Vuosi vaihtuu pian ja nyt on sopiva hetki kerrata vuoden 2014 kuumimpia intranet-puheenaiheita. Konseptointiprojekteissamme pisimpiä keskusteluja ovat kirvoittaneet teknologiavalinnan lisäksi pilvipalveluiden käyttöön siirtyminen sekä mobiilikäyttö ja responsiivisuus. Sisällöllisesti konsepteissa pohditaan perinteisen viestinnällisen intranetin suhdetta yhteistyön mahdollistaviin työtiloihin sekä intranetin vuorovaikutuksellisia toimintoja.
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
Vuoden 2014 intranet-puheenaiheet mielestämme olivat siis:
- Sosiaalinen intranet
- Intranet-videot
- Työtilat
- Pilveen vai ei?
- Mobiili, responsiivisuus, saavutettavuus?
- Teknologiavalinta
- Mitä seuraavaksi?
Vuoden varrella olemme selvittäneet, bloganneet ja puhuneet näistä aiheista useilla foorumeilla, joten alla seuraa reilusti linkkejä näihin aihepiireihin. Julkaisimme muuten myös Verkkopalvelun hankinta julkishallinnossa -oppaan, joka antaa vinkkejä myös intranetien hankintaan.
Sosiaalinen intranet
Pöhinä intranetin sosiaalisten ja vuorovaikutuksellisten toiminnallisuuksien ympärillä on käynyt jo vuosia, eikä se syksyllä julkaisemamme Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen mukaan näytä mitään laantumisen merkkejä – päinvastoin.
Mielestämme ei ole järkeä päälleliimata intraan sosiaalisia toimintoja vain, ”koska muillakin niitä on” tai ”se on nykyaikaa”. Myös vuorovaikutuksellisilla toiminnallisuuksilla tulee olla tarkoitus, roolitus ja tavoite, miksi ja mihin niitä intranetissä hyödynnetään. Kollegani Virpi Blom tarjosi Procomilla järjestetyssä aamukahvitilaisuudessamme vuorovaikutuksellisten ominaisuuksien hyödyntämiseen kolme konkreettista esimerkkiä: palaute johdolle, tietämyksenhallinta ja vertaistuki. (Video puheenvuorosta on saatavilla Procomin jäsenten videopalvelusta.)
Vuorovaikutuksellisten ominaisuuksien hyödyntämisen maturiteetissa on tosi paljon eroja organisaatioiden kesken. Toisille asiakkaillemme vuorovaikutukselliset toiminnallisuudet ovat olleet intrassa arkipäivää jo ainakin 10 vuotta, toisille kynnys niiden käyttöön on edelleen liian korkea. Virpi pohtii sosiaalisen intranetin hyötyjä – ja myös riskejä – blogiartikkelissaan Sosiaalisen intranetin arkiset haasteet.
Intranet-videot
Intraneteissä videot eivät oikeastaan välttämättä mikään suuri mullistus intran normaalille käyttäjälle ole. Sillä sisältölajihan sekin on muiden joukossa, ja kaikkihan niihin YouTube-, Vimeo- yms. videoihin ovat jo vapaa-ajallaan tottuneet. Mutta mullistus se taitaa olla intranetin sisällöntuottajille. Mihin meillä käytetään videoita? Miten ne tuotetaan? Miten ne saadaan jaeltua? Ja kyse ei olekaan kertarysäyksellä vain toimituksellisista, isolla rahalla tuotetuista videoista, vaan kuka tahansa voi napata kännykällään videon ja jakaa sen. Intranet-vastaavan maailma on sykkyrällään, kun samaan aikaan tulisi pohtia videoita sisältölajina sisäisen tiedottamisen välineenä sekä niiden käyttöä sisäisessä sosiaalisessa mediassa. Siksipä nostin videot yhdeksi kuudesta intranetien megatrendeistä.
Intranet-palvelun Suomessa 2014 -selvityksemme mukaan videoita käyttää introissa tällä hetkellä reilut 40 % suomalaisorganisaatioista. Etunenässä ovat olleet suurehkot muutaman sadan – parin tuhannen henkilön organisaatiot. Kolme neljästä intranet-vastaavasta aikoo panostaa niiden hyödyntämisen lähivuosina.
Työtilat
Intranetien konseptoinnin yhteydessä käsittelemme väistämättä työtiloja, työryhmiä, yhdessä tekemisen ja työskentelyn tukiratkaisuja. Työskentelyn työtiloja rakennetaan usein osaksi intranetiä. Tämä on itse asiassa varsin suomalainen ilmiö.
Intranetistä halutaan saada keskitetty sisäisen työskentelyn hubi, jossa koko organisaation yhteiset sisällöt, oman yksikön ja omien projektien sisällöt tukevat toisiaan. Tähän ratkaisuun päädytään varsinkin, jos intranet-alustaksi on jo valittu SharePoint tai esimerkiksi Confluence eli alusta, joka tukee luonnostaan työryhmien, projektien, tiimien jne. keskinäistä työskentelyä työtiloissa. Keskitetyn hubin etuna on myös se, että on vain yksi sosiaalinen oma virta, eikä useampaa seurattavaa paikkaa tai jopa useampaa henkilöprofiilia.
Toisaalta intranetiin voidaan myös integroida dokumenttienhallintaa kuten M-Files. Taikka intranet-alustaa voidaan hyödyntää jopa operatiiviseen toiminnanohjaukseen, eikä pelkästään ”Word-dokumenttien yhteismuokkaamiseen”.
