Mikkelin ja Kymenlaakson ammattikorkeakoulujen fuusio tapahtuu vuonna 2017, mutta se näkyy jo konkreettisesti Staff-henkilöstöintrassa ja tammikuussa avatussa Student-opiskelijaintrassa. Opiskelijat osallistuivat Kotkan, Kouvolan, Mikkelin ja Savonlinnan opiskelijat yhdistävän intranetin suunnitteluun, lanseeraukseen ja testaukseen.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Yhteinen intra edistää fuusiota
Student ja Staff oli päätetty tehdä erikseen henkilöstölle ja opiskelijoille, koska näin oli ollut käytäntö molemmissa korkeakouluissa aiemmin. Muuten korkeakoulujen tietojärjestelmät erosivat merkittävästi toisistaan; kouluissa oli käytössä mm. eri lukujärjestys- ja ilmoittautumisjärjestelmät.
– Suurin haaste oli – ja on vieläkin – käyttäjien erilaiset taustat ja tottumukset. Työntekijätkin vasta opettelevat tuntemaan toisiaan. Staff ja Student eivät ole olleet ”vain intra-uudistuksia” vain osa isompaa viestintäkulttuurin ja organisaation muutosta, Studentin päätoimittaja Heli Kauppinen kuvaa ja jatkaa, että intranet-projektit ovat toimineet ’jollain tavoin’ myös vuodesta 2009 valmistellun yhdistymisen vetureina. Myös intraneteillä halutaan edistää viestiä uudesta yhtenäisestä korkeakoulusta. Tämä näkyy niin tahtotilassa kuin käytännön arjessa, esimerkiksi opiskelijoiden ohjesisältöjen sanastojen yhtenäistämisessä.
Helppo mobiilikäyttö kärkitavoitteeksi
North Patrolin talvella 2013-2014 vetämissä suunnittelutyöpajoissa opiskelijat ideoivat kimpassa työntekijöiden kanssa. Jopa villienkin visioiden seasta konkreettisiksi vaatimuksiksi muodostuivat opiskelijaintranetin mobiilikäyttöisyys sekä väylä peruuntuneista tunneista viestimiseen. Opettajan piti pystyä naputtelemaan kuumehoureissaan sängyn pohjalta päivän tuntinsa perutuiksi ja opiskelijan piti saada tästä tieto bussipysäkillä ennen kouluun vievään bussiin nousemista.
Studentiin päätettiin toteuttaa sekä viestinnällisiä sisältöjä että sosiaalisia toiminnallisuuksia. Jokaiselle tutkintoon johtavalle koulutukselle päätettiin toteuttaa oma työtila, joka toimii koulutuksen opiskelijoiden ja henkilöstön yhteisenä kohtauspaikkana ja jonne alan omat sisällöt keskitetään. Näitä työtiloja on noin kuusikymmentä.
Alla esimerkkinä kuvakaappaus Kansainvälisen liiketoiminnan työtilan etusivusta.
Kaikki käyttäjät (sekä opiskelijat ja henkilöstö) saavat lisätä Studentiin tapahtumia ja kirpputori-ilmoituksia sekä kommentoida. Uutisia voi lisätä kuka tahansa työntekijöistä. Intran ydinsisältöä ovat suomeksi ja englanniksi toteutetut opintoihin ja opiskeluun liittyvät ohjeet, tiedot tarjolla olevista palveluista, sekä linkit lukuisiin opiskelussa tarvittaviin työkaluihin.
Alla kuvakaappaus Studentin etusivusta.
Termistöstä ymmärrettävä sparraamalla opiskelijoiden kanssa
North Patrolin laatiman vaatimusmäärittelyn ja tarjouspyynnön avulla Studentin toteutustyö kilpailutettiin julkisten hankintojen Hilma-palvelussa ja kisan voitti Javerdel Oy. Studentin alustaksi oli jo ennen sitä valittu SharePoint 2013 – sama kuin Staff-intrassa.
Projektiryhmään kuuluneet opiskelijat toivat ”riviopiskelijoiden” kommentteja projektiin ja välittivät opiskelijoiden suuntaan viestiä hankkeen edistymisestä koko suunnittelu- ja toteutusprojektin ajan. Toteutusvaiheessa erityisesti termistöä työstettiin opiskelijoiden kanssa.
