kiistaton vahvuus intranet-alustana on mahdollisuus nivoa kollaboraation ja tietotyön koko keinovalikoima saman käyttökokemuksen piiriin silloin, kun organisaatio käyttää tai suunnittelee käyttävänsä Office 365 -palveluita laajemminkin. Sähköposti, Skype, OneDrive, CRM, Power BI, ja muut viestintätyökalut ovat jatkuvasti käden ulottuvilla ja käyttökokemus palveluiden välillä yhdenmukainen.” Olli Kari, Digital Illustrated

Pilvipalvelutuote, jota ei välttämättä tarvitse räätälöidä, joilla sitä on helppo pilotoida ja nopea käyttöönottaa, jolloin räätälöinti- ja koodaustyöhön varattuja resursseja voidaan käyttää esim. työtapojen muutoksen tukemiseen.

”Pilviteknologian etuja, joita havaitaan käytännössä ovat esimerkiksi seuraavat: nopea käyttöönotto, helppo mallintaa eri mahdollisuuksia (POC/demo), riittävät ominaisuudet useimpiin tarpeisiin, ketterä käyttöönotto (ominaisuuksien lisääminen ajan kanssa), monipuolinen paketti, jossa on paljon aidosti käyttöä tukevia työkaluja käytettävissä puhtaan intra-alustan lisäksi.” JP Wirta, Juha Vitikka & Vesa Nopanen, Innofactor

”Microsoftin tuotekehitysponnistelut palvelualustan, oheissovellusten ja mobiilisovellusten tuotekehityksessä mahdollistavat asiakkaan ja mahdollisen Office-käyttöönottokumppanin yhteistyön keskittymisen tuottavimpiin mahdollisiin asioihin, eli konkreettisten tietotyötapojen kehittämiseen sekä lisenssi-investoinnin mahdollisimman suureen utilisaation ja lisäarvon suunnitteluun.” Olli Kari, Digital Illustrated

Tuotteeseen kuuluvat mobiiliapplikaatiot.

”Mobiilikäyttöön Microsoft tarjoaa sovelluskaupoista erittäin monipuolisen työkalupakin, jolla voidaan taklata erilaisen sisällön löydettävyyteen, kuluttamiseen ja jopa tuottamiseen liittyviä käyttötapoja ilman tarvetta rakentaa asiakaskohtaista, usein melko paljon resursseja vievää, responsiivista käyttöliittymä tai muita pistemäisen käyttötarpeeseen tarkoitettuja räätälöityjä sovelluksia.” Olli Kari, Digital Illustrated

Ikivihreys – Office 365 on alati päivittyvä pilvipalvelu. Uusimmat toiminnallisuudet tulevat käyttöön ilman raskasta migraatioprojektia.

”Office 365 -intran vahvuus on ehdottomasti pilvessä. Tietoon pääsee käsiksi milloin vain, miltä tahansa päätelaitteelta. Pilvessä intranet myös kehittyy jatkuvasti eikä hyvin tehty Office 365 -intra vaadi enää koskaan raskasta migraatioprojektia vanhentuneesta ympäristöstä uuteen. Pilvessä on aina uusimmat herkut, esimerkiksi pari viikkoa sitten julkistettiin kevyt ja helppokäyttöinen projektinhallintalisä, Planner.” Karoliina Harjanne, Sulava

”Office 365-palvelun selkeä etu on myös niin sanottu ikivihreys, joka tarkoittaa kaikkien työkalujen ajantasaisuutta ja automaattista päivittymistä viimeisimpään versioon. Ikivihreys poistaa serveriajan migraatio- ja versiopäivitystarpeet kokonaan, jolloin luodaan merkittävää jatkuvuutta ja toimintavarmuutta.” Olli Kari, Digital Illustrated

Laaja ekosysteemi.

”Office 365-palvelun vahvuudet korostuvat entisestään mikäli asiakasorganisaatio on tutustunut tai ottanut käyttöön Microsoftin muita pilvessä sijaitsevia työkaluja ja sovelluskehitysalustoja. Yleisimmät, kuten Azure ja sen identiteetinhallintalaajennus Azure AD nivoutuvat saumattomasti yhteen Office 365:n kanssa muodostaen nykyaikaisen, turvallisen, skaalautuvan ja vikasietoisen palvelukokonaisuuden. Esimerkiksi jos asiakasorganisaatio on identiteetinhallinnan osalta pilvessä eli paikallinen Active Directory on integroitu Office 365:en kanssa ja lisenssit hankittu, on nopea käyttöönotto ja kustannustehokkuus suuria plussia Office 365:en intranet-käytölle.” Olli Kari, Digital Illustrated

Millaiseen intranet-konseptiin ja minkätyyppiselle organisaatiolle Office 365 mielestänne parhaiten soveltuu intranet-alustaksi?