Muitakin ratkaisuja ja konsepteja on. Monissa suurissa organisaatioissa työskentelyn työtilat ja viestinnällinen intranet ovat erilliset palvelut. Tärkeintä on, että jokainen organisaatio määrittelee itse, mihin intranetiään käyttää, ja minkälaisiin toimintatapamuutoksiin – vai jopa hyppäyksiin – organisaatio on valmis. Kollegani Perttu Tolvanen pohti näitä seikkoja blogiartikkeleissaan Valitse intranet-tavoitteesi: yhteistä kulttuuria vai raakaa tehokkuutta? ja Intranet on aina kompromissi.
Varsinkin työtilojen ja sosiaalisten toiminnallisuuksien käyttöönotto osana intranetiä voi olla organisaatiolle valtava työtapojen muutoshanke. Intranetin käyttöönoton ja jalkauttamisen teemoja (-> video) pohdin Sosiaalinen intranet -seminaarissa ja koostin ajatukset myös artikkeliksi Intranetin jalkauttaminen – Poimintoja puheenvuorostani Sosiaalinen intranet -seminaarista.
Pilveen vai ei?
Varsinkin SharePointia käyttävillä keskustelu pilveen siirtymisestä käy kuumana: Siirtyäkö Office 365:n kylkiäisenä tulevaan pilvi-SharePointiin vaiko ei? Ja pitäisikö se Yammer ottaa samalla vaiko eikö?
Kesä-heinäkuussa 2014 toteutetussa Intranet-selvityksessämme näkyy vasta aivan muutama O365-intra. Vahva käyttöönottajaesimerkki on Sitra, jolle pilvipalvelu ja Yammer sopivat hyvin, koska kyse on reilun 100 henkilön asiantuntijaorganisaatiosta, jossa asiantuntijat liikkuvat ympäri Suomen, ja maailman.
Office 365 voi olla myös mahdollisuus rakentaa intranet kohtuuedullisesti muutaman kymmenen henkilön – parin sadan henkilön organisaatiolle. Näin esimerkiksi Liikenneturva hankki selkeällä vaatimusmäärittelyllä ja O365:n perusominaisuuksia hyödyntäen intranetinsä alle 30 000 euron kansallisen kilpailutusrajan.
Perttu teki vertailun vanhasta kunnon SharePointista ja uudesta vikkelästä O365:sta.
Mobiili, responsiivisuus, saavutettavuus?
Pilvikeskustelun yhteydessä tavoitellaan tyypillisesti myös intranetin käyttämistä mobiililaitteilla. Useimmissa tapauksissa tämä tarkoittaa responsiivisuutta.
Uskon, että intranetien mobiilikäyttö tulee mullistamaan koko intranet-maailman. Se on suoranainen vallankumous! Eikä tätä ole vielä edes tajuttu!
Viestintäihmiset kun ovat vuosia – intranetien alkuajoista lähtien – tuskailleet sitä, kuinka voidaan varmistaa, että sama tieto, mitä laitetaan intranetiin, saavuttaa myös ne työntekijät, joiden päätyö ei ole tietokoneen ääressä. Näitä henkilöitähän on paljon: opettajat, myyjät, rakennusmiehet, sairaanhoitajat, tuotannon työntekijät jne. Kun intranet nyt saadaankin sinne työntekijän kännykkään, se on aina mukana ja periaatteellisesti samanlaiset luku- ja osallistumismahdollisuudet varmistetaan myös hänelle.
Mutta mobiilivallankumoukseen on myös toinen näkökulma: mitä organisaation sisäisiä palveluita tai työkaluja voitaisiinkaan toteuttaa kännykkään? (Olivat ne ikään kuin osa intranetiä tai eivät. Raja hämärtyy.) Sellaisia, jotka ovat tarpeellisia ei-tietotyöläiselle, tietotyöläiselle reissun päällä tai jotka hyödyntävät kännykän ominaisuuksia kuten vaikka kameraa. Vain muutama esimerkki: tuntiraportointi, sisään-ulos-leimaukset, matkalaskut (kuva kuitista mukaan), kaikki mahdollinen raportointi (kuvienkin kera), tämän toimipisteemme lähestymisohjeet, koko organisaation puhelinluettelo, laskujen hyväksyminen, työvuorolistat, esillepanovinkkien jakaminen tien päältä muille myyjille jne. Tästä sosiaalisen jakaminen näkökulmasta kirjoitin blogiartikkelin Sosiaalisen intranetin uusi taso.
Teknologiavalinta
Intranetin teknologiavalintaan vaikuttaa pitkälti se, mitä intranetillä halutaan tehdä. Mikä on sen rooli organisaatiossa? Ensin onkin kirkastettava intranetin peruskonsepti, jonka jälkeen teknologiavalinta voidaan vasta tehdä. Toki valintaan vaikuttaa myös mm. se, mihin teknologioihin ja tuotteisiin muu organisaation digitaalinen työympäristö pohjautuu.
Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksemme mukaan noin puolet suomalaisista intraneteistä on rakennettu SharePointin päälle. Vaihtoehtojakin toki on, hyvin laaja skaala.
Kollegani Perttu Tolvanen esitteli näitä Sharepointin vaihtoehtoja Pohjoismaisesta näkökulmasta esimerkiksi Intranätverk-seminaarissa Göteborgissa tuossa toukokuussa.
Mitä seuraavaksi?
Entä mitä tapahtuu vuonna 2015? Kollegani Perttu Tolvasen mukaan tulevaisuuden suuntia ovat esimerkiksi pistesovellukset ja erityistyötilat asiantuntijarooleille. Pertun kommentit voi kuunnella ja katsella aamiaistilaisuuden videolta.
Disclaimer: Intranet-ostajan oppaan omistaja, North Patrol Oy, on konsultoinut jutussa mainittuja Sitraa ja Liikenneturvaa intranetien vaatimusmäärittelyssä ja hankinnassa.
