Suomalaisia intranetejä kartoittaneen Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen tulokset on julkaistu. Tulosten perusteella näemme kollegani Virpi Blomin kanssa suomalaisissa intraneteissä neljä megatrendiä:
North Patrol on suunnitteluun erikoistunut konsulttitoimisto. Suunnittelemme, autamme teknologiavalinnoissa, kilpailutamme. Emme myy toteutusprojekteja, emmekä lisenssejä, olemme aidosti asiakkaan puolella.
- Yhteisöllisyys ja vuorovaikutus
- Avoimuus ja vapaa pääsy
- Ryhmätyön tukeminen
- Intranetin hyödyntäminen johtamisessa
Lisäksi merkittävässä kasvussa intraneteissä ovat erityisesti:
- Mobiilikäyttö
- Videosisällöt
- Sähköpostin korvaaminen
- Personointi ja profilointi
Megatrendit
Yhteisölliset ja vuorovaikutukselliset elementit edelleen kasvussa
Sosiaalisuus ja vuorovaikutukselliset toiminnallisuudet ovat jo intranetien vakiotavaraa, mutta edelleen huimassa kasvussa. Kommentoinnin, tykkäämisen, kysymisen ja mikrobloggaamisen elementit eivät ole enää vain irrallisia tai päälleliimattuja, vaan ne ovat läsnä kaikissa toimissa.
Osallistumiskynnystä madalletaan ja helpon mikrojulkaisemisen keinoin kannustetaan henkilöstöä jakamaan tietämystään toisille. Erityisen vahva kehittämiskohde on se, kuinka työhön liittyviä kysymyksiä voisi esittää ja saada niihin vastauksen. Samoin kehitetään keinoja kiittää hyvin tehdystä työstä.
Periaatteina avoimuus ja vapaa pääsy
Avoimuuden periaate on jalkautunut intranetiin: keskusteluihin, kommentointiin ja osallistumiseen annetaan kaikille yhtäläiset mahdollisuudet kaikkien nähtäviksi. Valtaosa työnantajista tarjoaa intranetin käyttöön etäyhteydet ja on avannut ryhmätyötilat kaikkien avoimesti seurattaviksi. Avoimuuden trendi on juurtumassa jopa perinteisesti tiukkaan säädellylle pankki-, rahoitus- ja vakuutusalalle. Intranetien ominaisuuksia kehitetään edelleen, jotta henkilöstön aloitteita ja kehittämisideoita saataisiin kerättyä kattavammin.
Ryhmätyön tukeminen olennainen toiminnallisuus
Ryhmätyötilat ovat jo vakiintuneet tavaksi tukea sisäisten yksiköiden ja tiimien toimintaa – työtilat tarjotaan joko intranet-alustan työkaluilla tai intran rinnalle sijoitetuilla alustoilla. Ryhmätyötiloja on jo jonkin verran avattu myös organisaation ulkopuolisille henkilöille, ja puolet vastanneista pitää tätä tärkeänä kehittämiskohteena. Etenkin dokumenttien yhteistä työstämistä pyritään ohjaamaan ryhmätyötiloissa tapahtuvaksi.
Intranetin hyödyntäminen johtamisessa kasvussa
Toiminnanohjauksen toteuttaminen ja liiketoimintatiedon merkitys intraneteissä on hyvin vahvassa kasvussa. Intrassa vuoropuheluun törmäytetään johdon, esimiesten, työntekijöiden – ja välillisesti myös asiakkaiden – mielipiteet ja ideat. Introista on tulossa entistä sosiaalisempia myös toiminnanohjauksen saralla, erityisesti palvelujen ja kaupan sekä pankin ja vakuutuksen toimialoilla. Intraa hyödynnetään kasvavassa määrin työntekijöiden kannustamiseen ja kiittämiseen, päätösten perusteluun, aloite- ja ideointikanavana, asiakkailta saadun palautteen käsittelyyn ja kilpailijoiden toiminnan seuraamiseen.
Merkittävässä kasvussa
Mobiilikäytön mahdollisuus mullistaa
Älypuhelinten käytön kasvu tulee pian mullistamaan sellaisten henkilöstöryhmien tavoittamisen intranetillä, jotka eivät tee töitä tietokoneen ääressä. Nyt vain kahteen intranetiin viidestä pääsee mobiililaitteella, mutta mobiiliyhteyksiä intraansa aikoo kehittää lähivuosina lähes puolet vastaajaorganisaatioista, erityisesti yksityiseltä sektorilta.
Videosisällöt tulossa ja kovaa
Videosisältöä julkaistaan vasta vajaassa puolessa introista. Tienraivaajina ovat toimineet suuret organisaatiot, joille videosisältöjen käyttö on tietenkin kustannustehokkaampaa. Kasvu on merkittävää: kolme neljästä aikoo panostaa videosisältöjen kuten videoesittelyjen tai -koulutusten julkaisuun intrassaan lähivuosina.
Sähköpostin korvaaminen edelleen agendalla
Sisäinen tiedottaminen on ollut intranettien vakiosisältöä jo historian alkuhavinoista lähtien, mutta edelleen sähköpostitulva on organisaatioiden tiedottamisen ongelma. Vaikka jo 80 % vastaajaorganisaatioista korvaa sähköpostitiedottamisen suurelta osin intranetin tiedotteilla, on sähköpostien vähentäminen edelleen merkittävimpien kehittämistavoitteiden joukossa.
Personointi ja profilointi keskusteluttaa
Avoimen tiedottamisen, vuorovaikutuksen ja mikrobloggamiseen kasvun myötä nousee ymmärrettävästi ongelmaksi tietomassan suodattaminen. Tästä syystä tiedotevirtojen profilointi sekä intranet-näkymien personointi ovat ratkaisuja, joihin aiotaan panostaa tuntuvasti.