Organisaatiolle, joka ei ole rakentamassa vain perinteistä viestinnällistä intranetiä.

”Office 365 on enemmän kuin intranet. Jos O365:llä rakentaa vain perinteisen viestinnällisen intranetin, siinä hukataan koko O365 pihvi. O365:een kannattaa lähteä, jos hakee jotain enemmän, esim. myynnin tuki, projektitoiminta, laadukas/yhtenäinen toiminta. Intranet annetaan nykyään asiakkaalle useammin monoliitin sijaan erillisinä palveluina, jossa O365 on erinomainen. Office 365 pointti on siinä, että rakennetaan alusta asti oikein ja huomioidaan kaikki ne palvelut, jotka O365 kautta saadaan. Kunhan intranetin käsite sisältää Yammerin, videot, Delven, käyttäjäprofiilit, työtilat jne., niin O365 toimii, eikä vastaavaa yhtä laajaa palvelua saa mistään muualta.” JP Wirta, Juha Vitikka & Vesa Nopanen, Innofactor

”Intranet elää suurta murroskautta. Rönsyilevät monitasoiset intrahimmelit alkavat olla mennyttä ja SharePoint-intranet on parhaimmillaan pelkkä etusivulla oleva hakukenttä, joka ohjaa käyttäjän suoraan oikeaan tietoon. Ohjeiden ja muun staattisen informaation sijaan SharePointissa keskiöön on noussut yhdessä tekeminen, käytännössä siis työtilat, jotka yhä useammin ovat jaettavissa myös ulkopuolisille. Perinteisen etusivun korvaavat jo nyt Yammer-keskustelut ja Delve, jotka nostavat jokaista työntekijää kiinnostavat sisällöt tehokkaammin kuin kohdennetuinkaan uutiskeskus. Kun tieto ns. viestinnällisessä intranetissä sekä työtiloissa järjestetään googlemaisesti haun avulla, intranet skaalautuu minkä tahansa organisaation tarpeisiin. Ei ole merkitystä onko työntekijöitä 20 vai 20 000 kun tiedon sijaintia ei tarvitse muistaa – jokaisella työntekijällä on omat työtilansa ja Yammer-keskustelunsa yhden klikkauksen päässä ja satunnaisesti tarvittu tieto löytyy tietenkin haulla.” Karoliina Harjanne, Sulava

Organisaatiolle, jonka henkilöstö on lähinnä tietotyöläisiä.

”Office 365 soveltuu intranet-alustaksi parhaiten organisaatiolle, jolla tietotyöläisten osuus työntekijöistä on suuri. Tämä siitä syystä, että ratkaisun vahvuudet tulevat esiin ennen kaikkea kollaboratiivisten, yhteisöllisten ja tietotyöintensiivisten käyttötapojen myötä. Toimipisteiden maantieteellinen hajaantuneisuus ja muut organisaation tunnistetut tarpeet ajasta ja paikasta riippumattomalle yhteistyölle nostavat tyypillisesti Office 365 -intranet-hankkeen tuottoa.” Olli Kari, Digital Illustrated

Organisaatiolle, joka koostuu liikkuvista työntekijöistä.

”Perinteisesti intranetit on rakennettu lähinnä tietotyöläisiä varten. Nykyään suuntaus on kuitenkin nimenomaan liikkuvien työntekijöiden ja myös muiden kuin tietotyöläisten huomioimisessa. Intranet on saatavilla myös suorittavaa työtä tekevän työntekijän taskussa olevassa älypuhelimessa. Yammer voi yhdistää eri työmailla, tiellä tai kiskoilla liikkuvat työntekijät toisiinsa, vaikka työtä normaalisti tehtäisiin yksin. Tehtävien kuittaaminen, muistiinpanojen tekeminen tai videoiden kuvaaminen onnistuvat kaikki niin toimistolla kuin kentälläkin. Käyttäjärooliin kohdennetuilla mobiili-sovelluksilla voidaan myös annostella tietoa juuri käyttötapaukseen olevaan tietoon, jottei käyttäjän tarvitse kahlata koko intranetiä läpi.” JP Wirta, Juha Vitikka & Vesa Nopanen, Innofactor

Organisaatiolle, joka on jo hankkinut Office 365 -lisenssit koko henkilöstölle.

”Lisäksi, jos organisaatio on jo lisensoinut Office 365:en intranet-palvelun käyttäjille, on valinta monesti selvä, koska edullisimmatkin Office 365 -palvelupaketit sisältävät käyttöoikeuden SharePoint Onlineen.” Olli Kari, Digital Illustrated

Mitkä ovat Office 365:n haasteet tai muut huonot puolet intranet-alustana?

Omistajuuden jakaminen.