– Kun mietimme navigaatiota, opiskelijoilta saatiin parhaat kommentit, kun meillä oli esittää konkreettisia vaihtoehtoja, jotka he saivat hyväksyä tai hylätä.
– Selvitimme opiskelijoilta myös mm. ’Millä sanoilla etsisitte tätä sisältöä?’ ja ’Mitä tämä otsikko sisältäisi?’, Heli Kauppinen kuvaa.
Korkeakoulujen lukuvuosisykli asetti omat haasteensa intranetin toteutuksen aikataululle ja lanseeraukselle: uuden Studentin tuli olla julki 7.1., kun kevään uudet opiskelijat aloittivat opintonsa. Seuraava aikaikkuna olisi syyslukukauden alku! Viime hetken kiireessä projektiryhmä sai apukäsiksi tietojenkäsittelyn opiskelijan, joka lisäksi pystyi katsomaan intraa aivan tuorein silmin.
Mokien bongaaminen kannustaa kehittymiseen
– Lanseeraukseen haimme vinkkejä viestinnän opiskelijoiltamme, Kauppinen kertoo. – Heitä pyydettiin miettimään kurssityönään lanseeraustoimenpiteitä, opiskelijoiden tavoittamisen kanavia ja tapoja. Olin todella tyytyväinen tuloksiin! Opiskelijat toivat toisista ympäristöistä uusia ideoita viestintäkanaviksi, kuten baareista julisteita vessan seinille ja pikaruokaloista tarjottimille asetettavia mainospapereita.
Kevään uusien opiskelijoiden tuutorit sitoutettiin intraan jo joululomalla, jotta he pystyivät tutustumaan Studentiin jo ennen uusien opiskelijoiden koulun alkua ja ennen intranetin julkaisua 7.1. Tuutorien antama esimerkki uusille opiskelijoille on vaikuttaa kaikkien uusien opiskelijoiden asenteisiin.
– Samalla he testasivat Studentin toimivuutta. Iloksemme testaajat ovat myöhemminkin uskaltaneet lähestyä minua, jos jokin intrassa ei toimi tai heillä on jotain palautetta.
Palautteen antamiseen kannustamiseksi Xamkissa järjestettiinkin ’Bongaa moka!’ -kampanja, jolla haluttiin saada Studentista negatiivista palautetta.
– Halusimme tietää, mitä pitää vielä korjata. Saimme 51 palautetta kahdessa päivässä! Kampanjan myötä saimme korjattua mm. mobiilikäytön esteitä. Samalla teimme palautekanavamme tutuiksi.
Studentin käyttöönottoa ovat lisäksi edistäneet opiskelijakuntien viestintä aiheesta sosiaalisen median kanavissa sekä opiskelijaintran tutuksi tekeminen opetushenkilökunnalle, joka on opiskelijoiden kanssa tekemisissä päivittäin.
Mitä seuraavaksi?
Jatkossa Staffin ja Studentin ominaisuuksia kehitetään yhdessä ja koordinoidusti, koska työntekijöistä monet käyttävät kumpaakin palvelua. Student henkilöstö ja opiskelijat kohtaavat. Tätä konkretisoivat seuraavaksi Studentiin rakennettavat koulutusalakohtaiset työtilat, ko. alan opiskelijoiden ja henkilöstön kohtaamispaikat. Työtiloja julkaistaan pitkin kevättä ja kaikki viimeistään uuden lukuvuoden taas alkaessa syksyllä. Siihen asti mennään vielä siirtymävaiheessa – ”kolmen intran mallilla”, jossa vanhoja introja ei enää päivitetä, mutta ne ovat luettavissa, jotta kaikki tarvittavat sisällöt ehditään lapioida huolella uuteen.
– Opiskelijat olisivat kyllä olleet valmiita vetämään vanhoista introista töpselit seinästä samana hetkenä, kun uusi intra lanseerattiin, päätoimittaja Kauppinen nauraa.
Asiakascase
Asiakas: Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy (Mikkelin ja Kymenlaakson ammattikorkeakoulut)
Palvelu: Henkilöstöintranet Staff ja opiskelijaintranet Student
Intranet-konseptisuunnittelu, vaatimusmäärittelyt ja hankintojen konsultointi: North Patrol Oy
Toteutus ja projektin jälkeinen ylläpito: Systems Garden Oy (Staff) ja Javerdel Oy (Student)
