Määrittelystä ja kilpailutuksesta vastaavana ”hankintakonsulttina” olemme North Patrolissa ajatelleet, että roolimme päättyy siihen, kun asiakkaalla on toteuttajan kanssa toimitussopimuksessa nimet paperissa. Sittemmin olemme havainneet, että niin asiakkaat kuin toimittajatkin arvostavat sitä, että alkuvaiheen suunnittelua ja määrittelyä vetänyt konsultti vetää myös toteutuksen kick off -tilaisuuden, jossa eri osapuolten kanssa varmistetaan yhteinen näkemys edessä olevasta toteutustyöstä.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
19.2.2016
Kun verkkopalvelun toteutusprojektia käynnistetään, on käsityksiä toteutettavasta kokonaisuudesta ilmassa yhtä paljon kuin eri osapuolia.
Olemme olleet moneen otteeseen todistamassa sitä tilannetta, että yhteistä web-projektia käynnistellään täysin erilaisista lähtökohdista:
- Tilaajan projektipäällikkö on innokkaana kehittämään eteenpäin määrittelyssä kuvattuja lähtökohtia toimittajan tarjouksessaan esittämien hyvien ideoiden pohjalta.
- Tilaajan projektiryhmä on lukaissut määrittelyn joskus kuukausia sitten, eikä oikein muista mitä siinä tuli määriteltyä. Toimittajan tarjousta he eivät ole nähneet.
- Toimittajan projektipäällikkö on ollut laatimassa voittanutta tarjousta: hänellä on mielessään karkea (ehkä jopa väärinymmärretty) kuva määrittelystä, mutta sitäkin enemmän arkkitehdin kanssa tarjousta varten sovitut rajaukset ja reunaehdot.
- Toimittajan projektiryhmä ei ole nähnytkään tilaajan määrittelyä. Eikä lukenut tarjousta, joka kertoo, mitä he ovat luvanneet projektissa tehdä.
- Tilaajan johtoryhmä / ohjausryhmä / budjettivastuullinen ei tunne määrittelyä eikä tarjousta, mutta heillä on vahva käsitys siitä, millainen verkkopalvelun pitäisi olla, ja paljonko se saa maksaa.
- Tilaajan mainostoimisto / viestintätoimisto / brändivastaava on valmiina suunnittelemaan uuden verkkopalvelun ilmettä tai käyttökokemusta tai sisältöä nykysivuston ja brändiohjeiston pohjalta: tilaajan vaatimusmäärittelyä tai toimittajan tarjousta he eivät ole nähneet.
Tällaista tilannetta todistaessa saattaa määrittelytyössä mukana olleelta konsultilta tirahtaa itku: pelottaa, että kaikki tilaajan projektiryhmän kanssa suunnittelu- ja määrittelyvaiheessa löydetyt ideat hukkuvat, että tekninen toteuttaja tarttuu joihinkin aivan epäolennaisiin sivuseikkoihin eikä ota vastuuta keskeisimpien palvelumuotojen kehittelystä, ja käyttökokemuksen suunnittelu lähtee jonnekin aivan omille raiteilleen ottamatta huomioon tilaajan ideoita ja toteuttajan reunaehtoja.
Siksi konsultille on fantastista päästä todistamaan hyvää kick off -tilaisuutta, jossa kaikkien osapuolten kesken avataan ja tarkennetaan odotukset, prioriteetit ja tulevaisuusvisiot. Toimittaja voi esitellä ratkaisujensa tarjoamia mahdollisuuksia, ja suunnitteluryhmä voi visioida, mihin niitä voisi käyttää.
Konsultti kick-offin tulkkina ja fasilitoijana?
Usein tilaajan, toimittajan ja yhteistyökumppanien suunnittelijoiden vuoropuhelu kuitenkin tarvitsee tulkkia: teknisluontoiset toiminnallisuudet on käännettävä suunnittelijan ymmärtämälle kielelle, ja sisältösuunnittelijan tarkoitusperistä on johdettava niiden tekniset seuraamukset tai rajaukset teknisten asiantuntijoiden arvioitaviksi.
Tulkin on tunnettava tilaajan toimialaa, terminologiaa ja palvelutavoitteita, mutta myös teknisiä reunaehtoja, julkaisujärjestelmien kyvykkyyksiä ja terminologiaa sekä vielä visuaalisten esitystapojen tai käyttökokemuksen lähtökohtia ja rajoituksia.