”Omistajuus. Viestintä tai IT eivät kumpikaan voi omistaa yksinään Office 365:ttä. Office 365 ja pilvipalvelut haastavat perinteisen hallintamallin, jossa viestintä tai IT omistaa koko ratkaisun. Office 365 tapauksessa omistajuus on kuitenkin parasta pilkkoa eikä hallita palvelua minkään yksittäisen funktion ehdoilla. Fiksu palvelu rakennetaan käyttäjiään varten. Viestinnän hallinnoima etusivu ja uutiset ovat vain pieni osa kokonaisuutta, eikä IT voi toisaalta toimia portinvartijana kaikessa, vaikka sen tontille esimerkiksi Skype ja sähköposti osuvatkin. Tavoitteena tulisikin olla omistajuuden hallittu jakaminen ja vallan sekä vastuun jalkauttaminen laajemmalle organisaatiossa.” JP Wirta, Juha Vitikka & Vesa Nopanen, Innofactor

Pilvipalvelun muutostahti, jota ei voi hallita.

”Office 365 ei ole projekti. Sillä voi olla alku, mutta sillä ei ole loppua. Uusia ominaisuuksia tulee sitä tahtia, että ”projektiryhmän” on oltava töissä jatkuvasti. Asenteen pitää olla se, että nyt tehdään uutta ja otetaan kaikki pelit ja vehkeet käyttöön. Ominaisuuksia ei rajata, vaan annetaan innokkaimpien mennä edellä ja näyttää muille, miten niitä käytetään. Koulutusmielessä voidaan tulla vähän rauhallisemmassa tahdissa ja tuoda uusia ominaisuuksia pikkuhiljaa kaikkien käyttäjien tietoon, mutta keskitetty ”hallinnollisesta” rajaamisesta tulee päästä eroon. IT:n tehtäväksi muodostuu käyttäjien valistaminen ja parhaiden käytäntöjen esille tuominen.” JP Wirta, Juha Vitikka & Vesa Nopanen, Innofactor

Visuaaliset ja käyttöliittymälliset muokkausmahdollisuudet ovat hyvin rajalliset.

”Samoin, jos halutaan vahvasti visuaalista ja käyttöliittymällisesti erottautuvaa intranettia, jossa toteutetaan pikselintarkasti alustariippumattomasti suunniteltua graafista leiskaa, ei Office 365 ole todennäköisimmin oikea valinta.” Olli Kari, Digital Illustrated

Käyttökokemus mobiilissa toteutetaan palasista, eikä yhtenäistä kokemusta saavuteta.

”Ainoa Office 365:en huono puoli on, että SharePointille ei varsinaisesti ole olemassa yhtä yhtenäistä mobiiliappsia. Sulavan toteuttamat intranetit ovat responsiivisia, ne siis avautuvat selaimella ja mukautuvat käytettävissä olevan näytön kokoon, mutta erityisesti työtiloissa paras käyttökokemus saavutetaan ns. natiivi-appseilla, eli Yammer-keskusteluihin osallistutaan Yammer-appsilla ja dokumentit avataan Office-appseilla. Mobiili-appseja käyttämään tottuneet eivät hätkähdä appsien välillä siirtymisestä, mutta joillekin se tuottaa haasteita. Tämäkin ongelma korjautuu kuitenkin työtilat korvaavien Groupsien myötä, joille on olemassa yksi kätevä mobiiliapp.” Karoliina Harjanne, Sulava

Kustannukset suurissa organisaatioissa, koska hinnoittelu perustuu henkilökohtaisiin lisensseihin.

”Mikäli organisaatiossa on paljon tuotannollista työtä tekeviä työntekijöitä, joilla ei ole ja joille ei haluta myöntää henkilökohtaisia tunnuksia, voi palvelun hintalappu muodostua korkeaksi, sillä lähtökohtaisesti jokainen Office 365 -palvelua käyttävä työntekijä vaatii henkilökohtaisen käyttöoikeuden ja lisenssin. Anonyymi käyttö ilman kirjautumista ei siis ole tuettu skenaario, mikä kuitenkin vielä tänä päivänä on yleinen käyttötapa esim. tehtailla.” Olli Kari, Digital Illustrated

Mitä organisaation tulisi ottaa huomioon, kun/jos se päättää siirtää intranetinsä Office 365 -pilvipalveluun?

Valmistautua siihen, että Office 365:n käyttöönotto ei ole intranet-hanke, vaan digitaalisten työtapojen muutoshanke. O365 on lähinnä kollaboraatioväline, ja vain vähäisesti intranetin ”julkaisujärjestelmä”. Konseptointivaiheessa ei konseptoidakaan vain viestinnällistä intranetiä. Käyttöönotto ja työtapojen muutos ovat valtavia muutoshankkeita, jossa muutoksen johtaminen ja tuki ovat elintärkeitä.

”Perinteisten ”sähköisten työpöytien” aika on ollut näkemyksemme mukaan jo aikaa sitten ohi, joten kaikkein tärkeintä on välttää ajattelemasta hanketta perinteisenä intranet-projektina pelkän web-sisällön hallinnan ja jakelun näkökulmasta. Koska Office 365:en vahvuus intra-alustana nojaa vahvasti koko Office 365 -työkaluvalikoimasta saataviin tuottavuushyötyihin, pitää jo projektin valmistelevassa ja konseptoivassa vaiheessa ottaa kantaa organisaation tahtotilaan kollaboraation kehittämisessä kattaen myös muut viestintä- ja tietotyövälineet. Lisäksi on tärkeä ymmärtää, että Office 365 sisältää useita SaaS-tuotteita, joiden toimintalogiikkaa ja ulkoasua ei ole tarkoituskaan muokata, mikä asettaa reunaehtoja myös viestinnällisten osioiden käyttöliittymälle. Nykyajan Office 365-ympäristössä tehtävä konseptityö tähtää vahvasti bisnestarpeiden mallintamiseen Office 365-työkalujen tarjoamia mahdollisuuksia vasten. Tällä kartoitustyöllä voidaan asiakkaan tarve- ja työkalukenttä kuvata tarkasti ja työkalujen käyttöönotto voidaan toteutta ratkaisemaan asiakasorganisaatioiden haasteet erittäin täsmällisesti. Mikäli otetaan käyttöön vain ”Office 365″ ilman huomiota käyttötapoihin ja niiden suhdetta todellisiin tietotyötapoihin, päätyvät hankkeet usein yleiseen hajaannukseen. Mikäli käyttö- ja työtavat vastaavasti mallinnetaan asiakkaan kanssa yhdessä mietittyjä tavoitteita ja haasteita vasten ja ryyditetään käyttöönottoa vielä asianmukaisella jalkautuksella saadaan aikaan poikkeuksetta selkeästi asiakasorganisaation henkilöstön tuottavuutta kasvattava vaikutus.” Olli Kari, Digital Illustrated

”Koska pilvipalvelut haastavat organisaation nopeaan reagointiin ja jatkuvaan muutokseen, tulee myös käyttäjien koulutus lähteä muutoksesta. Pelkät tekniset tiedot ja taidot eivät riitä, vaan tuen suurin rooli on varmistaa ymmärrys miksi ja mihin uusia palveluita käytetään. Vasta tämän jälkeen voidaan ohjeistaa käytäännön työtä tehostavia tomintamalleja. Usein parhaat toimintamallit ovat koko organisaatiojohtamista mullistavia käytäntöjä, joten  käyttöön on syytä ottaa aidot muutosjohtamisen periaatteet.” JP Wirta, Juha Vitikka & Vesa Nopanen, Innofactor

Valmistautua jatkuvaan muutosten seuraamiseen ja panostaa riittävästi käyttäjien tukemiseen.

”Microsoft julkaisee uusia ominaisuuksia kokeilumielessä. Osa ominaisuuksista jää henkiin, osa muuttuu elinkaaren aikana, osa poistuu kokonaan. Kaikki toiminnot eivät aina ole valmiita tai saman asian voi tehdä 5 eri tavalla, jolloin syntyy helposti useita erilaisia toimintatapoja. Käyttäjiä pitää olla valmis ohjeistamaan ja opastamaan jatkuvasti. Tietoa pitää syöttää sitä mukaa, kun ihmiset ovat valmiita omaksumaan. Muutos pitää hyväksyä eikä kaikkiin asioihin voi vaikuttaa.” JP Wirta, Juha Vitikka & Vesa Nopanen, Innofactor

Valmistautua metadatan aktiiviseen käyttöön.

”Omiin palvelimiin tottuneet organisaatiot odottavat intran toimivan ja järjestäytyvän samalla tavalla kun jaetut levysemat tai entiset intrat. Kun tieto järjestettäisiinkin staattisten tasojen (alisivustojen ja kansioiden) sijaan metadatalla, se voi tuntua vaikealta sisäistää, vaikka useimmat shoppailevat sujuvasti verkkokaupoissa ja filtteröivät farkkunsa – minkäs muunkaan kuin – metadatan avulla. Ennakkoluulot metadataa kohtaan voivat johtua myös siitä, että joissain organisaatioissa on traumatisoiduttu pahastikin useista pakollisista metadatakentistä, jotka on pitänyt hakata dokumenttiin kuin dokumenttiin ilman, että niillä on ollut mitään merkitystä haun tai filtteröinnin kannalta. Antakaa tägeille ja avainsanoille uusi mahdollisuus!” Karoliina Harjanne, Sulava

PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin

Lue palveluistamme Pyydä tarjous

• Intranet-järjestelmät
• Intranetit ja digitaaliset työympäristöt
• Microsoft 365
• Microsoft SharePoint
• Microsoft Yammer