Konseptoinnista, määrittelystä, teknologiavalinnasta ja kilpailutuksesta vastanneelle konsultille on tietysti kertynyt vankkaa tuntemusta kaikista noista osa-alueista. Konsultille onkin mahdottoman palkitsevaa, jos pääsee jalkauttamaan tämän kertyneen tietämyksen, ja määrittelyvaiheessa muotoutuneet suunnitelmat voidaan ”saattaen vaihtaa” uusien yhteistyökumppanien huomaan.
Win-win-win
Konsultin tyytyväisyys lienee kuitenkin toissijaista – hyvän kick off -tilaisuuden hyödyt kertyvät kaikkien osapuolien voitoksi. Mikään taustadokumentaatio, määrittely, brief tai konseptikuvaus ei onnistu välittämään tulevaisuusvision prioriteetteja yhtä hyvin kuin yhdessä käyty keskustelu, josta tulevat esiin asenteet, odotukset, tavoitteet, kauhukuvat, vastuut ja realiteetit.
Kaikille osapuolille on kick off -tapaamisessa kirkastettava yhteisesti jaettu käsitys siitä, mitä ollaan tekemässä, miksi sitä tehdään, mikä siinä on tärkeintä; mitä on jo tehty, mistä on alustavia suunnitelmia, mikä on ihan auki; mitkä osapuolet hoitavat minkäkin tehtävän, mitä panosta he tarvitsevat siihen muilta; ja lopulta myös olennaiset rajaukset: mitä projektissa ei tehdä, mihin ei ryhdytä.
Mutta ei tästä tarvitse luottaa yksinomaan konsultin sanaan. Näin kertoo lukuisia verkkoprojekteja läpivienyt konkari siitä, kuinka kick off säästi projektin suuntaamisessa aikaa, vaivaa ja kyyneliä:
Kati Hoffren, Xamkin tiedottaja kertoo:
”Kick off –palaveri oli Xamkin (Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu) www-sivuprojektille tärkeä juttu. Vaikka vaatimusmäärittelytyö oli tehty perusteellisesti, hyväkään vaatimusmäärittely ei kerro, millainen tunnelma sivuille halutaan saada. Se ei myöskään aina varmista sitä, että kaikilla on yhteinen päämäärä sivujen tekemisessä. Ainakin sen tiedon välittäminen järjestelmätoimittajalle, mainostoimistolle ja mahdollisille muille yhteistyökumppaneille olisi ollut hankalaa pelkkien dokumenttien avulla.
Yhteinen, hyvin suunniteltu ja vedetty aloituspalaveri ja riittävästi aikaa keskustelulle vei projektia ison harppauksen eteenpäin.
Moni asia oli vaatimusmäärittelyn jälkeen unohtunut, sillä tietoa oli tuotettu paljon. North Patrol Oy:n rooli kick off –palaverissa oli tuoda napakka kertaus vaatimusmäärittelyn tärkeistä asioista, herätellä tekijöitä pohtimaan avoimia kysymyksiä ja samalla kertoa järjestelmätoimittajalle, mitkä asiat ovat vielä päättämättä.
Graafisen suunnittelun ammattilaiset saivat keskustelusta ideoita omaan työhönsä ja esittivät tärkeitä kysymyksiä. Järjestelmätoimittajan avoimiin kysymyksiin etsittiin porukalla vastauksia – tässä North Patrol toimi tulkkina. Vaatimusmäärittelyn asiat käytiin läpi niin, että kaikki puhuivat samoista asioista yhteisillä termeillä.
Omin voimin tätä työtä olisi tehty pidempään, väärinkäsitysten todennäköisyys olisi kasvanut ja itse projekti olisi lähtenyt hitaammin käyntiin. Kick off on vaatimusmäärittelyn ja itse toteutusprojektin välillä tärkeä silta, joka kannattaa rakentaa huolella.”
— Kati Hoffren, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu
Millä meiningillä projektisi lähtee liikkeelle?
Toteutustyön hyvä kick-off on kenties tärkein yksittäinen sessio web-projektissa: se määrittelee asenteet, tunnelmat ja painopistealueet. Kick off -päivän voi hoitaa itse, tai siihen voi ottaa konsultin vetäjäksi, mutta siihen on panostettava asianmukaisesti.
Älä salli kenenkään lähteä tilaisuudesta ulos ennen kuin tyhmät kysymykset on esitetty ja kaikilla on selkeä käsitys omasta roolistaan projektissa!
PS. Sinua voisi kiinnostaa tulossa oleva ilmainen webinaarimme: Digitaaliset asiointipalvelut – Erilaiset konseptit ja toteutuksen eri vaihtoehdot (11.12.2024 klo 10:00). Ilmoittaudu webinaariin
